La rentrée scolaire approche : voici comment les employeurs peuvent se préparer à faire face aux absences imprévues.

Alors que nous passons de la canicule estivale à la beauté des couleurs automnales, de nombreux employés se préparent à l'une des activités automnales les plus importantes dans leur foyer : la rentrée scolaire des enfants. Selon un article récent publié dans Employee Benefit News, 74 % des parents s'absenteront pendant l'année scolaire pour cause de rendez-vous médicaux, d'activités scolaires ou de maladie. Ces engagements peuvent durer de quelques heures à plusieurs jours, voire plus. Les employeurs devraient profiter de cette occasion pour revoir leurs politiques relatives à ces absences imprévues afin de s'assurer qu'elles sont conformes et qu'ils sont préparés à de telles absences.

Lois nationales que les employeurs doivent connaître

Actuellement, 11 États ont adopté des lois relatives à la Small Necessities Leave Act, notamment la Californie, le Colorado, le District de Columbia, l'Illinois, la Louisiane, le Massachusetts, le Minnesota, la Caroline du Nord, le Nevada, le Rhode Island et le Vermont. Ces lois permettent à un employé de s'absenter de son travail pour assister à des réunions scolaires, se rendre à des rendez-vous médicaux de routine et dans d'autres cas éligibles. Bon nombre de ces lois imposent des exigences minimales en matière d'effectifs, similaires aux conditions d'éligibilité des employeurs prévues par la FMLA, et ne s'appliquent donc pas à tout le monde. Cependant, la majorité de ces lois prévoient des congéssans solde, ce qui rend indispensable pour les employeurs de revoir leurs politiques.

La Californie accorde jusqu'à 40 heures par an aux employés pour assister à des événements scolaires liés à leurs enfants. Contrairement à d'autres États, la Californie autorise l'utilisation de cet avantage par tranches de 8 heures et il peut être utilisé par les beaux-parents et les grands-parents s'ils ont la garde d'un enfant mineur scolarisé. La Californie dispose également d'une disposition qui permet aux parents de prendre des congés supplémentaires pour assister à des réunions disciplinaires concernant leurs enfants.

Le Massachusetts et Washington D.C. autorisent jusqu'à 24 heures sur une période de 12 mois, tandis que la Louisiane autorise jusqu'à 16 heures. Certains États, comme l'Illinois, exigent un congé pour raisons personnelles, mais ne précisent pas le nombre d'heures disponibles, indiquant seulement que ce congé est disponible si toutes les autres sources de congé (telles que les vacances, les congés maladie, etc.) ont été épuisées.

D'autres États, comme le Nevada et la Caroline du Nord, n'offrent que quatre heures de congé par période de 12 mois. Il est intéressant de noter que le Nevada et d'autres États, comme le Maine et bientôt le Minnesota, offrent jusqu'à 40 heures de congé payé pouvant être utilisées pour n'importe quelle raison, au-delà de ce qui est requis par la loi de l'État sur les petits besoins.

Révision des politiques

De nombreuses juridictions qui exigent des congés maladie payés obligent les employeurs à autoriser leurs employés à les utiliser pour d'autres raisons que leur propre maladie. Souvent, ces congés peuvent être utilisés pour des membres de la famille, comme des enfants malades ou ayant des rendez-vous médicaux. Bien que tous les États/villes ne l'exigent pas, cette pratique devient de plus en plus courante.

Enfin, les employeurs qui ont des employés hybrides ou à distance devraient examiner les politiques qui traitent des activités scolaires pendant la semaine de travail. Des études récentes ont montré que les employés à distance ont tendance à travailler le matin, puis à nouveau le soir afin de gérer leurs obligations familiales pendant la journée, telles que les rendez-vous chez le médecin, les activités extrascolaires, etc. Souvent, il ne s'agit pas de congés approuvés, mais simplement d'employés qui modifient leurs horaires pour répondre aux besoins de leur famille. Même si les employeurs ne disent rien, ils devraient mettre en place des politiques répondant à ces besoins s'ils se trouvent dans l'un des États qui ont adopté des lois sur les petits besoins.

Prendre le temps d'examiner les politiques et les directives de votre organisation en matière de congés avant le début de l'année scolaire peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'énergie lorsque les employés commencent à prendre des congés pour s'occuper de leurs enfants. C'est également le moment idéal pour vérifier si les politiques sont équilibrées, afin que les employés sans enfants ne se sentent pas exclus ou lésés parce qu'ils ont l'impression d'être pénalisés pour ne pas avoir d'enfants.

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