Wat u niet onder controle hebt, heeft u misschien wel onder controle - perspectieven van experts op de afwikkeling van schadeclaims voor eigendommen

Eerder dit jaar kwamen professionals uit alle hoeken van de schadeverzekeringssector bijeen tijdens de^29ejaarlijkse onderwijsconferentie en expo van de Louisiana Claims Association in Baton Rouge. Deelnemers luisterden naar schade-experts, verzekeringsexperts, externe beheerders en meer. Hier volgt een samenvatting van een presentatie door Sedgwick en EFI Global-experts over het afhandelen van schadeclaims.

Voorbereiding = succes na een claim 

Of u nu werkzaam bent in de publieke sector of in het bedrijfsleven, er is één gemeenschappelijke basis voor succes na een claim: alles goed op een rijtje hebben voordat een claim zich voordoet. Bij claims met betrekking tot herstel/sanering is het de voorafgaande planning – ervoor zorgen dat de juiste spelers betrokken zijn en dat die spelers symbiotisch kunnen samenwerken – die bepalend is voor het resultaat.

Bepaalde factoren moeten op elkaar zijn afgestemd voordat de schadeafwikkeling kan beginnen. Er moet rekening worden gehouden met bepaalde zaken en daar moet men zich op voorbereiden. Er moet een grondig inzicht zijn in schadevaststelling, herstelkosten en factureringsprocedures. En zo zijn er nog veel meer zaken. 

Schade aan eigendommen

Er zijn talloze factoren die schade aan eigendommen kunnen veroorzaken, van wateroverlast tot wind en brand. Het afgelopen jaar was een van de meest uitdagende jaren in de moderne geschiedenis wat natuurrampen betreft. Naast het verlies aan mensenlevens werden de directe economische verliezen en schade als gevolg van opmerkelijke natuurrampen geschat op 313 miljard dollar (waarvan minder dan de helft door verzekeringen werd gedekt). 

Door de hogere temperaturen en hoge luchtvochtigheid zijn zuidelijke regio's zeer gevoelig voor schimmelgroei. Naarmate de tijd verstrijkt, neemt de schimmelgroei toe en moeten de voorschriften mee evolueren. Er is een snellere reactie op het gebied van ontvochtiging/klimaatbeheersing nodig om aangetaste materialen aan te pakken en verdere schade aan eigendommen te beperken. 

De spelers die betrokken zijn bij een claim

Eerst wijst de verzekeraar het team aan dat de zaak zal behandelen, inclusief een onafhankelijke expert (indien nodig), deskundigen en adviseurs. De verzekeraar bepaalt wat er moet worden geleverd – wat er van het team wordt verwacht en wanneer. Belangrijk is dat het de verzekeraar is die als eerste de toon zet voor het schadeafwikkelingsproces, een factor die gedurende het hele proces blijvende gevolgen zal hebben.

Een onafhankelijke schade-expert fungeert in feite als quarterback, wiens strategie en leiderschap de claim naar de eindzone zullen brengen. De schade-expert moet empathisch zijn en effectief communiceren om het team naar vooraf bepaalde resultaten te leiden. Dit omvat het stellen van grenzen aan de experts, het definiëren van de prioriteiten van het team en het fungeren als belangrijkste communicatielijn naar de verzekerde. 

Andere soorten deskundigen die mogelijk betrokken zijn

Waarschijnlijk zullen er nog verschillende andere deskundigen worden ingeschakeld om de technische details van de zaak te verduidelijken. Veel van hen zullen in een vroeg stadium worden ingehuurd, met name adviseurs op het gebied van risicobeperking en dergelijke. Anderen kunnen onmiddellijk nodig zijn wanneer het gaat om stabilisatie of kritieke infrastructuur (bijvoorbeeld leveranciers van gevaarlijke stoffen of instrumentatie). Deskundigen moeten hooggekwalificeerd zijn en beschikken over gespecialiseerde kennis op hun relevante gebied. Certificeringen zijn ook vereist. Elke deskundige moet zowel het belang als de beperkingen van zijn of haar rol en verantwoordelijkheden begrijpen. 

Welke deskundige moet worden ingeschakeld, hangt af van de unieke omstandigheden van het project. Mitigatieconsultants houden zich bezig met het tariefschema, bepalen de werkvergunning en stellen verantwoordelijkheden vast. Dit kan onder meer inhouden dat de omvang van het project wordt vastgelegd, de omvang van het project met het team wordt bevestigd en dagelijks documentatie wordt bijgehouden om te zien hoe de omstandigheden sinds de start zijn veranderd. 

Een industriële hygiënist is verantwoordelijk voor het vaststellen van het kritieke pad met de verzekerde, wat in wezen de koers is die nodig is om de klus te klaren. Deze rol houdt toezicht op de prioritering van de schade-evaluatie en geeft instructies aan andere teamleden in het veld met betrekking tot de omvang. Een industriële hygiënist houdt zich bezig met milieuaspecten, of het nu gaat om het navigeren door staatsvergunningen en -voorschriften, het afhandelen van beschuldigingen van verontreinigd water, enz. 

Forensische apparatuurconsultants helpen schade aan apparatuur te beperken. Tot hun verantwoordelijkheden behoren het analyseren van verontreiniging, het beheersen van de omgeving, het selecteren van aannemers voor technische ontsmetting en het samenwerken met fabrikanten van originele apparatuur om de beschadigde apparatuur te testen, repareren en opnieuw te kalibreren. 

Bouwkundig ingenieurs beoordelen ter plaatse de structurele stabiliteit. Is het gebouw veilig om te betreden? Zo niet, wat kan er dan worden gedaan om het gebouw onmiddellijk structureel te stabiliseren en te ondersteunen? Belangrijke verantwoordelijkheden zijn onder meer het identificeren en bewaren van bewijsmateriaal en het vaststellen van de oorzaak en omvang van de schade. Daarbij moet bijvoorbeeld worden gekeken of de schade is veroorzaakt door een overstroming of door wind, of de schade recent is ontstaan of al langer bestond, en of de schade plotseling is ontstaan of zich gedurende een langere periode heeft voorgedaan. 

Er zijn ook nog andere belangrijke spelers. Onderaannemers. Regelgevende instanties. Overheidsinstanties. Specialisten in het herstellen van apparatuur. En natuurlijk de verzekeringnemer. 

Zorgen en overwegingen

Een algemeen operationeel aandachtspunt is de structurele integriteit van de plaats van het verlies. Een ander belangrijk aandachtspunt is ervoor te zorgen dat het team de juiste materialen en apparatuur gebruikt om de beoogde resultaten te behalen. Is de oorzaak van het verlies mechanisch of HVAC-gerelateerd? Wat zijn de officiële bouwvoorschriften en kan een competente belasting worden gehandhaafd?

Wat is het juiste protocol voor het testen van een monster bij schade waarbij vochtmetingen nodig zijn? Moet het testen kwalitatief of kwantitatief zijn? Ook hier zullen de unieke omstandigheden van elk geval het antwoord geven. Het is van cruciaal belang dat laboratoria die het schadeherstelproces faciliteren, over de juiste certificeringen beschikken, net als alle betrokken deskundigen.

Daarnaast is het een belangrijke discussiepunt of beschadigde eigendommen moeten worden gerepareerd of vervangen. Ingenieurs kunnen bijna alles repareren, maar het kan voordeliger zijn om alles te vervangen. 

Vragen over contracten en facturen met betrekking tot arbeid, apparatuur, benodigdheden, onderaannemers en contractvoorwaarden komen vaak voor. Duidelijke, overzichtelijke documentatie is van cruciaal belang.

Beste praktijken

Een beoordeling en herstel mogen pas beginnen als de oorzaak van het probleem is opgelost. Een omgeving zonder klimaatbeheersing heeft bijvoorbeeld invloed op alle volgende beoordelingen en verhindert verdere beperking van de schade. 

Bereid u voor op problematische gebieden voor geschillen over factureringskwesties. Documenteer alles: loonadministratie/bewijzen van betalingen voor tijdelijke arbeid, tarieven voor apparatuur en materiaal en dagelijkse gebruikslogboeken, tarieven voor apparatuur en materiaal van externe leveranciers, enz. Werknemers moeten dagelijks urenstaten invullen (ondertekend door een leidinggevende) en alle projectgerelateerde facturen bewaren ter referentie.

Leg alle vergaderingen en besprekingen met de verzekerde vast, inclusief alle details, zelfs die welke onbelangrijk lijken. Houd een overzichtelijk dossier bij van toekomstige actiepunten, overeengekomen deadlines en eventuele wijzigingen in realtime. Stuur de dossiers tijdig naar alle betrokken partijen. 

Schakel ten slotte de juiste experts in en zorg ervoor dat er geen belangenconflicten zijn. Controleer of de juiste vergunningen aanwezig zijn en zorg ervoor dat de betrokken laboratoria gecertificeerd zijn. 

Voorbereiding is essentieel. Onthoud: het zijn de vragen die niet gesteld worden die je uiteindelijk duur kunnen komen te staan.