Ce que vous ne contrôlez pas peut vous contrôler - des points de vue d’experts sur la résolution des réclamations pour dommages matériels

Le 17 octobre 2023

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Plus tôt cette année, des professionnels de toutes les poches de l’industrie des réclamations se sont réunis à la 29e conférence annuelle sur l’éducation et à l’exposition de la Louisiana Claims Association à Baton Rouge. Les participants ont entendu des représentants des réclamations, des experts en sinistres, des administrateurs tiers et plus encore. Voici un résumé d’une présentation organisée par Sedgwick et les experts d’EFI Global sur la résolution des réclamations pour dommages matériels.

Préparation = succès après la réclamation 

Que vous soyez dans une entité publique ou dans le secteur privé, il existe un fondement commun au succès après la réclamation : avoir tous vos canards d’affilée avant qu’une réclamation ne se produise. Dans les réclamations impliquant la restauration / assainissement, c’est la préplanification - s’assurer que les bons acteurs sont impliqués, et que ces acteurs peuvent travailler ensemble en symbiose - qui détermine son résultat.

Certains facteurs doivent s’aligner avant que l’ajustement de la perte puisse commencer. Les considérations doivent être abordées et préparées. Il doit y avoir une compréhension approfondie de l’évaluation des dommages, des coûts de restauration et des procédures de facturation. La liste est longue. 

Pertes de dommages matériels

Une gamme sans fin de facteurs peut causer des dommages matériels - de l’intrusion d’eau au vent et au feu. L’année dernière a été l’une des plus difficiles de l’histoire moderne pour les catastrophes naturelles. En plus des pertes en vies humaines, les pertes économiques directes et les dommages causés par des catastrophes naturelles notables ont été évalués à 313 milliards de dollars (dont moins de la moitié était couverte par une assurance). 

En raison des températures plus chaudes et de l’humidité importante, les régions du sud sont très sensibles à la croissance de moisissures. Au fil du temps, la croissance des moisissures progresse et la réglementation doit progresser avec elle. Une réponse plus rapide à la déshumidification et au contrôle du climat est nécessaire pour traiter les matériaux touchés et atténuer d’autres dommages matériels. 

Les joueurs impliqués dans une réclamation

Tout d’abord, le transporteur désigne l’équipe qui s’occupera du cas, y compris un expert en sinistres indépendant (au besoin), des experts et des avocats. Le transporteur déterminera les livrables - ce qui est dû par l’équipe et quand. Il est important de noter que c’est le transporteur qui donne le premier le ton de la perte Règlement de sinistres , un facteur qui aura des répercussions durables tout au long du processus.

Un expert indépendant en sinistre agit efficacement à titre de quart-arrière, dont la stratégie et le leadership mèneront la revendication jusqu’à la zone d’extrémité. L’expert en sinistres doit faire preuve d’empathie et communiquer efficacement pour diriger l’équipe vers des livrables prédéterminés. Cela comprend l’établissement de limites avec les experts, la définition des priorités de l’équipe et le rôle de principale ligne de communication avec l’assuré. 

Autres types d’experts qui peuvent être impliqués

Il est plus probable qu’non que plusieurs experts supplémentaires seront engagés pour faire la lumière sur les détails techniques de l’affaire. Bon nombre d’entre eux seront embauchés tôt, en particulier les consultants en atténuation et autres. D’autres peuvent être nécessaires immédiatement lorsqu’il s’agit de stabilisation ou d’infrastructures essentielles (HAZMAT ou fournisseurs d’instruments, par exemple). Les experts doivent être hautement qualifiés et détenir des connaissances spécialisées dans leur domaine pertinent. Des certifications sont également requises. Chaque expert doit comprendre à la fois le poids et les limites de ses rôles et responsabilités. 

La détermination de l’expert à engager dépend des circonstances uniques du projet. Les consultants en atténuation s’occupent de l’horaire des tarifs, déterminent l’autorisation de travail et établissent les responsabilités. Il peut s’agir de déterminer la portée, de confirmer la portée du projet avec l’équipe et d’effectuer une documentation quotidienne pour discerner comment les conditions ont changé depuis le début. 

Un hygiéniste industriel est responsable de l’établissement du chemin critique avec l’assuré, qui est, en substance, le cours de direction qui finira le travail. Ce rôle supervise la priorisation de l’évaluation des dommages et fournit des instructions aux autres membres de l’équipe sur le terrain concernant la portée. Un hygiéniste industriel abordera les considérations environnementales - qu’il s’agisse de naviguer dans les permis et les réglementations de l’État, de traiter les allégations d’eau contaminée, etc. 

Les consultants en équipement médico-légal aident à atténuer les dommages à l’équipement. Les responsabilités comprennent l’analyse de la contamination, le contrôle de l’environnement, l’identification des entrepreneurs pour la décontamination technique et la collaboration avec les fabricants d’équipement d’origine pour tester, réparer et recalibrer l’équipement endommagé. 

Les ingénieurs en structure évaluent la stabilité structurale sur place. L’entrée du bâtiment est-elle sécuritaire ? Si ce n’est pas le cas, que peut-on faire pour assurer une stabilisation structurale et un étaiement immédiats ? Les principales responsabilités comprennent l’identification et la préservation des preuves et la détermination de la cause et de l’étendue des dommages. Les considérations comprennent, par exemple, si les dommages ont été causés par une inondation par rapport au vent, s’ils sont nouvellement subis ou préexistants, ou si les dommages se sont produits soudainement ou ont été en cours pendant une période prolongée. 

Il y a aussi d’autres acteurs clés. Sous-traitants. Organismes de réglementation. Organismes gouvernementaux. Spécialistes de la restauration de l’équipement. Et bien sûr, le preneur d’assurance. 

Préoccupations et considérations

L’une des préoccupations opérationnelles universelles est l’intégrité structurale du site de perte. Une autre considération essentielle est de s’assurer que l’équipe utilise les matériaux et l’équipement appropriés pour obtenir les résultats escomptés. La racine de la perte est-elle mécanique ou basée sur le CVC ? Quelles sont les exigences officielles du code du bâtiment et une charge compétente peut-elle être maintenue ?

Pour une perte impliquant la cartographie de l’humidité, quel est le protocole correct utilisé pour tester un échantillon ? Les tests devraient-ils être qualitatifs ou quantitatifs ? Encore une fois, les circonstances uniques de chaque cas indiqueront vers les réponses. Il est impératif de s’assurer que les laboratoires qui facilitent le processus de perte ont des certifications appropriées, comme le font tous les experts impliqués.

De plus, la réparation par rapport au remplacement de la propriété qui a été endommagée est une discussion vitale. Les ingénieurs peuvent réparer presque n’importe quoi, mais il peut être plus rentable de remplacer complètement. 

Les problèmes de contrat et de facture concernant la main-d’œuvre, l’équipement, les fournitures, les sous-traitants et les termes du contrat sont courants. Une documentation claire et organisée est essentielle.

Pratiques exemplaires

Une évaluation et une restauration ne devraient pas commencer tant que la source du problème n’aura pas été résolue. Par exemple, un environnement non climatisé aura une incidence sur toutes les évaluations subséquentes et empêchera d’autres mesures d’atténuation des dommages. 

Préparez-vous aux zones problématiques à contester sur les questions de facturation. Documentez tout : journaux de paie / preuve de paiements de main-d’œuvre occasionnels, taux de matériaux d’équipement et journaux d’utilisation quotidienne, tarifs de matériel d’équipement de fournisseur externe, etc. Les travailleurs doivent remplir des feuilles de temps quotidiennes (signées par un superviseur) et conserver toutes les factures liées au projet à titre de référence.

Commémorer toutes les réunions et discussions avec l’assuré, y compris chaque détail - même ceux qui semblent insignifiants. Conservez un registre bien rangé des mesures à venir, des échéances convenues et de toute situation changeante en temps réel. Envoyez les dossiers à chaque partie concernée en temps opportun. 

Enfin, engagez les bons experts et assurez-vous qu’il n’y a pas de conflits d’intérêts. Vérifiez s’il y a une licence appropriée et assurez-vous que les laboratoires concernés sont certifiés. 

La préparation est la clé. Rappelez-vous : ce sont les questions non posées qui peuvent vous coûter à la fin.