Wat u niet onder controle hebt, heeft u misschien wel onder controle - perspectieven van experts op de afwikkeling van schadeclaims voor eigendommen

17 oktober 2023

Deel op LinkedIn Deel op Facebook Delen op X

Eerder dit jaar kwamen professionals uit alle geledingen van de schadebranche bijeen op de29e jaarlijkse onderwijsconferentie & Expo van de Louisiana Claims Association in Baton Rouge. Deelnemers hoorden van schadevertegenwoordigers, verzekeringsagenten, derde partij beheerders en nog veel meer. Hier volgt een samenvatting van een presentatie die werd gegeven door Sedgwick en EFI Global experts over het oplossen van schadeclaims.

Voorbereiding = succes na een claim 

Of u nu in de publieke of private sector werkt, er is één gemeenschappelijke basis voor succes na een schadeclaim: zorgen dat u alles op een rijtje hebt voordat een schadegeval zich voordoet. Bij claims met betrekking tot herstel/sanering is het de planning vooraf - ervoor zorgen dat de juiste spelers betrokken zijn en dat die spelers symbiotisch kunnen samenwerken - die de uitkomst bepaalt.

Bepaalde factoren moeten op één lijn liggen voordat de schaderegeling kan beginnen. Er moet rekening worden gehouden met overwegingen en men moet erop voorbereid zijn. Er moet een grondig begrip zijn van schadebeoordeling, herstelkosten en factureringsprocedures. De lijst gaat maar door. 

Schade aan eigendommen

Een eindeloze reeks factoren kan materiële schade veroorzaken - van binnendringend water tot wind en brand. Vorig jaar was een van de zwaarste natuurrampen in de moderne geschiedenis. Naast het verlies aan mensenlevens werden de directe economische verliezen en schade door opmerkelijke natuurrampen geschat op 313 miljard dollar (waarvan minder dan de helft werd gedekt door verzekeringen). 

Door warmere temperaturen en een hoge luchtvochtigheid zijn zuidelijke regio's zeer vatbaar voor schimmelgroei. Naarmate de tijd verstrijkt, neemt de schimmelgroei toe en moet de regelgeving mee omhoog. Er is een snellere ontvochtigings-/klimaatregeling nodig om aangetaste materialen aan te pakken en verdere schade aan eigendommen te beperken. 

De spelers die betrokken zijn bij een claim

Eerst wijst de vervoerder het team aan dat de zaak zal behandelen, met inbegrip van een onafhankelijke schaderegelaar (indien nodig), deskundigen en adviseurs. De vervoerder bepaalt wat het team moet leveren en wanneer. Het is belangrijk dat de vervoerder als eerste de toon zet van het schadeafhandelingsproces, een factor die blijvende gevolgen zal hebben.

Een onafhankelijke schaderegelaar fungeert in feite als quarterback, wiens strategie en leiderschap de claim naar de eindzone leiden. De schaderegelaar moet empathisch zijn en effectief communiceren om het team naar vooraf bepaalde resultaten te leiden. Dit omvat het stellen van grenzen met de experts, het definiëren van teamprioriteiten en het optreden als de belangrijkste communicatielijn naar de verzekerde. 

Andere soorten experts die betrokken kunnen zijn

Meer dan waarschijnlijk zullen er verschillende extra experts worden ingeschakeld om licht te werpen op de technische details van de zaak. Velen van hen zullen in een vroeg stadium worden ingehuurd, met name adviseurs op het gebied van risicobeperking en dergelijke. Anderen kunnen onmiddellijk nodig zijn als het gaat om stabilisatie of kritieke infrastructuur (bijvoorbeeld leveranciers van gevaarlijke stoffen of instrumenten). Experts moeten hooggekwalificeerd zijn en gespecialiseerde kennis hebben op hun relevante gebied. Certificaten zijn ook vereist. Elke expert moet zowel het gewicht als de beperkingen van zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpen. 

Welke expert je moet inschakelen hangt af van de unieke omstandigheden van het project. Mitigatie-adviseurs houden zich bezig met de planning van de tarieven, bepalen de toestemming voor het werk en stellen de verantwoordelijkheden vast. Dit kan inhouden dat de reikwijdte wordt vastgesteld, de reikwijdte van het project wordt bevestigd met het team en dagelijkse documentatie wordt uitgevoerd om na te gaan hoe de omstandigheden zijn veranderd sinds het begin. 

Een industrieel hygiënist is verantwoordelijk voor het vaststellen van het kritieke pad met de verzekerde, wat in wezen de koers is die de klus zal klaren. Deze functie houdt toezicht op de prioritering van schadebeoordelingen en geeft instructies aan andere teamleden in het veld over de reikwijdte. Een industriële hygiënist houdt zich bezig met milieuoverwegingen - of het nu gaat om het navigeren door licenties en regelgeving van de staat, het omgaan met beschuldigingen van vervuild water, enz. 

Forensische apparatuuradviseurs helpen schade aan apparatuur te beperken. Verantwoordelijkheden zijn onder andere vervuilingsanalyse, controle van de omgeving, aannemers aanwijzen voor technische decontaminatie en samenwerken met fabrikanten van originele apparatuur om de beschadigde apparatuur te testen, repareren en opnieuw te kalibreren. 

Bouwkundig ingenieurs beoordelen de structurele stabiliteit ter plaatse. Is het gebouw veilig te betreden? Zo niet, wat kan er dan gedaan worden om de constructie onmiddellijk te stabiliseren en te stutten? Tot de belangrijkste verantwoordelijkheden behoren het identificeren en bewaren van bewijsmateriaal en het bepalen van de oorzaak en omvang van de schade. Overwegingen zijn bijvoorbeeld of de schade is veroorzaakt door een overstroming of door wind, of de schade pas is ontstaan of al bestond, of de schade plotseling is ontstaan of al langere tijd aan de gang was. 

Er zijn ook andere belangrijke spelers. Onderaannemers. Toezichthouders. Overheidsinstanties. Specialisten op het gebied van apparatuurherstel. En natuurlijk de polishouder. 

Zorgen en overwegingen

Een universeel operationeel aandachtspunt is de structurele integriteit van de plaats van het verlies. Een andere belangrijke overweging is ervoor te zorgen dat het team de juiste materialen en apparatuur gebruikt om de beoogde resultaten te behalen. Is de oorzaak van het verlies mechanisch of gebaseerd op HVAC? Wat zijn de officiële bouwvoorschriften en kan een competente belasting worden gehandhaafd?

Wat is het juiste protocol om een monster te testen bij een verlies waarbij vocht in kaart wordt gebracht? Moet het testen kwalitatief of kwantitatief gebeuren? Ook hier zullen de unieke omstandigheden van elk geval de antwoorden geven. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat laboratoria die het schadeproces faciliteren over de juiste certificeringen beschikken, net als alle betrokken experts.

Daarnaast is reparatie versus vervanging van het beschadigde object een belangrijke discussie. Ingenieurs kunnen bijna alles repareren, maar het kan kosteneffectiever zijn om alles te vervangen. 

Contracten en facturen met betrekking tot arbeid, apparatuur, benodigdheden, onderaannemers en contractvoorwaarden komen vaak voor. Duidelijke, georganiseerde documentatie is van cruciaal belang.

Beste praktijken

Een beoordeling en herstel mag pas beginnen als de bron van het probleem is opgelost. Een niet-geklimatiseerde omgeving heeft bijvoorbeeld invloed op alle volgende beoordelingen en verhindert verdere schadebeperking. 

Bereid je voor op problematische gebieden voor geschillen over facturering. Documenteer alles: loonstrookjes/bewijs van betalingen voor losse arbeid, materiaalkosten voor apparatuur en dagelijkse gebruikslogboeken, materiaalkosten voor apparatuur van externe leveranciers, enz. Werknemers moeten dagelijkse urenstaten invullen (ondertekend door een supervisor) en alle projectgerelateerde facturen bewaren voor referentie.

Noteer alle vergaderingen en besprekingen met de verzekerde, met inbegrip van elk detail - zelfs die welke onbeduidend lijken. Houd de komende actiepunten, afgesproken deadlines en veranderende omstandigheden in realtime bij. Stuur de gegevens tijdig naar elke betrokken partij. 

Schakel ten slotte de juiste experts in en zorg ervoor dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Controleer of je over de juiste vergunningen beschikt en zorg ervoor dat de betrokken laboratoria gecertificeerd zijn. 

Voorbereiding is de sleutel. Onthoud: het zijn de niet gestelde vragen die je uiteindelijk kunnen kosten.