Implementering af robotstyret procesautomatisering giver store besparelser

Af Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT-innovation og beslutningsoptimering

Den største styrke bag robotbaseret procesautomatisering (RPA) er dens tilgængelighed og brugervenlighed.

Desværre kan disse faktorer også bidrage til, at det mislykkes i store, skalerbare implementeringer. RPA åbner døren tilteknologiuden at kræve en uddannelse eller mange års erfaring – det giver slutbrugerne mulighed for at programmere. De fleste ledere forventer dog i dag langt større succes (og dermed omkostningsbesparelser) fra RPA. I disse tilfælde har en organisation brug for mere end blot en slutbruger, der registrerer automatiseringer på sin desktop. Den samlede løsning omfatter software, der kører på servere, robotter, der kører på desktops, sikkerhedsoplysninger, netværksforbindelse, metoder til at skrive, teste og implementere programmerne samt et team af medarbejdere, der understøtter processen. Alle disse komponenter er afgørende for succes, men de ignoreres ofte under det indledende køb og implementering af RPA-løsninger.

RPA bør ikke betragtes som engrovgentagelse af en slutbrugers handlinger. Det bør betragtes somen nøjagtig gentagelse afde handlinger, en slutbruger ville udføre. Dette præcisionsniveau kræver, at RPA-implementeringer – for at være succesfulde i stor skala – følger softwareudviklingscyklussen, herunder vigtige komponenter som krav, test og den underliggende infrastruktur, som robotterne kører på.

Krav

Ligesom traditionel udvikling indebærer dette en klar forståelse og dokumentation af alle input (de data, en bruger modtager eller ser) og alle de trin, de måtte tage for at udføre deres opgaver i det eller de systemer, de bruger. Processen med at indsamle krav kan være lige så detaljeret og vanskelig som den, der anvendes i enhver anden traditionel IT-øvelse. RPA, der undgår dette procesniveau, som er forbundet med mange IT-organisationer, risikerer kun at automatisere det, der kaldes "happy path", hvilket ofte fører til de frygtede "manglende krav", der plager mislykkede initiativer.

Testning

Test afRPA-automatiseringerlider under den samme udfordring, som IT-udviklingen har stået over for i årtier: evnen til (a) at kende alle mulige procesveje og datatyper og derefter (b) faktisk teste dem for at se, hvad der sker. For at gøre dette effektivt for store, komplekse automatiseringer skal RPA-teamet:

1. Hav en dyb forståelse af de applikationer, der bruges i automatiseringen. Dette omfatter, hvordan applikationerne fungerer, hvordan skærmflowet er, og hvilke meddelelser der kan og vil vises ved forskellige (potentielt fejlagtige) indtastninger. Det er uvurderligt at vide dette, når du begynder at registrere robotens handlinger gennem flere scenarier.
2. Ansæt et bredt team bestående af flere personer til at udføre testningen. At have teammedlemmer, der er forskellige fra udviklerne, til at udføre testningen af automatiseringerne vil hjælpe med at identificere og afdække scenarier og problemer, længe før de opstår i produktionen. Dette niveau af disciplin fører til resultater af højere kvalitet og undgår det potentielle tab af tillid, der kan opstå, hvis der ses for mange undtagelser efter implementeringen.

Infrastruktur

Et emne, der næsten aldrig diskuteres før implementeringen af robotbaseret procesautomatisering, og som samtidig er årsagen til betydelige udfordringer, er den underliggende infrastruktur, som robotterne kører på. Virksomhedsnetværk og systemopsætning kan let være flere årtier gamle og, hvad vigtigere er, tages for givet. Hvis man undlader at invitere de teams, der forstår disse ting, med til RPA-diskussionerne, fører det ofte til problemer senere hen med de underliggende servere, netværk og applikationer, som RPA bruger. For at få succes skal virksomhederne overveje følgende:

1. Skal din RPA-robot køre på en fysisk computer på et skrivebord eller på en virtuel computer i skyen? Uanset hvor den kører, hvem vedligeholder den fra et teknisk synspunkt? Hvem downloader opdateringer og holder den kørende? Hvem opretter brugerkontoen til robotten og nulstiller adgangskoderne, hvis det er nødvendigt? Hvis den kører et andet sted end på almindelige medarbejderes desktops (f.eks. en VM i skyen), kan den så overhovedet oprette en sikker forbindelse til alle de applikationer, som brugerne normalt har adgang til? På grund af sine mange forskellige opgaver har en robot ofte brug for adgang til flere virksomhedsapplikationer end nogen anden enkelt bruger.
2. Er dine netværks- og infrastrukturteams klar til at opsætte og vedligeholde VM-serverfarme til robotterne? Hvem håndterer et udfald? Hvad hvis udfaldet kun vedrører robotterne? Hvem vedligeholder RPA-serverne? Hvem analyserer netværkskommunikationen for at sikre, at den fungerer korrekt?
3. Hvem opretter, ejer og vedligeholder sikkerhedsadgangen og legitimationsoplysningerne for robotterne til alle de virksomhedsapplikationer, de har adgang til? Hvem sikrer, at robotterne kun har den minimalt nødvendige adgang, da det er nemt at give fuld adgang, men usikkert?

En af RPA's største styrker er den lave adgangsbarriere. Det er let at forstå, hvilket gør det relativt nemt for slutbrugerne at skabe en indledende automatisering. Men udtrykket "djævelen ligger i detaljen" er sandt. Hvis din organisation ønsker effektive, skalerbare og vedligeholdelsesvenlige automatiseringer, må du ikke overse behovet for at skabe supportstrukturer og teams omkring RPA. Det er ofte mere arbejde end oprindeligt forventet, men hvis det gøres korrekt, kan det føre til store besparelser ved automatisering. For mere information om robotbaseret procesautomatisering, klikher.