Preguntas frecuentes sobre la ADA: Lo que hay que saber

17 de octubre de 2014

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Sedgwick organizó recientemente un seminario web sobre el cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Enmiendas a la ADA (ADAAA), en colaboración con Human Resource Executive. Hubo un alto nivel de interés y los empleadores hicieron muchas preguntas que invitaban a la reflexión - muchas de las cuales compartían temas comunes, que recuerdan a los primeros días de la adopción de la Licencia Familiar y Médica (FML) y el desarrollo de políticas y procedimientos relacionados. Las organizaciones se enfrentan a cuestiones laborales complejas que se superponen; el cumplimiento de la ADA/ADAAA sigue siendo una de las principales preocupaciones de los profesionales de recursos humanos y riesgos, sobre todo cuando se considera junto con otras cuestiones de discapacidad y ausencia, incluida la FML, o los requisitos de indemnización de los trabajadores.

Hemos recopilado una lista de las preguntas más destacadas a las que respondimos en nuestro seminario web, así como muchas de las preguntas más frecuentes que seguimos escuchando en el mercado. Es probable que éstas sean preguntas que usted también se haya planteado al considerar sus propias políticas y requisitos de cumplimiento de la ADA/ADAAA. Siga leyendo y continúe la conversación planteando sus propias preguntas en los comentarios a continuación o a través de nuestro formulario de consulta sobre la ADA/ADAAA.

P: ¿Cuáles son nuestras obligaciones en virtud de la ADA/ADAAA?

La ley está diseñada para ser muy favorable a los trabajadores. Su objetivo es mantener a la gente en el trabajo. Un empresario debe hacer todo lo posible -a menos que realmente suponga una dificultad significativa para su empresa- para satisfacer la solicitud de adaptación de un empleado discapacitado y mantenerlo en el entorno de trabajo. En el pasado, el pensamiento predominante podía haber sido: "si podemos adaptarnos, estupendo, pero si no, no pasa nada". Hoy en día, este tipo de pensamiento va en contra de los principios de la ADA/ADAAA.

¿Cuáles son las obligaciones del empresario? El empresario tiene derecho a buscar una justificación médica: ¿está certificada la discapacidad y es adecuada una adaptación? ¿Cuál es el siguiente paso? Si recibe una solicitud de adaptación razonable desde el punto de vista médico, el empresario debe seguir el proceso interactivo: colaborar con el empleado para comprender claramente la adaptación necesaria, buscar posibles opciones y considerar parámetros, y supervisar que la adaptación se lleva a cabo de forma adecuada y coherente.

P: ¿Puede explicar con más detalle qué constituye una dificultad para el empresario?

Según la comunicación de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), un empresario debe demostrar que la realización de una adaptación le supondría dificultades económicas. Para una empresa muy grande, no hay muchas modificaciones que se consideren oficialmente lo suficientemente importantes como para incurrir en un riesgo financiero. Para una empresa más pequeña, es más probable que las modificaciones importantes se consideren una dificultad. La compra de un equipo, por ejemplo, no suele considerarse algo que suponga un riesgo financiero para el empresario. Tener que rediseñar el lugar de trabajo o algo de importancia similar podría considerarse una dificultad, dependiendo del tamaño de la empresa.

En realidad, la palabra de moda es "significativo": debe demostrarse un impacto negativo muy importante para las finanzas de su organización para que una adaptación propuesta se reconozca como una dificultad. Especialmente en el caso de las grandes empresas, hemos visto que esto es muy difícil de demostrar en la mayoría de las circunstancias, pero cada situación debe ser evaluada para su determinación específica.

P: ¿Cómo podemos protegernos de las demandas?

La documentación que demuestre la coherencia del proceso interactivo de adaptación es de vital importancia. A lo largo de los años, la gestión poco rigurosa y las adaptaciones incoherentes -basadas en prejuicios personales, políticas informales, falta de formación u otras circunstancias- han dado lugar a acciones legales por acciones laborales injustas. Consideremos un ejemplo en el que un empleado es acomodado con restricciones genéricas. Sin embargo, si nadie controla la coherencia y luego, quizás después de años de trabajar en esas condiciones, llega un nuevo directivo y dice: "No voy a acomodar eso nunca más", el empresario tendría problemas de cumplimiento. Según la ley, si ya se ha hecho una adaptación, se sienta un precedente. Vemos cada vez más empresarios que pagan grandes sumas de dinero porque, aunque hayan intentado hacer lo correcto, si no está bien definido, bien documentado y no se puede demostrar ante los tribunales la coherencia y la actuación adecuada, acabarán teniendo problemas legales.

El aumento de los litigios ha puesto de relieve los requisitos de cumplimiento de la ADA/ADAAA. Los litigios se evitan más fácilmente mediante la adopción clara del proceso interactivo y la documentación completa en torno a los pasos de este proceso, desde la solicitud inicial a través de las conversaciones que tienen lugar, los registros médicos recuperados para la justificación, las opciones de rehabilitación profesional investigadas, qué adaptaciones se han propuesto y/o por qué las adaptaciones pueden no considerarse razonables.

Aunque los empleadores deben mantener la coherencia en toda su organización en lo que se refiere al proceso de evaluación utilizado, esto no significa que todos los lugares de trabajo puedan realizar las mismas adaptaciones en función de las especificidades de su unidad de negocio.

P: ¿Integra la plataforma de Sedgwick la compensación de trabajadores, FML/permisos de ausencia, discapacidad y ADA/ADAAA de forma sistemática cuando todos los elementos se solapan?

Una de las claves para reducir el riesgo en virtud de la ADA/ADAAA es disponer de procedimientos normalizados que desencadenen la necesidad de una revisión del proceso interactivo. La segunda clave es utilizar una plataforma de gestión de la información para apoyar el proceso de adaptación. Tanto si utiliza la plataforma de Sedgwick como si no, estas claves son fundamentales para el cumplimiento de la ADA/ADAAA.

En Sedgwick, la compensación de trabajadores, la discapacidad, la ausencia y ADA/ADAAA están completamente integradas para que los empleadores puedan ver todas las piezas del rompecabezas dentro de una sola plataforma. Gracias a nuestra plataforma integrada, nuestros clientes pueden recurrir a una fuente centralizada de recursos y mantenimiento de registros, y el cumplimiento se convierte en algo mucho más fácil de lograr.

P: ¿Qué orientación ofrece en relación con el fomento de la conversación con un empleado que parece tener una discapacidad pero no se ha dirigido al empresario para solicitar una adaptación?

Al igual que en el ámbito de la FML, un empleado no tiene que pedir adaptaciones de la ADA. Si usted sabe que un empleado ha sido afectado por una condición discapacitante, por ejemplo, si han estado ausentes bajo FML u otro tipo de licencia, animamos a los empleadores a ofrecer un lenguaje en la comunicación escrita o una conversación para asegurarse de que el empleado explora el proceso de la ADA. Los empleadores deben abordar las preocupaciones de la ADA con espíritu de colaboración y pensar creativamente para encontrar maneras de acomodar cualquier discapacidad.

P: ¿Cuánto tiempo se debe prolongar una vez agotada la FML?

Una vez que un empleador sabe que existe la posibilidad de una necesidad prolongada relacionada con la discapacidad tras el agotamiento de la FML, tiene la responsabilidad de educar a su empleado y explorar las opciones bajo ADA/ADAAA. No hay un límite oficial de tiempo para permitir condiciones que podrían cambiar; las opiniones varían en cuanto a la cantidad razonable de tiempo - y la mayoría de las veces, los expertos en cumplimiento desalientan el establecimiento de límites duros y en su lugar animan a evaluar cada situación individualmente. El empresario debe centrarse en determinar si conceder tiempo adicional permitirá en última instancia a su empleado volver al lugar de trabajo y reincorporarse a su puesto, al tiempo que considera si mantener el puesto vacante durante más tiempo es razonable.

P: ¿Cómo sugiere que gestionemos las situaciones en las que no podemos acomodar a un empleado en ningún puesto después de participar en el proceso interactivo?

Si se exploran las opciones de la ADA/ADAAA y el empleado no puede permanecer en el lugar de trabajo y realizar sus funciones laborales esenciales mediante adaptaciones, se convierte en una decisión laboral. A menudo vemos a los empleadores poner a los empleados en licencia prolongada - licencia personal u otro tipo de licencia - por un período de tiempo para asegurarse de que la condición no es una que puede cambiar en el corto plazo. Sin embargo, puede haber situaciones en las que no se puedan realizar ajustes razonables y el resultado final sea el despido del empleado. La interpretación es mucho más estricta en virtud de la ADAAA de lo que se pretendía originalmente en virtud de la ADA, pero los cambios de la ADAAA no crearon un entorno en el que nunca se pueda despedir a un empleado. Colabore con un abogado en cualquier situación en la que se considere el despido.

P: ¿Cómo se adapta un empleador a una solicitud de licencia intermitente por reagudizaciones? El empleado ha agotado su derecho a FML o no es elegible.

Dado que el permiso puede ser un ajuste razonable, un empleado podría ser potencialmente elegible más allá de sus 12 semanas de derecho federal, y el permiso como ajuste podría utilizarse de forma intermitente. Es importante recordar que, incluso en el caso de los ajustes razonables, el empleado debe ser capaz de realizar las funciones esenciales de su trabajo y debe mantener los niveles de productividad. Si alguien está constantemente fuera del trabajo y no puede mantener los estándares, la baja como adaptación no le está permitiendo realizar su trabajo tal y como está definido.

La intención de la ley no es cambiar las obligaciones laborales de alguien; por ejemplo, trasladar a alguien a un trabajo a tiempo parcial/cambiar sus estándares de productividad no es específicamente la intención de las sentencias de la ADA/ADAAA pero, si está disponible, puede ser una buena solución basada en las circunstancias del empresario y no está prohibida por la ADA/ADAAA.

P: ¿La plataforma ADA/ADAAA de Sedgwick incluye expertos vocacionales o ergonómicos que ayudan a los empresarios a determinar posibles modificaciones del puesto de trabajo?

Sí, Sedgwick cuenta con especialistas en adaptaciones laborales con formación en rehabilitación profesional. Cuando ayudamos a los clientes con soluciones ADA y de reincorporación al trabajo, nuestros especialistas en adaptaciones laborales ayudan con la certificación, facilitando las conversaciones con los médicos para confirmar la necesidad de una adaptación, estableciendo expectativas con los empleados y solicitando documentación razonable para evaluar si pueden realizar su trabajo con una adaptación. Estos expertos pueden colaborar en las evaluaciones del lugar de trabajo para ayudar a definir las tareas esenciales de un puesto y determinar qué posibles adaptaciones pueden realizarse.