Pertanyaan Umum ADA: Apa yang perlu Anda ketahui

Sedgwick baru-baru ini menyelenggarakanwebinaryang membahas kepatuhan terhadap Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dan Undang-Undang Amandemen ADA (ADAAA), bekerja sama denganHuman Resource Executive. Terdapat minat yang tinggi, dan para pemberi kerja mengajukan banyak pertanyaan yang menggugah pikiran – banyak di antaranya memiliki tema yang serupa, mengingatkan pada masa awal penerapan Cuti Keluarga dan Medis (FML) serta pengembangan kebijakan dan prosedur terkait. Organisasi menghadapi masalah ketenagakerjaan yang kompleks dan tumpang tindih; kepatuhan terhadap ADA/ADAAA tetap menjadi salah satu perhatian utama bagi profesional sumber daya manusia dan risiko, terutama ketika dipertimbangkan bersama dengan masalah disabilitas dan ketidakhadiran lainnya, termasuk FML atau persyaratan kompensasi pekerja.

Kami telah menyusun daftar pertanyaan-pertanyaan paling penting yang kami jawab dalam webinar kami, serta banyak pertanyaan yang sering diajukan yang terus kami dengar di pasar. Kemungkinan besar, pertanyaan-pertanyaan ini juga merupakan hal yang Anda pertimbangkan saat merumuskan kebijakan ADA/ADAAA dan persyaratan kepatuhan Anda sendiri. Silakan baca lebih lanjut dan lanjutkan percakapan dengan mengajukan pertanyaan Anda sendiri di kolom komentar di bawah ini atau melaluiformulir pertanyaan ADA/ADAAA kami.

Q: Apa kewajiban kami berdasarkan ADA/ADAAA?

Undang-undang ini dirancang untuk sangat ramah terhadap karyawan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan karyawan di tempat kerja. Seorang pemberi kerja harus berusaha semaksimal mungkin – kecuali jika hal itu benar-benar menimbulkan kesulitan yang signifikan bagi bisnisnya – untuk memenuhi permintaan akomodasi karyawan penyandang disabilitas dan mempertahankan mereka di lingkungan kerja. Di masa lalu, pemikiran yang umum mungkin adalah, “jika kita bisa mengakomodasi, bagus, tapi jika tidak, itu bukan masalah besar.” Saat ini, pemikiran semacam itu bertentangan dengan prinsip-prinsip ADA/ADAAA.

Apa saja kewajiban pemberi kerja? Pemberi kerja berhak untuk meminta bukti medis – apakah cacat tersebut telah dikonfirmasi dan apakah akomodasi yang diminta sesuai? Lalu apa yang harus dilakukan selanjutnya? Jika menerima permintaan akomodasi yang secara medis wajar, pemberi kerja diwajibkan untuk menjalani proses interaktif – berinteraksi dengan karyawan untuk memahami dengan jelas akomodasi yang dibutuhkan, mencari opsi potensial, mempertimbangkan parameter yang relevan, dan memantau agar akomodasi tersebut dilaksanakan dengan tepat dan konsisten.

Q: ­Bisakah Anda menjelaskan lebih lanjut apa yang dimaksud dengan kesulitan bagi pemberi kerja? ­

Berdasarkan komunikasi dari Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC), seorang pemberi kerja harus membuktikan bahwa menerapkan akomodasi akan menyebabkan kesulitan keuangan bagi mereka. Bagi pemberi kerja yang sangat besar, tidak banyak modifikasi yang secara resmi dianggap cukup berdampak untuk menimbulkan risiko keuangan. Bagi pemberi kerja yang lebih kecil, modifikasi besar mungkin lebih mungkin dianggap sebagai kesulitan. Membeli peralatan, misalnya, biasanya tidak akan dianggap sebagai sesuatu yang akan menimbulkan risiko keuangan bagi pemberi kerja. Harus merancang ulang tempat kerja atau sesuatu yang sejenis mungkin dianggap sebagai kesulitan, tergantung pada ukuran pemberi kerja.

Sungguh, istilah yang sedang tren adalah "signifikan" – dampak negatif yang sangat besar harus dibuktikan terhadap keuangan organisasi Anda agar akomodasi yang diusulkan diakui sebagai kesulitan. Terutama bagi pemberi kerja yang lebih besar, kami melihat bahwa hal ini sangat sulit dibuktikan dalam kebanyakan situasi, tetapi setiap situasi harus dievaluasi untuk penentuan spesifik.

Q: Bagaimana cara kita melindungi diri dari gugatan hukum?

Dokumentasi yang membuktikan konsistensi dalam proses akomodasi interaktif memiliki arti yang sangat penting. Selama bertahun-tahun, manajemen yang longgar dan akomodasi yang tidak konsisten – baik yang didasarkan pada bias pribadi, kebijakan informal, kurangnya pelatihan, atau keadaan lain – telah menyebabkan tindakan hukum atas tindakan perekrutan yang tidak adil. Pertimbangkan contoh di mana seorang karyawan diberi akomodasi dengan batasan umum. Namun, jika tidak ada yang memantau konsistensi, dan kemudian, mungkin setelah bertahun-tahun bekerja dalam kondisi tersebut, manajemen baru datang dan mengatakan, “Saya tidak akan mengakomodasi itu lagi,” maka pemberi kerja akan menghadapi masalah kepatuhan. Menurut hukum, jika akomodasi telah disediakan, hal itu menetapkan preseden. Kita melihat semakin banyak pemberi kerja yang harus membayar jumlah uang yang besar karena, meskipun mereka berusaha melakukan hal yang benar, jika hal itu tidak didefinisikan dengan jelas, didokumentasikan dengan baik, dan konsistensi serta tindakan yang tepat tidak dapat dibuktikan di pengadilan, mereka tetap akan menghadapi masalah hukum.

Lebih banyak gugatan hukum telah menyoroti persyaratan kepatuhan sesuai dengan ADA/ADAAA. Gugatan hukum dapat dihindari dengan mudah melalui penerapan yang jelas dari proses interaktif dan dokumentasi lengkap mengenai langkah-langkah proses ini, mulai dari permintaan awal hingga percakapan yang berlangsung, catatan medis yang diperoleh untuk pembuktian, opsi rehabilitasi vokasional yang diinvestigasi, akomodasi apa yang telah diusulkan, dan/atau mengapa akomodasi tersebut mungkin tidak dianggap wajar.

Meskipun pemberi kerja harus konsisten dalam proses evaluasi yang digunakan di seluruh organisasi mereka, hal ini tidak berarti bahwa setiap lokasi kerja dapat melakukan penyesuaian yang sama berdasarkan karakteristik spesifik unit bisnis mereka.

Q: Apakah platform Sedgwick mengintegrasikan asuransi kecelakaan kerja, cuti sakit/cuti karena alasan keluarga, cacat, dan undang-undang ADA/ADAAA secara sistematis ketika semua elemen tersebut tumpang tindih?

Salah satu kunci untuk mengurangi risiko sesuai dengan ADA/ADAAA adalah memiliki prosedur standar yang akan memicu kebutuhan untuk melakukan tinjauan proses interaktif. Kunci kedua adalah menggunakan platform manajemen informasi untuk mendukung proses akomodasi. Baik Anda menggunakan platform Sedgwick maupun tidak, kunci-kunci ini sangat penting untuk kepatuhan terhadap ADA/ADAAA.

Di Sedgwick, asuransi kecelakaan kerja, cacat, ketidakhadiran, dan ADA/ADAAA sepenuhnya terintegrasi sehingga pemberi kerja dapat melihat semua aspek yang terkait dalam satu platform. Berkat platform terintegrasi kami, klien kami dapat mengakses sumber daya dan pencatatan yang terpusat, dan kepatuhan menjadi hal yang jauh lebih mudah untuk diwujudkan.

Q: ­Apa saran yang Anda berikan mengenai cara memulai percakapan dengan seorang karyawan yang tampaknya memiliki disabilitas tetapi belum mengajukan permohonan akomodasi kepada pemberi kerja?­

Sama seperti dalam konteks FML, seorang karyawan tidak perlu meminta akomodasi berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA). Jika Anda mengetahui bahwa seorang karyawan telah terdampak oleh kondisi disabilitas, misalnya jika mereka telah mengambil cuti berdasarkan FML atau jenis cuti lainnya, kami mendorong pemberi kerja untuk menyertakan bahasa dalam komunikasi tertulis atau percakapan untuk memastikan karyawan tersebut menjelajahi proses ADA. Pemberi kerja sebaiknya menangani masalah ADA dengan semangat kolaborasi dan berpikir kreatif untuk menemukan cara mengakomodasi disabilitas apa pun.

Q: Berapa lama waktu yang harus diperpanjang setelah FML habis?

Setelah seorang pemberi kerja mengetahui adanya potensi kebutuhan terkait disabilitas yang berkepanjangan setelah habisnya cuti keluarga dan medis (FML), mereka memiliki tanggung jawab untuk mendidik karyawan mereka dan menjelajahi opsi yang tersedia berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dan Amandemen Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADAAA). Tidak ada batasan waktu resmi yang ditetapkan untuk memungkinkan kondisi yang dapat berubah; pendapat bervariasi mengenai jumlah waktu yang wajar – dan sebagian besar ahli kepatuhan menyarankan untuk tidak menetapkan batasan waktu yang kaku, melainkan mengevaluasi setiap situasi secara individual. Pemberi kerja harus fokus pada menentukan apakah memberikan waktu tambahan akan memungkinkan karyawan mereka kembali ke tempat kerja dan kembali ke pekerjaan mereka, sambil juga mempertimbangkan apakah mempertahankan posisi terbuka lebih lama adalah hal yang wajar.

­Q: Bagaimana saran Anda untuk menangani situasi di mana kami tidak dapat menempatkan seorang karyawan di posisi apa pun setelah menjalani proses interaktif?

Jika opsi ADA/ADAAA dieksplorasi dan karyawan tidak dapat tetap bekerja di tempat kerja dan menjalankan fungsi pekerjaan esensialnya melalui akomodasi, hal ini menjadi keputusan kepegawaian. Kita sering melihat pemberi kerja menempatkan karyawan pada cuti panjang – cuti pribadi atau jenis cuti lain – untuk periode tertentu guna memastikan kondisi tersebut tidak dapat berubah dalam jangka pendek. Namun, ada situasi di mana akomodasi yang wajar tidak dapat dilakukan dan karyawan akhirnya dipecat. Penafsiran di bawah ADAAA jauh lebih ketat daripada yang semula dimaksudkan di bawah ADA, tetapi perubahan di bawah ADAAA tidak menciptakan lingkungan di mana seorang karyawan tidak pernah dapat diberhentikan. Bekerja sama dengan penasihat hukum dalam setiap situasi di mana pemutusan hubungan kerja dipertimbangkan.

Q: Bagaimana cara pemberi kerja mengakomodasi permintaan cuti intermittent untuk flare-up? Karyawan tersebut telah menghabiskan hak cuti FML-nya atau tidak memenuhi syarat.

Karena cuti dapat menjadi akomodasi yang wajar, seorang karyawan berpotensi memenuhi syarat melebihi 12 minggu hak cuti federal mereka, dan cuti sebagai akomodasi dapat digunakan secara sporadis. Penting untuk diingat, bahkan dalam persyaratan akomodasi yang wajar, seorang karyawan tetap harus mampu melaksanakan fungsi pekerjaan yang esensial dan tingkat produktivitas harus dipertahankan – menurunkan standar produktivitas bukanlah persyaratan. Jika seseorang terus-menerus absen dari pekerjaan dan tidak dapat mempertahankan standar, cuti sebagai akomodasi tidak memungkinkan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan definisi yang ditetapkan.

Tujuan undang-undang bukanlah untuk mengubah tugas pekerjaan seseorang; misalnya, memindahkan seseorang ke pekerjaan paruh waktu atau mengubah standar produktivitas mereka bukanlah tujuan khusus dari putusan ADA/ADAAA, tetapi jika memungkinkan, hal tersebut dapat menjadi solusi yang baik berdasarkan keadaan pemberi kerja dan tidak dilarang oleh ADA/ADAAA.

Q: Apakah platform ADA/ADAAA Sedgwick mencakup ahli vokasi atau ergonomi yang membantu pemberi kerja dalam menentukan modifikasi pekerjaan yang mungkin?

Ya, Sedgwick menggunakan spesialis akomodasi pekerjaan yang semuanya memiliki latar belakang rehabilitasi vokasional. Ketika kami membantu klien dengan solusi ADA dan kembali bekerja, spesialis akomodasi pekerjaan kami membantu dalam proses sertifikasi, memfasilitasi diskusi dengan dokter untuk memastikan kebutuhan akomodasi, menetapkan ekspektasi dengan karyawan, dan meminta dokumen yang wajar untuk mengevaluasi apakah mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan akomodasi. Para ahli ini dapat membantu dalam evaluasi tempat kerja untuk membantu mendefinisikan tugas-tugas esensial pekerjaan dan menentukan akomodasi apa yang dapat dilakukan.