O que você não controla pode controlar você — perspectivas de especialistas sobre a resolução de reclamações por danos materiais

No início deste ano, profissionais de todos os setores da indústria de sinistros se reuniram na^29ªConferência e Exposição Anual de Educação da Louisiana Claims Association, em Baton Rouge. Os participantes ouviram representantes de sinistros, avaliadores de seguros, administradores terceirizados e muito mais. Aqui está um resumo de uma apresentação realizada por especialistas da Sedgwick e da EFI Global sobre a resolução de sinistros de danos materiais.

Preparação = sucesso pós-reclamação 

Quer você esteja no setor público ou privado, há um fundamento comum para o sucesso pós-reclamação: ter tudo organizado antes da ocorrência da reclamação. Em reclamações envolvendo restauração/remediação, é o planejamento prévio — garantir que os participantes certos estejam envolvidos e que esses participantes possam trabalhar juntos de forma simbiótica — que determina o resultado.

Certos fatores devem estar alinhados antes que o ajuste de perdas possa começar. É necessário abordar e preparar algumas considerações. Deve haver um profundo entendimento da avaliação dos danos, dos custos de restauração e dos procedimentos de faturamento. A lista continua. 

Perdas por danos materiais

Uma série infinita de fatores pode causar danos materiais — desde infiltrações de água até ventos e incêndios. O ano passado foi um dos mais desafiadores da história moderna em termos de desastres naturais. Além da perda de vidas, as perdas econômicas diretas e os danos causados por desastres naturais notáveis foram avaliados em US$ 313 bilhões (menos da metade desse valor foi coberto por seguros). 

Devido às temperaturas mais elevadas e à humidade significativa, as regiões do sul são altamente suscetíveis ao crescimento de mofo. Com o passar do tempo, o crescimento de mofo avança e os regulamentos devem avançar com ele. É necessária uma resposta mais rápida de desumidificação/controle climático para lidar com os materiais afetados e mitigar mais danos à propriedade. 

Os participantes envolvidos em uma reclamação

Primeiro, a seguradora designa a equipe que irá lidar com o caso, incluindo um avaliador independente (quando necessário), especialistas e advogados. A seguradora determinará os resultados esperados — o que é esperado da equipe e quando. É importante ressaltar que é a seguradora que define inicialmente o tom do processo de avaliação de perdas, um fator que terá implicações duradouras ao longo de todo o processo.

Um avaliador de sinistros independente atua efetivamente como um quarterback, cuja estratégia e liderança levarão o sinistro até a zona final. O avaliador deve ser empático e comunicar-se de forma eficaz para liderar a equipe em direção aos resultados pré-determinados. Isso inclui estabelecer limites com os especialistas, definir as prioridades da equipe e atuar como principal linha de comunicação com o segurado. 

Outros tipos de especialistas que podem estar envolvidos

É provável que vários especialistas adicionais sejam contratados para esclarecer os detalhes técnicos do caso. Muitos deles serão contratados antecipadamente, especialmente consultores de mitigação e similares. Outros podem ser necessários imediatamente quando se trata de estabilização ou infraestrutura crítica (fornecedores de materiais perigosos ou instrumentação, por exemplo). Os especialistas devem ser altamente qualificados e possuir conhecimento especializado em sua área de atuação. Certificações também são necessárias. Cada especialista deve compreender tanto o peso quanto as limitações de suas funções e responsabilidades. 

A escolha do especialista a contratar depende das circunstâncias específicas do projeto. Os consultores de mitigação tratam do calendário de tarifas, determinam a autorização de trabalho e definem as responsabilidades. Isso pode incluir definir o escopo, confirmar o escopo do projeto com a equipe e realizar a documentação diária para discernir como as condições mudaram desde o início. 

Um higienista industrial é responsável por definir o caminho crítico com o segurado, que é, em essência, o curso de ação que levará à conclusão do trabalho. Essa função supervisiona a priorização da avaliação de danos e fornece instruções a outros membros da equipe em campo sobre o escopo. Um higienista industrial abordará considerações ambientais — seja lidando com licenciamentos e regulamentações estaduais, tratando de alegações de água contaminada, etc. 

Os consultores de equipamentos forenses ajudam a mitigar os danos nos equipamentos. As responsabilidades incluem a análise de contaminação, o controle do ambiente, a identificação de prestadores de serviços para descontaminação técnica e a colaboração com os fabricantes originais dos equipamentos para testar, reparar e recalibrar os equipamentos danificados. 

Os engenheiros estruturais avaliam a estabilidade estrutural no local. É seguro entrar no edifício? Se não for, o que pode ser feito para proporcionar estabilização estrutural imediata e escoramento? As principais responsabilidades incluem identificar e preservar provas e determinar a causa e a extensão dos danos. As considerações incluem, por exemplo, se os danos foram causados por uma inundação ou pelo vento, se são recentes ou pré-existentes, ou se ocorreram repentinamente ou se prolongaram por um período prolongado. 

Existem outros atores importantes também. Subcontratados. Órgãos reguladores. Órgãos governamentais. Especialistas em restauração de equipamentos. E, é claro, o segurado. 

Preocupações e considerações

Uma preocupação operacional universal é a integridade estrutural do local da perda. Uma consideração crítica adicional é garantir que a equipe utilize os materiais e equipamentos corretos para obter os resultados pretendidos. A causa da perda é mecânica ou relacionada ao sistema de climatização? Quais são os requisitos oficiais do código de construção e é possível manter uma carga competente?

Para uma perda envolvendo mapeamento de umidade, qual é o protocolo correto usado para testar uma amostra? O teste deve ser qualitativo ou quantitativo? Novamente, as circunstâncias únicas de cada caso indicarão as respostas. É imperativo garantir que os laboratórios que facilitam o processo de perda tenham as certificações adequadas, assim como todos os especialistas envolvidos.

Além disso, reparar ou substituir a propriedade que foi danificada é uma discussão vital. Os engenheiros podem reparar quase tudo, mas pode ser mais econômico substituir completamente. 

Questões relacionadas a contratos e faturas relativas a mão de obra, equipamentos, suprimentos, subcontratados e termos contratuais são comuns. É fundamental que a documentação seja clara e organizada.

Melhores práticas

A avaliação e a restauração não devem começar até que a origem do problema seja resolvida. Por exemplo, um ambiente sem controle climático afetará todas as avaliações subsequentes e impedirá a mitigação de danos adicionais. 

Prepare-se para áreas problemáticas que possam gerar disputas em questões de faturamento. Documente tudo: registros de folha de pagamento/comprovantes de pagamentos de trabalho temporário, taxas de materiais de equipamentos e registros de uso diário, taxas de materiais de equipamentos de fornecedores externos, etc. Os trabalhadores devem preencher planilhas de horas diárias (assinadas por um supervisor) e manter todas as faturas relacionadas ao projeto para referência.

Registre todas as reuniões e discussões com o segurado, incluindo todos os detalhes — mesmo aqueles que parecem insignificantes. Mantenha um registro organizado das próximas ações, prazos acordados e quaisquer mudanças nas condições em tempo real. Envie os registros a cada parte envolvida em tempo hábil. 

Por fim, contrate os especialistas certos e certifique-se de que não haja conflitos de interesse. Verifique se as licenças estão em dia e se os laboratórios envolvidos são certificados. 

A preparação é fundamental. Lembre-se: são as perguntas não feitas que podem custar caro no final.