Preguntas frecuentes sobre la ADA: lo que necesitas saber

Sedgwick organizó recientemente unseminario websobre el cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Enmiendas a la ADA (ADAAA), en colaboración conHuman Resource Executive. El interés suscitado fue muy grande y los empleadores plantearon numerosas preguntas que invitaban a la reflexión, muchas de las cuales giraban en torno a temas comunes que recordaban los primeros tiempos de la adopción de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FML) y el desarrollo de las políticas y procedimientos relacionados. Las organizaciones se enfrentan a cuestiones laborales complejas que se solapan; el cumplimiento de la ADA/ADAAA sigue siendo una de las principales preocupaciones de los profesionales de recursos humanos y de gestión de riesgos, especialmente cuando se considera junto con otras cuestiones relacionadas con la discapacidad y las ausencias, como la FML o los requisitos de indemnización por accidentes laborales.

Hemos recopilado una lista de las preguntas más destacadas que respondimos en nuestro seminario web, así como muchas de las preguntas más frecuentes que seguimos recibiendo en el mercado. Es probable que estas sean preguntas que usted también se haya planteado al analizar sus propias políticas y requisitos de cumplimiento en materia de la ADA y la ADAAA. Siga leyendo y continúe el debate planteando sus propias preguntas en los comentarios que aparecen a continuación o a través de nuestroformulario de consultas sobre la ADA y la ADAAA.

P: ¿Cuáles son nuestras obligaciones en virtud de la ADA y la ADAAA?

La ley está concebida para favorecer a los trabajadores. Su objetivo es mantener a las personas en sus puestos de trabajo. Un empleador debe hacer todo lo posible —a menos que ello suponga realmente una dificultad significativa para su negocio— para satisfacer la solicitud de adaptaciones de un empleado con discapacidad y mantenerlo en el entorno laboral. En el pasado, la idea predominante podía ser: «si podemos adaptarnos, estupendo, pero si no, no pasa nada». Hoy en día, este tipo de pensamiento va en contra de los principios de la ADA/ADAAA.

¿Cuáles son las obligaciones del empleador? El empleador tiene derecho a solicitar justificación médica: ¿está certificada la discapacidad y es adecuada la adaptación solicitada? ¿Y qué ocurre a continuación? Si se le presenta una solicitud de adaptación médicamente razonable, el empleador está obligado a seguir el proceso interactivo: dialogar con el empleado para comprender claramente la adaptación necesaria, buscar posibles opciones y considerar los parámetros, y supervisar que la adaptación se lleve a cabo de forma adecuada y coherente.

P: ¿Podría explicar con más detalle qué se considera una dificultad para el empleador?

Según la información facilitada por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), un empleador debe demostrar que la aplicación de una adaptación le supondría dificultades económicas. En el caso de una empresa muy grande, no hay muchas modificaciones que se consideren oficialmente lo suficientemente impactantes como para suponer un riesgo financiero. Para una empresa más pequeña, es más probable que las modificaciones importantes se consideren una dificultad. La compra de un equipo, por ejemplo, no suele considerarse algo que suponga un riesgo financiero para el empleador. Tener que rediseñar el lugar de trabajo o algo de similar importancia podría considerarse una dificultad, dependiendo del tamaño de la empresa.

En realidad, la palabra clave es «significativo»: para que una adaptación propuesta se considere una dificultad, debe demostrarse que tiene un impacto muy grave y negativo en las finanzas de su organización. Especialmente en el caso de las grandes empresas, hemos observado que esto resulta muy difícil de demostrar en la mayoría de los casos, pero cada situación debe evaluarse individualmente para llegar a una conclusión concreta.

P: ¿Cómo podemos protegernos de las demandas judiciales?

La documentación que acredite la coherencia en el proceso interactivo de adaptación es de vital importancia. A lo largo de los años, una gestión laxa y unas adaptaciones incoherentes —ya sea por prejuicios personales, políticas informales, falta de formación u otras circunstancias— han dado lugar a acciones legales por prácticas laborales injustas. Consideremos un ejemplo en el que a un empleado se le aplican restricciones genéricas. Sin embargo, si nadie supervisa la coherencia y, tal vez tras años de trabajar en esas condiciones, llega una nueva dirección y dice: «Ya no voy a seguir adaptándome a eso», el empleador se encontraría en problemas de cumplimiento normativo. Según la ley, si ya se ha proporcionado una adaptación, esto sienta un precedente. Vemos cada vez más casos de empleadores que tienen que pagar grandes sumas de dinero porque, aunque hayan intentado hacer lo correcto, si no está bien definido, bien documentado y no se puede demostrar ante los tribunales la coherencia y la adopción de medidas adecuadas, acabarán teniendo problemas legales.

El aumento de los litigios ha puesto de relieve los requisitos de cumplimiento establecidos por la ADA y la ADAAA. La mejor forma de evitar los litigios es aplicar de manera clara el proceso interactivo y documentar exhaustivamente todas las etapas del mismo, desde la solicitud inicial hasta las conversaciones mantenidas, pasando por los historiales médicos recabados como prueba, las opciones de rehabilitación profesional estudiadas, las adaptaciones propuestas y/o los motivos por los que dichas adaptaciones podrían no considerarse razonables.

Aunque las empresas deben mantener la coherencia en toda la organización en lo que respecta al proceso de evaluación utilizado, esto no significa que todos los centros de trabajo puedan aplicar las mismas adaptaciones, ya que cada unidad de negocio tiene sus propias particularidades.

P: ¿Integra la plataforma de Sedgwick de forma sistemática la indemnización por accidentes laborales, la licencia familiar y médica (FML) y las bajas, la incapacidad y la ADA/ADAAA cuando todos estos elementos se solapan?

Una de las claves para reducir el riesgo en el marco de la ADA/ADAAA es contar con procedimientos estándar que determinen cuándo es necesario iniciar un proceso interactivo de revisión. La segunda clave es utilizar una plataforma de gestión de la información que facilite el proceso de adaptaciones. Independientemente de si utiliza la plataforma de Sedgwick o no, estas claves son fundamentales para el cumplimiento de la ADA/ADAAA.

En Sedgwick, la indemnización por accidentes laborales, la incapacidad, las bajas y la ADA/ADAAA están totalmente integradas, de modo que los empleadores pueden ver todas las piezas del rompecabezas en una sola plataforma. Gracias a nuestra plataforma integrada, nuestros clientes disponen de una fuente centralizada de recursos y gestión de registros, lo que facilita enormemente el cumplimiento normativo.

P: ¿Qué recomendaciones ofrecen para entablar una conversación con un empleado que parece tener una discapacidad pero que no se ha dirigido al empleador para solicitar una adaptación?

Al igual que en el caso de la licencia familiar y médica (FML), el empleado no tiene que solicitar adaptaciones en virtud de la ADA. Si sabe que un empleado se ha visto afectado por una discapacidad, por ejemplo, si ha estado ausente por una licencia familiar y médica (FML) u otro tipo de baja, animamos a los empleadores a incluir indicaciones en las comunicaciones escritas o en las conversaciones para asegurarse de que el empleado conozca el proceso de la ADA. Los empleadores deben abordar las cuestiones relacionadas con la ADA con un espíritu de colaboración y pensar de forma creativa para encontrar formas de adaptarse a cualquier discapacidad.

P: ¿Cuánto tiempo se debe prolongar el permiso una vez agotado el permiso por motivos familiares (FML)?

Una vez que el empleador sabe que existe la posibilidad de que la incapacidad se prolongue tras agotarse la licencia familiar y médica (FML), tiene la responsabilidad de informar a su empleado y estudiar las opciones previstas en la ADA y la ADAAA. No existe un plazo oficial, ya que las circunstancias pueden cambiar; las opiniones difieren en cuanto a lo que se considera un plazo razonable y, en la mayoría de los casos, los expertos en cumplimiento normativo desaconsejan establecer límites estrictos y recomiendan, en su lugar, evaluar cada situación de forma individual. El empleador debe centrarse en determinar si conceder un plazo adicional permitirá, en última instancia, que su empleado regrese al lugar de trabajo y reincorpórese a su puesto, al tiempo que considera si es razonable mantener el puesto vacante durante más tiempo.

P: ¿Cómo nos recomienda abordar las situaciones en las que, tras llevar a cabo el proceso interactivo, no podemos adaptarnos a las necesidades de un empleado en ningún puesto?

Si se estudian las opciones previstas en la ADA y la ADAAA y el empleado no puede permanecer en el lugar de trabajo ni desempeñar sus funciones esenciales mediante adaptaciones, la cuestión se convierte en una decisión laboral. A menudo vemos que los empleadores conceden a los empleados una baja prolongada —por motivos personales o de otro tipo— durante un tiempo para asegurarse de que la afección no es de las que pueden cambiar a corto plazo. Sin embargo, puede haber situaciones en las que no sea posible realizar adaptaciones razonables y, como consecuencia, se proceda al despido del empleado. La interpretación es mucho más estricta en virtud de la ADAAA de lo que se pretendía originalmente en la ADA, pero los cambios de la ADAAA no crearon un entorno en el que nunca se pueda despedir a un empleado. Colabore con un abogado en cualquier situación en la que se considere el despido.

P: ¿Cómo debe actuar un empleador ante una solicitud de baja intermitente por brotes de la enfermedad? El empleado ya ha agotado su derecho a la baja familiar y médica (FML) o no cumple los requisitos para solicitarla.

Dado que la baja puede constituir una adaptación razonable, un empleado podría tener derecho a ella más allá de las 12 semanas que le corresponden por ley federal, y la baja como adaptación podría utilizarse de forma intermitente. Es importante recordar que, incluso en el marco de los requisitos de adaptación razonable, el empleado debe seguir siendo capaz de desempeñar las funciones esenciales del puesto y deben mantenerse los niveles de productividad; rebajar los estándares de productividad no es un requisito. Si alguien está constantemente ausente del trabajo y no puede mantener los estándares, la baja como adaptación no le permite realizar su trabajo tal y como está definido.

El objetivo de la ley no es modificar las funciones laborales de una persona; por ejemplo, pasar a alguien a un horario a tiempo parcial o modificar sus objetivos de productividad no es, específicamente, el objetivo de las disposiciones de la ADA y la ADAAA, pero, si es posible, puede ser una buena solución en función de las circunstancias del empleador y no está prohibido por la ADA ni la ADAAA.

P: ¿Incluye la plataforma ADA/ADAAA de Sedgwick expertos en orientación profesional o en ergonomía que ayuden a los empleadores a determinar posibles adaptaciones del puesto de trabajo?

Sí, Sedgwick cuenta con especialistas en adaptaciones laborales que cuentan con experiencia en rehabilitación profesional. Cuando ayudamos a los clientes con soluciones relacionadas con la ADA y la reincorporación al trabajo, nuestros especialistas en adaptaciones laborales colaboran en la certificación, facilitan las conversaciones con los médicos para confirmar la necesidad de una adaptación, establecen las expectativas con los empleados y solicitan la documentación pertinente para evaluar si pueden desempeñar su trabajo con una adaptación. Estos expertos pueden colaborar en las evaluaciones del lugar de trabajo para ayudar a definir las tareas esenciales de un puesto y determinar qué adaptaciones se pueden realizar.