A Sedgwick organizou recentemente um webinar sobre a conformidade com a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) e a Lei de Emendas à ADA (ADAAA), em parceria com a Human Resource Executive. Houve um alto nível de interesse e os empregadores fizeram muitas perguntas instigantes - muitas das quais compartilhavam temas comuns, lembrando os primeiros dias da adoção da Licença Médica e Familiar (FML) e o desenvolvimento de políticas e procedimentos relacionados. As organizações estão lidando com questões empregatícias complexas que se sobrepõem; a conformidade com a ADA/ADAAA continua a ser uma das principais preocupações dos profissionais de recursos humanos e de risco, principalmente quando considerada em conjunto com outras questões de incapacidade e ausência, inclusive FML, ou requisitos de compensação dos trabalhadores.
Compilamos uma lista das perguntas mais importantes que respondemos em nosso webinar, bem como muitas das perguntas frequentes que continuamos a ouvir no mercado. É provável que essas sejam perguntas que você também tenha feito ao considerar suas próprias políticas e requisitos de conformidade com a ADA/ADAAA. Continue lendo e continue a conversa fazendo suas próprias perguntas nos comentários abaixo ou por meio de nosso formulário de consulta sobre ADA/ADAAA.
P: Quais são nossas obrigações de acordo com a ADA/ADAAA?
A lei foi criada para ser muito favorável aos funcionários. Seu objetivo é manter as pessoas no trabalho. Um empregador deve fazer todo o esforço possível - a menos que isso realmente crie uma dificuldade significativa para seus negócios - para atender à solicitação de acomodação de um funcionário com deficiência e mantê-lo no ambiente de trabalho. No passado, o pensamento predominante pode ter sido: "se pudermos acomodar, ótimo, mas se não, não tem problema". Atualmente, esse tipo de pensamento vai contra os princípios da ADA/ADAAA.
Quais são as obrigações do empregador? O empregador tem o direito de buscar comprovação médica - a deficiência é certificada e a acomodação é apropriada? E o que vem a seguir? Se receber uma solicitação de acomodação clinicamente razoável, o empregador deverá seguir o processo interativo - envolver-se com o funcionário para entender claramente a acomodação necessária, procurar possíveis opções e considerar parâmetros, e monitorar se a acomodação está sendo realizada de forma adequada e consistente.
P: Você pode explicar melhor o que constitui uma dificuldade para o empregador?
Com base na comunicação da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), o empregador deve provar que a implementação de uma acomodação o colocaria em dificuldades financeiras. Para um empregador muito grande, não há muitas modificações que seriam oficialmente consideradas impactantes o suficiente para incorrer em risco financeiro. Para um empregador de menor porte, é mais provável que as principais modificações sejam consideradas uma dificuldade. A compra de um equipamento, por exemplo, geralmente não é considerada algo que colocaria um empregador em risco financeiro. Ter que reprojetar o local de trabalho ou algo de importância semelhante pode ser visto como uma dificuldade, dependendo do tamanho do empregador.
Na verdade, a palavra de ordem é "significativo" - um impacto negativo muito grande deve ser comprovado nas finanças de sua organização para que uma acomodação proposta seja reconhecida como uma dificuldade. Especialmente para empregadores maiores, vimos que isso é muito difícil de provar na maioria das circunstâncias, mas cada situação deve ser avaliada para uma determinação específica.
P: Como podemos nos proteger de ações judiciais?
A documentação que comprova a consistência do processo de acomodação interativa é de suma importância. Ao longo dos anos, o gerenciamento frouxo e a acomodação inconsistente - seja com base em preconceitos pessoais, políticas informais, falta de treinamento ou outras circunstâncias - levaram a ações judiciais por ações trabalhistas injustas. Considere um exemplo em que um funcionário é acomodado com restrições genéricas. No entanto, se ninguém monitorar a consistência e, talvez depois de anos de trabalho nessas condições, a nova gerência chegar e disser: "Não vou mais acomodar isso", o empregador terá problemas de conformidade. De acordo com a lei, se uma acomodação já tiver sido disponibilizada, isso cria um precedente. Vemos cada vez mais empregadores pagando grandes somas de dinheiro porque, mesmo que tenham tentado fazer a coisa certa, se ela não estiver bem definida, bem documentada e a consistência e a ação apropriada não puderem ser comprovadas no tribunal, eles ainda acabarão tendo problemas legais.
Mais ações judiciais colocaram em foco os requisitos de conformidade da ADA/ADAAA. Os litígios são evitados com mais facilidade por meio da adoção clara do processo interativo e da documentação completa das etapas desse processo, desde a solicitação inicial até as conversas realizadas, os registros médicos recuperados para comprovação, as opções de reabilitação vocacional investigadas, as acomodações propostas e/ou o motivo pelo qual as acomodações podem não ser consideradas razoáveis.
Embora os empregadores devam manter a consistência em toda a organização no que se refere ao processo de avaliação utilizado, isso não significa que todos os locais de trabalho poderão fazer as mesmas acomodações com base nas especificidades de sua unidade de negócios.
P: A plataforma da Sedgwick integra sistematicamente o seguro de acidentes de trabalho, FML/licenças de ausência, invalidez e ADA/ADAAA quando todos os elementos se sobrepõem?
Um dos segredos para reduzir o risco de acordo com a ADA/ADAAA é ter procedimentos padrão em vigor que acionem a necessidade de uma revisão do processo interativo. A segunda chave é usar uma plataforma de gerenciamento de informações para apoiar o processo de acomodação. Independentemente de você utilizar ou não a plataforma da Sedgwick, esses fatores são essenciais para a conformidade com a ADA/ADAAA.
Na Sedgwick, a compensação de trabalhadores, invalidez, ausência e ADA/ADAAA são totalmente integradas para que os empregadores possam ver todas as peças do quebra-cabeça em uma única plataforma. Graças à nossa plataforma integrada, nossos clientes podem recorrer a uma fonte centralizada de recursos e manutenção de registros, e a conformidade se torna muito mais fácil de ser alcançada.
P: Que orientação você oferece em relação à conversa com um funcionário que parece ter uma deficiência, mas que não procurou o empregador para solicitar uma acomodação?
Da mesma forma que na área de FML, o funcionário não precisa pedir acomodação para a ADA. Se você sabe que um funcionário foi afetado por uma condição incapacitante, por exemplo, se ele esteve afastado por FML ou outro tipo de licença, incentivamos os empregadores a oferecer uma linguagem em uma comunicação por escrito ou em uma conversa para garantir que o funcionário explore o processo da ADA. Os empregadores devem abordar as preocupações com a ADA no espírito de colaboração e pensar de forma criativa para encontrar maneiras de acomodar qualquer deficiência.
P: Por quanto tempo você deve estender o tempo após o esgotamento da FML?
Quando um empregador sabe que há a possibilidade de uma necessidade prolongada relacionada à deficiência após o esgotamento da FML, ele tem a responsabilidade de instruir seu funcionário e explorar as opções de acordo com a ADA/ADAAA. Não há limite oficial de prazo para permitir condições que possam mudar; as opiniões variam quanto ao período de tempo razoável e, na maioria das vezes, os especialistas em conformidade desencorajam o estabelecimento de limites rígidos e, em vez disso, incentivam a avaliação de cada situação individualmente. O empregador deve se concentrar em determinar se a concessão de tempo extra permitirá que o funcionário volte ao local de trabalho e retorne à sua função, ao mesmo tempo em que considera se é razoável manter a vaga aberta por mais tempo.
P: Como você sugere que lidemos com as situações em que não conseguimos acomodar um funcionário em qualquer cargo depois de nos envolvermos no processo interativo?
Se as opções da ADA/ADAAA forem exploradas e o funcionário não puder permanecer no local de trabalho e realizar suas funções essenciais por meio de acomodação, isso se tornará uma decisão trabalhista. Frequentemente, vemos os empregadores colocarem os funcionários em licença prolongada - licença pessoal ou outro tipo de licença - por um período de tempo para garantir que a condição não possa mudar em curto prazo. No entanto, pode haver situações em que não seja possível fazer uma acomodação razoável e o resultado final seja a demissão do funcionário. A interpretação da ADAAA é muito mais rigorosa do que a originalmente prevista na ADA, mas as alterações da ADAAA não criaram um ambiente em que um funcionário nunca possa ser demitido. Colabore com um advogado em qualquer situação em que a rescisão do contrato de trabalho seja considerada.
P: Como um empregador acomoda uma solicitação de licença intermitente para surtos? O funcionário esgotou seu direito à FML ou não é elegível.
Como a licença pode ser uma acomodação razoável, um funcionário pode ser elegível para além das 12 semanas de direito federal, e a licença como acomodação pode ser usada de forma intermitente. É importante lembrar que, mesmo sob os requisitos de acomodação razoável, o funcionário ainda deve ser capaz de realizar as funções essenciais do trabalho e os níveis de produtividade devem ser mantidos - a redução dos padrões de produtividade não é um requisito. Se alguém está constantemente ausente do trabalho e não consegue manter os padrões, a licença como acomodação não está permitindo que ele faça seu trabalho conforme definido.
A intenção da lei não é mudar os deveres de trabalho de alguém; por exemplo, transferir alguém para trabalho de meio período/mudar seus padrões de produtividade não é especificamente a intenção das decisões da ADA/ADAAA, mas, se disponível, pode ser uma boa solução com base nas circunstâncias do empregador e não é proibido pela ADA/ADAAA.
P: A plataforma ADA/ADAAA da Sedgwick inclui especialistas vocacionais ou ergonômicos que ajudam os empregadores a determinar possíveis modificações no trabalho?
Sim, a Sedgwick utiliza especialistas em acomodação de trabalho, todos com formação em reabilitação vocacional. Quando auxiliamos os clientes com soluções de ADA e de retorno ao trabalho, nossos especialistas em acomodações de trabalho ajudam na certificação, facilitando discussões com médicos para confirmar a necessidade de uma acomodação, definindo expectativas com os funcionários e solicitando documentação razoável para avaliar se eles podem realizar seu trabalho com uma acomodação. Esses especialistas podem auxiliar nas avaliações do local de trabalho para ajudar a definir as tarefas essenciais de um trabalho e determinar quais possíveis acomodações podem ser feitas.
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