Det, du ikke kontrollerer, kan kontrollere dig - ekspertperspektiver på løsning af skader på ejendom

Tidligere på året samledes fagfolk fra alle dele af skadesbranchen til Louisiana Claims Associations^29.årlige uddannelseskonference og messe i Baton Rouge. Deltagerne hørte oplæg fra skadesrepræsentanter, forsikringssagkyndige, tredjepartsadministratorer og andre. Her er et resumé af et oplæg afholdt af Sedgwick og EFI Global-eksperter om løsning af skadesanmeldelser vedrørende materielle skader.

Forberedelse = succes efter skadesanmeldelse 

Uanset om du arbejder i den offentlige eller private sektor, er der én fælles forudsætning for succes efter en skadesanmeldelse: at have alt på plads, inden skaden opstår. I skadesanmeldelser, der involverer restaurering/sanering, er det forberedelsen – at sikre, at de rigtige aktører er involveret, og at disse aktører kan samarbejde symbiotisk – der afgør resultatet.

Visse faktorer skal være på plads, før skadesreguleringen kan påbegyndes. Der er en række overvejelser, der skal tages højde for og forberedes. Der skal være en dyb forståelse for skadesvurdering, restaureringsomkostninger og faktureringsprocedurer. Listen er lang. 

Tab som følge af materielle skader

En lang række faktorer kan forårsage materielle skader – fra vandindtrængning til vind og brand. Sidste år var et af de mest udfordrende i moderne historie med hensyn til naturkatastrofer. Ud over tab af menneskeliv blev de direkte økonomiske tab og skader fra bemærkelsesværdige naturkatastrofer vurderet til 313 milliarder dollars (hvoraf mindre end halvdelen var dækket af forsikring). 

På grund af højere temperaturer og betydelig luftfugtighed er de sydlige regioner meget udsatte for skimmelvækst. Med tiden breder skimmelvæksten sig, og lovgivningen må følge med. Der er behov for en hurtigere affugtning/klimakontrol for at håndtere de berørte materialer og mindske yderligere skader på ejendommen. 

De spillere, der er involveret i en klage

Først udpeger forsikringsselskabet det team, der skal håndtere sagen, herunder en uafhængig skadesregulerer (hvis nødvendigt), eksperter og rådgivere. Forsikringsselskabet fastlægger, hvad teamet skal levere, og hvornår. Det er vigtigt at bemærke, at det er forsikringsselskabet, der først sætter tonen for skadesreguleringsprocessen, hvilket er en faktor, der vil have varige konsekvenser gennem hele forløbet.

En uafhængig skadesbehandler fungerer i praksis som quarterback, hvis strategi og lederskab fører skadesanmeldelsen til mål. Skadesbehandleren skal være empatisk og kommunikere effektivt for at lede teamet mod forudbestemte mål. Dette omfatter at sætte grænser for eksperterne, definere teamets prioriteter og fungere som hovedkommunikationslinje til den forsikrede. 

Andre typer eksperter, der kan være involveret

Det er meget sandsynligt, at flere eksperter vil blive inddraget for at belyse de tekniske detaljer i sagen. Mange af dem vil blive ansat tidligt, især konsulenter inden for risikoreduktion og lignende. Andre kan være nødvendige med det samme, hvis der er tale om stabilisering eller kritisk infrastruktur (f.eks. leverandører af farligt gods eller instrumentering). Eksperterne skal være højt kvalificerede og have specialviden inden for deres relevante område. Der kræves også certificeringer. Hver ekspert skal forstå både betydningen og begrænsningerne af deres roller og ansvar. 

Hvilken ekspert der skal ansættes, afhænger af projektets unikke omstændigheder. Mitigationskonsulenter håndterer takstoversigten, fastlægger arbejdstilladelser og fastsætter ansvarsområder. Dette kan omfatte fastlæggelse af omfanget, bekræftelse af projektets omfang med teamet og udarbejdelse af daglig dokumentation for at vurdere, hvordan forholdene har ændret sig siden starten. 

En industrihygiejniker er ansvarlig for at fastlægge den kritiske vej med den forsikrede, hvilket i det væsentlige er den retning, der vil føre til afslutningen af opgaven. Denne rolle overvåger prioriteringen af skadesvurderingen og giver instruktioner til andre teammedlemmer i marken vedrørende omfanget. En industrihygiejniker vil tage højde for miljømæssige hensyn – hvad enten det drejer sig om at navigere i statslige licenser og regler, håndtere påstande om forurenet vand osv. 

Retsmedicinske udstyrskonsulenter hjælper med at mindske skader på udstyr. Ansvaret omfatter kontamineringsanalyse, kontrol af miljøet, identifikation af entreprenører til teknisk dekontaminering og samarbejde med originale udstyrsproducenter om at teste, reparere og rekalibrere det beskadigede udstyr. 

Byggeteknikere vurderer bygningens stabilitet på stedet. Er bygningen sikker at gå ind i? Hvis ikke, hvad kan der gøres for at sikre øjeblikkelig stabilisering og afstivning af bygningen? De vigtigste opgaver omfatter identifikation og bevarelse af bevismateriale samt fastlæggelse af årsagen til og omfanget af skaderne. Der skal blandt andet tages hensyn til, om skaderne er forårsaget af oversvømmelse eller vind, om de er nye eller eksisterende, og om skaderne er opstået pludseligt eller har været under opsejling i længere tid. 

Der er også andre vigtige aktører. Underleverandører. Tilsynsmyndigheder. Offentlige myndigheder. Specialister i genopretning af udstyr. Og selvfølgelig forsikringstageren. 

Bekymringer og overvejelser

Et generelt operationelt problem er den strukturelle integritet af det sted, hvor skaden er opstået. En yderligere vigtig overvejelse er at sikre, at teamet bruger de rigtige materialer og det rigtige udstyr for at opnå de ønskede resultater. Er årsagen til skaden mekanisk eller HVAC-baseret? Hvad er de officielle bygningskrav, og kan en kompetent belastning opretholdes?

Hvad er den korrekte procedure for at teste en prøve i forbindelse med fugtkortlægning? Skal testen være kvalitativ eller kvantitativ? Også her vil de unikke omstændigheder i hvert enkelt tilfælde give svaret. Det er afgørende at sikre, at laboratorier, der faciliterer skadesprocessen, har de rette certificeringer, ligesom alle involverede eksperter.

Derudover er det vigtigt at diskutere, om det er bedre at reparere eller udskifte den beskadigede ejendom. Ingeniører kan reparere det meste, men det kan være mere omkostningseffektivt at udskifte det helt. 

Der er ofte spørgsmål vedrørende kontrakter og fakturaer i forbindelse med arbejdskraft, udstyr, forsyninger, underleverandører og kontraktvilkår. Det er afgørende at have klar og velorganiseret dokumentation.

Bedste praksis

En vurdering og restaurering bør ikke påbegyndes, før årsagen til problemet er løst. For eksempel vil et miljø uden klimakontrol påvirke alle efterfølgende vurderinger og forhindre yderligere skadesbegrænsning. 

Forbered dig på problematiske områder, der kan give anledning til uenighed om faktureringsspørgsmål. Dokumenter alt: lønsedler/beviser for betaling af løstansatte, priser på udstyr og materialer samt daglige brugslogger, priser på udstyr og materialer fra eksterne leverandører osv. Arbejdstagerne skal udfylde daglige timesedler (underskrevet af en vejleder) og opbevare alle projektrelaterede fakturaer til reference.

Notér alle møder og drøftelser med den forsikrede, inklusive alle detaljer – selv dem, der synes ubetydelige. Før en overskuelig oversigt over kommende handlinger, aftalte frister og eventuelle ændringer i realtid. Send oversigten til alle involverede parter i god tid. 

Endelig skal du engagere de rigtige eksperter og sikre, at der ikke er nogen interessekonflikter. Kontroller, at de har de rette licenser, og sørg for, at de involverede laboratorier er certificerede. 

Forberedelse er nøglen. Husk: Det er de spørgsmål, du ikke stiller, der i sidste ende kan koste dig dyrt.