Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vice-presidente sênior de inovação de TI e otimização de decisões
A maior força por trás da automação de processos robóticos (RPA) é sua acessibilidade e usabilidade.
Infelizmente, esses fatores também podem contribuir para seu fracasso em implementações grandes e escalonáveis. A RPA abre as portas para a tecnologia sem exigir um diploma ou anos de experiência, colocando a codificação nas mãos dos usuários finais. No entanto, a maioria dos executivos de hoje espera sucessos muito maiores (e, portanto, economia de custos) com a RPA. Para esses casos, uma organização precisa de mais do que apenas um usuário final gravando automações em seu desktop. A solução completa inclui software executado em servidores, robôs executados em desktops, credenciais de segurança, conectividade de rede, metodologias para escrever, testar e implementar os programas e uma equipe de pessoas para dar suporte ao processo. Todos esses componentes são essenciais para o sucesso, mas geralmente são ignorados durante a compra inicial e a implementação de soluções de RPA.
A RPA não deve ser vista como uma réplica aproximada das etapas de um usuário final. Ela deve ser vista como uma réplica exata das etapas que um usuário final executaria. Esse nível de precisão exige que as implementações de RPA - para serem bem-sucedidas em escala - adotem o ciclo de vida do desenvolvimento de software, incluindo os principais componentes, como requisitos, testes e a infraestrutura subjacente em que os robôs são executados.
Requisitos
Como no desenvolvimento tradicional, isso envolve entender e documentar claramente todas as entradas (os dados que um usuário pode receber ou ver) e todas as etapas que ele pode seguir para realizar suas tarefas no(s) sistema(s) que usa. O processo de coleta de requisitos pode ser tão detalhado e difícil quanto os usados em qualquer outro exercício tradicional de TI. A RPA que evita esse nível de processo inerente a muitas organizações de TI corre o risco de automatizar apenas o que é conhecido como "caminho feliz", o que leva ao temido efeito colateral de "requisitos perdidos" que assola as iniciativas malsucedidas.
Testes
O teste de automações de RPA sofre com o mesmo desafio que o desenvolvimento de TI enfrenta há décadas: a capacidade de (a) conhecer todos os caminhos de processo e tipos de dados possíveis e, em seguida, (b) testá-los de fato para ver o que acontece. Para fazer isso de forma eficaz em automações grandes e complexas, a equipe de RPA precisa:
- Ter um profundo conhecimento dos aplicativos que estão sendo usados na automação. Isso inclui como os aplicativos funcionam, quais são os fluxos de tela e quais mensagens podem aparecer e aparecem com diferentes entradas (potencialmente errôneas). É muito importante saber tudo isso quando se começa a registrar as ações do robô em vários cenários.
- Empregue uma equipe ampla e com várias pessoas para os testes. Ter membros da equipe que sejam diferentes dos desenvolvedores para conduzir os testes das automações ajudará a identificar e expor cenários e problemas bem antes de se deparar com eles na produção. Esse nível de disciplina leva a resultados de maior qualidade e evita a possível perda de confiança que pode ocorrer se forem observadas muitas exceções após a implementação.
Infraestrutura
Um item que, ao mesmo tempo, quase nunca é discutido antes da implementação da automação de processos robóticos e que também é o condutor de desafios significativos é a infraestrutura subjacente em que os robôs são executados. As redes corporativas e a configuração do sistema podem facilmente ter décadas de idade e, mais importante, ser consideradas como garantidas. Deixar de convidar as equipes que entendem isso para as discussões sobre RPA geralmente leva a problemas no futuro com os servidores, redes e aplicativos subjacentes que a RPA usa. Para ter sucesso, as empresas precisam pensar no seguinte:
- Seu robô de RPA será executado em um computador físico em uma mesa ou em um computador virtual na nuvem? Onde quer que ele seja executado, quem o mantém do ponto de vista técnico? Quem faz o download das atualizações e o mantém em funcionamento? Quem configura a conta de usuário para o robô e redefine as senhas, se necessário? Se for executado em um local diferente dos desktops normais dos funcionários (uma VM na nuvem, por exemplo), ele poderá se conectar com segurança a todos os aplicativos aos quais os usuários normalmente têm acesso? Devido à variedade de seus trabalhos, um robô geralmente precisa de acesso a mais aplicativos corporativos do que qualquer outro usuário individual poderia precisar.
- Suas equipes de rede e infraestrutura estão preparadas para configurar e manter os farms de servidores de VM para os robôs? Quem lida com uma interrupção? E se a interrupção for exclusiva para os robôs? Quem faz a manutenção dos servidores de RPA? Quem analisa as comunicações da rede para garantir que ela esteja operando adequadamente?
- Quem configura, possui e mantém o acesso de segurança e as credenciais dos robôs a todos os aplicativos corporativos aos quais eles têm acesso? Quem garante que os robôs tenham apenas o acesso mínimo necessário, já que fornecer acesso total é fácil... mas inseguro?
Um dos principais pontos fortes da RPA é sua baixa barreira de entrada. Ela pode ser fácil de entender, permitindo que uma automação inicial seja criada por usuários finais com relativa facilidade. Mas a frase "o diabo está nos detalhes" é verdadeira. Se a sua organização deseja automações eficazes, escalonáveis e de fácil manutenção, não perca a necessidade de criar estruturas e equipes de suporte para a RPA. Muitas vezes, isso dá mais trabalho do que o previsto inicialmente, mas, se for feito corretamente, pode resultar em economias de automação em grande escala. Para obter mais informações sobre automação de processos robóticos, clique aqui.