Onlangs organiseerde Sedgwick in samenwerking met Human Resource Executive een webinar over de naleving van de Amerikaanse Wet op Gehandicapten (ADA) en de ADA Amendments Act (ADAAA). Er was veel interesse en werkgevers stelden veel vragen die tot nadenken aanzetten. Veel van deze vragen hadden gemeenschappelijke thema's, die doen denken aan de begindagen van Family and Medical Leave (FML) en de ontwikkeling van gerelateerd beleid en procedures. Organisaties hebben te maken met overlappende, complexe arbeidsvraagstukken; naleving van ADA/ADAAA blijft een van de belangrijkste aandachtspunten voor HR- en risicoprofessionals, met name wanneer deze worden bekeken naast andere kwesties op het gebied van arbeidsongeschiktheid en afwezigheid, waaronder FML, of de vereisten voor werknemerscompensatie.
We hebben een lijst samengesteld van de meest prominente vragen die we tijdens ons webinar hebben beantwoord, evenals veel van de veelgestelde vragen die we in de markt blijven horen. Het is waarschijnlijk dat dit vragen zijn die jij ook hebt gesteld bij het overwegen van je eigen ADA/ADAAA-beleid en nalevingsvereisten. Lees verder en zet het gesprek voort door je eigen vragen te stellen in de opmerkingen hieronder of via ons ADA/ADAAA-informatieformulier.
V: Wat zijn onze verplichtingen onder ADA/ADAAA?
De wet is ontworpen om zeer werknemersvriendelijk te zijn. Het doel is om mensen aan het werk te houden. Een werkgever moet al het mogelijke doen - tenzij het echt een groot probleem voor het bedrijf oplevert - om tegemoet te komen aan het verzoek van een gehandicapte werknemer om aanpassingen aan te brengen en hem of haar binnen de werkomgeving te houden. In het verleden was de heersende gedachte misschien: "als we aan het verzoek tegemoet kunnen komen, geweldig, maar zo niet, dan is er niets aan de hand". Tegenwoordig druist deze manier van denken in tegen de principes van ADA/ADAAA.
Wat zijn de verplichtingen van een werkgever? De werkgever heeft het recht om een medische onderbouwing na te streven - is de handicap gecertificeerd en een aanpassing gepast? Wat gebeurt er daarna? Als de werkgever een medisch redelijk verzoek tot aanpassing krijgt, moet hij het interactieve proces voortzetten - met de werknemer in gesprek gaan om duidelijk te begrijpen welke aanpassing nodig is, mogelijke opties zoeken en parameters overwegen, en controleren of de aanpassing op de juiste manier en consequent wordt uitgevoerd.
V: Kunt u uitleggen wat moeilijk is voor de werkgever?
Op basis van communicatie van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) moet een werkgever bewijzen dat het implementeren van een aanpassing hem financieel in moeilijkheden zou brengen. Voor een zeer grote werkgever zijn er niet veel aanpassingen die officieel als ingrijpend genoeg worden beschouwd om een financieel risico te vormen. Voor een kleinere werkgever kunnen grote aanpassingen eerder als een ontbering worden beschouwd. De aankoop van een apparaat zal bijvoorbeeld meestal niet worden beschouwd als iets dat een werkgever in financieel gevaar brengt. Het herinrichten van de werkplek of iets gelijkaardigs kan wel gezien worden als een moeilijke situatie, afhankelijk van de grootte van de werkgever.
Echt, het modewoord is "significant" - er moet een zeer grote, negatieve impact op de financiën van je organisatie worden aangetoond om een voorgestelde aanpassing te erkennen als een onbillijkheid. Vooral voor grotere werkgevers hebben we gezien dat dit onder de meeste omstandigheden erg moeilijk te bewijzen is, maar elke situatie moet worden geëvalueerd voor een specifieke bepaling.
V: Hoe kunnen we onszelf beschermen tegen rechtszaken?
De documentatie die consistentie bewijst binnen het interactieve accommodatieproces is van het grootste belang. Door de jaren heen heeft los management en inconsistente accommodatie - of dit nu gebaseerd is op persoonlijke vooroordelen, informeel beleid, gebrek aan training of andere omstandigheden - geleid tot juridische stappen wegens oneerlijke arbeidsvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die wordt aangepast met algemene beperkingen. Maar als niemand controleert of het consequent is en er dan, misschien na jaren onder deze voorwaarden te hebben gewerkt, een nieuw management komt dat zegt: "Dat wil ik niet meer toestaan", dan heeft de werkgever een probleem met de naleving van de wet. Volgens de wet schept een aanpassing die al beschikbaar is een precedent. We zien steeds meer werkgevers grote sommen geld betalen omdat, zelfs als ze hebben geprobeerd het juiste te doen, als het niet goed gedefinieerd en gedocumenteerd is en consistentie en gepaste actie niet bewezen kan worden in de rechtszaal, ze toch in juridische problemen komen.
Meer rechtszaken hebben de nalevingseisen onder ADA/ADAAA onder de aandacht gebracht. Rechtszaken kunnen het gemakkelijkst worden voorkomen door een duidelijke toepassing van het interactieve proces en volledige documentatie over de stappen van dit proces, van de eerste aanvraag tot de gesprekken die plaatsvinden, de medische dossiers die zijn opgevraagd ter onderbouwing, de mogelijkheden voor beroepsrevalidatie die zijn onderzocht, welke aanpassingen zijn voorgesteld en/of waarom aanpassingen niet als redelijk worden beschouwd.
Hoewel werkgevers in hun hele organisatie consistent zouden moeten zijn als het gaat om het gebruikte evaluatieproces, betekent dit niet dat elke werklocatie dezelfde aanpassingen kan maken op basis van de specifieke kenmerken van hun bedrijfseenheid.
V: Integreert het Sedgwick platform systematisch workers' comp, FML/verlof, arbeidsongeschiktheid en ADA/ADAAA wanneer alle elementen elkaar overlappen?
Een van de belangrijkste manieren om de risico's onder ADA/ADAAA te beperken is om standaardprocedures te hebben die de noodzaak van een interactieve procesbeoordeling in gang zetten. De tweede sleutel is het gebruik van een informatie management platform om het aanpassingsproces te ondersteunen. Of u nu wel of niet gebruik maakt van Sedgwick's platform, deze sleutels zijn van cruciaal belang voor naleving van ADA/ADAAA.
Bij Sedgwick zijn werknemerscompensatie, arbeidsongeschiktheid, verzuim en ADA/ADAAA volledig geïntegreerd, zodat werkgevers alle puzzelstukjes binnen één platform kunnen bekijken. Dankzij ons geïntegreerde platform kunnen onze klanten een beroep doen op een gecentraliseerde bron voor middelen en archivering en wordt compliance een veel eenvoudiger te realiseren zaak.
V: Welk advies geeft u over het aangaan van een gesprek met een werknemer die een handicap lijkt te hebben, maar de werkgever niet heeft benaderd voor een aanpassing?
Net als bij FML hoeft een werknemer niet te vragen om een ADA-voorziening. Als je weet dat een werknemer getroffen is door een handicap, bijvoorbeeld als hij/zij afwezig is geweest onder FML of een ander soort verlof, moedigen we werkgevers aan om in schriftelijke communicatie of een gesprek taal aan te bieden om er zeker van te zijn dat de werknemer het ADA-proces verkent. Werkgevers moeten ADA-problemen benaderen in de geest van samenwerking en creatief nadenken om manieren te vinden om tegemoet te komen aan elke handicap.
V: Hoe lang moet je de tijd verlengen nadat FML is uitgeput?
Zodra een werkgever weet dat er mogelijk een langere arbeidsongeschiktheidsgerelateerde behoefte bestaat na uitputting van de FML, heeft hij de verantwoordelijkheid om zijn werknemer voor te lichten en de opties onder ADA/ADAAA te onderzoeken. Er is geen officiële limiet voor de tijd die nodig is om rekening te houden met omstandigheden die kunnen veranderen; de meningen over een redelijke hoeveelheid tijd lopen uiteen - en meestal raden compliance-experts het stellen van harde grenzen af en moedigen ze in plaats daarvan aan om elke situatie afzonderlijk te beoordelen. De werkgever moet zich richten op het bepalen of het toestaan van extra tijd zijn werknemer uiteindelijk in staat zal stellen om terug te keren op de werkplek en terug te keren naar zijn baan, terwijl hij ook moet overwegen of het langer openhouden van de functie redelijk is.
V: Hoe moeten we volgens u omgaan met situaties waarin we niet in staat zijn om een werknemer in welke functie dan ook tegemoet te komen na het doorlopen van het interactieve proces?
Als de ADA/ADAAA-opties zijn onderzocht en de werknemer niet op de werkplek kan blijven en zijn essentiële taken niet kan uitvoeren door middel van aanpassingen, dan wordt het een arbeidsbeslissing. We zien vaak dat werkgevers werknemers voor een langere periode met verlof sturen - persoonlijk verlof of een ander soort verlof - om er zeker van te zijn dat de aandoening niet op korte termijn kan veranderen. Toch kunnen er situaties zijn waarin redelijke aanpassingen niet mogelijk zijn en een werknemer uiteindelijk wordt ontslagen. De interpretatie onder ADAAA is veel strikter dan oorspronkelijk de bedoeling was onder ADA, maar de wijzigingen in ADAAA hebben geen omgeving gecreëerd waarin een werknemer nooit kan worden ontslagen. Werk samen met een juridisch adviseur in elke situatie waarin beëindiging van het dienstverband wordt overwogen.
V: Hoe komt een werkgever tegemoet aan een verzoek om intermitterend verlof voor flare-ups? De werknemer heeft zijn recht op FML opgebruikt of komt niet in aanmerking.
Omdat verlof een redelijke aanpassing kan zijn, kan een werknemer in aanmerking komen voor meer dan 12 weken federaal recht, en verlof als aanpassing kan met tussenpozen worden gebruikt. Het is belangrijk om te onthouden dat, zelfs onder de voorwaarden voor redelijke aanpassing, een werknemer nog steeds in staat moet zijn om essentiële taken uit te voeren en dat het productiviteitsniveau moet worden gehandhaafd - het verlagen van de productiviteitsnormen is geen vereiste. Als iemand voortdurend afwezig is van het werk en de normen niet kan handhaven, is verlof als accommodatie niet voldoende om het werk uit te voeren zoals gedefinieerd.
Het is niet de bedoeling van de wet om iemands taken te veranderen; iemand in deeltijd laten werken/zijn productiviteitsnormen veranderen is bijvoorbeeld niet specifiek de bedoeling van ADA/ADAAA-uitspraken, maar kan, indien beschikbaar, een goede oplossing zijn op basis van de omstandigheden van de werkgever en is niet verboden door ADA/ADAAA.
V: Bevat het ADA/ADAAA platform van Sedgwick beroeps- of ergonomische experts die werkgevers helpen bij het bepalen van mogelijke aanpassingen aan de baan?
Ja, Sedgwick maakt gebruik van specialisten op het gebied van werkaanpassing die allemaal een achtergrond hebben in beroepsrevalidatie. Wanneer wij klanten helpen met ADA- en re-integratieoplossingen, helpen onze arbeidsaccommodatiespecialisten met certificering, het faciliteren van gesprekken met artsen om de noodzaak van een accommodatie te bevestigen, het opstellen van verwachtingen met werknemers en het aanvragen van redelijke documentatie om te evalueren of zij hun werk kunnen uitvoeren met een accommodatie. Deze deskundigen kunnen helpen met werkplekevaluaties om de essentiële taken van een baan te definiëren en te bepalen welke mogelijke aanpassingen kunnen worden gemaakt.
Tags: Aanpassing, ADA, ADA/ADAAA, ADAAA, Naleving, Handicap en verlof, EEOC, FAQ, FML, FMLA, Human Resource Executive, Geïntegreerd beheer van handicaps, Geïntegreerde diensten, Interactief proces, Een nieuwe definitie van gezondheidszorg, Risicomanagement, Sedgwick, Shawn Johnson, Webinar, Compensatie voor werknemers