Skolen er tilbake: Slik kan arbeidsgivere forberede seg på uventet fravær

Når vi går fra sommerens fine dager til høstens skjønnhet, forbereder mange ansatte seg på en av de største høstaktivitetene i husholdningen: barna som skal tilbake til skolen. Ifølge en fersk artikkel i Employee Benefit News, vil 74 % av foreldrene gå glipp av skoletid i løpet av skoleåret på grunn av legetimer, skoleaktiviteter eller sykdom. Disse forpliktelsene kan vare alt fra noen få timer til flere dager – eller enda lenger. Arbeidsgivere bør benytte anledningen til å gjennomgå retningslinjene sine for slikt uventet fravær for å sikre at de overholder og er forberedt på slikt fravær.

Statlige lover som arbeidsgivere bør være klar over

For tiden har 11 stater lover på plass rundt Small Necessities Leave Act, inkludert CA, CO, DC, IL, LA, MA, MN, NC, NV, RI og VT. Disse lovene tillater en ansatt å ta fri fra jobb for skolemøter, rutinemessige legetimer og andre kvalifiserende tilfeller. Mange av disse lovene har krav til minimum antall ansatte – i likhet med FMLA-kravene til arbeidsgivere – så de gjelder kanskje ikke for alle. Imidlertid gir de fleste av disse lovene ulønnet fritid – noe som gjør det kritisk for arbeidsgivere å gjennomgå retningslinjene sine.

California tilbyr opptil 40 timer per år for ansatte til å delta på skolerelaterte arrangementer for barna sine. I motsetning til andre stater tillater California at denne fordelen brukes i 8-timersintervaller, og den kan brukes av steforeldre og besteforeldre hvis de har foreldreansvar for et mindreårig barn på skolen. California har også en formulering som tillater foreldre å ta fri utover dette for å delta på disiplinærmøter angående barna sine.

Massachusetts og Washington DC tillater opptil 24 timer i løpet av en 12-månedersperiode, mens Louisiana tillater opptil 16 timer. Noen stater, som Illinois, krever en liten nødvendig permisjon, men spesifiserer ikke antall timer som er tilgjengelige. Det oppgis kun at permisjonen er tilgjengelig hvis alle andre kilder til permisjon (som ferie, sykefravær osv.) er brukt opp.

Andre stater som Nevada og Nord-Carolina tilbyr bare fire timer i løpet av en 12-månedersperiode. Det som er interessant er at Nevada og andre stater som Maine og snart Minnesota, har opptil 40 timer betalt fritid som kan brukes til en hvilken som helst grunn, utover det som kreves i henhold til en stats lov om små nødvendigheter.

Gjennomgang av retningslinjer

Mange jurisdiksjoner som krever betalt sykedag krever at arbeidsgivere tillater ansatte å bruke den til mer enn bare den ansattes egen sykdom. Ofte kan den brukes for familiemedlemmer, som barn som er syke eller har legetimer. Selv om ikke alle stater/byer krever dette, blir det mer og mer vanlig.

Til slutt bør arbeidsgivere som har hybride eller eksterne ansatte undersøke retningslinjer som tar for seg håndtering av skoleaktiviteter i løpet av arbeidsuken. Nyere studier har vist at eksterne ansatte har en tendens til å jobbe om morgenen og deretter igjen om kvelden for å håndtere familieforpliktelser midt på dagen, for eksempel legetimer, aktiviteter etter skoletid og mer. Mange ganger er dette ikke godkjente permisjoner, men snarere bare ansatte som endrer timeplanene sine for å imøtekomme familiens behov. Selv om arbeidsgivere kanskje ikke sier noe, bør de ha retningslinjer på plass som tar for seg slike behov hvis de faller inn under en av statene som har lover om små nødvendigheter.

Å ta seg tid til å gjennomgå organisasjonens permisjonsregler og retningslinjer før skoleåret starter kan spare mye tid og energi når ansatte begynner å ta fri for å ivareta barnas behov. Det er også et godt tidspunkt å se om retningslinjene er balanserte, slik at ansatte uten barn ikke føler seg utenfor eller fornærmet fordi de føler at de blir straffet for ikke å ha barn.

Lær mer > les vår brosjyre om håndtering av uførhet og fravær eller løsninger for fravær .