Sedgwick veranstaltete vor kurzem in Zusammenarbeit mit Human Resource Executive ein Webinar zur Einhaltung des Americans with Disabilities Act (ADA) und des ADA Amendments Act (ADAAA). Das Interesse war groß, und die Arbeitgeber stellten viele Fragen, die zum Nachdenken anregten - viele davon hatten gemeinsame Themen, die an die Anfänge der Einführung von Family and Medical Leave (FML) und die Entwicklung entsprechender Richtlinien und Verfahren erinnerten. Unternehmen haben mit sich überschneidenden komplexen Beschäftigungsproblemen zu tun; die Einhaltung des ADA/ADAAA gehört nach wie vor zu den Hauptanliegen von Personal- und Risikofachleuten, vor allem, wenn sie zusammen mit anderen Fragen zu Behinderung und Abwesenheit, einschließlich FML, oder Arbeitsunfallversicherung betrachtet werden.
Wir haben eine Liste der wichtigsten Fragen zusammengestellt, die wir in unserem Webinar beantwortet haben, sowie viele der häufig gestellten Fragen, die wir immer wieder auf dem Markt hören. Wahrscheinlich haben Sie sich diese Fragen auch gestellt, als Sie über Ihre eigenen ADA/ADAAA-Richtlinien und Compliance-Anforderungen nachdachten. Lesen Sie weiter, und setzen Sie bitte die Diskussion fort, indem Sie Ihre eigenen Fragen in den Kommentaren unten oder über unser ADA/ADAAA-Anfrageformular stellen.
F: Welche Verpflichtungen haben wir gemäß ADA/ADAAA?
Das Gesetz ist sehr arbeitnehmerfreundlich gestaltet. Sein Ziel ist es, Menschen am Arbeitsplatz zu halten. Ein Arbeitgeber sollte alles in seiner Macht Stehende tun - es sei denn, es stellt wirklich eine erhebliche Härte für sein Unternehmen dar -, um dem Wunsch eines behinderten Arbeitnehmers nach Vorkehrungen nachzukommen und ihn in seinem Arbeitsumfeld zu halten. In der Vergangenheit mag der vorherrschende Gedanke gewesen sein: "Wenn wir einen behinderten Mitarbeiter unterbringen können, großartig, aber wenn nicht, ist es keine große Sache." Heute widerspricht diese Denkweise den Grundsätzen des ADA/ADAAA.
Was sind die Pflichten des Arbeitgebers? Der Arbeitgeber ist berechtigt, eine medizinische Begründung zu verlangen - ist die Behinderung bescheinigt und eine Anpassung angemessen? Was kommt dann als nächstes? Wird ein Antrag auf medizinisch angemessene Vorkehrungen gestellt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den interaktiven Prozess fortzusetzen, d. h. mit dem Arbeitnehmer in Kontakt zu treten, um die erforderliche Vorkehrung klar zu verstehen, nach möglichen Optionen zu suchen und die Parameter zu berücksichtigen, und zu überwachen, dass die Vorkehrung angemessen und konsequent durchgeführt wird.
F: Können Sie näher erläutern, was eine Härte für den Arbeitgeber darstellt?
Nach einer Mitteilung der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) muss ein Arbeitgeber nachweisen, dass die Umsetzung einer Anpassung ihn in finanzielle Bedrängnis bringen würde. Bei einem sehr großen Arbeitgeber gibt es nicht viele Änderungen, die offiziell als so einschneidend angesehen werden, dass sie ein finanzielles Risiko darstellen. Für einen kleineren Arbeitgeber können größere Änderungen eher als Härtefall betrachtet werden. Die Anschaffung eines neuen Geräts zum Beispiel wird in der Regel nicht als etwas angesehen, das einen Arbeitgeber in ein finanzielles Risiko bringt. Eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes oder etwas Ähnliches könnte je nach Größe des Arbeitgebers möglicherweise als Härtefall angesehen werden.
Das Schlagwort lautet in der Tat "erheblich" - es müssen sehr große, negative Auswirkungen auf die Finanzen Ihres Unternehmens nachgewiesen werden, damit eine vorgeschlagene Anpassung als Härtefall anerkannt wird. Vor allem bei größeren Arbeitgebern haben wir festgestellt, dass dies unter den meisten Umständen sehr schwer zu beweisen ist, aber jede Situation muss für eine spezifische Bestimmung bewertet werden.
F: Wie können wir uns vor Gerichtsverfahren schützen?
Die Dokumentation zum Nachweis der Kohärenz innerhalb des interaktiven Unterbringungsprozesses ist von größter Bedeutung. Im Laufe der Jahre haben eine lockere Verwaltung und uneinheitliche Vorkehrungen - sei es aufgrund persönlicher Voreingenommenheit, informeller Richtlinien, mangelnder Schulung oder anderer Umstände - zu Klagen wegen unfairer Beschäftigungsmaßnahmen geführt. Nehmen wir ein Beispiel, bei dem ein Arbeitnehmer mit allgemeinen Einschränkungen untergebracht wird. Wenn jedoch niemand auf Konsistenz achtet und dann, vielleicht nach jahrelanger Arbeit unter diesen Bedingungen, eine neue Geschäftsleitung kommt und sagt: "Ich werde das nicht mehr berücksichtigen", hätte der Arbeitgeber Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften. Nach dem Gesetz ist es ein Präzedenzfall, wenn eine Vorkehrung bereits getroffen wurde. Wir sehen immer mehr Arbeitgeber, die hohe Summen zahlen müssen, weil sie, selbst wenn sie versucht haben, das Richtige zu tun, wenn es nicht klar definiert und gut dokumentiert ist und die Konsequenz und die angemessenen Maßnahmen vor Gericht nicht nachgewiesen werden können, immer noch in rechtlichen Schwierigkeiten landen.
Immer mehr Gerichtsverfahren haben die Compliance-Anforderungen des ADA/ADAAA ins Blickfeld gerückt. Rechtsstreitigkeiten lassen sich am einfachsten durch eine klare Annahme des interaktiven Prozesses und eine vollständige Dokumentation der einzelnen Schritte dieses Prozesses vermeiden, von der ersten Anfrage über die stattfindenden Gespräche, die zur Untermauerung eingeholten medizinischen Unterlagen, die untersuchten beruflichen Rehabilitationsmöglichkeiten, die vorgeschlagenen Anpassungen und/oder die Gründe, warum die Anpassungen nicht als angemessen betrachtet werden.
Auch wenn Arbeitgeber in ihrem gesamten Unternehmen ein einheitliches Bewertungsverfahren anwenden sollten, bedeutet dies nicht, dass jeder Arbeitsort in der Lage sein wird, die gleichen Anpassungen auf der Grundlage der Besonderheiten seiner Geschäftseinheit vorzunehmen.
F: Integriert die Plattform von Sedgwick systematisch die Bereiche Arbeitsunfallversicherung, FML/Freistellung, Arbeitsunfähigkeit und ADA/ADAAA, wenn sich alle Elemente überschneiden?
Einer der Schlüssel zur Verringerung des Risikos im Rahmen des ADA/ADAAA ist die Einführung von Standardverfahren, die eine Überprüfung im Rahmen eines interaktiven Prozesses erforderlich machen. Der zweite Schlüssel ist die Verwendung einer Informationsmanagement-Plattform zur Unterstützung des Anpassungsprozesses. Unabhängig davon, ob Sie die Plattform von Sedgwick nutzen oder nicht, sind diese Schlüssel entscheidend für die Einhaltung des ADA/ADAAA.
Bei Sedgwick sind Arbeitsunfallversicherung, Arbeitsunfähigkeit, Abwesenheit und ADA/ADAAA vollständig integriert, so dass Arbeitgeber alle Teile des Puzzles auf einer Plattform sehen können. Dank unserer integrierten Plattform können unsere Kunden auf eine zentrale Quelle für Ressourcen und Aufzeichnungen zurückgreifen, und die Einhaltung der Vorschriften ist viel einfacher zu bewerkstelligen.
F: Was raten Sie zu einem Gespräch mit einem Arbeitnehmer, der eine Behinderung zu haben scheint, sich aber nicht an den Arbeitgeber gewandt hat, um eine Lösung zu finden?
Ähnlich wie im FML-Bereich muss ein Arbeitnehmer nicht um eine ADA-Unterstützung bitten. Wenn Sie wissen, dass ein Mitarbeiter von einer Behinderung betroffen ist, z. B. wenn er im Rahmen von FML oder einer anderen Urlaubsart beurlaubt wurde, empfehlen wir Arbeitgebern, in schriftlicher Form oder in einem Gespräch eine Formulierung anzubieten, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter den ADA-Prozess erkundet. Arbeitgeber sollten ADA-Belange im Geiste der Zusammenarbeit angehen und kreativ denken, um Wege zu finden, jeder Behinderung Rechnung zu tragen.
F: Wie lange sollten Sie die Zeit verlängern, nachdem FML ausgeschöpft wurde?
Sobald ein Arbeitgeber weiß, dass nach der Erschöpfung von FML möglicherweise ein längerer behinderungsbedingter Bedarf besteht, ist er dafür verantwortlich, seinen Mitarbeiter aufzuklären und die Möglichkeiten gemäß ADA/ADAAA zu prüfen. Es gibt keinen offiziellen Zeitrahmen, um Bedingungen zu berücksichtigen, die sich ändern könnten. Die Meinungen über eine angemessene Zeitspanne gehen auseinander, und meistens raten Compliance-Experten davon ab, feste Grenzen zu setzen, und empfehlen stattdessen, jede Situation individuell zu bewerten. Der Arbeitgeber sollte sich darauf konzentrieren, festzustellen, ob die Gewährung zusätzlicher Zeit es dem Arbeitnehmer letztendlich ermöglicht, an den Arbeitsplatz zurückzukehren und seine Arbeit wieder aufzunehmen, und gleichzeitig prüfen, ob es angemessen ist, die Stelle länger offen zu halten.
F: Was schlagen Sie vor, wie wir mit Situationen umgehen, in denen wir nicht in der Lage sind, einen Arbeitnehmer in irgendeiner Position unterzubringen, nachdem wir den interaktiven Prozess durchlaufen haben?
Wenn ADA/ADAAA-Optionen geprüft werden und der Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz bleiben und seine wesentlichen Arbeitsaufgaben durch eine Anpassung erfüllen kann, wird dies zu einer Einstellungsentscheidung. Wir sehen oft, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für eine gewisse Zeit beurlauben, sei es für einen persönlichen Urlaub oder eine andere Art von Urlaub, um sicherzugehen, dass sich der Zustand nicht kurzfristig ändern kann. Es kann jedoch auch Situationen geben, in denen keine angemessenen Vorkehrungen getroffen werden können und ein Arbeitnehmer infolgedessen entlassen wird. Die Auslegung ist im Rahmen des ADAAA viel strenger als ursprünglich im Rahmen des ADA vorgesehen, aber die Änderungen des ADAAA haben kein Umfeld geschaffen, in dem ein Arbeitnehmer niemals gekündigt werden kann. Arbeiten Sie in jeder Situation, in der eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses in Betracht gezogen wird, mit einem Anwalt zusammen.
F: Wie kann ein Arbeitgeber einem Antrag auf unterbrochenen Urlaub wegen eines Krankheitsschubs nachkommen? Der Mitarbeiter hat entweder seinen FML-Anspruch ausgeschöpft oder ist nicht berechtigt.
Da Urlaub eine angemessene Vorkehrung sein kann, hat ein Arbeitnehmer möglicherweise Anspruch auf mehr als die 12 Wochen, die ihm auf Bundesebene zustehen, und der Urlaub als Vorkehrung kann mit Unterbrechungen genommen werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein Arbeitnehmer auch unter den Anforderungen für angemessene Vorkehrungen immer noch in der Lage sein muss, wesentliche Arbeitsaufgaben zu erfüllen, und dass das Produktivitätsniveau aufrechterhalten werden muss - eine Senkung der Produktivitätsstandards ist keine Voraussetzung. Wenn jemand ständig von der Arbeit abwesend ist und die Standards nicht aufrechterhalten kann, erlaubt ihm die Beurlaubung als Vorkehrung nicht, seine Arbeit wie definiert auszuführen.
Die Absicht des Gesetzes besteht nicht darin, die Arbeitsaufgaben einer Person zu ändern; beispielsweise ist die Versetzung einer Person zu Teilzeitarbeit/Änderung ihrer Produktivitätsstandards nicht speziell die Absicht der ADA/ADAAA-Urteile, kann aber, falls vorhanden, eine gute Lösung sein, die auf den Umständen des Arbeitgebers basiert und nicht durch ADA/ADAAA verboten ist.
F: Beinhaltet die ADA/ADAAA-Plattform von Sedgwick berufliche oder ergonomische Experten, die Arbeitgeber bei der Ermittlung möglicher Arbeitsplatzanpassungen unterstützen?
Ja, Sedgwick setzt Spezialisten für berufliche Anpassungen ein, die alle einen beruflichen Rehabilitationshintergrund haben. Wenn wir unsere Kunden bei ADA- und Wiedereingliederungslösungen unterstützen, helfen unsere Spezialisten für Arbeitsplatzanpassungen bei der Zertifizierung, der Erleichterung von Gesprächen mit Ärzten, um die Notwendigkeit einer Anpassung zu bestätigen, der Festlegung von Erwartungen an die Mitarbeiter und der Anforderung angemessener Unterlagen, um zu bewerten, ob sie ihre Arbeit mit einer Anpassung ausführen können. Diese Experten können bei Arbeitsplatzbewertungen behilflich sein, um die wesentlichen Aufgaben eines Arbeitsplatzes zu definieren und festzustellen, welche möglichen Anpassungen vorgenommen werden können.
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