Sedgwick a récemment organisé un webinaire sur la conformité à l'Americans with Disabilities Act (ADA) et à l'ADA Amendments Act (ADAAA), en partenariat avec Human Resource Executive. Le niveau d'intérêt était élevé et les employeurs ont posé de nombreuses questions qui ont suscité la réflexion - dont beaucoup partageaient des thèmes communs, rappelant les premiers jours de l'adoption du congé familial et médical (FML) et l'élaboration des politiques et procédures connexes. Les organisations sont confrontées à des problèmes d'emploi complexes qui se chevauchent ; la conformité à l'ADA/ADAAA continue de figurer parmi les principales préoccupations des professionnels des ressources humaines et des risques, en particulier lorsqu'elle est associée à d'autres problèmes d'invalidité et d'absence, y compris le congé familial et médical, ou aux exigences en matière d'indemnisation des accidents du travail.
Nous avons dressé une liste des questions les plus fréquentes auxquelles nous avons répondu lors de notre séminaire en ligne, ainsi que des questions les plus fréquentes que nous continuons d'entendre sur le marché. Il est probable qu'il s'agisse de questions que vous vous posez également lorsque vous réfléchissez à vos propres politiques et exigences de conformité en matière d'ADA/ADAAA. Lisez la suite et poursuivez la conversation en posant vos propres questions dans les commentaires ci-dessous ou via notre formulaire de demande de renseignements sur l'ADA/ADAAA.
Q : Quelles sont nos obligations au titre de l'ADA/ADAAA ?
La loi est conçue pour être très favorable aux employés. Son objectif est de maintenir les gens au travail. Un employeur doit faire tout ce qui est en son pouvoir - à moins que cela n'entraîne des difficultés considérables pour son entreprise - pour répondre à la demande d'aménagement d'un employé handicapé et le maintenir dans son environnement de travail. Dans le passé, la pensée dominante pouvait être : "si nous pouvons faire des aménagements, tant mieux, mais si nous ne pouvons pas, ce n'est pas grave". Aujourd'hui, ce type de raisonnement va à l'encontre des principes de l'ADA/ADAAA.
Quelles sont les obligations de l'employeur ? L'employeur est en droit de demander une justification médicale - le handicap est-il attesté et un aménagement est-il approprié ? Que se passe-t-il ensuite ? S'il reçoit une demande d'aménagement médicalement raisonnable, l'employeur est tenu de poursuivre le processus interactif - s'engager avec l'employé pour comprendre clairement l'aménagement nécessaire, rechercher des options potentielles et envisager des paramètres, et contrôler que l'aménagement est mis en œuvre de manière appropriée et cohérente.
Q : Pouvez-vous préciser ce qui constitue une difficulté pour l'employeur ?
Selon la communication de l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), un employeur doit prouver que la mise en œuvre d'un aménagement le mettrait en difficulté financière. Pour un très grand employeur, il n'y a pas beaucoup de modifications qui seraient officiellement considérées comme suffisamment importantes pour entraîner un risque financier. Pour un employeur plus petit, les modifications importantes sont plus susceptibles d'être considérées comme des difficultés. L'achat d'un équipement, par exemple, n'est généralement pas considéré comme une mesure susceptible d'entraîner un risque financier pour l'employeur. Le fait de devoir réaménager le lieu de travail ou quelque chose de similaire pourrait être considéré comme une difficulté, en fonction de la taille de l'employeur.
En réalité, le mot à la mode est "significatif" - un impact négatif très important doit être prouvé sur les finances de votre organisation pour qu'un accommodement proposé soit reconnu comme une difficulté. Nous avons constaté, en particulier pour les grands employeurs, qu'il est très difficile de le prouver dans la plupart des cas, mais chaque situation doit être évaluée en vue d'une détermination spécifique.
Q : Comment pouvons-nous nous protéger contre les poursuites judiciaires ?
La documentation prouvant la cohérence du processus d'aménagement interactif est d'une importance capitale. Au fil des ans, une gestion peu rigoureuse et des aménagements incohérents - qu'ils soient fondés sur des préjugés personnels, des politiques informelles, un manque de formation ou d'autres circonstances - ont donné lieu à des actions en justice pour des actions injustes en matière d'emploi. Prenons l'exemple d'un employé qui bénéficie d'aménagements avec des restrictions génériques. Toutefois, si personne ne contrôle la cohérence et que, peut-être après des années de travail dans ces conditions, une nouvelle direction arrive et déclare "je ne ferai plus d'aménagements", l'employeur aura des problèmes de conformité. En vertu de la loi, si un aménagement a déjà été mis en place, cela crée un précédent. Nous voyons de plus en plus d'employeurs payer de grosses sommes d'argent parce que, même s'ils ont essayé de faire ce qu'il fallait, si ce n'est pas bien défini, bien documenté et que la cohérence et l'action appropriée ne peuvent pas être prouvées devant un tribunal, ils finiront toujours par avoir des problèmes juridiques.
De plus en plus de procès ont mis en lumière les exigences de conformité de l'ADA et de l'ADAAA. La meilleure façon d'éviter les litiges est d'adopter clairement le processus interactif et de documenter complètement les étapes de ce processus, depuis la demande initiale jusqu'aux conversations, en passant par les dossiers médicaux récupérés pour justification, les options de réadaptation professionnelle étudiées, les aménagements proposés et/ou les raisons pour lesquelles les aménagements peuvent ne pas être considérés comme raisonnables.
Si les employeurs doivent faire preuve de cohérence dans l'ensemble de leur organisation en ce qui concerne le processus d'évaluation utilisé, cela ne signifie pas que chaque lieu de travail sera en mesure de procéder aux mêmes aménagements en fonction des spécificités de son unité d'entreprise.
Q : La plate-forme de Sedgwick intègre-t-elle systématiquement les éléments relatifs à l'indemnisation des accidents du travail, aux congés de maladie, à l'invalidité et à l'ADA/ADAAA lorsque ces éléments se chevauchent ?
L'une des clés de la réduction des risques dans le cadre de l'ADA/ADAAA consiste à mettre en place des procédures standard qui déclencheront la nécessité d'un examen du processus interactif. La deuxième clé est l'utilisation d'une plate-forme de gestion de l'information pour soutenir le processus d'adaptation. Que vous utilisiez ou non la plate-forme de Sedgwick, ces clés sont essentielles pour la conformité ADA/ADAAA.
Chez Sedgwick, l'indemnisation des accidents du travail, l'invalidité, les absences et l'ADA/ADAAA sont complètement intégrés afin que les employeurs puissent voir toutes les pièces du puzzle au sein d'une seule et même plateforme. Grâce à notre plateforme intégrée, nos clients peuvent se tourner vers une source centralisée pour les ressources et la tenue des dossiers, et la conformité devient beaucoup plus facile à réaliser.
Q : Quelles sont vos recommandations concernant l'ouverture d'une conversation avec un employé qui semble souffrir d'un handicap mais qui n'a pas demandé d'aménagements à l'employeur ?
Comme dans le cas du congé de maternité, l'employé n'est pas obligé de demander un aménagement de l'ADA. Si vous savez qu'un employé a été affecté par une maladie invalidante, par exemple s'il a bénéficié d'un congé de maternité ou d'un autre type de congé, nous encourageons les employeurs à proposer un langage dans une communication écrite ou une conversation pour s'assurer que l'employé explore le processus de l'ADA. Les employeurs doivent aborder les problèmes liés à l'ADA dans un esprit de collaboration et faire preuve de créativité pour trouver des moyens d'accommoder tout handicap.
Q : Combien de temps faut-il prolonger le temps de travail après l'épuisement du congé de maternité ?
Lorsqu'un employeur sait qu'il existe un risque de besoin prolongé lié à un handicap après l'épuisement de la FML, il a la responsabilité d'informer son employé et d'explorer les options offertes par l'ADA/ADAAA. Il n'y a pas de limite officielle de temps pour tenir compte de conditions susceptibles de changer ; les opinions varient quant au délai raisonnable - et le plus souvent, les experts en conformité découragent la fixation de limites strictes et encouragent plutôt l'évaluation de chaque situation individuellement. L'employeur doit s'attacher à déterminer si un délai supplémentaire permettra à l'employé de revenir sur le lieu de travail et de reprendre son poste, tout en se demandant s'il est raisonnable de laisser le poste ouvert plus longtemps.
Q : Comment suggérez-vous que nous gérions les situations dans lesquelles nous ne sommes pas en mesure d'accommoder un employé, quel que soit son poste, après avoir engagé un processus interactif ?
Si les options ADA/ADAAA sont explorées et que l'employé ne peut pas rester sur son lieu de travail et remplir ses fonctions essentielles grâce à des aménagements, il s'agit alors d'une décision d'embauche. Nous voyons souvent des employeurs mettre leurs employés en congé prolongé - congé personnel ou autre type de congé - pendant un certain temps afin de s'assurer que l'état de santé ne peut pas changer à court terme. Cependant, il peut arriver que des aménagements raisonnables ne puissent être réalisés et qu'un employé soit licencié en conséquence. L'interprétation est beaucoup plus stricte dans le cadre de l'ADAAA qu'elle ne l'était à l'origine dans le cadre de l'ADA, mais les changements apportés par l'ADAAA n'ont pas créé un environnement dans lequel un employé ne peut jamais être licencié. Collaborez avec un avocat dans toute situation où le licenciement est envisagé.
Q : Comment un employeur peut-il répondre à une demande de congé intermittent pour des poussées d'épilepsie ? L'employé a épuisé son droit au congé de maternité ou n'est pas éligible.
Étant donné que le congé peut constituer un aménagement raisonnable, un employé pourrait éventuellement y avoir droit au-delà des 12 semaines auxquelles il a droit au niveau fédéral, et le congé en tant qu'aménagement pourrait être utilisé sur une base intermittente. Il est important de se rappeler que, même dans le cadre d'un aménagement raisonnable, un employé doit toujours être en mesure d'accomplir les fonctions essentielles de son poste et de maintenir les niveaux de productivité - l'abaissement des normes de productivité n'est pas une exigence. Si une personne est constamment absente de son travail et ne peut pas maintenir les normes, le congé en tant qu'aménagement ne lui permet pas de faire son travail tel qu'il a été défini.
L'intention de la loi n'est pas de modifier les tâches d'une personne ; par exemple, le passage à temps partiel d'une personne ou la modification de ses normes de productivité n'est pas spécifiquement l'intention des décisions ADA/ADAAA mais, si elle existe, peut être une bonne solution en fonction des circonstances de l'employeur et n'est pas interdite par l'ADA/ADAAA.
Q : La plateforme ADA/ADAAA de Sedgwick comprend-elle des experts professionnels ou ergonomiques qui aident les employeurs à déterminer les modifications potentielles du poste de travail ?
Oui, Sedgwick fait appel à des spécialistes de l'aménagement du travail qui ont tous une formation en réadaptation professionnelle. Lorsque nous aidons nos clients à trouver des solutions en matière d'ADA et de retour au travail, nos spécialistes de l'aménagement des postes de travail participent à la certification, facilitent les discussions avec les médecins pour confirmer la nécessité d'un aménagement, définissent les attentes des employés et demandent une documentation raisonnable pour évaluer s'ils peuvent effectuer leur travail en bénéficiant d'un aménagement. Ces experts peuvent contribuer à l'évaluation du lieu de travail afin de définir les tâches essentielles d'un emploi et de déterminer les aménagements possibles.
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