Door Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT-innovatie en beslissingsoptimalisatie
De grootste kracht achter robotische procesautomatisering (RPA) is de toegankelijkheid en bruikbaarheid.
Helaas kunnen deze factoren ook bijdragen aan het falen ervan in grote, schaalbare implementaties. RPA opent de deur naar technologie zonder dat daar een diploma of jarenlange ervaring voor nodig is - waardoor codering in handen komt van eindgebruikers. De meeste leidinggevenden verwachten tegenwoordig echter veel grotere successen (en dus kostenbesparingen) van RPA. Voor deze gevallen heeft een organisatie meer nodig dan alleen een eindgebruiker die automatiseringen op zijn desktop opneemt. De hele oplossing omvat software die op servers draait, robots die op desktops draaien, beveiligingsgegevens, netwerkconnectiviteit, methodologieën om de programma's te schrijven, testen en implementeren en een team van mensen om het proces te ondersteunen. Al deze componenten zijn cruciaal voor succes, maar toch worden ze vaak genegeerd tijdens de initiële aankoop en implementatie van RPA-oplossingen.
RPA moet niet worden gezien als het ruwweg nabootsen van de stappen van een eindgebruiker. Het moet worden gezien als het exact nabootsen van de stappen die een eindgebruiker zou nemen. Dit precisieniveau vereist dat RPA-implementaties - om succesvol te zijn op schaal - de levenscyclus van softwareontwikkeling overnemen, inclusief belangrijke onderdelen zoals vereisten, testen en de onderliggende infrastructuur waar de robots op draaien.
Vereisten
Net als bij traditionele ontwikkeling gaat het hierbij om het duidelijk begrijpen en documenteren van alle input (de gegevens die een gebruiker zou kunnen ontvangen of zien) en alle stappen die ze zouden kunnen nemen om hun taken uit te voeren in het systeem of de systemen die ze gebruiken. Het proces voor het verzamelen van vereisten kan net zo gedetailleerd en moeilijk zijn als de processen die worden gebruikt in elke andere traditionele IT-oefening. RPA die dit niveau van proces dat inherent is aan veel IT-organisaties vermijdt, loopt het risico alleen datgene te automatiseren wat bekend staat als het "gelukkige pad", wat leidt tot de vaak gevreesde "gemiste vereisten" fall-out die onsuccesvolle initiatieven teistert.
Testen
Het testen van RPA-automatiseringen heeft te lijden onder dezelfde uitdaging waar IT-ontwikkeling al tientallen jaren mee te maken heeft: de mogelijkheid om (a) alle mogelijke procespaden en gegevenstypen te kennen en ze vervolgens (b) daadwerkelijk te testen om te zien wat er gebeurt. Om dit effectief te doen voor grote, complexe automatiseringen, moet het RPA-team:
- Een grondige kennis hebben van de applicatie(s) die in de automatisering worden gebruikt. Dit omvat hoe de toepassingen werken, wat de schermstromen zijn en welke berichten kunnen verschijnen bij verschillende (mogelijk foutieve) invoer. Dit is allemaal van onschatbare waarde om te weten wanneer je de robotacties begint op te nemen in verschillende scenario's.
- Zet een breed, meerpersoonsteam in voor het testen. Het laten testen van de automatiseringen door teamleden die anders zijn dan de ontwikkelaars zal helpen om scenario's en problemen te identificeren en bloot te leggen ruim voordat je er in de productie tegenaan loopt. Dit niveau van discipline leidt tot een hogere kwaliteit en voorkomt het mogelijke verlies van vertrouwen dat kan optreden als er te veel uitzonderingen worden gezien na de implementatie.
Infrastructuur
Een item dat tegelijkertijd bijna nooit wordt besproken voordat robotische procesautomatisering wordt geïmplementeerd en dat ook de drijvende kracht is achter aanzienlijke uitdagingen, is de onderliggende infrastructuur waar de robots op draaien. Bedrijfsnetwerken en systeeminstellingen kunnen gemakkelijk tientallen jaren oud zijn en, nog belangrijker, als vanzelfsprekend worden beschouwd. Het niet uitnodigen van de teams die deze begrijpen aan tafel voor RPA discussies leidt vaak tot problemen in de toekomst met de onderliggende servers, netwerken en applicaties waar RPA gebruik van maakt. Om te slagen moeten bedrijven aan het volgende denken:
- Gaat uw RPA-robot draaien op een fysieke computer op een bureau of op een virtuele computer in de cloud? Waar het ook draait, wie onderhoudt het vanuit een technisch standpunt? Wie downloadt updates en houdt het draaiende? Wie stelt de gebruikersaccount voor de robot in en reset de wachtwoorden indien nodig? Als hij op een andere plaats draait dan de gewone desktops van werknemers (bijvoorbeeld een VM in de cloud), kan hij dan wel veilig verbinding maken met alle applicaties waar gebruikers normaal gesproken toegang toe hebben? Door de verscheidenheid van zijn taken heeft een robot vaak toegang nodig tot meer bedrijfsapplicaties dan welke gebruiker dan ook.
- Zijn je netwerk- en infrastructuurteams voorbereid op het opzetten en onderhouden van de VM server farms voor de robots? Wie handelt een storing af? Wat als de storing uniek is voor de robots? Wie onderhoudt de RPA servers? Wie analyseert de netwerkcommunicatie om er zeker van te zijn dat deze naar behoren werkt?
- Wie regelt, beheert en onderhoudt de beveiligingstoegang en referenties voor de robots tot alle bedrijfsapplicaties waartoe ze toegang hebben? Wie zorgt ervoor dat de robots alleen de minimaal vereiste toegang hebben, want volledige toegang verlenen is gemakkelijk... maar onveilig?
Een van de sterke punten van RPA is de lage instapdrempel. Het kan eenvoudig te begrijpen zijn, waardoor een eerste automatisering relatief eenvoudig door eindgebruikers kan worden gemaakt. Maar de uitdrukking "de duivel zit in de details" is waar. Als uw organisatie effectieve, schaalbare en onderhoudbare automatiseringen wil, mis dan niet de noodzaak om ondersteunende structuren en teams rondom RPA te creëren. Het is vaak meer werk dan in eerste instantie wordt verwacht, maar als het goed wordt gedaan, kan het leiden tot grootschalige besparingen op automatisering. Klik hier voor meer informatie over robotische procesautomatisering.