Neue Gesetze zum bezahlten Urlaub eingeführt

Bezahlter Familienurlaub und bezahlter Elternurlaub sind derzeit wichtige Themen für Arbeitgeber, die die „ benefits “ für ihre Mitarbeiter ausweiten möchten. Vor kurzem hat San Francisco eine Verordnung zum bezahlten Elternurlaub eingeführt, und New York hat ein neues Gesetz zum bezahlten Familienurlaub benefits angekündigt. Diese neuen Regelungen enthalten einige Bestimmungen, die am 1. Juli 2017 in Kraft treten. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung.

San Francisco

Die Verordnung über bezahlten Elternurlaub in San Francisco (SF PPLO) betrifft alle in San Francisco ansässigen Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten in den gesamten Vereinigten Staaten. So wäre beispielsweise ein Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten in den USA, von denen 25 in San Francisco tätig sind, verpflichtet, seinem Team in San Francisco ab dem 1. Januar 2017 bezahlten Elternurlaub gemäß der Verordnung „ benefits “ zu gewähren. Arbeitgeber mit 35 oder mehr Beschäftigten müssen die Vorschriften ab dem 1. Juli 2017 einhalten, Arbeitgeber mit 20 oder mehr Beschäftigten ab dem 1. Januar 2018.

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihren in San Francisco beschäftigten Mitarbeitern bei der Geburt eines Kindes sowie bei der Aufnahme eines Kindes zur Adoption oder in Pflege sechs Wochen bezahlten Zusatzelternurlaub zu gewähren. Arbeitgeber müssen bis zu 45 % des Zusatzentgelts zahlen, sodass die Mitarbeiter in Kombination mit dem kalifornischen bezahlten Familienurlaub (CA PFL) benefits bis zu 100 % ihres normalen wöchentlichen Bruttolohns erhalten (vorbehaltlich der CA-PFL-Höchstbeträge). Der Urlaub muss innerhalb der ersten 12 Monate nach der Geburt oder der Aufnahme des Kindes in Anspruch genommen werden.

Teilnahmebedingungen:

• Der Arbeitnehmer hat seine Beschäftigung bei dem unter die Regelung fallenden Arbeitgeber mindestens 180 Tage vor Beginn des Urlaubs aufgenommen.
• Der Arbeitnehmer erbringt für den Arbeitgeber mindestens acht Arbeitsstunden pro Woche in San Francisco.
• Mindestens 40 % der wöchentlichen Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers bei diesem Arbeitgeber entfallen auf San Francisco
• Der Arbeitnehmer muss Anspruch auf CA PFL zur Förderung der Bindung zum Neugeborenen haben und diese Leistung beziehen.

Eine Möglichkeit für Arbeitgeber, die Bestimmungen der SF PPLO zu erfüllen (oder von diesen befreit zu werden), besteht darin, im Rahmen ihrer bestehenden Regelung zum bezahlten Elternurlaub gleichwertige Leistungen ( benefits ) anzubieten. Arbeitgeber sollten ihre Regelung überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die folgenden Mindestanforderungen der SF PPLO erfüllt:

• Gilt für alle Mitarbeiter, unabhängig von (zum Beispiel):
  • Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigung
  • Festgehalt/Stundenlohn
  • Gewerkschaftsmitglied/Nicht-Gewerkschaftsmitglied
  • Ausgenommen/nicht ausgenommen
• Gewährleistet 100 % des Gehalts für bis zu sechs Wochen, um eine Bindung zu einem Neugeborenen, einem adoptierten Kind oder einem Pflegekind aufzubauen
• Der Anspruch auf Urlaub darf nicht mehr als 180 Beschäftigungstage vor Beginn des Urlaubs betragen.
• Gilt gleichermaßen für Mütter und Väter
• Gilt gleichermaßen für Haupt- und Nebenbetreuungspersonen

Eine weitere Möglichkeit für Arbeitgeber, die Bestimmungen des SF PPLO einzuhalten, besteht darin, diese im Rahmen ihres kalifornischen freiwilligen Plans für Arbeitsunfähigkeit und bezahlten Familienurlaub zu regeln.

Bevor entschieden wird, ob dies eine praktikable Lösung ist, müssten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch, wenn der freiwillige Vorsorgeplan durch Arbeitnehmerbeiträge finanziert wird
• Den freiwilligen CA-Plan dahingehend ändern, dass eine separate Klasse für SF-Mitarbeiter aufgenommen wird, in der 100 % der Leistungen gezahlt werden
• Alle Mitarbeiter sind schriftlich über die Planänderung zu informieren; einschließlich der Möglichkeit, sich aus dem freiwilligen Plan abzumelden
• Reichen Sie das überarbeitete Plan-Dokument und die Mitteilung an die Mitarbeiter beim EDD zur Genehmigung ein

Wenn Arbeitgeber nicht in der Lage sind, die Verpflichtungen aus der SF PPLO im Rahmen ihrer bestehenden Regelung zum bezahlten Elternurlaub oder ihres freiwilligen Plans in Kalifornien zu erfüllen, müssen sie eine separate Regelung und ein separates Verfahren einführen, um der Verordnung nachzukommen.

Weitere Informationen zu „ benefits “, den Anspruchsvoraussetzungen, Zusatzzahlungen und zeitweiliger Freistellung sowie häufig gestellte Fragen finden Sie in derVerordnung über bezahlten Elternurlaubauf der Website der Stadt und des Bezirks San Francisco.

Die Einzelheiten zu den Leistungen und die Einhaltung der Vorschriften im Zusammenhang mit den neuen Gesetzen zum bezahlten Urlaub können komplex sein. Sollte Ihr Unternehmen Fragen oder Bedenken bezüglich der neuen Verordnung von San Francisco haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Sedgwick-Kundenbetreuer.

New York

Am 22. Februar 2017 wurden die Durchführungsbestimmungen zum New Yorker Gesetz über bezahlten Familienurlaub (New York Paid Family Leave Benefits , NY PFLBL) veröffentlicht. Nach Ablauf der ersten Stellungnahmefrist wurde am 24. Mai 2017 einüberarbeiteter und aktualisierter Änderungsentwurfveröffentlicht, zu dem die öffentliche Stellungnahme nun abgeschlossen ist. Die vorgeschlagenen Durchführungsbestimmungen könnenhier eingesehen werden; wir werden Sie weiterhin auf dem Laufenden halten, sobald der Änderungsentwurf endgültig verabschiedet ist.

Das New Yorker PFLBL-Gesetz tritt am 1. Januar 2018 in Kraft, und Arbeitnehmer erhalten „ benefits “, um:

• Betreuung eines Familienmitglieds mit einer schweren Erkrankung, einschließlich Ehepartner oder Lebenspartner, Kind (leibliches, adoptiertes, Pflegekind oder Kind, für das man elterliche Fürsorge ausübt), Elternteil, Großelternteil und Enkelkind
• Eine Bindung zu einem neuen Kind in den ersten 12 Monaten nach der Geburt, der Adoption oder der Aufnahme in eine Pflegefamilie aufbauen
• Betreuung eines Ehepartners, eines Elternteils oder eines Kindes aufgrund militärischer Erfordernisse

Die wöchentliche Leistung soll in den folgenden Jahren schrittweise angehoben werden und richtet sich nach einem Prozentsatz des landesweiten Durchschnittswochenlohns (AWW) in New York. Nachstehend sind die Prozentsätze für die wöchentliche Leistung aufgeführt:

• 1. Januar 2018: 50 % des Wochenlohns für 8 Wochen
• 1. Januar 2019: 50 % des Wochenlohns für 10 Wochen
• 1. Januar 2020: 60 % des Wochenlohns für 10 Wochen
• 1. Januar 2021: 67 % des Wochenlohns für 12 Wochen

Die „ benefits “ sollen vollständig durch Arbeitnehmerbeiträge finanziert werden, die vom Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer abgezogen werden. Die Beitragssätze wurden endgültig festgelegt und betragen 0,126 % des durchschnittlichen Wochenlohns des Arbeitnehmers (begrenzt auf den durchschnittlichen Wochenlohn des Bundesstaates New York in Höhe von 1.305,92 US-Dollar) oder 1,65 US-Dollar pro Woche. Arbeitgeber können ab dem 1. Juli 2017 mit den Lohnabzügen beginnen.

Vollzeitbeschäftigte haben nach 26 aufeinanderfolgenden Wochen versicherter Beschäftigung in New York Anspruch auf diese Leistung, Teilzeitbeschäftigte nach 175 Tagen versicherter Beschäftigung in New York. Bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz muss der Beschäftigte wieder in dieselbe oder eine vergleichbare Position eingesetzt werden, die er vor Inanspruchnahme des PFLBL innehatte.

Sedgwick ist bereit, Kunden, für die wir in New York gesetzliche Erwerbsunfähigkeitsansprüche verwalten, dabei zu unterstützen, die Bestimmungen des PFLBL einzuhalten. Bis zur Veröffentlichung der endgültigen Vorschriften empfehlen wir Arbeitgebern Folgendes:

• Die demografischen Daten ihrer Mitarbeiter auswerten, um festzustellen, ob Mitarbeiter die Teilnahmekriterien erfüllen
• Wenden Sie sich an einen Berater von „ benefits “ und/oder einen Rechtsbeistand, um Unterstützung bei der Ausarbeitung von Richtlinien und Plänen zu erhalten, einschließlich der Aktualisierung von Mitarbeiterhandbüchern oder Urlaubsunterlagen zur Einbeziehung des PFLBL.
• Bereiten Sie die Lohnbuchhaltung darauf vor, einen weiteren Abzug für die PFLBL hinzuzufügen
• Treffen Sie Vorkehrungen, um den bestehenden Krankenversicherungsschutz der Mitarbeiter für die Dauer des PFLBL aufrechtzuerhalten

Weitere Informationen zu den Anspruchsvoraussetzungen und zum „ benefits “ finden Sie unter„New Yorks Programm für bezahlten Familienurlaub“auf der Website des Staates New York.

> Dieser Artikel wurde ursprünglich inder Ausgabe 7 des„edge“-Magazins veröffentlicht. Klicken Sie hier, um weitere Fachbeiträge unserer Experten zu lesen.