Preguntas frecuentes sobre la ADA: lo que necesita saber

Sedgwick organizó recientemente unseminario weben el que se debatió el cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Enmiendas a la ADA (ADAAA), en colaboración conHuman Resource Executive. El interés fue muy alto y los empleadores plantearon muchas preguntas que invitaban a la reflexión, muchas de las cuales compartían temas comunes, que recordaban los primeros días de la adopción de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FML) y el desarrollo de políticas y procedimientos relacionados. Las organizaciones se enfrentan a cuestiones laborales complejas que se solapan; el cumplimiento de la ADA/ADAAA sigue siendo una de las principales preocupaciones de los profesionales de recursos humanos y riesgos, especialmente si se tiene en cuenta junto con otras cuestiones relacionadas con la discapacidad y las ausencias, como el FML o los requisitos de indemnización por accidentes laborales.

Hemos recopilado una lista de las preguntas más destacadas que respondimos en nuestro seminario web, así como muchas de las preguntas frecuentes que seguimos escuchando en el mercado. Es probable que estas sean preguntas que usted también se haya planteado al considerar sus propias políticas y requisitos de cumplimiento de la ADA/ADAAA. Siga leyendo y continúe la conversación planteando sus propias preguntas en los comentarios a continuación o a través de nuestroformulario de consulta sobre la ADA/ADAAA.

P: ¿Cuáles son nuestras obligaciones en virtud de la ADA/ADAAA?

La ley está diseñada para ser muy favorable para los empleados. Su objetivo es mantener a las personas en sus puestos de trabajo. El empleador debe hacer todo lo posible, salvo que ello suponga una dificultad significativa para su negocio, por satisfacer las solicitudes de adaptación de los empleados con discapacidad y mantenerlos en el entorno laboral. En el pasado, la idea predominante podía ser: «si podemos adaptarnos, estupendo, pero si no, no pasa nada». Hoy en día, este tipo de pensamiento va en contra de los principios de la ADA/ADAAA.

¿Cuáles son las obligaciones del empleador? El empleador tiene derecho a solicitar una justificación médica: ¿la discapacidad está certificada y la adaptación es adecuada? ¿Y luego qué? Si se recibe una solicitud de adaptación médicamente razonable, el empleador debe seguir el proceso interactivo: dialogar con el empleado para comprender claramente la adaptación que necesita, buscar posibles opciones y considerar los parámetros, y supervisar que la adaptación se lleve a cabo de manera adecuada y coherente.

P: ¿Podría explicar con más detalle qué se considera una dificultad para el empleador?

Según la comunicación de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), un empleador debe demostrar que la implementación de una adaptación le supondría dificultades económicas. En el caso de un empleador muy grande, no hay muchas modificaciones que se consideren oficialmente lo suficientemente impactantes como para suponer un riesgo financiero. En el caso de un empleador más pequeño, es más probable que las modificaciones importantes se consideren una dificultad. La compra de un equipo, por ejemplo, no suele considerarse algo que suponga un riesgo financiero para el empleador. Tener que rediseñar el lugar de trabajo o algo de importancia similar podría considerarse una dificultad, dependiendo del tamaño del empleador.

En realidad, la palabra clave es «significativo»: para que una adaptación propuesta se reconozca como una dificultad, debe demostrarse que tiene un impacto negativo muy importante en las finanzas de su organización. Especialmente en el caso de las grandes empresas, hemos observado que esto es muy difícil de demostrar en la mayoría de los casos, pero cada situación debe evaluarse para llegar a una conclusión específica.

P: ¿Cómo podemos protegernos de las demandas judiciales?

La documentación que acredita la coherencia en el proceso de adaptación interactivo es de suma importancia. A lo largo de los años, una gestión laxa y una adaptación incoherente —ya sea por prejuicios personales, políticas informales, falta de formación u otras circunstancias— han dado lugar a acciones legales por prácticas laborales injustas. Consideremos un ejemplo en el que se adapta a un empleado con restricciones genéricas. Sin embargo, si nadie supervisa la coherencia y, tras años de trabajar en estas condiciones, llega una nueva dirección y dice: «Ya no voy a seguir adaptándome a eso», el empleador tendría problemas de cumplimiento. Según la ley, si ya se ha realizado una adaptación, se establece un precedente. Vemos que cada vez más empleadores pagan grandes sumas de dinero porque, aunque hayan intentado hacer lo correcto, si no está bien definido, bien documentado y no se puede demostrar ante los tribunales la coherencia y la adecuación de las medidas, acabarán teniendo problemas legales.

Más demandas han puesto de relieve los requisitos de cumplimiento de la ADA/ADAAA. La forma más fácil de evitar litigios es adoptar claramente el proceso interactivo y documentar exhaustivamente todas las etapas de este proceso, desde la solicitud inicial hasta las conversaciones mantenidas, los historiales médicos recabados para justificar la solicitud, las opciones de rehabilitación profesional investigadas, las adaptaciones propuestas y/o los motivos por los que las adaptaciones pueden no considerarse razonables.

Si bien los empleadores deben mantener la coherencia en toda la organización en lo que respecta al proceso de evaluación utilizado, esto no significa que todos los lugares de trabajo puedan realizar las mismas adaptaciones en función de las características específicas de su unidad de negocio.

P: ¿La plataforma de Sedgwick integra de forma sistemática la compensación laboral, la licencia familiar y médica (FML), las bajas, la discapacidad y la ADA/ADAAA cuando todos los elementos se solapan?

Una de las claves para reducir el riesgo en virtud de la ADA/ADAAA es contar con procedimientos estándar que activen la necesidad de una revisión interactiva del proceso. La segunda clave es utilizar una plataforma de gestión de la información para respaldar el proceso de adaptación. Independientemente de si utiliza la plataforma de Sedgwick, estas claves son fundamentales para el cumplimiento de la ADA/ADAAA.

En Sedgwick, la indemnización por accidentes laborales, la discapacidad, las ausencias y la ADA/ADAAA están completamente integradas, de modo que los empleadores pueden ver todas las piezas del rompecabezas en una sola plataforma. Gracias a nuestra plataforma integrada, nuestros clientes pueden recurrir a una fuente centralizada para obtener recursos y llevar un registro, lo que facilita enormemente el cumplimiento normativo.

P: ¿Qué orientación ofrece con respecto a iniciar una conversación con un empleado que parece tener una discapacidad pero que no se ha dirigido al empleador para solicitar una adaptación?

Al igual que en el ámbito de la FML, los empleados no tienen que solicitar adaptaciones en virtud de la ADA. Si sabe que un empleado se ha visto afectado por una discapacidad, por ejemplo, si ha estado ausente en virtud de la FML u otro tipo de permiso, animamos a los empleadores a que le ofrezcan información por escrito o en una conversación para asegurarse de que el empleado explore el proceso de la ADA. Los empleadores deben abordar las cuestiones relacionadas con la ADA con un espíritu de colaboración y pensar de forma creativa para encontrar formas de adaptarse a cualquier discapacidad.

P: ¿Cuánto tiempo se debe prolongar el plazo una vez agotado el FML?

Una vez que el empleador sabe que existe la posibilidad de que se prolongue la necesidad relacionada con la discapacidad tras agotarse la FML, tiene la responsabilidad de informar a su empleado y explorar las opciones que ofrece la ADA/ADAAA. No existe un límite oficial en cuanto al plazo para tener en cuenta las condiciones que podrían cambiar; las opiniones varían en cuanto al tiempo razonable y, en la mayoría de los casos, los expertos en cumplimiento desaconsejan establecer límites estrictos y, en su lugar, recomiendan evaluar cada situación de forma individual. El empleador debe centrarse en determinar si conceder un plazo adicional permitirá en última instancia que su empleado vuelva al lugar de trabajo y reincorpore su puesto, al tiempo que considera si es razonable mantener el puesto vacante durante más tiempo.

­P: ¿Cómo sugiere que manejemos las situaciones en las que no podemos acomodar a un empleado en ningún puesto después de participar en el proceso interactivo?

Si se exploran las opciones de la ADA/ADAAA y el empleado no puede permanecer en el lugar de trabajo y desempeñar sus funciones esenciales mediante adaptaciones, se convierte en una decisión laboral. A menudo vemos que los empleadores conceden a los empleados permisos prolongados (permisos personales u otros tipos de permisos) durante un periodo de tiempo para asegurarse de que la situación no es susceptible de cambiar a corto plazo. Sin embargo, puede haber situaciones en las que no sea posible realizar adaptaciones razonables y, como resultado final, se despida al empleado. La interpretación es mucho más estricta en la ADAAA que la prevista originalmente en la ADA, pero los cambios de la ADAAA no han creado un entorno en el que nunca se pueda despedir a un empleado. Colabore con un abogado en cualquier situación en la que se considere el despido.

P: ¿Cómo debe actuar un empleador ante una solicitud de permiso intermitente por brotes? El empleado ha agotado su derecho a la FML o no cumple los requisitos para acogerse a ella.

Dado que la baja puede ser una adaptación razonable, un empleado podría tener derecho a ella más allá de las 12 semanas que le corresponden por ley federal, y la baja como adaptación podría utilizarse de forma intermitente. Es importante recordar que, incluso en el marco de los requisitos de adaptación razonable, el empleado debe seguir siendo capaz de desempeñar las funciones esenciales del puesto y se deben mantener los niveles de productividad; no es necesario reducir los estándares de productividad. Si alguien está constantemente ausente del trabajo y no puede mantener los estándares, la baja como adaptación no le permite realizar su trabajo tal y como está definido.

La intención de la ley no es cambiar las funciones laborales de una persona; por ejemplo, cambiar a alguien a un trabajo a tiempo parcial o modificar sus estándares de productividad no es específicamente la intención de las resoluciones de la ADA/ADAAA, pero, si es posible, puede ser una buena solución en función de las circunstancias del empleador y no está prohibido por la ADA/ADAAA.

P: ¿La plataforma ADA/ADAAA de Sedgwick incluye expertos vocacionales o ergonómicos que ayudan a los empleadores a determinar posibles modificaciones en el puesto de trabajo?

Sí, Sedgwick cuenta con especialistas en adaptaciones laborales que tienen experiencia en rehabilitación vocacional. Cuando ayudamos a los clientes con soluciones relacionadas con la ADA y el regreso al trabajo, nuestros especialistas en adaptaciones laborales ayudan con la certificación, facilitan las conversaciones con los médicos para confirmar la necesidad de una adaptación, establecen expectativas con los empleados y solicitan la documentación razonable para evaluar si pueden realizar su trabajo con una adaptación. Estos expertos pueden ayudar con las evaluaciones del lugar de trabajo para definir las tareas esenciales de un puesto y determinar qué adaptaciones se pueden realizar.