Das neue Schuljahr hat begonnen: So können sich Arbeitgeber auf unerwartete Abwesenheiten vorbereiten

Während wir von den Hundstagen des Sommers in die Schönheit des Herbstlaubs übergehen, bereiten sich viele Mitarbeiter auf eine der wichtigsten Herbstaktivitäten in ihrem Haushalt vor: den Schulanfang ihrer Kinder. Laut einem kürzlich erschienenen Artikel in der „Employee Benefit News“ werden 74 % der Eltern während des Schuljahres aufgrund von Arztterminen, schulischen Aktivitäten oder Krankheit Arbeitszeit versäumen. Diese Verpflichtungen können von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen – oder sogar noch länger – dauern. Arbeitgeber sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Richtlinien in Bezug auf solche unerwarteten Abwesenheiten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und auf solche Abwesenheiten vorbereitet sind.

Landesgesetze, die Arbeitgeber beachten sollten

Derzeit gelten in 11 Bundesstaaten Gesetze im Rahmen des „Small Necessities Leave Act“, darunter CA, CO, DC, IL, LA, MA, MN, NC, NV, RI und VT. Diese Gesetze ermöglichen es einem Arbeitnehmer, sich für Elterngespräche, routinemäßige Arzttermine und andere berechtigte Anlässe von der Arbeit freistellen zu lassen. Viele dieser Gesetze sehen Mindestanforderungen an die Mitarbeiterzahl vor – ähnlich wie die Anspruchsvoraussetzungen für Arbeitgeber im Rahmen des FMLA –, sodass sie möglicherweise nicht für alle gelten. Da die meisten dieser Gesetze jedochunbezahlteFreistellungen vorsehen, ist es für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, ihre Richtlinien zu überprüfen.

Kalifornien gewährt Arbeitnehmern bis zu 40 Stunden pro Jahr für die Teilnahme an schulbezogenen Veranstaltungen ihrer Kinder. Im Gegensatz zu anderen Bundesstaaten erlaubt Kalifornien, diese Freistellung in 8-Stunden-Schritten in Anspruch zu nehmen, und sie kann auch von Stiefeltern und Großeltern genutzt werden, wenn diese das Sorgerecht für ein minderjähriges Kind im schulpflichtigen Alter haben. Kalifornien sieht außerdem vor, dass Eltern darüber hinaus zusätzliche Freistellung für die Teilnahme an Disziplinarverhandlungen bezüglich ihrer Kinder in Anspruch nehmen können.

In Massachusetts und Washington, D.C. sind innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten bis zu 24 Stunden zulässig, während in Louisiana bis zu 16 Stunden zulässig sind. Einige Bundesstaaten wie Illinois schreiben einen kurzen Sonderurlaub vor, legen jedoch keine bestimmte Stundenzahl fest, sondern geben lediglich an, dass dieser Urlaub in Anspruch genommen werden kann, wenn alle anderen Urlaubsansprüche (wie Jahresurlaub, Krankentage usw.) bereits aufgebraucht sind.

Andere Bundesstaaten wie Nevada und North Carolina gewähren innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten lediglich vier Stunden Freistellung. Interessant ist, dass Nevada und andere Bundesstaaten wie Maine sowie bald auch Minnesota bis zu 40 Stunden bezahlte Freistellung gewähren, die aus beliebigen Gründen in Anspruch genommen werden können – und zwar über die Vorgaben des jeweiligen „Small Necessities Law“ hinaus.

Überprüfung der Richtlinien

In vielen Rechtsordnungen, in denen bezahlter Krankheitsurlaub vorgeschrieben ist, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gestatten, diesen nicht nur bei eigener Krankheit in Anspruch zu nehmen. Oft kann er auch für Familienangehörige genutzt werden, beispielsweise für Kinder, die krank sind oder einen Arzttermin haben. Auch wenn dies nicht in jedem Bundesland bzw. jeder Stadt vorgeschrieben ist, wird es doch immer üblicher.

Schließlich sollten Arbeitgeber, die Mitarbeiter im Hybrid- oder Homeoffice-Modus beschäftigen, ihre Richtlinien zum Umgang mit schulischen Aktivitäten während der Arbeitswoche überprüfen. Jüngste Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice dazu neigen, morgens und dann erneut in den Abendstunden zu arbeiten, um mittags familiäre Verpflichtungen wie Arzttermine, außerschulische Aktivitäten und Ähnliches zu erledigen. Oft handelt es sich dabei nicht um genehmigte Freistellungen, sondern lediglich um Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten anpassen, um den Bedürfnissen ihrer Familie gerecht zu werden. Auch wenn Arbeitgeber dazu möglicherweise keine Stellung nehmen, sollten sie über Richtlinien verfügen, die solche Bedürfnisse berücksichtigen, sofern sie in einem der Bundesstaaten ansässig sind, in denen Gesetze zu „Small Necessities“ gelten.

Wenn Sie sich vor Beginn des Schuljahres die Zeit nehmen, die Urlaubsrichtlinien und -vorgaben Ihres Unternehmens zu überprüfen, können Sie viel Zeit und Energie sparen, sobald Mitarbeiter Urlaub nehmen, um sich um die Bedürfnisse ihrer Kinder zu kümmern. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die Richtlinien ausgewogen sind, damit sich Mitarbeiter ohne Kinder nicht ausgeschlossen oder benachteiligt fühlen, weil sie das Gefühl haben, dafür bestraft zu werden, dass sie keine Kinder haben.

Erfahren Sie mehr >Lesen Sie unsere Broschüre zum Thema„Behinderten- und Abwesenheitsmanagement“oder zu unserenLösungen für den Umgang mit Abwesenheiten.