Sedgwick a récemment organisé un webinaire sur la conformité à l’Americans with Disabilities Act (ADA) et à l’ADA Amendments Act (ADAAA), en partenariat avec Human Resource Executive. Il y avait un niveau élevé d’intérêt et les employeurs ont posé de nombreuses questions stimulantes – dont beaucoup partageaient des thèmes communs, rappelant les premiers jours de l’adoption des congés familiaux et médicaux (FML) et l’élaboration de politiques et de procédures connexes. Les organisations sont aux prises avec des problèmes d’emploi complexes qui se chevauchent ; La conformité à l’ADA/ADAAA continue d’être l’une des principales préoccupations des professionnels des ressources humaines et du risque, en particulier lorsqu’elle est prise en compte aux côtés d’autres problèmes d’invalidité et d’absence, y compris les FML, ou les exigences d’indemnisation des accidents du travail.
Nous avons compilé une liste des questions les plus importantes auxquelles nous avons répondu lors de notre webinaire, ainsi que bon nombre des questions fréquemment posées que nous continuons d’entendre sur le marché. Il est probable qu’il s’agisse de questions que vous avez également posées lors de l’examen de vos propres politiques ADA / ADAAA et exigences de conformité. Lisez la suite et veuillez poursuivre la conversation en posant vos propres questions dans les commentaires ci-dessous ou via notre formulaire de demande ADA / ADAAA.
Q : Quelles sont nos obligations en vertu de l’ADA / ADAAA ?
La loi est conçue pour être très conviviale pour les employés. Son objectif est de garder les gens au travail. Un employeur devrait faire tous les efforts possibles – à moins que cela ne crée vraiment une difficulté importante pour son entreprise – pour répondre à la demande d’adaptation d’un employé handicapé et le garder dans l’environnement de travail. Dans le passé, la pensée dominante a peut-être été, « si nous pouvons accueillir, grand, mais sinon, ce n’est pas grave. » Aujourd’hui, ce type de pensée va à l’encontre des principes de l’ADA/ADAAA.
Quelles sont les obligations de l’employeur ? L’employeur a le droit de chercher à obtenir une justification médicale – le handicap est-il certifié et une mesure d’adaptation est-elle appropriée ? Alors, qu’est-ce qui vient ensuite ? Si l’employeur reçoit une demande d’accommodement médicalement raisonnable, l’employeur est tenu de poursuivre le processus interactif – de communiquer avec l’employé pour bien comprendre les mesures d’adaptation nécessaires, de chercher des options potentielles et d’envisager des paramètres, et de surveiller que les mesures d’adaptation sont prises de façon appropriée et uniforme.
Q : Pouvez-vous nous en dire plus sur ce qui constitue une difficulté pour l’employeur ?
Sur la base d’une communication de la Commission de l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC), un employeur doit prouver que la mise en œuvre d’un accommodement le mettrait dans une situation financière difficile. Pour un très grand employeur, il n’y a pas beaucoup de modifications qui seraient officiellement considérées comme suffisamment percutantes pour encourir un risque financier. Pour un petit employeur, les modifications majeures peuvent être plus susceptibles d’être considérées comme des difficultés. L’achat d’une pièce d’équipement, par exemple, n’est généralement pas considéré comme quelque chose qui exposerait un employeur à un risque financier. Avoir à repenser le lieu de travail ou quelque chose d’une importance similaire pourrait éventuellement être considéré comme une difficulté, selon la taille de l’employeur.
Vraiment, le mot à la mode est « significatif » - un impact négatif très important doit être prouvé sur les finances de votre organisation pour qu’une mesure d’adaptation proposée soit reconnue comme une difficulté. Surtout pour les grands employeurs, nous avons vu que c’est très difficile à prouver dans la plupart des circonstances, mais chaque situation doit être évaluée pour une détermination spécifique.
Q : Comment pouvons-nous nous protéger contre les poursuites judiciaires ?
La documentation prouvant la cohérence dans le processus d’adaptation interactif est d’une importance primordiale. Au fil des ans, la gestion lâche et les accommodements incohérents – qu’ils soient fondés sur des préjugés personnels, des politiques informelles, le manque de formation ou d’autres circonstances – ont mené à des poursuites judiciaires pour des actions en matière d’emploi injustes. Prenons un exemple où un employé est accommodé avec des restrictions génériques. Cependant, si personne ne surveille l’uniformité et que, peut-être après des années de travail dans ces conditions, une nouvelle direction arrive et dit : « Je ne m’adapterai plus à cela », l’employeur aurait des problèmes de conformité. En vertu de la loi, si une mesure d’adaptation a déjà été mise à disposition, cela crée un précédent. Nous voyons de plus en plus d’employeurs verser de grosses sommes d’argent parce que, même s’ils ont essayé de faire la bonne chose, si ce n’est pas bien défini, bien documenté et cohérent et que les mesures appropriées ne peuvent pas être prouvées devant les tribunaux, ils finiront toujours par avoir des ennuis juridiques.
D’autres poursuites ont mis en évidence les exigences de conformité en vertu de l’ADA / ADAAA. Les litiges sont plus facilement évités grâce à l’adoption claire du processus interactif et à une documentation complète sur les étapes de ce processus, de la demande initiale aux conversations en cours, aux dossiers médicaux récupérés pour la justification, aux options de réadaptation professionnelle étudiées, aux mesures d’adaptation qui ont été proposées et / ou aux raisons pour lesquelles les mesures d’adaptation peuvent ne pas être considérées comme raisonnables.
Bien que les employeurs devraient avoir une cohérence dans l’ensemble de leur organisation en ce qui concerne le processus d’évaluation utilisé, cela ne signifie pas que chaque lieu de travail sera en mesure de prendre les mêmes mesures d’adaptation en fonction des spécificités de leur unité d’affaires.
Q : La plate-forme de Sedgwick intègre-t-elle systématiquement la composition des travailleurs, le FML / les congés, le handicap et l’ADA / ADAAA lorsque tous les éléments se chevauchent ?
L’une des clés pour réduire les risques dans le cadre de l’ADA /ADAAA est d’avoir des procédures standard en place qui déclencheront la nécessité d’un examen interactif des processus. La deuxième clé consiste à utiliser une plateforme de gestion de l’information pour appuyer le processus d’adaptation. Que vous utilisiez ou non la plate-forme de Sedgwick, ces clés sont essentielles pour la conformité ADA / ADAAA.
Chez Sedgwick, l’indemnisation des accidents du travail, l’invalidité, l’absence et l’ADA / ADAAA sont complètement intégrés afin que les employeurs puissent voir toutes les pièces du puzzle sur une seule plate-forme. Grâce à notre plate-forme intégrée, nos clients peuvent se tourner vers une source centralisée pour les ressources et la tenue de dossiers, et la conformité devient une chose beaucoup plus facile à accomplir.
Q : Quelles directives offrez-vous pour susciter la conversation avec un employé qui semble avoir un handicap, mais qui n’a pas approché l’employeur pour obtenir des mesures d’adaptation ?
Semblable à l’aréna FML, un employé n’a pas à demander d’accommodement ADA. Si vous savez qu’un employé a été touché par une condition invalidante, par exemple s’il a été absent en vertu de FML ou d’un autre type de congé, nous encourageons les employeurs à offrir un langage dans une communication écrite ou une conversation pour s’assurer que l’employé explore le processus ADA. Les employeurs devraient aborder les préoccupations de l’ADA dans un esprit de collaboration et penser de manière créative pour trouver des moyens d’accommoder tout handicap.
Q : Combien de temps devriez-vous prolonger le temps après que FML a été épuisé ?
Une fois qu’un employeur sait qu’il y a un potentiel de besoin prolongé lié à l’invalidité en cas d’épuisement du FML, il a la responsabilité d’éduquer son employé et d’explorer les options en vertu de l’ADA / ADAAA. Il n’y a pas de limite officielle sur le délai pour permettre des conditions qui pourraient changer ; les opinions varient sur une durée raisonnable – et le plus souvent, les experts en conformité déconseillent de fixer des limites strictes et encouragent plutôt à évaluer chaque situation individuellement. L’employeur devrait se concentrer sur la détermination si le fait d’accorder plus de temps permettra en fin de compte à son employé de revenir au travail et de retourner à son emploi, tout en se demande s’il est raisonnable de garder le poste ouvert plus longtemps.
Q : Comment suggérez-vous que nous gérions les situations où nous ne sommes pas en mesure d’accommoder un employé dans n’importe quel poste après s’être engagés dans le processus interactif ?
Si les options ADA / ADAAA sont explorées et que l’employé ne peut pas rester sur le lieu de travail et exécuter ses fonctions essentielles par le biais de mesures d’adaptation, cela devient une décision d’emploi. Nous voyons souvent des employeurs mettre les employés en congé prolongé – congé personnel ou autre type de congé – pendant un certain temps pour s’assurer que la condition n’est pas celle qui peut changer à court terme. Pourtant, il peut y avoir des situations où des mesures d’adaptation raisonnables ne peuvent être prises et où un employé est congédié comme résultat final. L’interprétation est beaucoup plus stricte en vertu de l’ADAAA que ce qui était initialement prévu en vertu de l’ADA, mais les changements apportés à l’ADAAA n’ont pas créé un environnement où un employé ne peut jamais être licencié. Collaborer avec un avocat dans toute situation où la cessation d’emploi est envisagée.
Q : Comment un employeur répond-il à une demande de congé intermittent pour des poussées ? L’employé a épuisé son droit à la FML ou n’est pas admissible.
Étant donné que le congé peut être une mesure d’adaptation raisonnable, un employé pourrait être admissible au-delà de ses 12 semaines d’admissibilité fédérale, et le congé comme mesure d’adaptation pourrait être utilisé de façon intermittente. Il est important de se rappeler que, même en vertu des exigences en matière d’accommodement raisonnable, un employé doit toujours être en mesure d’exécuter les fonctions essentielles du travail et les niveaux de productivité doivent être maintenus – abaisser les normes de productivité n’est pas une exigence. Si quelqu’un est constamment absent du travail et ne peut pas maintenir les normes, le congé comme mesure d’adaptation ne lui permet pas de faire son travail tel que défini.
L’intention de la loi n’est pas de modifier les fonctions d’une personne ; par exemple, déplacer quelqu’un vers un travail à temps partiel / modifier ses normes de productivité n’est pas spécifiquement l’intention des décisions de l’ADA / ADAAA mais, si disponible, peut être une bonne solution en fonction de la situation de l’employeur et n’est pas interdit par l’ADA / ADAAA.
Q : La plate-forme ADA / ADAAA de Sedgwick comprend-elle des experts professionnels ou ergonomiques qui aident les employeurs à déterminer les modifications potentielles de l’emploi ?
Oui, Sedgwick fait appel à des spécialistes de l’adaptation au travail qui ont tous des antécédents en réadaptation professionnelle. Lorsque nous aidons les clients avec des solutions ADA et de retour au travail, nos spécialistes de l’adaptation au travail aident à la certification, facilitent les discussions avec les médecins pour confirmer le besoin d’une mesure d’adaptation, établissent des attentes avec les employés et demandent des documents raisonnables pour évaluer s’ils peuvent effectuer leur travail avec une mesure d’adaptation. Ces experts peuvent aider à l’évaluation du milieu de travail pour aider à définir les tâches essentielles d’un emploi et à déterminer quelles mesures d’adaptation possibles peuvent être prises.
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