Von Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT Innovation und Entscheidungsoptimierung
Die größte Stärke der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) ist ihre Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Leider können diese Faktoren auch dazu beitragen, dass sie bei großen, skalierbaren Implementierungen scheitert. RPA öffnet die Tür zur Technologie, ohne dass ein Hochschulabschluss oder jahrelange Erfahrung erforderlich sind, und legt die Programmierung in die Hände der Endnutzer. Allerdings erwarten die meisten Führungskräfte heute viel größere Erfolge (und damit Kosteneinsparungen) von RPA. Für diese Fälle benötigt ein Unternehmen mehr als nur einen Endbenutzer, der Automatisierungen auf seinem Desktop aufzeichnet. Die gesamte Lösung umfasst Software, die auf Servern läuft, Roboter, die auf Desktops laufen, Sicherheitsberechtigungen, Netzwerkanbindung, Methoden zum Schreiben, Testen und Bereitstellen der Programme und ein Team von Mitarbeitern, die den Prozess unterstützen. All diese Komponenten sind entscheidend für den Erfolg, werden aber bei der Anschaffung und Implementierung von RPA-Lösungen oft außer Acht gelassen.
RPA sollte nicht als grobe Nachahmung der Schritte eines Endbenutzers betrachtet werden. Vielmehr sollten die Schritte, die ein Endbenutzer durchführen würde, genau nachgebildet werden. Dieses Maß an Präzision erfordert, dass RPA-Implementierungen - um in großem Umfang erfolgreich zu sein - den Lebenszyklus der Softwareentwicklung übernehmen, einschließlich wichtiger Komponenten wie Anforderungen, Tests und die zugrunde liegende Infrastruktur, auf der die Roboter laufen.
Anforderungen
Wie bei der traditionellen Entwicklung geht es auch hier darum, alle Eingaben (die Daten, die ein Benutzer erhält oder sieht) und alle Schritte, die er zur Erledigung seiner Aufgaben in dem/den von ihm verwendeten System(en) unternimmt, genau zu verstehen und zu dokumentieren. Der Prozess der Anforderungserhebung kann genauso detailliert und schwierig sein wie bei jeder anderen traditionellen IT-Aufgabe. RPA, das diesen in vielen IT-Organisationen üblichen Prozess vermeidet, läuft Gefahr, nur den so genannten "glücklichen Weg" zu automatisieren, was zu den oft gefürchteten "verpassten Anforderungen" führt, die erfolglose Initiativen plagen.
Prüfung
Das Testen von RPA-Automatisierungen leidet unter der gleichen Herausforderung, mit der die IT-Entwicklung seit Jahrzehnten konfrontiert ist: die Fähigkeit, (a) alle möglichen Prozesspfade und Datentypen zu kennen und sie dann (b) tatsächlich zu testen, um zu sehen, was passiert. Um dies bei großen, komplexen Automatisierungen effektiv zu tun, muss das RPA-Team Folgendes tun:
- Sie müssen die Anwendung(en), die für die Automatisierung verwendet werden, genau kennen. Dazu gehören die Funktionsweise der Anwendungen, die Bildschirmabläufe und die Meldungen, die bei verschiedenen (potenziell fehlerhaften) Eingaben erscheinen können. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie beginnen, die Roboteraktionen in verschiedenen Szenarien aufzuzeichnen.
- Setzen Sie ein breites, mehrköpfiges Team für die Tests ein. Wenn Teammitglieder, die nicht mit den Entwicklern identisch sind, die Tests der Automatisierungen durchführen, können Szenarien und Probleme erkannt und aufgedeckt werden, lange bevor sie in der Produktion auftauchen. Dieses Maß an Disziplin führt zu einer höheren Qualität der Ergebnisse und vermeidet den potenziellen Vertrauensverlust, der eintreten kann, wenn nach der Bereitstellung zu viele Ausnahmen auftreten.
Infrastruktur
Ein Punkt, der vor der Implementierung der robotergestützten Prozessautomatisierung fast nie diskutiert wird und der auch der Grund für erhebliche Herausforderungen ist, ist die zugrunde liegende Infrastruktur, auf der die Roboter laufen. Unternehmensnetzwerke und Systemeinstellungen können leicht Jahrzehnte alt sein und - was noch wichtiger ist - als selbstverständlich angesehen werden. Wenn die Teams, die sich damit auskennen, nicht zu RPA-Diskussionen eingeladen werden, führt dies häufig zu Problemen mit den zugrunde liegenden Servern, Netzwerken und Anwendungen, die RPA nutzt. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen über Folgendes nachdenken:
- Wird Ihr RPA-Roboter auf einem physischen Computer auf dem Schreibtisch oder auf einem virtuellen Computer in der Cloud laufen? Wo auch immer er läuft, wer pflegt ihn aus technischer Sicht? Wer lädt Updates herunter und hält ihn am Laufen? Wer richtet das Benutzerkonto für den Roboter ein und setzt bei Bedarf die Kennwörter zurück? Wenn er an einem anderen Ort als den regulären Mitarbeiter-Desktops läuft (z. B. auf einer VM in der Cloud), kann er dann überhaupt eine sichere Verbindung zu allen Anwendungen herstellen, auf die die Benutzer normalerweise Zugriff haben? Aufgrund der Vielfalt seiner Aufgaben benötigt ein Roboter oft Zugang zu mehr Unternehmensanwendungen, als ein einzelner Benutzer benötigen würde.
- Sind Ihre Netzwerk- und Infrastrukturteams darauf vorbereitet, die VM-Serverfarmen für die Roboter einzurichten und zu warten? Wer kümmert sich um einen Ausfall? Was ist, wenn der Ausfall nur die Roboter betrifft? Wer pflegt die RPA-Server? Wer analysiert die Netzwerkkommunikation, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert?
- Wer richtet den Sicherheitszugang und die Zugangsdaten für die Roboter zu allen Unternehmensanwendungen, auf die sie Zugriff haben, ein, besitzt und verwaltet sie? Wer stellt sicher, dass die Roboter nur den minimal erforderlichen Zugang haben, da ein vollständiger Zugang zwar einfach, aber unsicher ist?
Eine der größten Stärken von RPA ist die niedrige Einstiegshürde. Sie ist leicht zu verstehen, so dass eine erste Automatisierung von Endbenutzern relativ einfach erstellt werden kann. Aber der Satz "der Teufel steckt im Detail" ist wahr. Wenn Ihr Unternehmen effektive, skalierbare und wartbare Automatisierungen anstrebt, sollten Sie es nicht versäumen, Unterstützungsstrukturen und Teams rund um RPA aufzubauen. Das ist oft mehr Arbeit als ursprünglich angenommen, aber wenn es richtig gemacht wird, kann es zu großen Einsparungen bei der Automatisierung führen. Weitere Informationen über die Automatisierung von Prozessen durch Roboter finden Sie hier.