Häufig gestellte Fragen zum ADA: Was Sie wissen müssen

Sedgwick hat kürzlich in Zusammenarbeit mitHuman Resource Executive einWebinarveranstaltet, bei dem es um die Einhaltung des Americans with Disabilities Act (ADA) und des ADA Amendments Act (ADAAA) ging. Das Interesse war groß, und die Arbeitgeber stellten viele zum Nachdenken anregende Fragen – von denen viele gemeinsame Themen hatten, die an die Anfänge der Einführung des Family and Medical Leave (FML) und die Entwicklung der damit verbundenen Richtlinien und Verfahren erinnerten. Unternehmen sehen sich mit sich überschneidenden, komplexen arbeitsrechtlichen Fragestellungen konfrontiert; die Einhaltung der ADA/ADAAA-Vorschriften gehört weiterhin zu den wichtigsten Anliegen von Personal- und Risikomanagern, insbesondere wenn man sie im Zusammenhang mit anderen Themen im Bereich Behinderung und Fehlzeiten betrachtet, darunter die Anforderungen des FML oder des „ Arbeitsunfallversicherung “.

Wir haben eine Liste der wichtigsten Fragen zusammengestellt, die wir in unserem Webinar beantwortet haben, sowie viele der häufig gestellten Fragen, die uns auf dem Markt immer wieder begegnen. Wahrscheinlich sind dies Fragen, die auch Sie sich gestellt haben, als Sie sich mit Ihren eigenen ADA/ADAAA-Richtlinien und Compliance-Anforderungen befasst haben. Lesen Sie weiter und setzen Sie die Diskussion fort, indem Sie Ihre eigenen Fragen in den Kommentaren unten oder über unserADA/ADAAA-Anfrageformular stellen.

F: Welche Verpflichtungen haben wir gemäß ADA/ADAAA?

Das Gesetz ist sehr arbeitnehmerfreundlich gestaltet. Sein Ziel ist es, Menschen im Arbeitsleben zu halten. Ein Arbeitgeber sollte alle erdenklichen Anstrengungen unternehmen – sofern dies nicht zu einer erheblichen Belastung für sein Unternehmen führt –, um den Antrag eines behinderten Arbeitnehmers auf angemessene Vorkehrungen zu erfüllen und ihn im Arbeitsumfeld zu halten. In der Vergangenheit mag die vorherrschende Meinung gelautet haben: „Wenn wir angemessene Vorkehrungen treffen können, großartig, wenn nicht, ist das auch kein großes Problem.“ Heute widerspricht diese Denkweise den Grundsätzen des ADA/ADAAA.

Welche Pflichten hat ein Arbeitgeber? Der Arbeitgeber ist berechtigt, einen medizinischen Nachweis einzufordern – ist die Behinderung bescheinigt und ist eine angemessene Vorkehrung erforderlich? Wie geht es dann weiter? Bei einem Antrag auf eine medizinisch vertretbare Vorkehrung ist der Arbeitgeber verpflichtet, den interaktiven Prozess einzuleiten – sich mit dem Arbeitnehmer auszutauschen, um die benötigte Vorkehrung genau zu verstehen, mögliche Optionen zu prüfen und Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sowie zu überwachen, dass die Vorkehrung ordnungsgemäß und konsequent umgesetzt wird.

F: ­Können Sie näher erläutern, was unter einer Härte für den Arbeitgeber zu verstehen ist? ­

Laut einer Mitteilung der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) muss ein Arbeitgeber nachweisen, dass die Umsetzung einer angemessenen Vorkehrung ihn in eine finanzielle Notlage bringen würde. Für einen sehr großen Arbeitgeber gibt es nicht viele Anpassungen, die offiziell als so einschneidend angesehen würden, dass sie ein finanzielles Risiko darstellen. Bei einem kleineren Arbeitgeber ist es hingegen wahrscheinlicher, dass größere Anpassungen als finanzielle Härte angesehen werden. Der Kauf eines Geräts wird beispielsweise in der Regel nicht als etwas angesehen, das einen Arbeitgeber einem finanziellen Risiko aussetzen würde. Die Umgestaltung des Arbeitsplatzes oder Maßnahmen von ähnlicher Tragweite könnten je nach Größe des Arbeitgebers möglicherweise als finanzielle Härte angesehen werden.

Tatsächlich lautet das Stichwort „erheblich“ – es muss nachgewiesen werden, dass eine vorgeschlagene Sonderregelung sehr erhebliche negative Auswirkungen auf die Finanzen Ihres Unternehmens hat, damit sie als Härtefall anerkannt wird. Insbesondere bei größeren Arbeitgebern haben wir festgestellt, dass dies unter den meisten Umständen sehr schwer nachzuweisen ist, doch muss jeder Einzelfall gesondert geprüft werden, um zu einer konkreten Entscheidung zu gelangen.

F: Wie können wir uns vor Klagen schützen?

Die Dokumentation, die die Konsistenz im Rahmen des interaktiven Prozesses zur Gewährung von Anpassungen belegt, ist von größter Bedeutung. Im Laufe der Jahre haben eine nachlässige Unternehmensführung und inkonsistente Anpassungen – sei es aufgrund persönlicher Vorurteile, informeller Richtlinien, mangelnder Schulung oder anderer Umstände – zu rechtlichen Schritten wegen unlauterer Beschäftigungspraktiken geführt. Stellen Sie sich ein Beispiel vor, bei dem einem Mitarbeiter allgemeine Einschränkungen gewährt werden. Wenn jedoch niemand die Konsistenz überwacht und dann, vielleicht nach Jahren der Arbeit unter diesen Bedingungen, eine neue Geschäftsführung antritt und sagt: „Das werde ich nicht mehr berücksichtigen“, gerät der Arbeitgeber in rechtliche Schwierigkeiten. Laut Gesetz stellt eine bereits gewährte angemessene Vorkehrung einen Präzedenzfall dar. Wir beobachten, dass immer mehr Arbeitgeber hohe Summen zahlen müssen, denn selbst wenn sie versucht haben, das Richtige zu tun: Solange die Vorkehrungen nicht klar definiert und gut dokumentiert sind und vor Gericht keine Konsistenz sowie angemessene Maßnahmen nachgewiesen werden können, geraten sie dennoch in rechtliche Schwierigkeiten.

Durch weitere Rechtsstreitigkeiten sind die Anforderungen zur Einhaltung des ADA/ADAAA verstärkt in den Fokus gerückt. Rechtsstreitigkeiten lassen sich am einfachsten vermeiden, indem der interaktive Prozess klar umgesetzt und alle Schritte dieses Prozesses lückenlos dokumentiert werden – von der ersten Anfrage über die geführten Gespräche, die zur Untermauerung herangezogenen medizinischen Unterlagen und die geprüften Möglichkeiten der beruflichen Rehabilitation bis hin zu den vorgeschlagenen angemessenen Vorkehrungen und/oder den Gründen, warum bestimmte Vorkehrungen möglicherweise nicht als angemessen angesehen werden.

Zwar sollten Arbeitgeber bei dem angewandten Bewertungsverfahren unternehmensweit einheitlich vorgehen, doch bedeutet dies nicht, dass jeder Standort aufgrund der Besonderheiten seines Geschäftsbereichs dieselben Anpassungen vornehmen kann.

F: ­Integriert die Plattform von Sedgwick die Bereiche Arbeitsunfallversicherung, FML/Beurlaubungen, Erwerbsunfähigkeit und ADA/ADAAA systematisch, wenn sich alle Elemente überschneiden?

Einer der Schlüssel zur Risikominimierung im Rahmen des ADA/ADAAA besteht darin, Standardverfahren einzuführen, die die Notwendigkeit einer Überprüfung im Rahmen des interaktiven Prozesses auslösen. Der zweite Schlüssel ist der Einsatz einer Informationsmanagement-Plattform zur Unterstützung des Prozesses zur Gewährung von angemessenen Vorkehrungen. Unabhängig davon, ob Sie die Plattform von Sedgwick nutzen oder nicht, sind diese Schlüssel für die Einhaltung der ADA/ADAAA-Vorschriften von entscheidender Bedeutung.

Bei Sedgwick, Arbeitsunfallversicherung, sind Arbeitsunfähigkeit, Fehlzeiten und ADA/ADAAA vollständig integriert, sodass Arbeitgeber alle Puzzleteile auf einer einzigen Plattform einsehen können. Dank unserer integrierten Plattform können unsere Kunden auf eine zentrale Quelle für Ressourcen und Dokumentation zurückgreifen, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wesentlich einfacher wird.

F: ­Welche Empfehlungen geben Sie dazu, wie man das Gespräch mit einem Mitarbeiter ansprechen kann, der offenbar eine Behinderung hat, sich aber noch nicht an den Arbeitgeber gewandt hat, um eine angemessene Vorkehrung zu beantragen?­

Ähnlich wie im Falle der FML-Regelung muss ein Mitarbeiter nicht ausdrücklich um eine Anpassung gemäß ADA bitten. Wenn Sie wissen, dass ein Mitarbeiter von einer Behinderung betroffen ist – beispielsweise, wenn er im Rahmen der FML oder einer anderen Urlaubsart abwesend war –, empfehlen wir Arbeitgebern, in schriftlicher Kommunikation oder im Gespräch darauf hinzuweisen, damit der Mitarbeiter sich mit dem ADA-Verfahren vertraut macht. Arbeitgeber sollten ADA-Anliegen im Geiste der Zusammenarbeit angehen und kreativ nach Möglichkeiten suchen, um einer Behinderung Rechnung zu tragen.

F: Wie lange sollte die Frist verlängert werden, nachdem der FML-Anspruch ausgeschöpft ist?

Sobald ein Arbeitgeber weiß, dass nach Ausschöpfung des FML-Anspruchs möglicherweise ein längerfristiger bedarfsbedingter Arbeitsausfall aufgrund einer Behinderung besteht, ist er verpflichtet, seinen Mitarbeiter aufzuklären und die Möglichkeiten im Rahmen des ADA/ADAAA zu prüfen. Es gibt keine offizielle Frist, um sich ändernden Umständen Rechnung zu tragen; die Meinungen darüber, was ein angemessener Zeitraum ist, gehen auseinander – und in den meisten Fällen raten Compliance-Experten davon ab, feste Fristen festzulegen, und empfehlen stattdessen, jede Situation individuell zu bewerten. Der Arbeitgeber sollte sich darauf konzentrieren, zu ermitteln, ob die Gewährung einer zusätzlichen Frist es dem Mitarbeiter letztendlich ermöglicht, an den Arbeitsplatz zurückzukehren und seine Tätigkeit wieder aufzunehmen, und dabei gleichzeitig abwägen, ob es angemessen ist, die Stelle länger freizuhalten.

­F: Wie sollten wir Ihrer Meinung nach in Situationen vorgehen, in denen wir einem Mitarbeiter nach Abschluss des interaktiven Prozesses keine Stelle anbieten können?

Wenn die Möglichkeiten gemäß ADA/ADAAA geprüft wurden und der Arbeitnehmer trotz angemessener Vorkehrungen nicht am Arbeitsplatz verbleiben und seine wesentlichen Aufgaben erfüllen kann, handelt es sich um eine Beschäftigungsentscheidung. Häufig stellen wir fest, dass Arbeitgeber Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum in einen längeren Urlaub – sei es aus persönlichen Gründen oder aus einem anderen Grund – versetzen, um sicherzustellen, dass sich der Zustand nicht kurzfristig ändern kann. Es kann jedoch Situationen geben, in denen keine angemessenen Vorkehrungen getroffen werden können und dies letztendlich zur Kündigung des Arbeitnehmers führt. Die Auslegung ist nach dem ADAAA wesentlich enger gefasst, als ursprünglich im Rahmen des ADA vorgesehen war; die Änderungen durch das ADAAA haben jedoch kein Umfeld geschaffen, in dem ein Arbeitnehmer niemals gekündigt werden kann. Ziehen Sie in jeder Situation, in der eine Kündigung in Betracht gezogen wird, einen Rechtsbeistand hinzu.

F: Wie geht ein Arbeitgeber mit einem Antrag auf zeitweiligen Freistellung wegen Krankheitsschüben um? Der Arbeitnehmer hat entweder seinen Anspruch auf Familienurlaub (FML) bereits ausgeschöpft oder hat keinen Anspruch darauf.

Da Urlaub eine angemessene Vorkehrung darstellen kann, könnte ein Arbeitnehmer möglicherweise auch über seinen 12-wöchigen bundesgesetzlichen Anspruch hinaus anspruchsberechtigt sein, und Urlaub als Vorkehrung könnte zeitweise in Anspruch genommen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Arbeitnehmer selbst im Rahmen der Anforderungen an angemessene Vorkehrungen weiterhin in der Lage sein muss, wesentliche Aufgaben seiner Stelle zu erfüllen, und dass das Produktivitätsniveau aufrechterhalten werden muss – eine Senkung der Produktivitätsstandards ist nicht erforderlich. Wenn jemand ständig von der Arbeit fernbleibt und die Standards nicht einhalten kann, ermöglicht der Urlaub als Vorkehrung ihm nicht, seine Arbeit wie definiert auszuüben.

Das Gesetz zielt nicht darauf ab, die Arbeitsaufgaben einer Person zu ändern; so ist beispielsweise die Versetzung einer Person in eine Teilzeitbeschäftigung oder die Änderung ihrer Leistungsstandards nicht ausdrücklich die Absicht der ADA-/ADAAA-Vorschriften, kann jedoch – sofern möglich – je nach den Umständen des Arbeitgebers eine gute Lösung darstellen und ist nach dem ADA/ADAAA nicht verboten.

F: ­Umfasst die ADA/ADAAA-Plattform von Sedgwick Fachleute für berufliche Rehabilitation oder Ergonomie, die Arbeitgeber bei der Ermittlung möglicher Arbeitsplatzanpassungen unterstützen? ­

Ja, Sedgwick setzt Spezialisten für Arbeitsplatzanpassungen ein, die alle über Erfahrung im Bereich der beruflichen Rehabilitation verfügen. Wenn wir Kunden bei ADA-Fragen und Lösungen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz unterstützen, helfen unsere Spezialisten für Arbeitsplatzanpassungen bei der Beglaubigung, erleichtern Gespräche mit Ärzten, um die Notwendigkeit einer Anpassung zu bestätigen, legen gemeinsam mit den Mitarbeitern Erwartungen fest und fordern angemessene Unterlagen an, um zu beurteilen, ob diese ihre Tätigkeit mit einer Anpassung ausüben können. Diese Experten können bei Arbeitsplatzbegutachtungen helfen, um die wesentlichen Aufgaben einer Tätigkeit zu definieren und festzustellen, welche möglichen Anpassungen vorgenommen werden können.