Einführung der robotergestützten Prozessautomatisierung für umfangreiche Einsparungen

Von Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT-Innovation und Entscheidungsoptimierung

Die größte Stärke der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) liegt in ihrer Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit.

Leider können diese Faktoren auch dazu beitragen, dass RPA bei großen, skalierbaren Implementierungen scheitert. RPA eröffnet den Zugang zuTechnologie, ohne dass ein Hochschulabschluss oder jahrelange Erfahrung erforderlich sind – und legt das Programmieren in die Hände der Endnutzer. Die meisten Führungskräfte erwarten heute jedoch weitaus größere Erfolge (und damit Kosteneinsparungen) durch RPA. In solchen Fällen benötigt ein Unternehmen mehr als nur Endnutzer, die Automatisierungen auf ihrem Desktop aufzeichnen. Die gesamte Lösung umfasst Software, die auf Servern läuft, Roboter, die auf Desktops ausgeführt werden, Sicherheitszugangsdaten, Netzwerkkonnektivität, Methoden zum Schreiben, Testen und Bereitstellen der Programme sowie ein Team von Mitarbeitern, das den Prozess unterstützt. All diese Komponenten sind entscheidend für den Erfolg, werden jedoch beim anfänglichen Kauf und bei der Implementierung von RPA-Lösungen oft außer Acht gelassen.

RPA sollte nicht alsgrobeNachahmung der Schritte eines Endnutzers betrachtet werden. Vielmehr sollte es alsexakte Nachbildungder Schritte angesehen werden, die ein Endnutzer ausführen würde. Dieses Maß an Präzision erfordert, dass RPA-Implementierungen – um in großem Maßstab erfolgreich zu sein – den Lebenszyklus der Softwareentwicklung übernehmen, einschließlich wichtiger Komponenten wie Anforderungen, Tests und der zugrunde liegenden Infrastruktur, auf der die Roboter laufen.

Anforderungen

Wie bei der herkömmlichen Entwicklung geht es auch hier darum, alle Eingaben (die Daten, die ein Benutzer möglicherweise erhält oder sieht) sowie alle Schritte, die er zur Erledigung seiner Aufgaben in den von ihm genutzten Systemen ausführen könnte, genau zu verstehen und zu dokumentieren. Der Prozess der Anforderungserfassung kann ebenso detailliert und aufwendig sein wie bei jedem anderen traditionellen IT-Projekt. RPA-Lösungen, die diesen in vielen IT-Organisationen üblichen Prozess umgehen, laufen Gefahr, lediglich den sogenannten „Happy Path“ zu automatisieren – was zu den oft gefürchteten „übersehenen Anforderungen“ führt, die erfolglose Initiativen häufig zum Scheitern bringen.

Testen

Das Testen vonRPA-Automatisierungensteht vor derselben Herausforderung, mit der die IT-Entwicklung seit Jahrzehnten konfrontiert ist: die Fähigkeit, (a) alle möglichen Prozessabläufe und Datentypen zu kennen und diese dann (b) tatsächlich zu testen, um zu sehen, was passiert. Um dies bei großen, komplexen Automatisierungen effektiv zu bewerkstelligen, muss das RPA-Team:

1. Machen Sie sich ein umfassendes Bild von den Anwendungen, die bei der Automatisierung zum Einsatz kommen. Dazu gehört, wie die Anwendungen funktionieren, wie die Bildschirmabläufe aussehen und welche Meldungen bei unterschiedlichen (möglicherweise fehlerhaften) Eingaben erscheinen können und tatsächlich erscheinen. All diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie damit beginnen, die Roboteraktionen in verschiedenen Szenarien aufzuzeichnen.
2. Setzen Sie für die Tests ein breit gefächertes Team aus mehreren Personen ein. Wenn Teammitglieder, die nicht zu den Entwicklern gehören, die Tests der Automatisierungen durchführen, können Szenarien und Probleme erkannt und aufgedeckt werden, lange bevor sie in der Produktion auftreten. Diese Disziplin führt zu qualitativ hochwertigeren Ergebnissen und verhindert einen möglichen Vertrauensverlust, der entstehen kann, wenn nach der Bereitstellung zu viele Ausnahmen auftreten.

Infrastruktur

Ein Aspekt, der vor der Einführung der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) fast nie thematisiert wird und zugleich erhebliche Herausforderungen mit sich bringt, ist die zugrunde liegende Infrastruktur, auf der die Roboter laufen. Unternehmensnetzwerke und Systemkonfigurationen können leicht Jahrzehnte alt sein und – was noch wichtiger ist – als selbstverständlich angesehen werden. Werden die Teams, die sich damit auskennen, nicht in die RPA-Diskussionen einbezogen, führt dies später häufig zu Problemen mit den zugrunde liegenden Servern, Netzwerken und Anwendungen, die von der RPA genutzt werden. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen folgende Punkte berücksichtigen:

1. Wird Ihr RPA-Roboter auf einem physischen Computer auf einem Schreibtisch oder auf einem virtuellen Computer in der Cloud ausgeführt? Wo auch immer er läuft – wer ist aus technischer Sicht für seine Wartung zuständig? Wer lädt Updates herunter und sorgt dafür, dass er läuft? Wer richtet das Benutzerkonto für den Roboter ein und setzt die Passwörter bei Bedarf zurück? Wenn er an einem anderen Ort als auf den regulären Mitarbeiter-Desktops läuft (zum Beispiel auf einer virtuellen Maschine in der Cloud), kann er sich dann überhaupt sicher mit allen Anwendungen verbinden, auf die Benutzer normalerweise Zugriff haben? Aufgrund der Vielfalt seiner Aufgaben benötigt ein Roboter oft Zugriff auf mehr Unternehmensanwendungen, als ein einzelner Benutzer benötigen würde.
2. Sind Ihre Netzwerk- und Infrastrukturteams darauf vorbereitet, die VM-Serverfarmen für die Roboter einzurichten und zu warten? Wer kümmert sich um einen Ausfall? Was passiert, wenn der Ausfall ausschließlich die Roboter betrifft? Wer wartet die RPA-Server? Wer analysiert die Netzwerkkommunikation, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert?
3. Wer richtet die Sicherheitszugänge und Zugangsdaten für die Roboter zu allen Unternehmensanwendungen ein, auf die diese Zugriff haben, wer ist dafür verantwortlich und wer verwaltet sie? Wer stellt sicher, dass die Roboter nur über die unbedingt erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, da die Gewährung uneingeschränkter Zugriffsrechte zwar einfach, aber unsicher ist?

Eine der größten Stärken von RPA ist die niedrige Einstiegshürde. Das Konzept ist leicht verständlich, sodass Endnutzer relativ problemlos erste Automatisierungen erstellen können. Doch der Spruch „Der Teufel steckt im Detail“ trifft hier voll und ganz zu. Wenn Ihr Unternehmen effektive, skalierbare und wartbare Automatisierungen anstrebt, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie unterstützende Strukturen und Teams rund um RPA aufbauen müssen. Das ist oft mit mehr Aufwand verbunden als zunächst angenommen, aber wenn es richtig umgesetzt wird, kann es zu erheblichen Einsparungen durch Automatisierung führen. Weitere Informationen zur robotergestützten Prozessautomatisierung finden Siehier.