FAQ sur l'ADA : Ce qu'il faut savoir

Sedgwick a récemment organisé unwebinairesur la conformité à l'Americans with Disabilities Act (ADA) et à l'ADA Amendments Act (ADAAA), en partenariat avecHuman Resource Executive. Ce webinaire a suscité un vif intérêt et les employeurs ont posé de nombreuses questions stimulantes, dont beaucoup partageaient des thèmes communs, rappelant les débuts de l'adoption du Family and Medical Leave (FML) et l'élaboration des politiques et procédures connexes. Les organisations sont confrontées à des problèmes complexes et chevauchants en matière d'emploi ; la conformité à l'ADA/ADAAA reste l'une des principales préoccupations des professionnels des ressources humaines et des risques, en particulier lorsqu'elle est considérée parallèlement à d'autres questions liées au handicap et à l'absentéisme, notamment le FML ou les exigences en matière d'indemnisation des accidents du travail.

Nous avons compilé une liste des questions les plus importantes auxquelles nous avons répondu lors de notre webinaire, ainsi que de nombreuses questions fréquemment posées que nous continuons à entendre sur le marché. Il est probable que vous vous soyez également posé ces questions lorsque vous avez examiné vos propres politiques et exigences de conformité à l'ADA/ADAAA. Poursuivez votre lecture et continuez la conversation en posant vos propres questions dans les commentaires ci-dessous ou via notreformulaire de demande de renseignements sur l'ADA/ADAAA.

Q : Quelles sont nos obligations en vertu de l'ADA/ADAAA ?

La loi est conçue pour être très favorable aux employés. Son objectif est de permettre aux personnes de conserver leur emploi. Un employeur doit faire tout son possible, à moins que cela ne crée une difficulté importante pour son entreprise, pour répondre à la demande d'aménagement d'un employé handicapé et le maintenir dans son environnement de travail. Dans le passé, l'idée dominante était peut-être « si nous pouvons répondre à la demande, tant mieux, sinon, ce n'est pas grave ». Aujourd'hui, ce type de raisonnement va à l'encontre des principes de l'ADA/ADAAA.

Quelles sont les obligations de l'employeur ? L'employeur est en droit de demander une justification médicale : le handicap est-il certifié et l'aménagement approprié ? Que se passe-t-il ensuite ? Si une demande d'aménagement médicalement raisonnable lui est présentée, l'employeur est tenu de suivre le processus interactif : dialoguer avec l'employé afin de bien comprendre l'aménagement nécessaire, rechercher les options possibles et examiner les paramètres, puis vérifier que l'aménagement est mis en œuvre de manière appropriée et cohérente.

Q : Pouvez-vous préciser ce qui constitue une difficulté pour l'employeur ?

Selon la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC), un employeur doit prouver que la mise en place d'un aménagement lui causerait des difficultés financières. Pour un très grand employeur, peu de modifications sont officiellement considérées comme suffisamment importantes pour entraîner un risque financier. Pour un petit employeur, les modifications majeures sont plus susceptibles d'être considérées comme une contrainte. L'achat d'un équipement, par exemple, n'est généralement pas considéré comme un élément susceptible d'entraîner un risque financier pour l'employeur. La nécessité de réaménager le lieu de travail ou toute autre mesure d'importance similaire peut être considérée comme une contrainte, en fonction de la taille de l'entreprise.

En réalité, le mot clé est « significatif » : il faut prouver que la mesure d'adaptation proposée aurait un impact négatif très important sur les finances de votre organisation pour qu'elle soit reconnue comme une contrainte. Nous avons constaté que cela est très difficile à prouver dans la plupart des cas, en particulier pour les grands employeurs, mais chaque situation doit être évaluée au cas par cas.

Q : Comment pouvons-nous nous protéger contre les poursuites judiciaires ?

La documentation prouvant la cohérence du processus d'aménagement interactif est d'une importance capitale. Au fil des ans, une gestion laxiste et des aménagements incohérents – qu'ils soient dus à des préjugés personnels, à des politiques informelles, à un manque de formation ou à d'autres circonstances – ont donné lieu à des poursuites judiciaires pour pratiques déloyales en matière d'emploi. Prenons l'exemple d'un employé bénéficiant d'aménagements génériques. Cependant, si personne ne veille à la cohérence et qu'après plusieurs années de travail dans ces conditions, une nouvelle direction arrive et déclare : « Je ne vais plus accorder cet aménagement », l'employeur se trouverait en situation d'irrégularité. En vertu de la loi, si un aménagement a déjà été mis en place, cela crée un précédent. Nous voyons de plus en plus d'employeurs verser des sommes importantes car, même s'ils ont essayé de faire ce qu'il fallait, si cela n'est pas bien défini, bien documenté et si la cohérence et le caractère approprié des mesures prises ne peuvent être prouvés devant les tribunaux, ils se retrouveront tout de même confrontés à des poursuites judiciaires.

De nouvelles poursuites judiciaires ont mis en évidence les exigences de conformité prévues par l'ADA/ADAAA. Le meilleur moyen d'éviter les litiges consiste à adopter clairement le processus interactif et à documenter de manière exhaustive toutes les étapes de ce processus, depuis la demande initiale jusqu'aux conversations qui ont lieu, en passant par les dossiers médicaux récupérés à des fins de justification, les options de réadaptation professionnelle étudiées, les aménagements proposés et/ou les raisons pour lesquelles certains aménagements ne peuvent être considérés comme raisonnables.

Si les employeurs doivent faire preuve de cohérence dans l'ensemble de leur organisation en ce qui concerne le processus d'évaluation utilisé, cela ne signifie pas pour autant que chaque lieu de travail sera en mesure de proposer les mêmes aménagements en fonction des spécificités de son unité opérationnelle.

Q : La plateforme Sedgwick intègre-t-elle systématiquement l'indemnisation des accidents du travail, les congés FML/congés autorisés, l'invalidité et l'ADA/ADAAA lorsque tous ces éléments se recoupent ?

L'une des clés pour réduire les risques liés à l'ADA/ADAAA consiste à mettre en place des procédures standard qui déclencheront la nécessité d'un examen interactif du processus. La deuxième clé consiste à utiliser une plateforme de gestion de l'information pour soutenir le processus d'adaptation. Que vous utilisiez ou non la plateforme de Sedgwick, ces clés sont essentielles pour la conformité à l'ADA/ADAAA.

Chez Sedgwick, l'indemnisation des accidents du travail, l'invalidité, l'absentéisme et l'ADA/ADAAA sont entièrement intégrés, ce qui permet aux employeurs de visualiser toutes les pièces du puzzle sur une seule et même plateforme. Grâce à notre plateforme intégrée, nos clients peuvent se tourner vers une source centralisée pour les ressources et la tenue des dossiers, et la conformité devient beaucoup plus facile à atteindre.

Q : Quels conseils donnez-vous pour engager la conversation avec un employé qui semble avoir un handicap, mais qui n'a pas demandé d'aménagement à son employeur ?

Comme pour le congé familial et médical (FML), un employé n'est pas tenu de demander un aménagement au titre de l'ADA. Si vous savez qu'un employé est atteint d'un handicap, par exemple s'il a pris un congé FML ou un autre type de congé, nous encourageons les employeurs à lui proposer, par écrit ou lors d'un entretien, de se renseigner sur la procédure prévue par l'ADA. Les employeurs doivent aborder les questions relatives à l'ADA dans un esprit de collaboration et faire preuve de créativité pour trouver des moyens de s'adapter à tout handicap.

Q : ­Combien de temps faut-il prolonger la durée après épuisement du FML ?

Une fois qu'un employeur sait qu'il existe un risque de prolongation du congé pour invalidité après épuisement du FML, il a la responsabilité d'informer son employé et d'étudier les options prévues par l'ADA/ADAAA. Il n'existe pas de délai officiel pour tenir compte des changements de situation ; les avis divergent quant à la durée raisonnable, et le plus souvent, les experts en conformité déconseillent de fixer des limites strictes et encouragent plutôt à évaluer chaque situation individuellement. L'employeur doit s'attacher à déterminer si le fait d'accorder un délai supplémentaire permettra en fin de compte à son employé de revenir sur le lieu de travail et de reprendre son emploi, tout en se demandant s'il est raisonnable de maintenir le poste vacant plus longtemps.

Q : Comment suggérez-vous de gérer les situations où nous ne sommes pas en mesure d'accueillir un employé à un poste quelconque après avoir engagé le processus interactif ?

Si les options prévues par l'ADA/ADAAA sont explorées et que l'employé ne peut pas rester sur son lieu de travail et exercer ses fonctions essentielles grâce à des aménagements, cela devient une décision en matière d'emploi. Nous voyons souvent des employeurs mettre leurs employés en congé prolongé (congé personnel ou autre type de congé) pendant un certain temps afin de s'assurer que leur état ne peut pas changer à court terme. Cependant, il peut y avoir des situations où aucun aménagement raisonnable ne peut être mis en place et où l'employé est finalement licencié. L'interprétation est beaucoup plus stricte dans le cadre de l'ADAAA que ce qui était initialement prévu dans le cadre de l'ADA, mais les modifications apportées par l'ADAAA n'ont pas créé un environnement dans lequel un employé ne peut jamais être licencié. Collaborez avec un avocat dans toute situation où un licenciement est envisagé.

Q : Comment un employeur peut-il répondre à une demande de congé intermittent pour cause de poussées ? L'employé a soit épuisé son droit au congé familial et médical (FML), soit n'y a pas droit.

Étant donné que le congé peut constituer un aménagement raisonnable, un employé pourrait potentiellement y avoir droit au-delà des 12 semaines prévues par la loi fédérale, et le congé à titre d'aménagement pourrait être utilisé de manière intermittente. Il est important de rappeler que, même dans le cadre des exigences relatives aux aménagements raisonnables, un employé doit toujours être en mesure d'exercer les fonctions essentielles de son poste et que les niveaux de productivité doivent être maintenus – il n'est pas nécessaire d'abaisser les normes de productivité. Si une personne est constamment absente du travail et ne peut pas respecter les normes, le congé à titre d'aménagement ne lui permet pas d'exercer son travail tel qu'il est défini.

L'objectif de la loi n'est pas de modifier les tâches professionnelles d'une personne ; par exemple, le passage à un emploi à temps partiel ou la modification des normes de productivité ne sont pas spécifiquement visés par les décisions de l'ADA/ADAAA, mais peuvent constituer une bonne solution en fonction de la situation de l'employeur et ne sont pas interdits par l'ADA/ADAAA.

Q : La plateforme ADA/ADAAA de Sedgwick comprend-elle des experts en orientation professionnelle ou en ergonomie qui aident les employeurs à déterminer les modifications potentielles à apporter aux postes ?

Oui, Sedgwick fait appel à des spécialistes en aménagement du lieu de travail qui ont tous une formation en réadaptation professionnelle. Lorsque nous aidons nos clients à trouver des solutions conformes à l'ADA et à faciliter le retour au travail, nos spécialistes en aménagement du lieu de travail apportent leur aide pour la certification, facilitent les discussions avec les médecins afin de confirmer la nécessité d'un aménagement, définissent les attentes avec les employés et demandent les documents nécessaires pour évaluer s'ils peuvent exercer leur emploi grâce à un aménagement. Ces experts peuvent aider à évaluer le lieu de travail afin de définir les tâches essentielles d'un emploi et de déterminer les aménagements possibles.