Implementação da automação de processos robóticos para economias em grande escala

Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vice-presidente sênior, inovação em TI e otimização de decisões

A maior força por trás da automação de processos robóticos (RPA) é a sua acessibilidade e facilidade de uso.

Infelizmente, esses fatores também podem contribuir para o seu fracasso em implementações grandes e escaláveis. A RPA abre as portas paraa tecnologiasem exigir um diploma ou anos de experiência — colocando a codificação nas mãos dos utilizadores finais. No entanto, a maioria dos executivos hoje espera sucessos muito maiores (e, portanto, economia de custos) da RPA. Para esses casos, uma organização precisa de mais do que apenas um utilizador final a gravar automações no seu ambiente de trabalho. A solução completa inclui software executado em servidores, robôs executados em desktops, credenciais de segurança, conectividade de rede, metodologias para escrever, testar e implementar os programas e uma equipa de pessoas para dar suporte ao processo. Todos esses componentes são essenciais para o sucesso, mas muitas vezes são ignorados durante a compra inicial e a implementação de soluções de RPA.

A RPA não deve ser vista como uma réplicaaproximadadas etapas realizadas por um utilizador final. Deve ser vista comouma réplica exatadas etapas que um utilizador final realizaria. Esse nível de precisão exige que as implementações de RPA — para serem bem-sucedidas em escala — adotem o ciclo de vida do desenvolvimento de software, incluindo componentes importantes, como requisitos, testes e a infraestrutura subjacente na qual os robôs são executados.

Requisitos

Tal como no desenvolvimento tradicional, isto envolve compreender e documentar claramente todas as entradas (os dados que um utilizador pode receber ou ver) e todos os passos que pode dar para realizar as suas tarefas no(s) sistema(s) que utiliza. O processo de recolha de requisitos pode ser tão detalhado e difícil quanto os utilizados em qualquer outro exercício tradicional de TI. A RPA que evita esse nível de processo inerente a muitas organizações de TI corre o risco de automatizar apenas o que é conhecido como o «caminho feliz», levando à temida consequência de «requisitos perdidos» que assola iniciativas malsucedidas.

Ensaios

O teste de automaçõesde RPAenfrenta o mesmo desafio que o desenvolvimento de TI enfrenta há décadas: a capacidade de (a) conhecer todos os possíveis caminhos de processo e tipos de dados e, em seguida, (b) testá-los para ver o que acontece. Para fazer isso de forma eficaz em automações grandes e complexas, a equipa de RPA precisa:

1. Tenha um conhecimento profundo das aplicações que estão a ser utilizadas na automação. Isso inclui como as aplicações funcionam, quais são os fluxos de ecrã e quais mensagens podem aparecer e aparecem com diferentes entradas (potencialmente erradas). É muito importante saber tudo isso ao começar a gravar as ações do robô em vários cenários.
2. Contrate uma equipa ampla e diversificada para realizar os testes. Ter membros da equipa diferentes dos programadores a realizar os testes das automações ajudará a identificar e expor cenários e problemas muito antes de eles surgirem na produção. Esse nível de disciplina leva a resultados de maior qualidade e evita a potencial perda de confiança que pode ocorrer se muitas exceções forem observadas após a implementação.

Infra-estruturas

Um item que quase nunca é discutido antes da implementação da automação de processos robóticos e que também é o motor de desafios significativos é a infraestrutura subjacente na qual os robôs operam. As redes corporativas e a configuração do sistema podem facilmente ter décadas de idade e, mais importante, ser consideradas como algo natural. Não convidar as equipas que entendem disso para as discussões sobre RPA muitas vezes leva a problemas com os servidores, redes e aplicações subjacentes que a RPA utiliza. Para ter sucesso, as empresas precisam pensar no seguinte:

1. O seu robô RPA será executado num computador físico em cima de uma mesa ou num computador virtual na nuvem? Onde quer que seja executado, quem o mantém do ponto de vista técnico? Quem descarrega as atualizações e o mantém em funcionamento? Quem configura a conta de utilizador do robô e redefine as palavras-passe, se necessário? Se estiver a funcionar num local diferente dos computadores normais dos funcionários (por exemplo, uma VM na nuvem), será que consegue ligar-se de forma segura a todas as aplicações às quais os utilizadores normalmente têm acesso? Devido à variedade das suas tarefas, um robô precisa frequentemente de aceder a mais aplicações corporativas do que qualquer outro utilizador individual.
2. As suas equipas de rede e infraestrutura estão preparadas para configurar e manter os parques de servidores VM para os robôs? Quem lida com uma interrupção? E se a interrupção for exclusiva dos robôs? Quem mantém os servidores RPA? Quem analisa as comunicações de rede para garantir que estão a funcionar corretamente?
3. Quem configura, possui e mantém o acesso de segurança e as credenciais dos robôs para todas as aplicações corporativas às quais eles têm acesso? Quem garante que os robôs tenham apenas o acesso mínimo necessário, já que fornecer acesso total é fácil... mas inseguro?

Um dos principais pontos fortes da RPA é a sua baixa barreira de entrada. Ela pode ser fácil de entender, permitindo que uma automação inicial seja criada pelos utilizadores finais com relativa facilidade. Mas a frase “o diabo está nos detalhes” é verdadeira. Se a sua organização deseja automações eficazes, escaláveis e sustentáveis, não se esqueça da necessidade de criar estruturas e equipas de suporte em torno da RPA. Muitas vezes, isso dá mais trabalho do que o inicialmente previsto, mas, se feito corretamente, pode levar a economias em grande escala com a automação. Para obter mais informações sobre automação de processos robóticos, cliqueaqui.