Par Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, innovation informatique et optimisation des décisions
La plus grande force de l'automatisation des processus robotiques (RPA) est son accessibilité et sa facilité d'utilisation.
Malheureusement, ces facteurs peuvent également contribuer à son échec dans des mises en œuvre importantes et évolutives. La RPA ouvre la porte à la technologie sans nécessiter de diplôme ou d'années d'expérience - mettant le codage entre les mains des utilisateurs finaux. Cependant, la plupart des dirigeants d'aujourd'hui attendent de la RPA des succès beaucoup plus importants (et donc des économies). Dans ce cas, une organisation a besoin de plus qu'un simple utilisateur final enregistrant des automatismes sur son bureau. La solution complète comprend un logiciel fonctionnant sur des serveurs, des robots fonctionnant sur des ordinateurs de bureau, des identifiants de sécurité, une connectivité réseau, des méthodologies pour écrire, tester et déployer les programmes, ainsi qu'une équipe de personnes pour soutenir le processus. Tous ces éléments sont essentiels à la réussite, mais ils sont souvent ignorés lors de l'achat initial et de la mise en œuvre des solutions de RPA.
La RPA ne doit pas être considérée comme une reproduction approximative des étapes d'un utilisateur final. Elle doit être considérée comme reproduisant exactement les étapes que suivrait un utilisateur final. Ce niveau de précision exige que les implémentations RPA - pour réussir à grande échelle - adoptent le cycle de vie du développement logiciel, y compris des composants majeurs tels que les exigences, les tests et l'infrastructure sous-jacente sur laquelle les robots fonctionnent.
Exigences
Comme pour le développement traditionnel, il s'agit de bien comprendre et de documenter tous les intrants (les données qu'un utilisateur peut recevoir ou voir) et toutes les étapes qu'il peut suivre pour accomplir ses tâches dans le(s) système(s) qu'il utilise. Le processus de collecte des exigences peut être aussi détaillé et difficile que ceux utilisés dans tout autre exercice informatique traditionnel. La RPA qui évite ce niveau de processus inhérent à de nombreuses organisations informatiques court le risque de n'automatiser que ce que l'on appelle le "happy path", ce qui conduit aux retombées souvent redoutées des "exigences manquées" qui affectent les initiatives infructueuses.
Essais
Le test des automatismes RPA est confronté au même défi que le développement informatique depuis des décennies : la capacité (a) de connaître tous les chemins de processus et les types de données possibles et (b) de les tester réellement pour voir ce qui se passe. Pour y parvenir efficacement dans le cas d'automatismes complexes et de grande envergure, l'équipe chargée de la RPA doit
- Avoir une connaissance approfondie de l'application ou des applications utilisées dans l'automatisation. Cela comprend le fonctionnement des applications, les flux d'écran et les messages qui peuvent apparaître et qui apparaissent avec différentes entrées (potentiellement erronées). Tous ces éléments sont inestimables lorsque vous commencez à enregistrer les actions du robot dans plusieurs scénarios.
- Employer une équipe large, composée de plusieurs personnes, pour les tests. Le fait de confier les tests des automatismes à des membres de l'équipe différents des développeurs permet d'identifier et de mettre en évidence les scénarios et les problèmes bien avant qu'ils ne se produisent en production. Ce niveau de discipline permet d'obtenir des résultats de meilleure qualité et d'éviter la perte de confiance potentielle qui peut survenir si trop d'exceptions sont constatées après le déploiement.
L'infrastructure
L'infrastructure sous-jacente sur laquelle les robots fonctionnent est un élément qui n'est pratiquement jamais abordé avant la mise en œuvre de l'automatisation des processus robotiques et qui est également à l'origine de défis importants. Les réseaux d'entreprise et la configuration des systèmes peuvent facilement dater de plusieurs dizaines d'années et, surtout, être considérés comme acquis. Ne pas inviter les équipes qui les comprennent à la table des discussions sur la RPA conduit souvent à des problèmes en aval avec les serveurs, les réseaux et les applications sous-jacents utilisés par la RPA. Pour réussir, les entreprises doivent réfléchir aux points suivants :
- Votre robot RPA va-t-il fonctionner sur un ordinateur physique assis sur un bureau ou sur un ordinateur virtuel dans le nuage ? Quel que soit l'endroit où il fonctionne, qui en assure la maintenance d'un point de vue technique ? Qui télécharge les mises à jour et assure son fonctionnement ? Qui configure le compte utilisateur du robot et réinitialise les mots de passe si nécessaire ? S'il fonctionne dans un endroit différent des bureaux des employés (une machine virtuelle dans le nuage, par exemple), peut-il se connecter en toute sécurité à toutes les applications auxquelles les utilisateurs ont normalement accès ? En raison de la diversité de ses tâches, un robot a souvent besoin d'accéder à plus d'applications d'entreprise que n'importe quel autre utilisateur.
- Vos équipes chargées du réseau et de l'infrastructure sont-elles prêtes à mettre en place et à entretenir les fermes de serveurs VM pour les robots ? Qui s'occupe des pannes ? Que se passe-t-il si la panne est propre aux robots ? Qui assure la maintenance des serveurs RPA ? Qui analyse les communications du réseau pour s'assurer qu'il fonctionne correctement ?
- Qui met en place, possède et maintient l'accès de sécurité et les informations d'identification des robots à toutes les applications de l'entreprise auxquelles ils ont accès ? Qui veille à ce que les robots n'aient que l'accès minimal requis, étant donné qu'il est facile d'accorder un accès complet... mais peu sûr ?
L'un des principaux atouts de la RPA est sa faible barrière à l'entrée. Elle peut être facile à comprendre, ce qui permet aux utilisateurs finaux de créer une première automatisation avec une relative facilité. Mais l'expression "le diable se cache dans les détails" est vraie. Si votre organisation veut des automatismes efficaces, évolutifs et faciles à maintenir, ne négligez pas la nécessité de créer des structures et des équipes de soutien autour de la RPA. C'est souvent plus de travail que prévu, mais si c'est fait correctement, cela peut conduire à des économies d'automatisation à grande échelle. Pour plus d'informations sur l'automatisation des processus robotiques, cliquez ici.