Implementación de la automatización robótica de procesos para lograr ahorros a gran escala

Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vicepresidente sénior de innovación tecnológica y optimización de la toma de decisiones

El mayor punto fuerte de la automatización robótica de procesos (RPA) es su accesibilidad y facilidad de uso.

Por desgracia, estos factores también pueden contribuir a su fracaso en implementaciones a gran escala. La RPA abre las puertas ala tecnologíasin necesidad de un título universitario ni de años de experiencia, poniendo la programación al alcance de los usuarios finales. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos esperan hoy en día resultados mucho más significativos (y, por lo tanto, un mayor ahorro de costes) de la RPA. En estos casos, una organización necesita algo más que un simple usuario final que grabe automatizaciones en su ordenador. La solución completa incluye software que se ejecuta en servidores, robots que se ejecutan en ordenadores de sobremesa, credenciales de seguridad, conectividad de red, metodologías para escribir, probar e implementar los programas, y un equipo de personas para dar soporte al proceso. Todos estos componentes son fundamentales para el éxito, pero a menudo se ignoran durante la compra inicial y la implementación de las soluciones de RPA.

La RPA no debe considerarse como unasimpleréplicaaproximadade los pasos que sigue un usuario final, sino comouna réplica exactade dichos pasos. Este nivel de precisión exige que, para tener éxito a gran escala, las implementaciones de RPA adopten el ciclo de vida del desarrollo de software, incluyendo componentes fundamentales como los requisitos, las pruebas y la infraestructura subyacente en la que se ejecutan los robots.

Requisitos

Al igual que en el desarrollo tradicional, esto implica comprender y documentar claramente todos los datos de entrada (la información que un usuario puede recibir o ver) y todos los pasos que puede seguir para realizar sus tareas en los sistemas que utiliza. El proceso de recopilación de requisitos puede ser tan detallado y difícil como el que se utiliza en cualquier otro ejercicio de TI tradicional. La RPA que evita este nivel de proceso, inherente a muchas organizaciones de TI, corre el riesgo de automatizar únicamente lo que se conoce como la «ruta ideal», lo que conduce a las a menudo temidas consecuencias de los «requisitos omitidos» que plagan las iniciativas fallidas.

Pruebas

Las pruebas de las automatizacionesde RPAse enfrentan al mismo reto al que se ha enfrentado el desarrollo informático durante décadas: la capacidad de (a) conocer todas las rutas de proceso y tipos de datos posibles y, a continuación, (b) probarlos realmente para ver qué ocurre. Para hacerlo de forma eficaz en automatizaciones grandes y complejas, el equipo de RPA debe:

1. Es fundamental conocer a fondo las aplicaciones que se utilizan en la automatización. Esto incluye saber cómo funcionan las aplicaciones, cuáles son los flujos de las pantallas y qué mensajes pueden aparecer y aparecen realmente con diferentes entradas (que podrían ser erróneas). Es muy importante tener en cuenta todo esto al empezar a grabar las acciones del robot en distintos escenarios.
2. Recurre a un equipo amplio y diverso para realizar las pruebas. Contar con miembros del equipo distintos de los desarrolladores para llevar a cabo las pruebas de automatización ayudará a identificar y detectar situaciones y problemas mucho antes de que surjan en producción. Este nivel de rigor da lugar a resultados de mayor calidad y evita la posible pérdida de confianza que puede producirse si se observan demasiadas excepciones tras la implementación.

Infraestructura

Un aspecto del que casi nunca se habla antes de implementar la automatización robótica de procesos y que, al mismo tiempo, plantea importantes retos es la infraestructura subyacente sobre la que se ejecutan los robots. Las redes corporativas y la configuración de los sistemas pueden tener fácilmente varias décadas de antigüedad y, lo que es más importante, se dan por sentadas. No contar con la participación de los equipos que las conocen en las conversaciones sobre la RPA suele provocar problemas más adelante con los servidores, las redes y las aplicaciones subyacentes que utiliza la RPA. Para tener éxito, las empresas deben tener en cuenta lo siguiente:

1. ¿Tu robot de RPA se ejecutará en un ordenador físico situado sobre un escritorio o en un ordenador virtual en la nube? Independientemente de dónde se ejecute, ¿quién se encarga de su mantenimiento desde el punto de vista técnico? ¿Quién descarga las actualizaciones y se encarga de que siga funcionando? ¿Quién configura la cuenta de usuario del robot y restablece las contraseñas si es necesario? Si se ejecuta en un lugar distinto al de los ordenadores de sobremesa habituales de los empleados (una máquina virtual en la nube, por ejemplo), ¿puede siquiera conectarse de forma segura a todas las aplicaciones a las que los usuarios suelen tener acceso? Debido a la variedad de sus tareas, un robot suele necesitar acceso a más aplicaciones corporativas de las que podría necesitar cualquier otro usuario individual.
2. ¿Están preparados tus equipos de redes e infraestructura para configurar y mantener las granjas de servidores de máquinas virtuales para los robots? ¿Quién se encarga de las interrupciones del servicio? ¿Qué ocurre si la interrupción afecta únicamente a los robots? ¿Quién se encarga del mantenimiento de los servidores de RPA? ¿Quién analiza las comunicaciones de red para garantizar que todo funciona correctamente?
3. ¿Quién configura, gestiona y mantiene el acceso de seguridad y las credenciales de los robots para todas las aplicaciones corporativas a las que tienen acceso? ¿Quién se asegura de que los robots solo tengan el acceso mínimo necesario, ya que concederles acceso total es fácil… pero inseguro?

Uno de los principales puntos fuertes de la RPA es su baja barrera de entrada. Es fácil de entender, lo que permite a los usuarios finales crear una automatización inicial con relativa facilidad. Pero la frase «el diablo está en los detalles» es muy acertada. Si su organización desea automatizaciones eficaces, escalables y fáciles de mantener, no pase por alto la necesidad de crear estructuras y equipos de apoyo en torno a la RPA. A menudo supone más trabajo del que se prevé inicialmente, pero si se hace correctamente, puede generar un ahorro considerable gracias a la automatización a gran escala. Para obtener más información sobre la automatización robótica de procesos, haga clicaquí.