ADA veelgestelde vragen: Wat je moet weten

Sedgwick organiseerde onlangs eenwebinarover de naleving van de Americans with Disabilities Act (ADA) en de ADA Amendments Act (ADAAA), in samenwerking metHuman Resource Executive. Er was veel belangstelling en werkgevers stelden veel tot nadenken stemmende vragen, waarvan er veel gemeenschappelijke thema's hadden, die deden denken aan de begintijd van de invoering van Family and Medical Leave (FML) en de ontwikkeling van gerelateerde beleidsregels en procedures. Organisaties hebben te maken met overlappende complexe arbeidskwesties; naleving van de ADA/ADAAA blijft een van de belangrijkste aandachtspunten voor human resource- en risicoprofessionals, vooral in combinatie met andere kwesties op het gebied van arbeidsongeschiktheid en verzuim, waaronder FML of vereisten op het gebied van werknemerscompensatie.

We hebben een lijst samengesteld met de meest voorkomende vragen die we tijdens ons webinar hebben beantwoord, evenals veel van de veelgestelde vragen die we nog steeds horen in de markt. Waarschijnlijk zijn dit vragen die u ook heeft gesteld toen u uw eigen ADA/ADAAA-beleid en nalevingsvereisten overwoog. Lees verder en ga het gesprek voortzetten door uw eigen vragen te stellen in de reacties hieronder of via onsADA/ADAAA-contactformulier.

V: Wat zijn onze verplichtingen onder de ADA/ADAAA?

De wet is ontworpen om zeer werknemersvriendelijk te zijn. Het doel ervan is om mensen aan het werk te houden. Een werkgever moet alles in het werk stellen – tenzij dit echt aanzienlijke moeilijkheden voor zijn bedrijf met zich meebrengt – om tegemoet te komen aan het verzoek om aanpassingen van een werknemer met een handicap en hem of haar in de werkomgeving te houden. In het verleden was de gangbare gedachte misschien: "Als we aanpassingen kunnen doen, prima, maar zo niet, dan is dat ook geen ramp." Tegenwoordig is deze manier van denken in strijd met de principes van de ADA/ADAAA.

Wat zijn de verplichtingen van een werkgever? De werkgever heeft het recht om medische onderbouwing te vragen: is de handicap gecertificeerd en is een aanpassing gepast? Wat gebeurt er daarna? Als er een medisch redelijke aanpassingsverzoek wordt ingediend, is de werkgever verplicht om het interactieve proces te volgen: in gesprek gaan met de werknemer om duidelijk te begrijpen welke aanpassing nodig is, mogelijke opties zoeken en parameters overwegen, en controleren of de aanpassing op de juiste manier en consistent wordt uitgevoerd.

V: Kunt u uitleggen wat een bezwarende omstandigheid voor de werkgever inhoudt?

Op basis van communicatie van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) moet een werkgever aantonen dat het doorvoeren van een aanpassing hem in financiële moeilijkheden zou brengen. Voor een zeer grote werkgever zijn er niet veel aanpassingen die officieel als voldoende impactvol worden beschouwd om een financieel risico met zich mee te brengen. Voor een kleinere werkgever zullen ingrijpende aanpassingen eerder als een last worden beschouwd. De aanschaf van een apparaat wordt bijvoorbeeld meestal niet beschouwd als iets dat een werkgever in financiële moeilijkheden zou brengen. Het opnieuw inrichten van de werkplek of iets van vergelijkbare omvang kan mogelijk als een last worden beschouwd, afhankelijk van de omvang van het bedrijf.

Het sleutelwoord is hier echt 'significant': er moet worden aangetoond dat een voorgestelde aanpassing een zeer grote, negatieve impact heeft op de financiën van uw organisatie om als een bijzondere situatie te worden erkend. Vooral voor grotere werkgevers hebben we gemerkt dat dit in de meeste gevallen erg moeilijk te bewijzen is, maar elke situatie moet afzonderlijk worden beoordeeld om tot een specifieke beslissing te komen.

V: Hoe kunnen we ons beschermen tegen rechtszaken?

De documentatie die de consistentie binnen het interactieve accommodatieproces aantoont, is van het grootste belang. Door de jaren heen hebben losjes beheer en inconsistente accommodatie – of deze nu gebaseerd zijn op persoonlijke vooroordelen, informeel beleid, gebrek aan training of andere omstandigheden – geleid tot juridische stappen wegens oneerlijke arbeidspraktijken. Neem bijvoorbeeld een werknemer die accommodatie krijgt met algemene beperkingen. Als echter niemand toeziet op de consistentie en er dan, misschien na jarenlang onder deze omstandigheden te hebben gewerkt, een nieuw management aantreedt dat zegt: "Ik ga daar geen accommodatie meer voor bieden", dan zou de werkgever in problemen komen met de naleving van de wet. Volgens de wet geldt dat als er al accommodatie is geboden, dit een precedent schept. We zien dat steeds meer werkgevers grote sommen geld moeten betalen omdat ze, zelfs als ze hebben geprobeerd het juiste te doen, toch in juridische problemen komen als het niet goed gedefinieerd en gedocumenteerd is en als consistentie en gepaste maatregelen niet in de rechtbank kunnen worden aangetoond.

Door meer rechtszaken zijn de nalevingsvereisten onder ADA/ADAAA onder de aandacht gekomen. Rechtszaken kunnen het gemakkelijkst worden vermeden door een duidelijk interactief proces te hanteren en alle stappen van dit proces volledig te documenteren, vanaf het eerste verzoek tot en met de gevoerde gesprekken, de opgevraagde medische dossiers ter onderbouwing, de onderzochte beroepsrevalidatiemogelijkheden, de voorgestelde aanpassingen en/of de redenen waarom aanpassingen niet als redelijk kunnen worden beschouwd.

Hoewel werkgevers binnen hun hele organisatie consistentie moeten hanteren wat betreft het gebruikte evaluatieproces, betekent dit niet dat elke werklocatie dezelfde aanpassingen kan doorvoeren op basis van de specifieke kenmerken van hun bedrijfsonderdeel.

V: Integreert het platform van Sedgwick systematisch werknemerscompensatie, FML/verlof, arbeidsongeschiktheid en ADA/ADAAA wanneer alle elementen elkaar overlappen?

Een van de sleutels tot het verminderen van risico's onder de ADA/ADAAA is het hebben van standaardprocedures die de noodzaak van een interactieve procesbeoordeling activeren. De tweede sleutel is het gebruik van een informatiebeheerplatform ter ondersteuning van het accommodatieproces. Of u nu wel of niet gebruikmaakt van het platform van Sedgwick, deze sleutels zijn cruciaal voor naleving van de ADA/ADAAA.

Bij Sedgwick zijn werknemerscompensatie, arbeidsongeschiktheid, verzuim en ADA/ADAAA volledig geïntegreerd, zodat werkgevers alle stukjes van de puzzel op één platform kunnen zien. Dankzij ons geïntegreerde platform kunnen onze klanten voor middelen en administratie terecht bij één centrale bron, waardoor naleving veel eenvoudiger wordt.

V: Welke richtlijnen geeft u met betrekking tot het aangaan van een gesprek met een werknemer die een handicap lijkt te hebben, maar de werkgever nog niet heeft benaderd voor een aanpassing?

Net als bij de FML-regeling hoeft een werknemer niet om ADA-voorzieningen te vragen. Als u weet dat een werknemer te maken heeft met een handicap, bijvoorbeeld omdat hij of zij met FML-verlof of een ander soort verlof is geweest, raden we werkgevers aan om in schriftelijke communicatie of een gesprek aan te geven dat de werknemer het ADA-proces moet doorlopen. Werkgevers moeten ADA-kwesties benaderen in een geest van samenwerking en creatief nadenken over manieren om voorzieningen te treffen voor elke handicap.

V: Hoe lang moet u de tijd verlengen nadat FML is uitgeput?

Zodra een werkgever weet dat er mogelijk sprake is van langdurige arbeidsongeschiktheid na uitputting van de FML, heeft hij de verantwoordelijkheid om zijn werknemer voor te lichten en de mogelijkheden onder de ADA/ADAAA te onderzoeken. Er is geen officiële termijn voor het toestaan van omstandigheden die kunnen veranderen; de meningen lopen uiteen over wat een redelijke termijn is – en meestal raden compliance-experts af om harde termijnen vast te stellen en moedigen ze in plaats daarvan aan om elke situatie afzonderlijk te beoordelen. De werkgever moet zich richten op de vraag of het toestaan van extra tijd er uiteindelijk toe zal leiden dat de werknemer weer aan het werk kan, en tegelijkertijd overwegen of het redelijk is om de functie langer open te houden.

V: Hoe raadt u ons aan om te handelen in situaties waarin we een werknemer na het interactieve proces in geen enkele functie kunnen plaatsen?

Als de ADA/ADAAA-opties zijn onderzocht en de werknemer niet op de werkplek kan blijven en zijn essentiële taken niet kan uitvoeren door middel van aanpassingen, wordt het een beslissing op het gebied van werkgelegenheid. We zien vaak dat werkgevers werknemers voor een bepaalde periode met verlof sturen – persoonlijk verlof of een ander soort verlof – om er zeker van te zijn dat de situatie niet op korte termijn kan veranderen. Toch kunnen er situaties zijn waarin geen redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan en een werknemer uiteindelijk wordt ontslagen. De interpretatie is onder de ADAAA veel strenger dan oorspronkelijk bedoeld was onder de ADA, maar de wijzigingen in de ADAAA hebben geen omgeving gecreëerd waarin een werknemer nooit kan worden ontslagen. Werk samen met een advocaat in elke situatie waarin ontslag wordt overwogen.

V: Hoe gaat een werkgever om met een verzoek om intermitterend verlof bij opflakkeringen? De werknemer heeft zijn FML-recht uitgeput of komt niet in aanmerking.

Omdat verlof een redelijke aanpassing kan zijn, kan een werknemer mogelijk in aanmerking komen voor meer dan de 12 weken waarop hij volgens de federale wetgeving recht heeft, en kan verlof als aanpassing op intermitterende basis worden gebruikt. Het is belangrijk om te onthouden dat zelfs onder de vereisten voor redelijke aanpassingen, een werknemer nog steeds in staat moet zijn om essentiële functietaken uit te voeren en dat het productiviteitsniveau gehandhaafd moet blijven – het verlagen van productiviteitsnormen is geen vereiste. Als iemand voortdurend afwezig is op het werk en de normen niet kan handhaven, staat verlof als aanpassing hem of haar niet toe om zijn of haar werk zoals gedefinieerd uit te voeren.

Het is niet de bedoeling van de wet om iemands takenpakket te wijzigen; het is bijvoorbeeld niet specifiek de bedoeling van de ADA/ADAAA-uitspraken om iemand over te plaatsen naar een deeltijdbaan of zijn productiviteitsnormen te wijzigen, maar indien mogelijk kan dit een goede oplossing zijn op basis van de omstandigheden van de werkgever en is dit niet verboden door de ADA/ADAAA.

V: Omvat het ADA/ADAAA-platform van Sedgwick ook beroeps- of ergonomische experts die werkgevers helpen bij het bepalen van mogelijke aanpassingen van de werkplek?

Ja, Sedgwick maakt gebruik van specialisten op het gebied van werkplekaanpassingen die allemaal een achtergrond hebben in beroepsrevalidatie. Wanneer we klanten helpen met ADA- en terugkeeroplossingen, helpen onze specialisten op het gebied van werkplekaanpassingen met certificering, het faciliteren van gesprekken met artsen om de noodzaak van een aanpassing te bevestigen, het stellen van verwachtingen bij werknemers en het opvragen van redelijke documentatie om te beoordelen of ze hun werk met een aanpassing kunnen uitvoeren. Deze experts kunnen helpen met werkplekevaluaties om de essentiële taken van een functie te definiëren en te bepalen welke aanpassingen mogelijk zijn.