De scholen zijn weer begonnen: zo kunnen werkgevers zich voorbereiden op onverwachte afwezigheden

Nu we de hondsdagen van de zomer achter ons laten en ons verheugen op de prachtige herfstkleuren, bereiden veel werknemers zich voor op een van de belangrijkste herfstactiviteiten in hun huishouden: de terugkeer van de kinderen naar school. Volgens een recent artikel in Employee Benefit News zal 74% van de ouders tijdens het schooljaar tijd missen vanwege doktersafspraken, schoolactiviteiten of ziekte. Deze verplichtingen kunnen enkele uren tot meerdere dagen duren, of zelfs langer. Werkgevers zouden van deze gelegenheid gebruik moeten maken om hun beleid met betrekking tot deze onverwachte afwezigheden te herzien, om ervoor te zorgen dat ze aan de regels voldoen en voorbereid zijn op dergelijke afwezigheden.

Staatswetten waar werkgevers zich bewust van moeten zijn

Momenteel hebben 11 staten wetten die zijn gebaseerd op de Small Necessities Leave Act, waaronder CA, CO, DC, IL, LA, MA, MN, NC, NV, RI en VT. Deze wetten staan werknemers toe om vrij te nemen voor schoolvergaderingen, routineafspraken bij de dokter en andere in aanmerking komende gevallen. Veel van deze wetten stellen minimale eisen aan het aantal werknemers, vergelijkbaar met de vereisten voor werkgevers om in aanmerking te komen voor FMLA, waardoor ze mogelijk niet voor iedereen gelden. De meeste van deze wetten voorzien echter inonbetaaldverlof, waardoor het voor werkgevers van cruciaal belang is om hun beleid te herzien.

Californië biedt werknemers tot 40 uur per jaar om schoolgerelateerde evenementen voor hun kinderen bij te wonen. In tegenstelling tot andere staten staat Californië toe dat dit voordeel in stappen van 8 uur wordt gebruikt en dat het ook door stiefouders en grootouders kan worden gebruikt als zij de voogdij hebben over een minderjarig kind dat naar school gaat. Californië heeft ook een bepaling die ouders toestaat om extra vrije tijd op te nemen voor het bijwonen van disciplinaire vergaderingen met betrekking tot hun kinderen.

Massachusetts en Washington D.C. staan maximaal 24 uur toe gedurende een periode van 12 maanden, terwijl Louisiana maximaal 16 uur toestaat. Sommige staten, zoals Illinois, vereisen een klein noodzakelijk verlof, maar specificeren niet het aantal beschikbare uren. Er wordt alleen vermeld dat het verlof beschikbaar is als alle andere bronnen van verlof (zoals vakantie, ziekteverlof, enz.) zijn opgebruikt.

Andere staten, zoals Nevada en North Carolina, bieden slechts vier uur in een periode van 12 maanden. Interessant is dat Nevada en andere staten, zoals Maine en binnenkort ook Minnesota, tot 40 uur betaald verlof bieden dat voor elk doel kan worden gebruikt, bovenop wat vereist is volgens de wet inzake kleine noodzakelijke uitgaven van een staat.

Beleidsherziening

Veel rechtsgebieden die betaald ziekteverlof verplicht stellen, eisen dat werkgevers hun werknemers toestaan dit verlof niet alleen voor hun eigen ziekte te gebruiken. Vaak kan het ook worden gebruikt voor familieleden, zoals kinderen die ziek zijn of een doktersafspraak hebben. Hoewel dit niet in elke staat/stad verplicht is, komt het steeds vaker voor.

Ten slotte moeten werkgevers met hybride of externe werknemers hun beleid met betrekking tot schoolactiviteiten tijdens de werkweek herzien. Uit recent onderzoek blijkt dat externe werknemers vaak 's ochtends en 's avonds werken om overdag tijd te hebben voor gezinsverplichtingen, zoals doktersafspraken, naschoolse activiteiten en dergelijke. Vaak gaat het hier niet om goedgekeurd verlof, maar om werknemers die hun werktijden aanpassen aan de behoeften van hun gezin. Hoewel werkgevers hier misschien niets over zeggen, moeten ze wel beleid hebben voor dergelijke behoeften als ze in een van de staten vallen waar wetten voor kleine noodzaak gelden.

Door voorafgaand aan het schooljaar de tijd te nemen om het verlofbeleid en de richtlijnen van uw organisatie door te nemen, kunt u veel tijd en energie besparen wanneer werknemers verlof opnemen om voor hun kinderen te zorgen. Het is ook een goed moment om te kijken of het beleid evenwichtig is, zodat werknemers zonder kinderen zich niet buitengesloten of gekleineerd voelen omdat ze het gevoel hebben dat ze worden gestraft omdat ze geen kinderen hebben.

Meer informatie >lees onze flyer overarbeidsongeschiktheid en verzuimbeheerofoplossingen voor verzuim.