Mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques pour réaliser des économies à grande échelle

Par Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vice-président directeur, Innovation informatique et optimisation des décisions

La plus grande force de l'automatisation robotisée des processus (RPA) réside dans son accessibilité et sa facilité d'utilisation.

Malheureusement, ces facteurs peuvent également contribuer à son échec dans le cadre de mises en œuvre à grande échelle et évolutives. La RPA ouvre la voie àla technologiesans nécessiter de diplôme ou d'années d'expérience, mettant ainsi le codage à la portée des utilisateurs finaux. Cependant, la plupart des dirigeants attendent aujourd'hui des succès beaucoup plus importants (et donc des économies) de la part de la RPA. Dans ces cas, une organisation a besoin de plus que d'un simple utilisateur final enregistrant des automatisations sur son ordinateur de bureau. La solution complète comprend des logiciels fonctionnant sur des serveurs, des robots fonctionnant sur des ordinateurs de bureau, des identifiants de sécurité, une connectivité réseau, des méthodologies pour écrire, tester et déployer les programmes, ainsi qu'une équipe de personnes chargées de soutenir le processus. Tous ces éléments sont essentiels à la réussite, mais ils sont souvent ignorés lors de l'achat initial et de la mise en œuvre des solutions RPA.

La RPA ne doit pas être considérée comme unesimplereproductionapproximativedes étapes effectuées par un utilisateur final. Elle doit être considérée commeune reproduction exactedes étapes qu'un utilisateur final effectuerait. Ce niveau de précision exige que les implémentations RPA, pour être efficaces à grande échelle, adoptent le cycle de vie du développement logiciel, y compris les composants majeurs tels que les exigences, les tests et l'infrastructure sous-jacente sur laquelle les robots fonctionnent.

Exigences

Comme dans le développement traditionnel, cela implique de bien comprendre et de documenter toutes les entrées (les données qu'un utilisateur peut recevoir ou voir) et toutes les étapes qu'il peut suivre pour accomplir ses tâches dans le ou les systèmes qu'il utilise. Le processus de collecte des exigences peut être aussi détaillé et difficile que ceux utilisés dans tout autre exercice informatique traditionnel. La RPA qui évite ce niveau de processus inhérent à de nombreuses organisations informatiques court le risque de n'automatiser que ce que l'on appelle le « chemin heureux », ce qui conduit souvent à la redoutable conséquence des « exigences manquées » qui affligent les initiatives infructueuses.

Essais

Le test des automatisationsRPAsouffre du même défi que celui auquel le développement informatique est confronté depuis des décennies : la capacité à (a) connaître tous les chemins de processus et types de données possibles, puis (b) les tester concrètement pour voir ce qui se passe. Pour y parvenir efficacement dans le cas d'automatisations complexes et de grande envergure, l'équipe RPA doit :

1. Ayez une compréhension approfondie des applications utilisées dans l'automatisation. Cela inclut le fonctionnement des applications, le déroulement des écrans et les messages qui peuvent apparaître et qui apparaissent effectivement avec différentes entrées (potentiellement erronées). Il est très utile de connaître tous ces éléments lorsque vous commencez à enregistrer les actions du robot à travers plusieurs scénarios.
2. Faites appel à une équipe élargie composée de plusieurs personnes pour effectuer les tests. Le fait de confier les tests des automatisations à des membres de l'équipe qui ne sont pas les développeurs permettra d'identifier et de mettre en évidence les scénarios et les problèmes bien avant qu'ils ne surviennent en production. Ce niveau de rigueur permet d'obtenir des résultats de meilleure qualité et d'éviter la perte de confiance qui peut survenir si trop d'exceptions sont constatées après le déploiement.

L'infrastructure

Un élément qui n'est presque jamais abordé avant la mise en œuvre de l'automatisation robotisée des processus et qui est également à l'origine de défis importants est l'infrastructure sous-jacente sur laquelle fonctionnent les robots. Les réseaux d'entreprise et la configuration des systèmes peuvent facilement dater de plusieurs décennies et, plus important encore, être considérés comme acquis. Le fait de ne pas inviter les équipes qui les comprennent à participer aux discussions sur la RPA entraîne souvent des problèmes avec les serveurs, les réseaux et les applications sous-jacents utilisés par la RPA. Pour réussir, les entreprises doivent réfléchir aux points suivants :

1. Votre robot RPA va-t-il fonctionner sur un ordinateur physique posé sur un bureau ou sur un ordinateur virtuel dans le cloud ? Quel que soit l'endroit où il fonctionne, qui en assure la maintenance d'un point de vue technique ? Qui télécharge les mises à jour et veille à son bon fonctionnement ? Qui configure le compte utilisateur du robot et réinitialise les mots de passe si nécessaire ? S'il fonctionne ailleurs que sur les ordinateurs de bureau habituels des employés (une machine virtuelle dans le cloud, par exemple), peut-il se connecter en toute sécurité à toutes les applications auxquelles les utilisateurs ont normalement accès ? En raison de la diversité de ses tâches, un robot a souvent besoin d'accéder à plus d'applications d'entreprise que n'importe quel autre utilisateur individuel.
2. Vos équipes chargées du réseau et de l'infrastructure sont-elles prêtes à configurer et à entretenir les fermes de serveurs VM pour les robots ? Qui gère les pannes ? Que se passe-t-il si la panne concerne uniquement les robots ? Qui assure la maintenance des serveurs RPA ? Qui analyse les communications réseau pour s'assurer qu'elles fonctionnent correctement ?
3. Qui configure, détient et gère les accès sécurisés et les identifiants des robots pour toutes les applications d'entreprise auxquelles ils ont accès ? Qui s'assure que les robots ne disposent que des accès minimaux requis, car leur accorder un accès complet est facile... mais peu sûr ?

L'un des principaux atouts de la RPA réside dans sa facilité d'accès. Elle est facile à comprendre, ce qui permet aux utilisateurs finaux de créer relativement facilement une automatisation initiale. Mais comme le dit l'adage, « le diable est dans les détails ». Si votre organisation souhaite mettre en place des automatisations efficaces, évolutives et faciles à maintenir, ne négligez pas la nécessité de créer des structures et des équipes de soutien autour de la RPA. Cela demande souvent plus de travail que prévu initialement, mais si cela est fait correctement, cela peut permettre de réaliser des économies importantes grâce à l'automatisation à grande échelle. Pour plus d'informations sur l'automatisation robotisée des processus, cliquezici.