Implementação da automação de processos robóticos para economias em grande escala

Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vice-presidente sênior, inovação em TI e otimização de decisões

O maior ponto forte da automação de processos robóticos (RPA) é sua acessibilidade e usabilidade.

Infelizmente, esses fatores também podem contribuir para o seu fracasso em implementações grandes e escaláveis. A RPA abre as portas paraa tecnologiasem exigir um diploma ou anos de experiência — colocando a codificação nas mãos dos usuários finais. No entanto, a maioria dos executivos hoje espera sucessos muito maiores (e, portanto, economia de custos) da RPA. Para esses casos, uma organização precisa de mais do que apenas um usuário final gravando automações em seu desktop. A solução completa inclui software rodando em servidores, robôs rodando em desktops, credenciais de segurança, conectividade de rede, metodologias para escrever, testar e implantar os programas e uma equipe de pessoas para dar suporte ao processo. Todos esses componentes são essenciais para o sucesso, mas muitas vezes são ignorados durante a compra inicial e a implementação de soluções de RPA.

A RPA não deve ser vista como uma réplicaaproximadadas etapas realizadas por um usuário final. Ela deve ser vista comouma réplica exatadas etapas que um usuário final realizaria. Esse nível de precisão exige que as implementações de RPA — para serem bem-sucedidas em escala — adotem o ciclo de vida do desenvolvimento de software, incluindo componentes importantes, como requisitos, testes e a infraestrutura subjacente na qual os robôs são executados.

Requisitos

Assim como no desenvolvimento tradicional, isso envolve compreender e documentar claramente todas as entradas (os dados que um usuário pode receber ou ver) e todas as etapas que ele pode realizar para cumprir suas tarefas no(s) sistema(s) que utiliza. O processo de coleta de requisitos pode ser tão detalhado e difícil quanto aqueles usados em qualquer outro exercício tradicional de TI. A RPA que evita esse nível de processo inerente a muitas organizações de TI corre o risco de automatizar apenas o que é conhecido como “caminho feliz”, levando à temida consequência de “requisitos perdidos” que assola iniciativas malsucedidas.

Testes

O teste de automaçõesde RPAenfrenta o mesmo desafio que o desenvolvimento de TI enfrenta há décadas: a capacidade de (a) conhecer todos os possíveis caminhos de processo e tipos de dados e, em seguida, (b) testá-los para ver o que acontece. Para fazer isso de forma eficaz em automações grandes e complexas, a equipe de RPA precisa:

1. Tenha um profundo conhecimento das aplicações que estão sendo utilizadas na automação. Isso inclui como as aplicações funcionam, quais são os fluxos da tela e quais mensagens podem aparecer e aparecem com diferentes entradas (potencialmente erradas). É muito importante saber tudo isso ao começar a registrar as ações do robô em vários cenários.
2. Empregue uma equipe ampla e composta por várias pessoas para realizar os testes. Ter membros da equipe diferentes dos desenvolvedores realizando os testes das automações ajudará a identificar e expor cenários e problemas bem antes de encontrá-los na produção. Esse nível de disciplina leva a resultados de maior qualidade e evita a perda potencial de confiança que pode ocorrer se muitas exceções forem observadas após a implantação.

Infraestrutura

Um item que quase nunca é discutido antes da implementação da automação de processos robóticos e que também é o motor de desafios significativos é a infraestrutura subjacente na qual os robôs funcionam. As redes corporativas e a configuração do sistema podem facilmente ter décadas de idade e, mais importante, ser consideradas como algo natural. Não convidar as equipes que entendem disso para as discussões sobre RPA muitas vezes leva a problemas com os servidores, redes e aplicativos subjacentes que a RPA usa. Para ter sucesso, as empresas precisam pensar no seguinte:

1. O seu robô RPA será executado em um computador físico em uma mesa ou em um computador virtual na nuvem? Onde quer que seja executado, quem faz a manutenção do ponto de vista técnico? Quem baixa as atualizações e o mantém funcionando? Quem configura a conta de usuário do robô e redefine as senhas, se necessário? Se estiver funcionando em um local diferente dos desktops normais dos funcionários (uma VM na nuvem, por exemplo), ele pode se conectar com segurança a todos os aplicativos aos quais os usuários normalmente têm acesso? Devido à variedade de suas tarefas, um robô geralmente precisa acessar mais aplicativos corporativos do que qualquer outro usuário individual.
2. Suas equipes de rede e infraestrutura estão preparadas para configurar e manter os servidores VM para os robôs? Quem lida com uma interrupção? E se a interrupção for exclusiva dos robôs? Quem mantém os servidores RPA? Quem analisa as comunicações de rede para garantir que estejam funcionando adequadamente?
3. Quem configura, possui e mantém o acesso de segurança e as credenciais dos robôs para todas as aplicações corporativas às quais eles têm acesso? Quem garante que os robôs tenham apenas o acesso mínimo necessário, já que fornecer acesso total é fácil... mas inseguro?

Um dos principais pontos fortes da RPA é sua baixa barreira de entrada. Ela pode ser fácil de entender, permitindo que uma automação inicial seja criada pelos usuários finais com relativa facilidade. Mas a frase “o diabo está nos detalhes” é verdadeira. Se sua organização deseja automações eficazes, escaláveis e sustentáveis, não se esqueça da necessidade de criar estruturas e equipes de suporte em torno da RPA. Muitas vezes, isso dá mais trabalho do que o inicialmente previsto, mas, se feito corretamente, pode levar a economias em grande escala com a automação. Para obter mais informações sobre automação de processos robóticos, cliqueaqui.