Robotgestuurde procesautomatisering implementeren voor grootschalige besparingen

Door Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT-innovatie en besluitoptimalisatie

De grootste kracht achter robotische procesautomatisering (RPA) is de toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan.

Helaas kunnen deze factoren ook bijdragen aan het falen ervan in grote, schaalbare implementaties. RPA opent de deur naartechnologiezonder dat een diploma of jarenlange ervaring vereist is, waardoor coderen in handen komt van eindgebruikers. De meeste leidinggevenden verwachten tegenwoordig echter veel grotere successen (en dus kostenbesparingen) van RPA. In deze gevallen heeft een organisatie meer nodig dan alleen een eindgebruiker die automatiseringen op zijn desktop vastlegt. De volledige oplossing omvat software die op servers draait, robots die op desktops draaien, beveiligingsreferenties, netwerkconnectiviteit, methodologieën om de programma's te schrijven, te testen en te implementeren, en een team van mensen om het proces te ondersteunen. Al deze componenten zijn cruciaal voor het succes, maar worden vaak genegeerd tijdens de initiële aankoop en implementatie van RPA-oplossingen.

RPA moet niet worden gezien als eenruwereplicatie van de stappen van een eindgebruiker. Het moet worden gezien alseen exacte replicatie vande stappen die een eindgebruiker zou nemen. Dit niveau van precisie vereist dat RPA-implementaties – om op grote schaal succesvol te zijn – de levenscyclus van softwareontwikkeling overnemen, inclusief belangrijke componenten zoals vereisten, testen en de onderliggende infrastructuur waarop de robots draaien.

Vereisten

Net als bij traditionele ontwikkeling houdt dit in dat alle inputs (de gegevens die een gebruiker kan ontvangen of zien) en alle stappen die hij kan nemen om zijn taken in het systeem of de systemen die hij gebruikt uit te voeren, duidelijk moeten worden begrepen en gedocumenteerd. Het proces voor het verzamelen van vereisten kan net zo gedetailleerd en moeilijk zijn als bij elke andere traditionele IT-oefening. RPA die dit niveau van proces, dat inherent is aan veel IT-organisaties, vermijdt, loopt het risico alleen het zogenaamde "happy path" te automatiseren, wat vaak leidt tot de gevreesde "gemiste vereisten" die mislukte initiatieven teisteren.

Testen

Het testen vanRPA-automatiseringkampt met dezelfde uitdaging waar IT-ontwikkeling al decennialang mee te maken heeft: het vermogen om (a) alle mogelijke procespaden en gegevenstypen te kennen en vervolgens (b) deze daadwerkelijk te testen om te zien wat er gebeurt. Om dit effectief te doen voor grote, complexe automatiseringen, moet het RPA-team:

1. Zorg dat je de applicatie(s) die in de automatisering worden gebruikt goed begrijpt. Dit omvat hoe de applicaties werken, hoe de schermstromen zijn en welke berichten kunnen verschijnen en ook daadwerkelijk verschijnen bij verschillende (mogelijk foutieve) invoer. Dit is allemaal superhandig om te weten als je begint met het opnemen van de robotacties in verschillende scenario's.
2. Zet een breed, uit meerdere personen bestaand team in voor het testen. Door teamleden die niet tot de ontwikkelaars behoren de automatiseringen te laten testen, kunnen scenario's en problemen worden geïdentificeerd en blootgelegd lang voordat ze in de productieomgeving opduiken. Deze discipline leidt tot resultaten van hogere kwaliteit en voorkomt het mogelijke verlies van vertrouwen dat kan optreden als er na de implementatie te veel uitzonderingen worden geconstateerd.

Infrastructuur

Een aspect dat bijna nooit wordt besproken voordat robotgestuurde procesautomatisering wordt geïmplementeerd en dat ook de oorzaak is van aanzienlijke uitdagingen, is de onderliggende infrastructuur waarop de robots draaien. Bedrijfsnetwerken en systeemconfiguraties kunnen gemakkelijk tientallen jaren oud zijn en, wat nog belangrijker is, als vanzelfsprekend worden beschouwd. Als de teams die hier verstand van hebben niet worden uitgenodigd voor RPA-besprekingen, leidt dit vaak tot problemen met de onderliggende servers, netwerken en applicaties die RPA gebruikt. Om succesvol te zijn, moeten bedrijven rekening houden met het volgende:

1. Wordt uw RPA-robot uitgevoerd op een fysieke computer op een bureau of op een virtuele computer in de cloud? Waar hij ook wordt uitgevoerd, wie onderhoudt hem vanuit technisch oogpunt? Wie downloadt updates en zorgt ervoor dat hij blijft werken? Wie maakt het gebruikersaccount voor de robot aan en reset indien nodig de wachtwoorden? Als hij ergens anders draait dan op de gewone desktops van werknemers (bijvoorbeeld een VM in de cloud), kan hij dan wel veilig verbinding maken met alle applicaties waartoe gebruikers normaal gesproken toegang hebben? Vanwege de verscheidenheid aan taken heeft een robot vaak toegang nodig tot meer bedrijfsapplicaties dan een andere gebruiker nodig zou hebben.
2. Zijn uw netwerk- en infrastructuurteams voorbereid op het opzetten en onderhouden van de VM-serverparken voor de robots? Wie lost een storing op? Wat als de storing alleen bij de robots optreedt? Wie onderhoudt de RPA-servers? Wie analyseert de netwerkcommunicatie om te controleren of deze naar behoren functioneert?
3. Wie stelt de beveiligingstoegang en inloggegevens voor de robots in, is hier eigenaar van en onderhoudt deze voor alle bedrijfsapplicaties waartoe de robots toegang hebben? Wie zorgt ervoor dat de robots alleen de minimaal vereiste toegang hebben, aangezien volledige toegang eenvoudig is, maar onveilig?

Een van de grote sterke punten van RPA is de lage instapdrempel. Het is gemakkelijk te begrijpen, waardoor eindgebruikers relatief eenvoudig een eerste automatisering kunnen creëren. Maar het gezegde 'het venijn zit in de details' klopt wel degelijk. Als uw organisatie effectieve, schaalbare en onderhoudbare automatiseringen wil, mag u niet vergeten om ondersteunende structuren en teams rond RPA te creëren. Dit is vaak meer werk dan aanvankelijk verwacht, maar als het goed wordt gedaan, kan het leiden tot grootschalige besparingen door automatisering. Klikhier voor meer informatie over robotische procesautomatisering.