Menerapkan otomatisasi proses robotik untuk penghematan berskala besar

Oleh Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, Inovasi Teknologi Informasi dan Optimasi Pengambilan Keputusan

Keunggulan utama di balik otomatisasi proses robotik (RPA) adalah kemudahan akses dan kemudahan penggunaannya.

Sayangnya, faktor-faktor ini juga dapat berkontribusi pada kegagalan RPA dalam implementasi besar dan skalabel. RPA membuka akses keteknologitanpa memerlukan gelar atau pengalaman bertahun-tahun — memungkinkan pengguna akhir untuk melakukan pemrograman. Namun, sebagian besar eksekutif saat ini mengharapkan kesuksesan yang jauh lebih besar (dan oleh karena itu penghematan biaya) dari RPA. Untuk kasus-kasus seperti ini, sebuah organisasi membutuhkan lebih dari sekadar pengguna akhir yang merekam otomatisasi di desktop mereka. Solusi lengkap mencakup perangkat lunak yang berjalan di server, robot yang berjalan di desktop, kredensial keamanan, konektivitas jaringan, metodologi untuk menulis, menguji, dan mengimplementasikan program, serta tim yang mendukung proses tersebut. Semua komponen ini kritis untuk kesuksesan, namun sering diabaikan selama pembelian dan implementasi awal solusi RPA.

RPA tidak boleh dipandang sebagaisekadarmeniru langkah-langkah pengguna akhir. Sebaliknya, RPA harus dipandang sebagaimeniru secara tepatlangkah-langkah yang akan diambil oleh pengguna akhir. Tingkat presisi ini mengharuskan implementasi RPA — agar berhasil secara besar-besaran — mengadopsi siklus hidup pengembangan perangkat lunak, termasuk komponen utama seperti persyaratan, pengujian, dan infrastruktur dasar di mana robot-robot tersebut beroperasi.

Persyaratan

Seperti pengembangan tradisional, hal ini melibatkan pemahaman yang jelas dan pendokumentasian semua masukan (data yang mungkin diterima atau dilihat oleh pengguna) serta semua langkah yang mungkin mereka ambil untuk menyelesaikan tugas mereka dalam sistem yang mereka gunakan. Proses pengumpulan persyaratan dapat sespesifik dan sesulit proses yang digunakan dalam latihan IT tradisional lainnya. RPA yang menghindari tingkat proses ini, yang umum ditemukan di banyak organisasi IT, berisiko hanya mengotomatisasi apa yang disebut "happy path", yang dapat menyebabkan konsekuensi "persyaratan yang terlewatkan" yang sering menghantui inisiatif yang tidak berhasil.

Pengujian

Pengujian otomatisasiRPAmenghadapi tantangan yang sama dengan yang dihadapi pengembangan IT selama puluhan tahun: kemampuan untuk (a) mengetahui semua jalur proses dan jenis data yang mungkin, dan kemudian (b) benar-benar mengujinya untuk melihat apa yang terjadi. Untuk melakukannya secara efektif pada otomatisasi yang besar dan kompleks, tim RPA perlu:

1. Memiliki pemahaman yang mendalam tentang aplikasi yang digunakan dalam otomatisasi. Hal ini mencakup cara kerja aplikasi, alur layar yang digunakan, serta pesan-pesan yang dapat muncul dengan masukan yang berbeda (termasuk yang berpotensi salah). Pengetahuan ini sangat berharga saat Anda mulai merekam tindakan robot melalui berbagai skenario.
2. Gunakan tim yang luas dan terdiri dari beberapa orang untuk pengujian. Memiliki anggota tim yang berbeda dari pengembang untuk melakukan pengujian otomatisasi akan membantu mengidentifikasi dan mengungkap skenario dan masalah jauh sebelum menemui masalah tersebut di lingkungan produksi. Tingkat disiplin ini menghasilkan hasil berkualitas lebih tinggi dan menghindari potensi kehilangan kepercayaan yang dapat terjadi jika terlalu banyak pengecualian ditemukan setelah deployment.

Infrastruktur

Salah satu hal yang hampir tidak pernah dibahas sebelum menerapkan otomatisasi proses robotik (RPA) dan juga menjadi penyebab tantangan yang signifikan adalah infrastruktur dasar yang digunakan oleh robot-robot tersebut. Jaringan korporat dan konfigurasi sistem seringkali sudah berumur puluhan tahun dan, yang lebih penting, dianggap remeh. Gagal melibatkan tim yang memahami hal ini dalam diskusi RPA seringkali menyebabkan masalah di kemudian hari terkait server, jaringan, dan aplikasi yang digunakan oleh RPA. Untuk berhasil, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

1. Apakah robot RPA Anda akan dijalankan pada komputer fisik yang berada di atas meja atau pada komputer virtual di cloud? Di mana pun robot tersebut dijalankan, siapa yang akan memeliharanya dari segi teknis? Siapa yang mengunduh pembaruan dan memastikan robot tetap berjalan? Siapa yang mengatur akun pengguna untuk robot dan mereset kata sandi jika diperlukan? Jika dijalankan di tempat yang berbeda dari desktop karyawan biasa (misalnya VM di cloud), apakah robot tersebut dapat terhubung secara aman ke semua aplikasi yang biasanya diakses oleh pengguna? Karena beragamnya tugas yang dijalankannya, robot seringkali memerlukan akses ke lebih banyak aplikasi korporat daripada yang dibutuhkan oleh pengguna individu mana pun.
2. Apakah tim jaringan dan infrastruktur Anda siap untuk mengonfigurasi dan memelihara farm server VM untuk robot-robot tersebut? Siapa yang menangani gangguan sistem? Bagaimana jika gangguan tersebut hanya terjadi pada robot-robot tersebut? Siapa yang memelihara server RPA? Siapa yang menganalisis komunikasi jaringan untuk memastikan beroperasi dengan baik?
3. Siapa yang mengatur, memiliki, dan memelihara akses keamanan dan kredensial untuk robot-robot tersebut ke semua aplikasi korporat yang dapat diaksesnya? Siapa yang memastikan bahwa robot-robot tersebut hanya memiliki akses minimal yang diperlukan, karena memberikan akses penuh memang mudah… tetapi tidak aman?

Salah satu keunggulan utama RPA adalah hambatan masuknya yang rendah. Sistem ini mudah dipahami, sehingga pengguna akhir dapat dengan relatif mudah membuat otomatisasi awal. Namun, pepatah "setan ada di detailnya" benar adanya. Jika organisasi Anda ingin otomatisasi yang efektif, skalabel, dan mudah dipelihara, jangan abaikan kebutuhan untuk menciptakan struktur pendukung dan tim di sekitar RPA. Hal ini seringkali membutuhkan lebih banyak kerja daripada yang diperkirakan awalnya, tetapi jika dilakukan dengan benar, dapat menghasilkan penghematan besar dalam otomatisasi skala besar. Untuk informasi lebih lanjut tentang otomatisasi proses robotik, klikdi sini.