Perguntas frequentes sobre a ADA: O que precisa de saber

A Sedgwick organizou recentemente umwebinarpara discutir a conformidade com a Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) e a Lei de Alterações à ADA (ADAAA), em parceria coma Human Resource Executive. Houve um grande interesse e os empregadores fizeram muitas perguntas instigantes, muitas das quais com temas comuns, que lembram os primeiros dias da adoção da Licença Familiar e Médica (FML) e o desenvolvimento de políticas e procedimentos relacionados. As organizações estão a lidar com questões complexas e sobrepostas relacionadas ao emprego; a conformidade com a ADA/ADAAA continua a ser uma das principais preocupações dos profissionais de recursos humanos e risco, especialmente quando considerada juntamente com outras questões relacionadas à deficiência e ausência, incluindo a FML ou os requisitos de indenização por acidente de trabalho.

Compilámos uma lista das perguntas mais importantes que respondemos no nosso webinar, bem como muitas das perguntas frequentes que continuamos a ouvir no mercado. É provável que estas sejam perguntas que também já tenha feito ao considerar as suas próprias políticas e requisitos de conformidade com a ADA/ADAAA. Continue a ler e prossiga a conversa, fazendo as suas próprias perguntas nos comentários abaixo ou atravésdo nossoformulário de consulta sobre a ADA/ADAAA.

P: Quais são as nossas obrigações nos termos da ADA/ADAAA?

A lei foi concebida para ser muito favorável aos funcionários. O seu objetivo é manter as pessoas no trabalho. Um empregador deve envidar todos os esforços possíveis — a menos que isso crie realmente dificuldades significativas para o seu negócio — para atender ao pedido de adaptação de um funcionário com deficiência e mantê-lo no ambiente de trabalho. No passado, o pensamento predominante talvez fosse: «se pudermos adaptar, ótimo, mas se não, não é grande coisa». Hoje, esse tipo de pensamento vai contra os princípios da ADA/ADAAA.

Quais são as obrigações do empregador? O empregador tem o direito de solicitar comprovação médica – a deficiência é certificada e a acomodação é adequada? Então, o que vem a seguir? Se receber um pedido de acomodação medicamente razoável, o empregador é obrigado a seguir o processo interativo – dialogar com o funcionário para entender claramente a acomodação necessária, procurar opções potenciais e considerar parâmetros, além de monitorar se a acomodação está a ser realizada de forma adequada e consistente.

P: Pode explicar melhor o que constitui um prejuízo para o empregador?

Com base na comunicação da Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC), um empregador deve provar que a implementação de uma acomodação o colocaria em dificuldades financeiras. Para um empregador de grande porte, não há muitas modificações que seriam oficialmente consideradas impactantes o suficiente para incorrer em risco financeiro. Para um empregador de menor porte, modificações significativas podem ser mais facilmente consideradas um prejuízo. A compra de um equipamento, por exemplo, geralmente não é considerada algo que colocaria um empregador em risco financeiro. Ter que redesenhar o local de trabalho ou algo de importância semelhante poderia ser visto como um prejuízo, dependendo do tamanho do empregador.

Na verdade, a palavra-chave é «significativo» – é necessário comprovar um impacto negativo muito grande nas finanças da sua organização para que uma acomodação proposta seja reconhecida como uma dificuldade. Especialmente para empregadores de grande porte, observamos que isso é muito difícil de comprovar na maioria das circunstâncias, mas cada situação deve ser avaliada para uma determinação específica.

P: Como podemos proteger-nos de processos judiciais?

A documentação que comprova a consistência no processo de acomodação interativa é de suma importância. Ao longo dos anos, uma gestão frouxa e acomodações inconsistentes — sejam elas baseadas em preconceitos pessoais, políticas informais, falta de formação ou outras circunstâncias — levaram a ações judiciais por práticas trabalhistas injustas. Considere um exemplo em que um funcionário é acomodado com restrições genéricas. No entanto, se ninguém monitorar a consistência e, então, talvez após anos trabalhando nessas condições, uma nova gestão chegar e disser: «Não vou mais acomodar isso», o empregador estaria em risco de não estar em conformidade. De acordo com a lei, se uma acomodação já foi disponibilizada, isso cria um precedente. Vemos cada vez mais empregadores a pagar grandes somas de dinheiro porque, mesmo que tenham tentado fazer a coisa certa, se não estiver bem definido, bem documentado e a consistência e a ação apropriada não puderem ser comprovadas em tribunal, eles ainda assim acabarão em problemas legais.

Mais processos judiciais trouxeram os requisitos de conformidade da ADA/ADAAA para o centro das atenções. A melhor forma de evitar litígios é adotar claramente o processo interativo e documentar completamente todas as etapas desse processo, desde a solicitação inicial até as conversas realizadas, os registos médicos obtidos para comprovação, as opções de reabilitação profissional investigadas, quais adaptações foram propostas e/ou por que as adaptações podem não ser consideradas razoáveis.

Embora os empregadores devam manter a consistência em toda a organização no que diz respeito ao processo de avaliação utilizado, isso não significa que todos os locais de trabalho poderão fazer as mesmas adaptações com base nas especificidades da sua unidade de negócios.

P: A plataforma da Sedgwick integra sistematicamente a compensação dos trabalhadores, FML/licenças, incapacidade e ADA/ADAAA quando todos os elementos se sobrepõem?

Uma das chaves para reduzir o risco sob a ADA/ADAAA é ter procedimentos padrão em vigor que desencadeiem a necessidade de uma revisão do processo interativo. A segunda chave é usar uma plataforma de gestão de informações para apoiar o processo de acomodação. Independentemente de utilizar ou não a plataforma da Sedgwick, essas chaves são fundamentais para a conformidade com a ADA/ADAAA.

Na Sedgwick, a compensação dos trabalhadores, a incapacidade, a ausência e a ADA/ADAAA estão completamente integradas, para que os empregadores possam ver todas as peças do quebra-cabeça numa única plataforma. Graças à nossa plataforma integrada, os nossos clientes podem recorrer a uma fonte centralizada de recursos e manutenção de registos, e a conformidade torna-se muito mais fácil de alcançar.

P: Que orientação você oferece em relação a iniciar uma conversa com um funcionário que parece ter uma deficiência, mas não abordou o empregador para solicitar uma acomodação?

Semelhante à arena FML, um funcionário não precisa solicitar acomodações ADA. Se souber que um funcionário foi afetado por uma condição incapacitante, por exemplo, se ele esteve ausente sob FML ou outro tipo de licença, incentivamos os empregadores a oferecerem uma comunicação por escrito ou uma conversa para garantir que o funcionário explore o processo ADA. Os empregadores devem abordar as questões relacionadas à ADA com espírito de colaboração e pensar criativamente para encontrar maneiras de acomodar qualquer deficiência.

P: Por quanto tempo deve prolongar o tempo após o FML ter sido esgotado?

Assim que um empregador souber que existe a possibilidade de uma necessidade prolongada relacionada com incapacidade após o esgotamento da FML, tem a responsabilidade de informar o seu funcionário e explorar as opções ao abrigo da ADA/ADAAA. Não existe um prazo oficial para permitir condições que possam mudar; as opiniões variam quanto ao tempo razoável – e, na maioria das vezes, os especialistas em conformidade desencorajam a definição de limites rígidos e, em vez disso, incentivam a avaliação individual de cada situação. O empregador deve concentrar-se em determinar se conceder tempo extra permitirá, em última análise, que o seu funcionário regresse ao local de trabalho e retome as suas funções, considerando também se é razoável manter o cargo em aberto por mais tempo.

P: Como você sugere que lidemos com situações em que não conseguimos acomodar um funcionário em nenhuma posição após nos envolvermos no processo interativo?

Se as opções da ADA/ADAAA forem exploradas e o funcionário não puder permanecer no local de trabalho e desempenhar as suas funções essenciais por meio de acomodações, isso se torna uma decisão de emprego. Muitas vezes vemos empregadores colocarem funcionários em licença prolongada — licença pessoal ou outro tipo de licença — por um período de tempo para garantir que a condição não seja algo que possa mudar a curto prazo. No entanto, pode haver situações em que acomodações razoáveis não possam ser feitas e o funcionário seja demitido como resultado final. A interpretação é muito mais restrita ao abrigo da ADAAA do que era originalmente pretendido ao abrigo da ADA, mas as alterações da ADAAA não criaram um ambiente em que um funcionário nunca possa ser despedido. Colabore com um advogado em qualquer situação em que se considere o despedimento.

P: Como é que um empregador pode atender a um pedido de licença intermitente para crises? O funcionário esgotou o seu direito à FML ou não é elegível.

Como a licença pode ser uma acomodação razoável, um funcionário pode potencialmente ser elegível para além das 12 semanas de direito federal, e a licença como acomodação pode ser usada de forma intermitente. É importante lembrar que, mesmo sob os requisitos de acomodação razoável, um funcionário ainda deve ser capaz de desempenhar funções essenciais do trabalho e os níveis de produtividade devem ser mantidos — reduzir os padrões de produtividade não é um requisito. Se alguém está constantemente ausente do trabalho e não consegue manter os padrões, a licença como acomodação não está a permitir que essa pessoa faça o seu trabalho conforme definido.

A intenção da lei não é alterar as funções de alguém; por exemplo, transferir alguém para um trabalho a tempo parcial/alterar os seus padrões de produtividade não é especificamente a intenção das decisões da ADA/ADAAA, mas, se disponível, pode ser uma boa solução com base nas circunstâncias do empregador e não é proibido pela ADA/ADAAA.

P: A plataforma ADA/ADAAA da Sedgwick inclui especialistas vocacionais ou ergonómicos que auxiliam os empregadores a determinar possíveis modificações no trabalho?

Sim, a Sedgwick recorre a especialistas em adaptação profissional, todos com formação em reabilitação profissional. Quando ajudamos os clientes com soluções relacionadas com a ADA e o regresso ao trabalho, os nossos especialistas em adaptação profissional ajudam com a certificação, facilitando as discussões com os médicos para confirmar a necessidade de uma adaptação, definindo as expectativas com os funcionários e solicitando documentação razoável para avaliar se eles podem desempenhar as suas funções com uma adaptação. Estes especialistas podem ajudar com avaliações do local de trabalho para ajudar a definir as tarefas essenciais de um cargo e determinar quais as adaptações possíveis que podem ser feitas.