Was Sie nicht kontrollieren, könnte Sie kontrollieren – Expertenmeinungen zur Regulierung von Sachschäden

Anfang dieses Jahres trafen sich Fachleute aus allen Bereichen der Schadenregulierungsbranche auf der^29.jährlichen Fortbildungskonferenz und Messe der Louisiana Claims Association in Baton Rouge. Die Teilnehmer hörten Vorträge von Schadenbearbeitern, Versicherungssachverständigen, externen Verwaltungsdienstleistern und anderen Experten. Hier finden Sie eine Zusammenfassung eines Vortrags von Experten von Sedgwick und EFI Global zum Thema „Abwicklung von Sachschadensfällen“.

Vorbereitung = Erfolg nach der Schadenmeldung 

Ganz gleich, ob Sie im öffentlichen Dienst oder in der Privatwirtschaft tätig sind – es gibt eine gemeinsame Grundlage für den Erfolg nach einem Schadensfall: Sie müssen bereits vor Eintritt des Schadensfalls alle Vorkehrungen getroffen haben. Bei Schadensfällen im Zusammenhang mit Sanierungs- und Wiederherstellungsmaßnahmen ist es die Vorausplanung – also die Sicherstellung, dass die richtigen Akteure einbezogen werden und diese Akteure synergetisch zusammenarbeiten können –, die über den Ausgang entscheidet.

Bevor mit der Schadensregulierung begonnen werden kann, müssen bestimmte Faktoren zusammenkommen. Es müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt und Vorbereitungen getroffen werden. Es bedarf eines umfassenden Verständnisses der Schadensbegutachtung, der Sanierungskosten und der Abrechnungsverfahren. Die Liste ließe sich fortsetzen. 

Sachschäden

Eine schier endlose Vielzahl von Faktoren kann Sachschäden verursachen – von Wasserschäden bis hin zu Sturm- und Brandschäden. Das vergangene Jahr war in Bezug auf Naturkatastrophen eines der schwierigsten in der jüngeren Geschichte. Neben den Todesopfern wurden die direkten wirtschaftlichen Verluste und Schäden durch bedeutende Naturkatastrophen auf 313 Milliarden Dollar beziffert (wovon weniger als die Hälfte durch Versicherungen gedeckt war). 

Aufgrund der höheren Temperaturen und der hohen Luftfeuchtigkeit sind südliche Regionen besonders anfällig für Schimmelbildung. Mit der Zeit schreitet die Schimmelbildung voran, und die Vorschriften müssen mit dieser Entwicklung Schritt halten. Es sind schnellere Maßnahmen zur Entfeuchtung und Klimaregulierung erforderlich, um die betroffenen Materialien zu behandeln und weitere Sachschäden zu verhindern. 

Die an einem Anspruch beteiligten Parteien

Zunächst benennt der Versicherer das Team, das den Fall bearbeiten wird, darunter einen unabhängigen Schadensregulierer (falls erforderlich), Sachverständige und Rechtsbeistände. Der Versicherer legt die zu erbringenden Leistungen fest – was vom Team zu leisten ist und wann. Wichtig ist, dass der Versicherer den Ton des Schadensregulierungsprozesses von Anfang an vorgibt, was sich nachhaltig auf den gesamten Prozess auswirkt.

Ein unabhängiger Schadensregulierer fungiert gewissermaßen als Quarterback, dessen Strategie und Führungsstärke den Schadenfall bis in die Endzone bringen. Der Regulierer muss einfühlsam sein und effektiv kommunizieren, um das Team zu den vorab festgelegten Zielen zu führen. Dazu gehören das Setzen von Grenzen gegenüber den Sachverständigen, die Festlegung von Prioritäten für das Team und die Rolle als Hauptansprechpartner für den Versicherten. 

Weitere Arten von Sachverständigen, die möglicherweise hinzugezogen werden

Höchstwahrscheinlich werden mehrere weitere Experten hinzugezogen, um die technischen Details des Falls zu beleuchten. Viele von ihnen werden frühzeitig beauftragt, insbesondere Berater für Schadensminderung und dergleichen. Andere werden möglicherweise sofort benötigt, wenn es um Stabilisierungsmaßnahmen oder kritische Infrastruktur geht (beispielsweise Anbieter von Gefahrgut- oder Messtechnik). Die Experten müssen hochqualifiziert sein und über Fachwissen in ihrem jeweiligen Bereich verfügen. Zertifizierungen sind ebenfalls erforderlich. Jeder Experte muss sich sowohl der Bedeutung als auch der Grenzen seiner Rolle und seiner Verantwortlichkeiten bewusst sein. 

Die Entscheidung, welcher Experte hinzugezogen werden soll, hängt von den individuellen Gegebenheiten des Projekts ab. Berater für Schadensminderung kümmern sich um die Vergütungsordnung, legen die Arbeitsgenehmigungen fest und definieren die Zuständigkeiten. Dazu kann gehören, den Umfang genau zu bestimmen, den Projektumfang mit dem Team abzustimmen und täglich Aufzeichnungen zu erstellen, um festzustellen, wie sich die Bedingungen seit Projektbeginn verändert haben. 

Ein Arbeitshygieniker ist dafür verantwortlich, gemeinsam mit dem Versicherten den kritischen Pfad festzulegen, also im Wesentlichen den Ablauf, der zur Erledigung des Auftrags führt. In dieser Rolle überwacht er die Priorisierung der Schadensbewertung und erteilt anderen Teammitgliedern vor Ort Anweisungen hinsichtlich des Umfangs der Arbeiten. Ein Arbeitshygieniker befasst sich mit umweltbezogenen Aspekten – sei es bei der Klärung staatlicher Genehmigungen und Vorschriften oder beim Umgang mit Vorwürfen bezüglich kontaminierten Wassers usw. 

Berater für forensische Geräte tragen dazu bei, Schäden an Geräten zu minimieren. Zu ihren Aufgaben gehören die Kontaminationsanalyse, die Kontrolle der Umgebungsbedingungen, die Auswahl von Dienstleistern für die technische Dekontamination sowie die Zusammenarbeit mit den Originalherstellern, um die beschädigten Geräte zu prüfen, zu reparieren und neu zu kalibrieren. 

Bauingenieure beurteilen vor Ort die statische Stabilität. Ist das Betreten des Gebäudes sicher? Falls nicht, was kann getan werden, um eine sofortige statische Stabilisierung und Abstützung zu gewährleisten? Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Sicherung und Aufbewahrung von Beweismaterial sowie die Ermittlung der Ursache und des Ausmaßes der Schäden. Dabei ist beispielsweise zu berücksichtigen, ob die Schäden durch Hochwasser oder durch Wind verursacht wurden, ob es sich um neue oder bereits bestehende Schäden handelt und ob die Schäden plötzlich auftraten oder sich über einen längeren Zeitraum hinweg entwickelten. 

Es gibt noch weitere wichtige Akteure: Subunternehmer, Aufsichtsbehörden, staatliche Stellen, Spezialisten für die Wiederherstellung von Ausrüstung und natürlich den Versicherungsnehmer. 

Bedenken und Überlegungen

Ein allgemeines betriebliches Anliegen ist die strukturelle Integrität des Schadensortes. Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Sicherstellung, dass das Team die richtigen Materialien und Geräte einsetzt, um die angestrebten Ergebnisse zu erzielen. Ist die Ursache des Schadens mechanischer Natur oder liegt sie im Bereich der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik? Wie lauten die offiziellen baurechtlichen Anforderungen, und kann eine zulässige Belastung aufrechterhalten werden?

Wie sieht bei einem Schadenfall mit Feuchtigkeitsmessung das korrekte Vorgehen bei der Untersuchung einer Probe aus? Sollte die Untersuchung qualitativ oder quantitativ erfolgen? Auch hier geben die individuellen Umstände des jeweiligen Falls Aufschluss über die Antworten. Es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass die am Schadenbearbeitungsprozess beteiligten Labore ebenso wie alle beteiligten Sachverständigen über die entsprechenden Zertifizierungen verfügen.

Darüber hinaus ist die Frage, ob beschädigtes Eigentum repariert oder ersetzt werden soll, ein entscheidender Diskussionspunkt. Ingenieure können fast alles reparieren, doch unter Umständen ist ein vollständiger Austausch kostengünstiger. 

Häufig treten Fragen zu Verträgen und Rechnungen in Bezug auf Arbeitskräfte, Ausrüstung, Material, Subunternehmer und Vertragsbedingungen auf. Eine klare und übersichtliche Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung.

Bewährte Verfahren

Eine Begutachtung und Sanierung sollte erst beginnen, wenn die Ursache des Problems behoben ist. So wirkt sich beispielsweise eine nicht klimatisierte Umgebung auf alle nachfolgenden Begutachtungen aus und verhindert eine weitere Schadensminderung. 

Bereiten Sie sich auf mögliche Streitpunkte bei der Rechnungsstellung vor. Dokumentieren Sie alles: Lohnjournale/Nachweise über Zahlungen an Aushilfskräfte, Material- und Ausrüstungssätze sowie Protokolle über die tägliche Nutzung, Material- und Ausrüstungssätze externer Lieferanten usw. Die Mitarbeiter sollten täglich Arbeitszeitnachweise ausfüllen (die von einem Vorgesetzten unterzeichnet werden) und alle projektbezogenen Rechnungen zur Einsicht aufbewahren.

Halten Sie alle Besprechungen und Gespräche mit dem Versicherten fest, einschließlich aller Einzelheiten – auch derjenigen, die unbedeutend erscheinen. Führen Sie in Echtzeit übersichtliche Aufzeichnungen über anstehende Maßnahmen, vereinbarte Fristen und etwaige Änderungen der Umstände. Senden Sie die Aufzeichnungen rechtzeitig an alle beteiligten Parteien. 

Beziehen Sie schließlich die richtigen Experten mit ein und stellen Sie sicher, dass keine Interessenkonflikte bestehen. Überprüfen Sie, ob die erforderlichen Lizenzen vorliegen, und stellen Sie sicher, dass die beteiligten Labore zertifiziert sind. 

Vorbereitung ist entscheidend. Denken Sie daran: Es sind die Fragen, die Sie nicht stellen, die Sie am Ende teuer zu stehen kommen können.