FAQ sur l’ADA : Ce que vous devez savoir

Sedgwick a récemment animé un webinaire discutant de la conformité à l’Americans with Disabilities Act (ADA) et à la ADA Amendments Act (ADAAA), en partenariat avec Human Resource Executive. L’intérêt a suscité un grand intérêt et les employeurs ont posé de nombreuses questions stimulantes – dont plusieurs partageaient des thèmes communs, rappelant les débuts de l’adoption du congé familial et médical (FML) et l’élaboration de politiques et procédures connexes. Les organisations doivent composer avec des enjeux complexes d’emploi qui se chevauchent; La conformité ADA/ADAAA demeure l’une des principales préoccupations pour les professionnels des ressources humaines et des risques, surtout lorsqu’elle est prise en compte avec d’autres questions liées à l’invalidité et aux absences, y compris les exigences en matière de FML, ou l’indemnisation des travailleurs.

Nous avons compilé une liste des questions les plus marquantes auxquelles nous avons répondu lors de notre webinaire, ainsi que de nombreuses questions fréquemment posées que nous continuons d’entendre sur le marché. Il est probable que ce soient des questions que vous avez aussi posées en considérant vos propres politiques ADA/ADAAA et exigences de conformité. Lisez la suite et veuillez poursuivre la conversation en posant vos propres questions dans les commentaires ci-dessous ou via notre formulaire de demande ADA/ADAAA.

Q : Quelles sont nos obligations en vertu de l’ADA/ADAAA?

La loi est conçue pour être très favorable aux employés. Son objectif est de garder les gens au travail. Un employeur devrait faire tous les efforts possibles – sauf si cela représente réellement une difficulté importante pour son entreprise – afin de répondre à la demande d’aménagement d’un employé handicapé et de le maintenir dans l’environnement de travail. Dans le passé, la pensée répandue pouvait être : « si on peut s’accommoder, tant mieux, mais sinon, ce n’est pas grave. » Aujourd’hui, ce type de pensée va à l’encontre des principes de l’ADA/ADAAA.

Quelles sont les obligations d’un employeur? L’employeur a le droit de demander une attestation médicale – l’invalidité est-elle certifiée et un aménagement approprié? Alors, qu’est-ce qui vient ensuite? S’il reçoit une demande d’aménagement médicalement raisonnable, l’employeur doit poursuivre le processus interactif – dialoguer avec l’employé pour bien comprendre l’accommodement nécessaire, chercher les options potentielles et considérer les paramètres, et surveiller que l’aménagement est appliqué de façon appropriée et cohérente.

Q : Pouvez-vous développer ce qui constitue une difficulté pour l’employeur? ­

D’après la communication de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC), un employeur doit prouver que la mise en place d’un accommodement le mettrait en difficulté financière. Pour un très grand employeur, il n’y a pas beaucoup de modifications officiellement considérées comme suffisamment importantes pour encourir un risque financier. Pour un employeur plus petit, des modifications majeures peuvent être plus susceptibles d’être considérées comme des difficultés. Acheter un équipement, par exemple, n’est généralement pas considéré comme un risque financier pour un employeur. Devoir réaménager le lieu de travail ou quelque chose de similaire pourrait être considéré comme une difficulté, selon la taille de l’employeur.

En réalité, le mot à la mode est « important » – un impact très majeur et négatif doit être prouvé sur les finances de votre organisation pour qu’un logement proposé soit reconnu comme une difficulté. Surtout pour les grands employeurs, nous avons constaté que c’est très difficile à prouver dans la plupart des cas, mais chaque situation doit être évaluée pour une détermination spécifique.

Q : Comment pouvons-nous nous protéger contre les poursuites?

La documentation prouvant la cohérence dans le processus d’accommodement interactif est d’une importance capitale. Au fil des ans, une gestion laxiste et des accommodements incohérents – que ce soit en raison de biais personnels, de politiques informelles, de manque de formation ou d’autres circonstances – ont mené à des poursuites judiciaires pour des actions en emploi injustes. Prenons un exemple où un employé est accommodé avec des restrictions génériques. Cependant, si personne ne surveille la cohérence et que, peut-être après des années de travail dans ces conditions, une nouvelle direction arrive et dit : « Je ne tolérerai plus ça », l’employeur aurait des problèmes de conformité. Selon la loi, si un accommodement a déjà été mis à disposition, cela crée un précédent. On voit de plus en plus d’employeurs verser de grosses sommes d’argent parce que, même s’ils ont essayé de faire ce qu’il faut, si ce n’est pas bien défini, bien documenté et que la cohérence et les mesures appropriées ne peuvent pas être prouvées devant les tribunaux, ils auront quand même des ennuis juridiques.

D’autres poursuites ont mis en lumière les exigences de conformité en vertu de l’ADA/ADAAA. Le litige s’évite le plus facilement grâce à l’adoption claire du processus interactif et à une documentation complète entourant les étapes de ce processus, de la demande initiale aux conversations en cours, aux dossiers médicaux récupérés pour les prouver, aux options de réadaptation professionnelle explorées, aux accommodements proposés et/ou aux raisons pour lesquelles ces accommodements peuvent ne pas être considérés comme raisonnables.

Bien que les employeurs devraient faire preuve de cohérence dans toute leur organisation concernant le processus d’évaluation utilisé, cela ne signifie pas que chaque lieu de travail pourra faire les mêmes accommodements selon les spécificités de leur unité d’affaires.

Q : La plateforme de Sedgwick intègre-t-elle systématiquement l’indemnisation des travailleurs, le FML/congés, l’invalidité et l’ADAAA/ADAAA lorsque tous les éléments se chevauchent?

L’une des clés pour réduire les risques en vertu de l’ADA/ADAAA est d’avoir des procédures standard en place qui déclencheront la nécessité d’un examen interactif des processus. La deuxième clé est d’utiliser une plateforme de gestion de l’information pour soutenir le processus d’accommodement. Que vous utilisiez ou non la plateforme de Sedgwick, ces clés sont essentielles pour la conformité à l’ADA/ADAAA.

Chez Sedgwick, l’indemnisation des travailleurs, l’invalidité, les absences et l’ADA/ADAAA sont entièrement intégrées afin que les employeurs puissent voir toutes les pièces du casse-tête sur une seule plateforme. Grâce à notre plateforme intégrée, nos clients peuvent recourir à une source centralisée pour les ressources et la tenue de registres, et la conformité devient beaucoup plus facile à accomplir.

Q : Quelles orientations offrez-vous pour inciter à la conversation avec un employé qui semble avoir un handicap mais qui n’a pas approché l’employeur pour obtenir un accommodement? ­

Comme dans le domaine de la FML, un employé n’a pas à demander d’accommodements selon l’ADA. Si vous savez qu’un employé a été affecté par une condition invalidante, par exemple s’il a été absent sous FML ou un autre type de congé, nous encourageons les employeurs à proposer un langage écrit ou une conversation pour s’assurer que l’employé explore le processus ADA. Les employeurs devraient aborder les préoccupations liées à l’ADA dans un esprit de collaboration et réfléchir de façon créative pour trouver des moyens d’accommoder tout handicap.

Q : Combien de temps devriez-vous prolonger le temps après l’épuisement du FML?

Une fois qu’un employeur sait qu’il existe un risque de besoin prolongé lié à l’invalidité à l’épuisement de la FML, il a la responsabilité d’informer son employé et d’explorer les options en vertu de l’ADA/ADAAA. Il n’y a pas de limite officielle de délai pour permettre des conditions qui pourraient changer; Les opinions varient sur un délai raisonnable – et le plus souvent, les experts en conformité découragent de fixer des limites strictes et encouragent plutôt à évaluer chaque situation individuellement. L’employeur devrait se concentrer sur la détermination de savoir si accorder du temps supplémentaire permettra ultimement à son employé de revenir au travail et de reprendre son emploi, tout en considérant si maintenir le poste vacant plus longtemps est raisonnable.

Q : Comment suggérez-vous que nous gérions les situations où nous ne sommes pas en mesure d’accommoder un employé dans n’importe quelle position après avoir participé au processus interactif?

Si des options ADA/ADAAA sont explorées et que l’employé ne peut pas rester sur le lieu de travail et accomplir ses fonctions essentielles grâce à l’accommodement, cela devient une décision d’emploi. Nous voyons souvent des employeurs mettre les employés en congé prolongé – personnel ou un autre type de congé – pour une période afin de s’assurer que la situation ne puisse pas changer à court terme. Cependant, il peut y avoir des situations où un accommodement raisonnable ne peut être fait et où un employé est congédié en conséquence finale. L’interprétation est beaucoup plus stricte selon l’ADAAA que ce qui était initialement prévu par l’ADA, mais les changements liés à l’ADAAA n’ont pas créé un environnement où un employé ne peut jamais être congédié. Collaborez avec un avocat dans toute situation où la résiliation de l’emploi est envisagée.

Q : Comment un employeur accommode-t-il une demande de congé intermittent pour des poussées? L’employé a soit épuisé son droit à la FML, soit n’est pas admissible. ­

Parce que le congé peut être un aménagement raisonnable, un employé pourrait potentiellement être admissible au-delà de ses 12 semaines de droit fédéral, et le congé comme accommodement pourrait être utilisé de façon intermittente. Il est important de se rappeler que, même selon les exigences d’aménagement raisonnable, un employé doit toujours pouvoir accomplir des fonctions essentielles et maintenir des niveaux de productivité – abaisser les normes de productivité n’est pas une exigence. Si quelqu’un est constamment absent du travail et ne peut pas maintenir les normes, un congé comme accommodement ne lui permet pas d’exercer son travail tel que défini.

L’intention de la loi n’est pas de changer les tâches de quelqu’un; par exemple, déplacer quelqu’un vers un emploi à temps partiel ou modifier ses normes de productivité n’est pas spécifiquement l’intention des décisions ADA/ADAAA, mais, si disponible, peut être une bonne solution selon la situation de l’employeur et n’est pas interdit par l’ADA/ADAAA.

Q : La plateforme ADA/ADAAA de Sedgwick inclut-elle des experts en formation professionnelle ou ergonomique qui aident les employeurs à déterminer les modifications potentielles d’emploi? ­

Oui, Sedgwick utilise des spécialistes en aménagement d’emploi qui ont tous un parcours en réadaptation professionnelle. Lorsque nous aidons les clients avec des solutions ADA et de retour au travail, nos spécialistes en accommodement au travail participent à la certification, facilitent les discussions avec les médecins pour confirmer la nécessité d’un aménagement, établissent des attentes auprès des employés et demandent une documentation raisonnable pour évaluer s’ils peuvent accomplir leur travail avec un accommodement. Ces experts peuvent aider à évaluer le milieu de travail afin de définir les tâches essentielles d’un poste et de déterminer quelles mesures d’adaptation peuvent être faites.