Ofte stillede spørgsmål om ADA: Hvad du har brug for at vide

Sedgwick afholdt for nylig etwebinarom overholdelse af Americans with Disabilities Act (ADA) og ADA Amendments Act (ADAAA) i samarbejde medHuman Resource Executive. Der var stor interesse, og arbejdsgiverne stillede mange tankevækkende spørgsmål – hvoraf mange havde fælles temaer, der mindede om de tidlige dage af Family and Medical Leave (FML) og udviklingen af relaterede politikker og procedurer. Organisationer står over for overlappende komplekse ansættelsesproblemer, og overholdelse af ADA/ADAAA er fortsat blandt de største bekymringer for HR- og risikomedarbejdere, især når det ses i sammenhæng med andre handicap- og fraværsproblemer, herunder FML eller krav til arbejdsskadeerstatning.

Vi har samlet en liste over de mest fremtrædende spørgsmål, vi besvarede i vores webinar, samt mange af de ofte stillede spørgsmål, vi fortsat hører på markedet. Det er sandsynligt, at dette er spørgsmål, du også har stillet, når du har overvejet dine egne ADA/ADAAA-politikker og compliancekrav. Læs videre, og fortsæt samtalen ved at stille dine egne spørgsmål i kommentarerne nedenfor eller via voresADA/ADAAA-forespørgselsformular.

Spørgsmål: Hvilke forpligtelser har vi i henhold til ADA/ADAAA?

Loven er udformet, så den er meget medarbejdervenlig. Målet er at holde folk i arbejde. En arbejdsgiver bør gøre alt, hvad der står i hans magt – medmindre det virkelig skaber betydelige vanskeligheder for virksomheden – for at imødekomme en handicappet medarbejders anmodning om tilpasning og holde ham eller hende i arbejdsmiljøet. Tidligere var den fremherskende holdning måske: "Hvis vi kan imødekomme anmodningen, er det fint, men hvis ikke, er det ikke noget problem." I dag strider denne tankegang mod principperne i ADA/ADAAA.

Hvad er en arbejdsgivers forpligtelser? Arbejdsgiveren har ret til at kræve medicinsk dokumentation – er handicapet certificeret, og er en tilpasning passende? Hvad sker der så derefter? Hvis der gives en medicinsk rimelig anmodning om tilpasning, er arbejdsgiveren forpligtet til at gennemføre den interaktive proces – samarbejde med medarbejderen for at få et klart overblik over den nødvendige tilpasning, undersøge mulige løsninger og overveje parametre samt overvåge, at tilpasningen gennemføres korrekt og konsekvent.

Spørgsmål: Kan du uddybe, hvad der udgør en byrde for arbejdsgiveren?

Baseret på meddelelse fra Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) skal en arbejdsgiver bevise, at implementering af en tilpasning vil medføre økonomiske vanskeligheder. For en meget stor arbejdsgiver er der ikke mange tilpasninger, der officielt vil blive betragtet som værende så betydningsfulde, at de medfører en økonomisk risiko. For en mindre arbejdsgiver vil større tilpasninger sandsynligvis i højere grad blive betragtet som en byrde. At købe et stykke udstyr vil for eksempel normalt ikke blive betragtet som noget, der vil medføre en økonomisk risiko for arbejdsgiveren. At skulle omdesigne arbejdspladsen eller noget af lignende betydning kan muligvis blive betragtet som en byrde, afhængigt af arbejdsgiverens størrelse.

Det vigtige ord her er "væsentlig" – der skal påvises en meget stor, negativ indvirkning på din organisations økonomi, for at en foreslået tilpasning kan anerkendes som en vanskelighed. Især for større arbejdsgivere har vi set, at dette er meget vanskeligt at bevise under de fleste omstændigheder, men hver situation skal vurderes individuelt for at træffe en konkret afgørelse.

Spørgsmål: Hvordan kan vi beskytte os mod retssager?

Dokumentationen, der beviser konsistens i den interaktive tilpasningsproces, er af største betydning. Gennem årene har løs ledelse og inkonsekvent tilpasning – uanset om det skyldes personlig bias, uformelle politikker, manglende uddannelse eller andre omstændigheder – ført til retssager for urimelige ansættelsesforhold. Tag for eksempel en situation, hvor en medarbejder får generelle begrænsninger. Men hvis ingen overvåger konsistensen, og så, måske efter mange års arbejde under disse forhold, kommer en ny ledelse og siger: "Jeg vil ikke længere imødekomme det", vil arbejdsgiveren have problemer med at overholde lovgivningen. Ifølge loven skaber en tilpasning, der allerede er blevet iværksat, en præcedens. Vi ser flere og flere arbejdsgivere betale store summer, fordi selvom de har forsøgt at gøre det rigtige, vil de stadig ende i juridiske problemer, hvis det ikke er veldefineret, veldokumenteret, og hvis konsistensen og de passende foranstaltninger ikke kan bevises i retten.

Flere retssager har sat fokus på kravene til overholdelse af ADA/ADAAA. Retssager undgås nemmest ved klart at indføre den interaktive proces og fuldstændig dokumentation af alle trin i denne proces, fra den indledende anmodning til de samtaler, der finder sted, indhentning af lægejournaler til underbygning, undersøgelse af muligheder for erhvervsmæssig rehabilitering, hvilke tilpasninger der er blevet foreslået, og/eller hvorfor tilpasninger ikke kan betragtes som rimelige.

Selvom arbejdsgivere bør være konsekvente i hele organisationen, når det gælder den anvendte evalueringsproces, betyder det ikke, at alle arbejdssteder vil være i stand til at foretage de samme tilpasninger baseret på deres forretningsenheds specifikke forhold.

Spørgsmål: Integrerer Sedgwicks platform systematisk arbejdsskadeforsikring, FML/orlov, invaliditet og ADA/ADAAA, når alle elementer overlapper hinanden?

En af nøglerne til at reducere risikoen i henhold til ADA/ADAAA er at have standardprocedurer på plads, der udløser behovet for en interaktiv procesgennemgang. Den anden nøgle er at bruge en informationsstyringsplatform til at understøtte tilpasningsprocessen. Uanset om du bruger Sedgwicks platform eller ej, er disse nøgler afgørende for overholdelse af ADA/ADAAA.

Hos Sedgwick er arbejdsskadeforsikring, invaliditet, fravær og ADA/ADAAA fuldstændigt integreret, så arbejdsgivere kan se alle brikkerne i puslespillet på én platform. Takket være vores integrerede platform kan vores kunder benytte en centraliseret kilde til ressourcer og registrering, og det bliver langt nemmere at overholde lovgivningen.

Spørgsmål: Hvilke retningslinjer giver I med hensyn til at indlede en samtale med en medarbejder, der synes at have et handicap, men som ikke har henvendt sig til arbejdsgiveren for at få en tilpasning?

Ligesom i forbindelse med FML-arenaen behøver en medarbejder ikke at anmode om ADA-tilpasning. Hvis du ved, at en medarbejder er ramt af en handicap, f.eks. hvis vedkommende har været fraværende i henhold til FML eller en anden type orlov, opfordrer vi arbejdsgivere til at tilbyde sprog i skriftlig kommunikation eller en samtale for at sikre, at medarbejderen undersøger ADA-processen. Arbejdsgivere bør tackle ADA-spørgsmål i en ånd af samarbejde og tænke kreativt for at finde måder at imødekomme ethvert handicap.

Spørgsmål: Hvor længe skal man forlænge tiden, når FML er opbrugt?

Når en arbejdsgiver ved, at der er potentiale for længerevarende handicaprelaterede behov efter udløb af FML, har de et ansvar for at informere deres medarbejder og undersøge mulighederne i henhold til ADA/ADAAA. Der er ingen officiel tidsbegrænsning for at tage højde for forhold, der kan ændre sig; der er forskellige meninger om, hvad der er en rimelig tidsramme – og oftest fraråder compliance-eksperter at fastsætte faste grænser og opfordrer i stedet til at vurdere hver situation individuelt. Arbejdsgiveren bør fokusere på at afgøre, om det at give ekstra tid i sidste ende vil gøre det muligt for medarbejderen at vende tilbage til arbejdspladsen og genoptage sit arbejde, samtidig med at man overvejer, om det er rimeligt at holde stillingen åben længere.

­Spørgsmål: Hvordan foreslår du, at vi håndterer situationer, hvor vi ikke er i stand til at ansætte en medarbejder i nogen stilling efter at have gennemført den interaktive proces?

Hvis ADA/ADAAA-mulighederne er blevet undersøgt, og medarbejderen ikke kan forblive på arbejdspladsen og udføre sine væsentlige arbejdsopgaver gennem tilpasning, bliver det en ansættelsesbeslutning. Vi ser ofte, at arbejdsgivere giver medarbejdere forlænget orlov – personlig orlov eller en anden type orlov – i en periode for at sikre sig, at tilstanden ikke er en, der kan ændre sig på kort sigt. Der kan dog være situationer, hvor der ikke kan foretages rimelige tilpasninger, og hvor medarbejderen som følge heraf bliver afskediget. Fortolkningen er meget strengere under ADAAA end oprindeligt tiltænkt under ADA, men ændringerne i ADAAA har ikke skabt et miljø, hvor en medarbejder aldrig kan blive afskediget. Samarbejd med en advokat i alle situationer, hvor afskedigelse overvejes.

Spørgsmål: Hvordan imødekommer en arbejdsgiver en anmodning om periodisk orlov i forbindelse med opblussen? Medarbejderen har enten opbrugt sin FML-ret eller er ikke berettiget til denne.

Da orlov kan være en rimelig tilpasning, kan en medarbejder potentielt være berettiget til mere end de 12 uger, som er fastsat i den føderale lovgivning, og orlov som en tilpasning kan bruges på intermitterende basis. Det er vigtigt at huske, at selv under krav om rimelig tilpasning skal en medarbejder stadig være i stand til at udføre væsentlige arbejdsopgaver, og produktivitetsniveauet skal opretholdes – det er ikke et krav at sænke produktivitetsstandarderne. Hvis en person konstant er fraværende fra arbejdet og ikke kan opretholde standarderne, tillader orlov som en tilpasning ikke vedkommende at udføre sit arbejde som defineret.

Formålet med loven er ikke at ændre en persons arbejdsopgaver. For eksempel er det ikke specifikt formålet med ADA/ADAAA-afgørelser at flytte en person til deltidsarbejde/ændre deres produktivitetsstandarder, men hvis det er muligt, kan det være en god løsning baseret på arbejdsgiverens omstændigheder og er ikke forbudt af ADA/ADAAA.

Spørgsmål: Omfatter Sedgwicks ADA/ADAAA-platform erhvervsmæssige eller ergonomiske eksperter, der hjælper arbejdsgivere med at fastlægge mulige jobtilpasninger?

Ja, Sedgwick bruger specialister i jobtilpasning, som alle har en baggrund inden for erhvervsmæssig rehabilitering. Når vi hjælper kunder med ADA- og tilbage-til-arbejdet-løsninger, hjælper vores specialister i jobtilpasning med certificering, faciliterer drøftelser med læger for at bekræfte behovet for en tilpasning, fastsætter forventninger med medarbejderne og anmoder om rimelig dokumentation for at vurdere, om de kan udføre deres arbejde med en tilpasning. Disse eksperter kan hjælpe med arbejdspladsvurderinger for at hjælpe med at definere de væsentlige opgaver i et job og bestemme, hvilke mulige tilpasninger der kan foretages.