Ce que vous ne contrôlez pas peut vous contrôler - le point de vue des experts sur le règlement des sinistres liés aux dommages matériels

17 octobre 2023

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Au début de l'année, des professionnels de tous les secteurs de l'industrie des sinistres se sont réunis lors de la29e conférence et exposition annuelle de l'Association des sinistres de Louisiane à Bâton Rouge. Les participants ont entendu des représentants de sinistres, des experts en assurance, des administrateurs de tierce partie et bien plus encore. Voici un résumé d'une présentation organisée par les experts de Sedgwick et d'EFI Global sur la résolution des sinistres liés aux dommages matériels.

Préparation = succès après réclamation 

Qu'il s'agisse d'une entité publique ou du secteur privé, il existe une base commune pour le succès d'une réclamation : avoir tous les atouts en main avant la survenance d'un sinistre. Dans le cas des sinistres impliquant des travaux de restauration ou d'assainissement, c'est la planification préalable - en veillant à ce que les bons acteurs soient impliqués et qu'ils puissent travailler en symbiose - qui détermine l'issue du sinistre.

Certains facteurs doivent être réunis avant que l'ajustement des pertes puisse commencer. Des considérations doivent être prises en compte et préparées. Il faut bien comprendre l'évaluation des dommages, les coûts de restauration et les procédures de facturation. La liste est longue. 

Sinistres liées aux dommages matériels

Un nombre incalculable de facteurs peuvent être à l'origine de dommages matériels, qu'il s'agisse d'infiltrations d'eau, de vent ou d'incendie. L'année dernière a été l'une des plus difficiles de l'histoire moderne en matière de catastrophes naturelles. Outre les pertes humaines, les pertes économiques directes et les dommages causés par les catastrophes naturelles notables ont été évalués à 313 milliards de dollars (dont moins de la moitié a été couverte par une assurance). 

En raison des températures plus chaudes et de l'humidité importante, les régions du Sud sont très sensibles à la formation de moisissures. Au fil du temps, la croissance des moisissures progresse, et les réglementations doivent progresser avec elle. Une réponse plus rapide en matière de déshumidification et de contrôle du climat est nécessaire pour traiter les matériaux touchés et limiter les dégâts matériels. 

Les parties impliquées dans un sinistre

Tout d'abord, l'assureur désigne l'équipe qui s'occupera du dossier, y compris un expert indépendant (si nécessaire), des experts et des avocats. L'assureur détermine les résultats attendus, c'est-à-dire ce que l'équipe doit faire et quand elle doit le faire. Il est important de noter que c'est l'assureur qui donne le ton au processus d'expertise, un facteur qui aura des répercussions durables tout au long du processus.

L'expert en sinistres indépendant joue le rôle de quart-arrière, dont la stratégie et le leadership mèneront le sinistre jusqu'à la zone d'arrivée. L'expert doit faire preuve d'empathie et communiquer efficacement pour mener l'équipe vers des résultats prédéterminés. Il doit notamment fixer des limites avec les experts, définir les priorités de l'équipe et être le principal interlocuteur de l'assuré. 

Autres types d'experts susceptibles d'être impliqués

Le plus souvent, plusieurs experts seront sollicités pour apporter plus de détails techniques au dossier. Certains experts et professionnels interviennent immédiatement, comme par exemple pour la prescription de mesures conservatoires destinées à limiter l'aggravation des dommages, la stabilisation d'une infrastructure critique ou la manipulation d'équipements et de matériaux dangereux. Ces spécialistes justifient de compétences techniques vérifiées, de certifications et sont de véritables référents dans leurs domaines.
Ces professionnels travaillent alors en synergie, coordonnés par un interlocuteur unique, garant des missions et des responsabilités de chacun. 

La sélection d'un expert dépend des circonstances particulières du dossier. Les spécialistes de la remise en état progressive des ouvrages gèrent la plannification, les autorisations et les responsabilités. Ceci peut inclure la définition puis la validation des périmètres du chantier ainsi que le suivi documenté de l'évolution de ses conditions.  

L'hygiéniste industriel est chargé de définir le chemin critique avec l'assuré, c'est-à-dire la direction à suivre pour terminer le travail. Il supervise l'établissement des priorités en matière d'évaluation des dommages et donne des instructions aux autres membres de l'équipe sur le terrain en ce qui concerne l'étendue des travaux. L'hygiéniste industriel s'occupe des questions environnementales, qu'il s'agisse de la gestion des licences et des réglementations nationales, des allégations de contamination de l'eau, etc. 

Les consultants en équipement médico-légal contribuent à limiter les dommages causés à l'équipement. Leurs responsabilités comprennent l'analyse de la contamination, le contrôle de l'environnement, l'identification de sous-traitants pour la décontamination technique et la collaboration avec les fabricants d'équipement d'origine pour tester, réparer et recalibrer l'équipement endommagé. 

Les ingénieurs structurels évaluent la stabilité de la structure sur le site. Peut-on pénétrer dans le bâtiment en toute sécurité ? Si ce n'est pas le cas, que peut-on faire pour stabiliser et étayer immédiatement la structure ? Les principales responsabilités comprennent l'identification et la préservation des preuves et la détermination de la cause et de l'étendue des dommages. Il faut notamment déterminer si les dommages ont été causés par une inondation ou par le vent, s'ils sont récents ou préexistants, s'ils sont survenus soudainement ou s'ils se sont poursuivis pendant une longue période. 

Il existe également d'autres acteurs clés. Les sous-traitants. Les régulateurs. Les agences gouvernementales. Les spécialistes de la restauration des équipements. Et bien sûr, l'assuré. 

Préoccupations et considérations

Une préoccupation opérationnelle universelle est l'intégrité structurelle du site du sinistre. Une autre considération essentielle est de s'assurer que l'équipe utilise les bons matériaux et équipements pour obtenir les résultats escomptés. L'origine du sinistre est-elle mécanique ou liée au chauffage, à la ventilation et à la climatisation ? Quelles sont les exigences du code du bâtiment officiel et une charge compétente peut-elle être maintenue ?

Dans le cas d'un sinistre impliquant une cartographie de l'humidité, quel est le protocole à suivre pour tester un échantillon ? Les tests doivent-ils être qualitatifs ou quantitatifs ? Là encore, les circonstances particulières de chaque cas permettront de répondre à ces questions. Il est impératif de s'assurer que les laboratoires qui facilitent le processus de traitement des sinistres disposent des certifications adéquates, comme tous les experts impliqués.

En outre, la question de savoir s'il est préférable de réparer ou de remplacer le bien endommagé est essentielle. Les ingénieurs peuvent réparer presque tout, mais il peut être plus rentable de remplacer complètement le bien. 

Les problèmes liés aux contrats et aux factures concernant la main-d'œuvre, l'équipement, les fournitures, les sous-traitants et les conditions du contrat sont fréquents. Une documentation claire et organisée est essentielle.

Meilleures pratiques

L'expertise et la remise en état ne doivent pas être amorcées tant que la source du dommage n'est pas résolue. Par exemple, un environnement dont la température n'est pas contrôlable aura un impact sur toutes les expertises réalisées ultérieurement et empêchera la mise en place de mesures pour limiter les dégâts.  

Préparer les domaines problématiques pour les litiges en matière de facturation. Documentez tout : journaux de paie/preuve de paiement de la main-d'œuvre occasionnelle, tarifs des matériaux de l'équipement et registres d'utilisation quotidienne, tarifs des matériaux de l'équipement des fournisseurs extérieurs, etc. Les travailleurs doivent remplir des feuilles de temps quotidiennes (signées par un superviseur) et conserver toutes les factures liées au projet pour référence.

Notez toutes les réunions et discussions avec l'assuré, y compris les moindres détails, même ceux qui semblent insignifiants. Conservez un registre ordonné des actions à venir, des délais convenus et de tout changement de situation en temps réel. Envoyez les dossiers à chaque partie concernée en temps utile. 

Enfin, il convient d'engager les bons experts et de s'assurer qu'il n'y a pas de conflits d'intérêts. Vérifiez qu'ils disposent des autorisations nécessaires et que les laboratoires concernés sont certifiés. 

La préparation est essentielle. N'oubliez pas que ce sont les questions non posées qui peuvent vous coûter cher en fin de compte.