Implementación de la automatización robótica de procesos para obtener ahorros a gran escala

Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vicepresidente sénior de innovación tecnológica y optimización de decisiones.

La mayor fortaleza detrás de la automatización robótica de procesos (RPA) es su accesibilidad y facilidad de uso.

Desafortunadamente, estos factores también pueden contribuir a su fracaso en implementaciones grandes y escalables. La RPA abre las puertas ala tecnologíasin necesidad de tener un título universitario o años de experiencia, poniendo la codificación en manos de los usuarios finales. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos de hoy en día esperan éxitos mucho mayores (y, por lo tanto, ahorros de costes) de la RPA. Para estos casos, una organización necesita algo más que un usuario final que grabe automatizaciones en su escritorio. La solución completa incluye software que se ejecuta en servidores, robots que se ejecutan en escritorios, credenciales de seguridad, conectividad de red, metodologías para escribir, probar e implementar los programas, y un equipo de personas para dar soporte al proceso. Todos estos componentes son fundamentales para el éxito, pero a menudo se ignoran durante la compra inicial y la implementación de soluciones de RPA.

El RPA no debe considerarse como una réplicaaproximadade los pasos que da un usuario final. Debe considerarse comouna réplica exactade los pasos que daría un usuario final. Este nivel de precisión requiere que las implementaciones de RPA, para tener éxito a gran escala, adopten el ciclo de vida del desarrollo de software, incluyendo componentes importantes como los requisitos, las pruebas y la infraestructura subyacente en la que se ejecutan los robots.

Requisitos

Al igual que en el desarrollo tradicional, esto implica comprender y documentar claramente todas las entradas (los datos que un usuario puede recibir o ver) y todos los pasos que puede seguir para realizar sus tareas en los sistemas que utiliza. El proceso de recopilación de requisitos puede ser tan detallado y difícil como los que se utilizan en cualquier otro ejercicio tradicional de TI. La RPA que evita este nivel de proceso inherente a muchas organizaciones de TI corre el riesgo de automatizar únicamente lo que se conoce como la «ruta feliz», lo que conduce a la temida consecuencia de los «requisitos omitidos» que plaga las iniciativas fallidas.

Pruebas

Las pruebas de automatizacionesRPAse enfrentan al mismo reto al que se ha enfrentado el desarrollo informático durante décadas: la capacidad de (a) conocer todas las rutas de proceso y tipos de datos posibles y, a continuación, (b) probarlos realmente para ver qué sucede. Para hacerlo de forma eficaz en automatizaciones grandes y complejas, el equipo de RPA necesita:

1. Tenga un profundo conocimiento de las aplicaciones que se utilizan en la automatización. Esto incluye cómo funcionan las aplicaciones, cuáles son los flujos de pantalla y qué mensajes pueden aparecer y aparecen con diferentes entradas (potencialmente erróneas). Todo esto es muy valioso a la hora de empezar a grabar las acciones del robot a través de varios escenarios.
2. Contrate a un equipo amplio y diverso para realizar las pruebas. Contar con miembros del equipo que no sean desarrolladores para llevar a cabo las pruebas de automatización ayudará a identificar y exponer escenarios y problemas mucho antes de que se produzcan en la fase de producción. Este nivel de disciplina conduce a resultados de mayor calidad y evita la posible pérdida de confianza que puede producirse si se observan demasiadas excepciones tras la implementación.

Infraestructura

Un aspecto que casi nunca se aborda antes de implementar la automatización robótica de procesos y que, además, plantea importantes retos es la infraestructura subyacente sobre la que se ejecutan los robots. Las redes corporativas y la configuración de los sistemas pueden tener décadas de antigüedad y, lo que es más importante, darse por sentadas. No invitar a los equipos que entienden estos aspectos a las reuniones sobre RPA suele provocar problemas más adelante con los servidores, las redes y las aplicaciones subyacentes que utiliza la RPA. Para tener éxito, las empresas deben tener en cuenta lo siguiente:

1. ¿Su robot RPA se ejecutará en un ordenador físico situado en un escritorio o en un ordenador virtual en la nube? Independientemente de dónde se ejecute, ¿quién se encarga de su mantenimiento desde el punto de vista técnico? ¿Quién descarga las actualizaciones y lo mantiene en funcionamiento? ¿Quién configura la cuenta de usuario del robot y restablece las contraseñas si es necesario? Si se ejecuta en un lugar diferente a los ordenadores de sobremesa habituales de los empleados (por ejemplo, una máquina virtual en la nube), ¿puede conectarse de forma segura a todas las aplicaciones a las que los usuarios suelen tener acceso? Debido a la variedad de sus tareas, un robot suele necesitar acceso a más aplicaciones corporativas que cualquier otro usuario individual.
2. ¿Están preparados sus equipos de red e infraestructura para configurar y mantener las granjas de servidores VM para los robots? ¿Quién se encarga de las interrupciones del servicio? ¿Qué ocurre si la interrupción afecta únicamente a los robots? ¿Quién mantiene los servidores RPA? ¿Quién analiza las comunicaciones de red para garantizar que funcionan correctamente?
3. ¿Quién configura, posee y mantiene el acceso de seguridad y las credenciales de los robots a todas las aplicaciones corporativas a las que tienen acceso? ¿Quién garantiza que los robots solo tengan el acceso mínimo necesario, ya que proporcionar acceso completo es fácil, pero inseguro?

Una de las principales ventajas de la RPA es su baja barrera de entrada. Es fácil de entender, lo que permite a los usuarios finales crear una automatización inicial con relativa facilidad. Pero la frase «el diablo está en los detalles» es muy cierta. Si su organización desea automatizaciones eficaces, escalables y fáciles de mantener, no pase por alto la necesidad de crear estructuras y equipos de apoyo en torno a la RPA. A menudo supone más trabajo del previsto inicialmente, pero si se hace correctamente, puede suponer un gran ahorro en automatización a gran escala. Para obtener más información sobre la automatización robótica de procesos, haga clicaquí.