Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, innovación informática y optimización de decisiones
La mayor ventaja de la automatización robótica de procesos (RPA) es su accesibilidad y facilidad de uso.
Por desgracia, estos factores también pueden contribuir a su fracaso en implantaciones grandes y escalables. La RPA abre la puerta a la tecnología sin necesidad de un título o años de experiencia, poniendo la codificación en manos de los usuarios finales. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos de hoy en día esperan éxitos mucho mayores (y, por tanto, ahorro de costes) de la RPA. Para estos casos, una organización necesita algo más que un usuario final que grabe automatizaciones en su escritorio. La solución completa incluye software que se ejecuta en servidores, robots que se ejecutan en escritorios, credenciales de seguridad, conectividad de red, metodologías para escribir, probar y desplegar los programas, y un equipo de personas para apoyar el proceso. Todos estos componentes son fundamentales para el éxito, pero a menudo se ignoran durante la compra inicial y la implantación de soluciones de RPA.
La RPA no debe considerarse una réplica aproximada de los pasos de un usuario final. Debe considerarse una réplica exacta de los pasos que daría un usuario final. Este nivel de precisión requiere que las implementaciones de RPA -para tener éxito a escala- adopten el ciclo de vida del desarrollo de software, incluidos componentes importantes como los requisitos, las pruebas y la infraestructura subyacente sobre la que se ejecutan los robots.
Requisitos
Al igual que en el desarrollo tradicional, se trata de comprender y documentar claramente todas las entradas (los datos que un usuario puede recibir o ver) y todos los pasos que puede dar para realizar sus tareas en el sistema o sistemas que utiliza. El proceso de recopilación de requisitos puede ser tan detallado y difícil como los utilizados en cualquier otro ejercicio de TI tradicional. Los RPA que evitan este nivel de proceso inherente a muchas organizaciones de TI corren el riesgo de limitarse a automatizar lo que se conoce como el "camino feliz", lo que conduce a las a menudo temidas consecuencias de los "requisitos perdidos" que plagan las iniciativas sin éxito.
Pruebas
Las pruebas de las automatizaciones RPA sufren del mismo reto que el desarrollo de TI ha enfrentado durante décadas: la capacidad de (a) conocer todas las posibles rutas de proceso y tipos de datos y luego (b) realmente probarlos para ver qué pasa. Para hacer esto con eficacia para grandes y complejas automatizaciones, el equipo de RPA necesita:
- Conocer a fondo la aplicación o aplicaciones que se utilizan en la automatización. Esto incluye cómo funcionan las aplicaciones, cuáles son los flujos de pantalla y qué mensajes pueden aparecer y aparecen con diferentes entradas (potencialmente erróneas). Es muy valioso conocer todo esto cuando empieces a grabar las acciones del robot en varios escenarios.
- Emplee un equipo amplio y multipersonal para las pruebas. Contar con miembros del equipo distintos de los desarrolladores para realizar las pruebas de las automatizaciones ayudará a identificar y exponer escenarios y problemas mucho antes de tropezar con ellos en producción. Este nivel de disciplina conduce a resultados de mayor calidad y evita la posible pérdida de confianza que puede producirse si se observan demasiadas excepciones después de la implantación.
Infraestructura
Un aspecto que casi nunca se discute antes de implantar la automatización de procesos robóticos y que también plantea importantes retos es la infraestructura subyacente sobre la que funcionan los robots. Las redes corporativas y la configuración del sistema pueden tener décadas de antigüedad y, lo que es más importante, darse por sentadas. Si no se invita a los equipos que los conocen a participar en los debates sobre RPA, a menudo surgen problemas con los servidores, redes y aplicaciones subyacentes que utiliza RPA. Para tener éxito, las empresas deben pensar en lo siguiente:
- ¿Su robot RPA va a funcionar en un ordenador físico sentado en un escritorio o en un ordenador virtual en la nube? Independientemente de dónde se ejecute, ¿quién lo mantiene desde el punto de vista técnico? ¿Quién descarga las actualizaciones y lo mantiene en funcionamiento? ¿Quién configura la cuenta de usuario para el robot y restablece las contraseñas si es necesario? Si se ejecuta en un lugar distinto de los escritorios habituales de los empleados (una máquina virtual en la nube, por ejemplo), ¿puede incluso conectarse de forma segura a todas las aplicaciones a las que los usuarios tienen acceso normalmente? Debido a la variedad de sus tareas, un robot a menudo necesita acceder a más aplicaciones corporativas de las que podría necesitar cualquier otro usuario.
- ¿Están preparados sus equipos de redes e infraestructuras para configurar y mantener las granjas de servidores de máquinas virtuales para los robots? ¿Quién se ocupa de las interrupciones? ¿Y si la interrupción es exclusiva de los robots? ¿Quién mantiene los servidores de RPA? ¿Quién analiza las comunicaciones de la red para asegurarse de que funciona correctamente?
- ¿Quién configura, posee y mantiene el acceso de seguridad y las credenciales de los robots a todas las aplicaciones corporativas a las que tiene acceso? ¿Quién se asegura de que los robots sólo tengan el acceso mínimo necesario, ya que proporcionar acceso total es fácil... pero inseguro?
Uno de los principales puntos fuertes de la RPA es su baja barrera de entrada. Puede ser fácil de entender, lo que permite a los usuarios finales crear una automatización inicial con relativa facilidad. Pero la frase "el diablo está en los detalles" es cierta. Si su organización desea automatizaciones eficaces, escalables y mantenibles, no pase por alto la necesidad de crear estructuras y equipos de apoyo en torno a la RPA. A menudo es más trabajo del previsto inicialmente, pero si se hace bien, puede suponer un ahorro en automatización a gran escala. Para obtener más información sobre la automatización robótica de procesos, haga clic aquí.