Por Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, inovação em TI e otimização de decisões
A maior força por detrás da automatização de processos robóticos (RPA) é a sua acessibilidade e facilidade de utilização.
Infelizmente, estes factores também podem contribuir para o seu fracasso em implementações de grandes dimensões e escaláveis. A RPA abre a porta à tecnologia sem exigir um diploma ou anos de experiência, colocando a codificação nas mãos dos utilizadores finais. No entanto, atualmente, a maioria dos executivos espera sucessos muito maiores (e, consequentemente, poupanças de custos) da RPA. Para estes casos, uma organização precisa de mais do que apenas um utilizador final a gravar automatizações no seu ambiente de trabalho. A solução completa inclui software executado em servidores, robôs executados em computadores de secretária, credenciais de segurança, conetividade de rede, metodologias para escrever, testar e implementar os programas e uma equipa de pessoas para apoiar o processo. Todos estes componentes são essenciais para o sucesso, mas são frequentemente ignorados durante a compra inicial e a implementação de soluções de RPA.
A RPA não deve ser encarada como uma réplica aproximada dos passos de um utilizador final. Deve ser encarada como uma réplica exacta dos passos que um utilizador final daria. Este nível de precisão exige que as implementações de RPA - para serem bem sucedidas à escala - adoptem o ciclo de vida do desenvolvimento de software, incluindo componentes importantes como os requisitos, os testes e a infraestrutura subjacente em que os robôs funcionam.
Requisitos
Tal como no desenvolvimento tradicional, isto implica compreender e documentar claramente todas as entradas (os dados que um utilizador pode receber ou ver) e todos os passos que pode dar para realizar as suas tarefas no(s) sistema(s) que utiliza. O processo de recolha de requisitos pode ser tão pormenorizado e difícil como os utilizados em qualquer outro exercício tradicional de TI. A RPA que evita este nível de processo inerente a muitas organizações de TI corre o risco de apenas automatizar o que é conhecido como "caminho feliz", conduzindo à frequentemente temida consequência de "requisitos não cumpridos" que assola as iniciativas mal sucedidas.
Ensaios
O teste das automatizações RPA sofre do mesmo desafio que o desenvolvimento de TI enfrentou durante décadas: a capacidade de (a) conhecer todos os caminhos de processo e tipos de dados possíveis e, em seguida, (b) testá-los efetivamente para ver o que acontece. Para o fazer eficazmente em automatizações grandes e complexas, a equipa de RPA precisa de
- Ter um conhecimento profundo da(s) aplicação(ões) que está(ão) a ser utilizada(s) na automatização. Isto inclui a forma como as aplicações funcionam, quais são os fluxos de ecrã e que mensagens podem aparecer e aparecem com diferentes entradas (potencialmente erradas). É muito importante saber tudo isto quando começar a registar as acções do robô em vários cenários.
- Empregar uma equipa ampla e com várias pessoas para os testes. Ter membros da equipa que são diferentes dos programadores a realizar os testes das automatizações ajudará a identificar e expor cenários e problemas muito antes de os encontrar na produção. Este nível de disciplina conduz a resultados de maior qualidade e evita a potencial perda de confiança que pode ocorrer se forem observadas demasiadas excepções após a implementação.
Infra-estruturas
Um item que, simultaneamente, quase nunca é discutido antes da implementação da automatização de processos robóticos e que é também o condutor de desafios significativos é a infraestrutura subjacente em que os robôs funcionam. As redes empresariais e a configuração do sistema podem facilmente ter décadas e, mais importante ainda, ser consideradas como garantidas. O facto de não convidar as equipas que as compreendem para as discussões sobre RPA conduz frequentemente a problemas com os servidores, redes e aplicações subjacentes que a RPA utiliza. Para serem bem sucedidas, as empresas precisam de pensar no seguinte:
- O seu robô RPA vai ser executado num computador físico sentado numa secretária ou num computador virtual na nuvem? Onde quer que seja executado, quem o mantém do ponto de vista técnico? Quem descarrega as actualizações e o mantém a funcionar? Quem cria a conta de utilizador para o robô e redefine as palavras-passe, se necessário? Se for executado num local diferente dos computadores de secretária normais dos funcionários (uma VM na nuvem, por exemplo), pode ligar-se de forma segura a todas as aplicações a que os utilizadores normalmente têm acesso? Devido à variedade das suas funções, um robô necessita frequentemente de acesso a mais aplicações empresariais do que qualquer outro utilizador individual.
- As suas equipas de rede e de infra-estruturas estão preparadas para configurar e manter os parques de servidores de VM para os robôs? Quem lida com uma falha de energia? E se a falha for exclusiva dos robots? Quem mantém os servidores RPA? Quem analisa as comunicações da rede para garantir que está a funcionar corretamente?
- Quem define, detém e mantém o acesso de segurança e as credenciais dos robôs a todas as aplicações empresariais a que têm acesso? Quem garante que os robôs têm apenas o acesso mínimo necessário, uma vez que fornecer acesso total é fácil... mas inseguro?
Um dos principais pontos fortes da RPA é a sua baixa barreira à entrada. Pode ser fácil de compreender, permitindo que uma automatização inicial seja criada pelos utilizadores finais com relativa facilidade. Mas a frase "o diabo está nos detalhes" é verdadeira. Se a sua organização pretende automatizações eficazes, expansíveis e fáceis de manter, não perca a necessidade de criar estruturas e equipas de apoio em torno da RPA. Muitas vezes, é mais trabalhoso do que inicialmente previsto, mas se for feito corretamente, pode levar a poupanças de automatização em grande escala. Para obter mais informações sobre a automatização de processos robóticos, clique aqui.