A Sedgwick organizou recentemente um webinar sobre a conformidade com a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) e a Lei de Alteração da ADA (ADAAA), em parceria com a Human Resource Executive. Verificou-se um elevado nível de interesse e os empregadores colocaram muitas questões interessantes - muitas das quais partilhavam temas comuns, reminiscentes dos primeiros dias da adoção da Licença Médica e Familiar (FML) e do desenvolvimento de políticas e procedimentos relacionados. As organizações estão a lidar com questões de emprego complexas que se sobrepõem; a conformidade com a ADA/ADAAA continua a ser uma das principais preocupações dos profissionais de recursos humanos e de risco, especialmente quando considerada em conjunto com outras questões de incapacidade e ausência, incluindo a FML, ou requisitos de compensação dos trabalhadores.
Compilámos uma lista das perguntas mais importantes a que respondemos no nosso webinar, bem como muitas das perguntas frequentes que continuamos a ouvir no mercado. É provável que estas sejam perguntas que também tenha feito ao considerar as suas próprias políticas e requisitos de conformidade com a ADA/ADAAA. Continue a ler e continue a conversa colocando as suas próprias questões nos comentários abaixo ou através do nosso formulário de inquérito ADA/ADAAA.
P: Quais são as nossas obrigações ao abrigo da ADA/ADAAA?
A lei foi concebida para ser muito favorável aos trabalhadores. O seu objetivo é manter as pessoas no trabalho. Uma entidade patronal deve envidar todos os esforços possíveis - a não ser que isso crie efetivamente uma dificuldade significativa para a sua empresa - para satisfazer o pedido de adaptação de um trabalhador com deficiência e mantê-lo no seu ambiente de trabalho. No passado, o pensamento prevalecente poderia ter sido: "se pudermos acomodar, ótimo, mas se não, não há problema". Atualmente, este tipo de pensamento vai contra os princípios da ADA/ADAAA.
Quais são as obrigações da entidade patronal? A entidade patronal tem o direito de procurar obter uma justificação médica - a deficiência é certificada e a adaptação é adequada? O que se segue? Se receber um pedido de adaptação clinicamente razoável, a entidade patronal é obrigada a prosseguir o processo interativo - colaborar com o trabalhador para compreender claramente a adaptação necessária, procurar opções potenciais e considerar parâmetros, e controlar se a adaptação está a ser realizada de forma adequada e consistente.
P: Pode explicar melhor o que constitui uma dificuldade para o empregador?
De acordo com a comunicação da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), uma entidade patronal tem de provar que a implementação de uma adaptação implicaria dificuldades financeiras. Para uma entidade patronal muito grande, não existem muitas modificações que possam ser oficialmente consideradas suficientemente impactantes para incorrer em risco financeiro. Para uma entidade patronal mais pequena, é mais provável que as grandes modificações sejam consideradas uma dificuldade. A compra de uma peça de equipamento, por exemplo, não é normalmente considerada como algo que coloque uma entidade patronal em risco financeiro. Ter de remodelar o local de trabalho ou algo de semelhante importância pode ser considerado uma dificuldade, dependendo da dimensão da entidade patronal.
Na verdade, a palavra de ordem é "significativo" - deve ser provado um impacto negativo muito grande nas finanças da sua organização para que uma acomodação proposta seja reconhecida como uma dificuldade. Especialmente para os empregadores de maior dimensão, verificámos que isto é muito difícil de provar na maioria das circunstâncias, mas cada situação deve ser avaliada para uma determinação específica.
P: Como é que nos podemos proteger de acções judiciais?
A documentação que prova a coerência do processo interativo de adaptação é de importância primordial. Ao longo dos anos, uma gestão pouco rigorosa e uma adaptação incoerente - quer se baseie em preconceitos pessoais, políticas informais, falta de formação ou outras circunstâncias - deram origem a acções judiciais por acções laborais injustas. Considere um exemplo em que um trabalhador é acomodado com restrições genéricas. No entanto, se ninguém monitorizar a consistência e, depois, talvez após anos de trabalho nestas condições, a nova gerência chegar e disser: "Já não vou acomodar isso", a entidade patronal terá problemas de conformidade. De acordo com a lei, se uma adaptação já tiver sido disponibilizada, cria-se um precedente. Vemos cada vez mais empregadores a pagar somas avultadas de dinheiro porque, mesmo que tenham tentado fazer o que estava certo, se não estiver bem definido, bem documentado e se a coerência e a ação adequada não puderem ser provadas em tribunal, acabarão por ter problemas legais.
A existência de mais acções judiciais chamou a atenção para os requisitos de conformidade ao abrigo da ADA/ADAAA. Os litígios são mais facilmente evitados através da adoção clara do processo interativo e de uma documentação completa sobre as etapas deste processo, desde o pedido inicial até às conversas que tiveram lugar, aos registos médicos obtidos para fundamentação, às opções de reabilitação profissional investigadas, às adaptações que foram propostas e/ou às razões pelas quais as adaptações podem não ser consideradas razoáveis.
Embora os empregadores devam manter a coerência em toda a organização no que diz respeito ao processo de avaliação utilizado, tal não significa que todos os locais de trabalho possam efetuar as mesmas adaptações com base nas especificidades da sua unidade empresarial.
P: A plataforma da Sedgwick integra sistematicamente a compensação de trabalhadores, FML/licenças de ausência, invalidez e ADA/ADAAA quando todos os elementos se sobrepõem?
Uma das chaves para reduzir o risco ao abrigo da ADA/ADAAA é dispor de procedimentos normalizados que desencadeiem a necessidade de uma análise interactiva do processo. A segunda chave é utilizar uma plataforma de gestão de informação para apoiar o processo de adaptação. Independentemente de utilizar ou não a plataforma da Sedgwick, estes factores são fundamentais para a conformidade com a ADA/ADAAA.
Na Sedgwick, a compensação dos trabalhadores, a incapacidade, a ausência e a ADA/ADAAA estão completamente integradas para que os empregadores possam ver todas as peças do puzzle numa única plataforma. Graças à nossa plataforma integrada, os nossos clientes podem recorrer a uma fonte centralizada de recursos e registos, e a conformidade torna-se muito mais fácil de alcançar.
P: Que orientações oferece relativamente à promoção de uma conversa com um trabalhador que aparenta ter uma deficiência, mas que não contactou o empregador para solicitar uma adaptação?
À semelhança do que acontece com a FML, um funcionário não tem de pedir uma adaptação à ADA. Se souber que um funcionário foi afetado por uma condição incapacitante, por exemplo, se esteve ausente ao abrigo da FML ou de outro tipo de licença, encorajamos as entidades patronais a oferecerem linguagem em comunicação escrita ou numa conversa para garantir que o funcionário explora o processo da ADA. As entidades patronais devem abordar as questões da ADA num espírito de colaboração e pensar de forma criativa para encontrar formas de acomodar qualquer deficiência.
P: Por quanto tempo se deve prolongar o tempo depois de esgotado o FML?
Quando uma entidade patronal sabe que existe a possibilidade de uma necessidade prolongada relacionada com a deficiência após o esgotamento da FML, tem a responsabilidade de informar o seu funcionário e explorar as opções ao abrigo da ADA/ADAAA. Não existe um limite oficial de tempo para permitir condições que possam mudar; as opiniões variam quanto ao período de tempo razoável - e, na maioria das vezes, os especialistas em conformidade desencorajam o estabelecimento de limites rígidos e, em vez disso, incentivam a avaliação de cada situação individualmente. A entidade patronal deve concentrar-se em determinar se a concessão de um período de tempo suplementar permitirá, em última análise, que o seu trabalhador regresse ao local de trabalho e regresse ao seu posto de trabalho, considerando também se é razoável manter o posto de trabalho aberto durante mais tempo.
P: Como sugere que lidemos com as situações em que não conseguimos acomodar um trabalhador em qualquer posição depois de nos envolvermos no processo interativo?
Se as opções da ADA/ADAAA forem exploradas e o funcionário não puder permanecer no local de trabalho e desempenhar as suas funções essenciais através de adaptações, torna-se uma decisão de emprego. É frequente as entidades patronais colocarem os funcionários em licença prolongada - licença pessoal ou outro tipo de licença - durante um período de tempo para se certificarem de que a condição não pode mudar a curto prazo. No entanto, podem existir situações em que não é possível efetuar uma adaptação razoável e o resultado final é o despedimento do trabalhador. A interpretação é muito mais rigorosa ao abrigo da ADAAA do que o previsto originalmente ao abrigo da ADA, mas as alterações da ADAAA não criaram um ambiente em que um trabalhador nunca possa ser despedido. Colabore com um advogado em qualquer situação em que a rescisão do contrato de trabalho seja considerada.
P: Como é que uma entidade patronal pode satisfazer um pedido de licença intermitente para crises de gripe? O trabalhador esgotou o seu direito a FML ou não é elegível.
Uma vez que a licença pode ser uma adaptação razoável, um trabalhador pode ser elegível para além das 12 semanas de direito federal, e a licença como adaptação pode ser utilizada numa base intermitente. É importante recordar que, mesmo ao abrigo dos requisitos de adaptações razoáveis, um trabalhador tem de continuar a ser capaz de desempenhar as funções profissionais essenciais e os níveis de produtividade têm de ser mantidos - a redução dos padrões de produtividade não é um requisito. Se uma pessoa está constantemente ausente do trabalho e não consegue manter os padrões, a licença como acomodação não está a permitir-lhe fazer o seu trabalho tal como definido.
A intenção da lei não é alterar os deveres profissionais de alguém; por exemplo, transferir alguém para trabalho a tempo parcial/alterar os seus padrões de produtividade não é especificamente a intenção das decisões da ADA/ADAAA, mas, se disponível, pode ser uma boa solução com base nas circunstâncias da entidade patronal e não é proibido pela ADA/ADAAA.
P: A plataforma ADA/ADAAA da Sedgwick inclui peritos profissionais ou ergonómicos que ajudam os empregadores a determinar potenciais modificações no trabalho?
Sim, a Sedgwick recorre a especialistas em adaptações laborais, todos com formação em reabilitação profissional. Quando prestamos assistência a clientes com soluções ADA e de regresso ao trabalho, os nossos especialistas em adaptações laborais ajudam na certificação, facilitando discussões com médicos para confirmar a necessidade de uma adaptação, definindo expectativas com os funcionários e solicitando documentação razoável para avaliar se podem desempenhar o seu trabalho com uma adaptação. Estes especialistas podem ajudar com avaliações do local de trabalho para ajudar a definir as tarefas essenciais de um trabalho e determinar quais as possíveis adaptações que podem ser efectuadas.
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