Par Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, vice-président principal, innovation informatique et optimisation de la décision
La plus grande force derrière l’automatisation des processus robotiques (RPA) est son accessibilité et sa convivialité.
Malheureusement, ces facteurs peuvent également contribuer à son échec dans de grandes implémentations évolutives. La RPA ouvre la porte à la technologie sans exiger un diplôme ou des années d’expérience - mettant le codage entre les mains des utilisateurs finaux. Cependant, la plupart des cadres s’attendent aujourd’hui à des succès beaucoup plus importants (et donc à des économies de coûts) de la part de la RPA. Pour ces cas, une organisation a besoin de plus qu’un simple utilisateur final qui enregistre des automatisations sur son bureau. L’ensemble de la solution comprend des logiciels fonctionnant sur des serveurs, des robots fonctionnant sur des ordinateurs de bureau, des informations d’identification de sécurité, une connectivité réseau, des méthodologies pour écrire, tester et déployer les programmes, et une équipe de personnes pour soutenir le processus. Tous ces composants sont essentiels au succès, mais ils sont souvent ignorés lors de l’achat initial et de la mise en œuvre des solutions RPA.
La RPA ne doit pas être considérée comme reproduisant grossièrement les étapes d’un utilisateur final. Il devrait être considéré comme reproduisant exactement les étapes qu’un utilisateur final prendrait. Ce niveau de précision nécessite que les implémentations RPA - pour réussir à grande échelle - adoptent le cycle de vie du développement logiciel, y compris les composants majeurs tels que les exigences, les tests et l’infrastructure sous-jacente sur laquelle les robots s’exécutent.
Exigences
Comme le développement traditionnel, cela implique de comprendre et de documenter clairement toutes les entrées (les données qu’un utilisateur pourrait recevoir ou voir) et toutes les étapes qu’il pourrait prendre pour accomplir ses tâches dans le ou les systèmes qu’il utilise. Le processus de collecte des exigences peut être aussi détaillé et aussi difficile que ceux utilisés dans tout autre exercice informatique traditionnel. La RPA qui évite ce niveau de processus inhérent à de nombreuses organisations informatiques court le risque de n’automatiser que ce que l’on appelle le « chemin heureux », conduisant aux retombées souvent redoutées des « exigences manquées » qui affligent les initiatives infructueuses.
Essais
Le test des automatisations RPA souffre du même défi que le développement informatique depuis des décennies : la capacité de (a) connaître tous les chemins de processus et types de données possibles, puis (b) de les tester réellement pour voir ce qui se passe. Pour le faire efficacement pour les automatisations complexes et de grande envergure, l’équipe de RPA doit :
- Avoir une compréhension approfondie de l’application (s) qui sont utilisés dans l’automatisation. Cela inclut le fonctionnement des applications, les flux d’écran et les messages qui peuvent apparaître et apparaissent avec différentes entrées (potentiellement erronées). Ceux-ci sont tous inestimables à connaître lorsque vous commencez à enregistrer les actions du robot à travers plusieurs scénarios.
- Employez une vaste équipe de plusieurs personnes pour les tests. Le fait que des membres de l’équipe différents des développeurs effectuent les tests des automatisations aidera à identifier et à exposer les scénarios et les problèmes bien avant de tomber sur eux en production. Ce niveau de discipline conduit à des résultats de meilleure qualité et évite la perte de confiance potentielle qui peut se produire si trop d’exceptions sont observées après le déploiement.
Infrastructures
Un élément qui n’est en même temps presque jamais discuté avant la mise en œuvre de l’automatisation des processus robotiques et qui est également le moteur de défis importants est l’infrastructure sous-jacente sur laquelle les robots fonctionnent. Les réseaux d’entreprise et la configuration du système peuvent facilement être vieux de plusieurs décennies et, plus important encore, pris pour acquis. Ne pas inviter les équipes qui les comprennent à la table pour les discussions RPA conduit souvent à des problèmes sur la ligne avec les serveurs, les réseaux et les applications sous-jacents que la RPA utilise. Pour réussir, les entreprises doivent réfléchir aux éléments suivants :
- Votre robot RPA va-t-il fonctionner sur un ordinateur physique assis sur un bureau ou sur un ordinateur virtuel dans le cloud ? Où qu’il fonctionne, qui l’entretient d’un point de vue technique ? Qui télécharge les mises à jour et les maintient en cours d’exécution ? Qui configure le compte utilisateur pour le robot et réinitialise les mots de passe si nécessaire ? S’il s’exécute dans un endroit différent des bureaux des employés réguliers (une machine virtuelle dans le cloud par exemple), peut-il même se connecter en toute sécurité à toutes les applications auxquelles les utilisateurs ont normalement accès ? En raison de la variété de ses tâches, un robot a souvent besoin d’accéder à plus d’applications d’entreprise que tout autre utilisateur unique pourrait avoir besoin.
- Vos équipes réseau et d’infrastructure sont-elles prêtes à configurer et à maintenir les batteries de serveurs VM pour les robots ? Qui s’occupe d’une panne ? Que se passe-t-il si la panne est unique aux robots ? Qui gère les serveurs RPA ? Qui analyse les communications réseau pour s’assurer qu’elles fonctionnent correctement ?
- Qui configure, possède et maintient l’accès de sécurité et les informations d’identification pour les robots à toutes les applications d’entreprise aux aux laquelle ils ont accès ? Qui s’assure que les robots n’ont que l’accès minimal requis car il est facile de fournir un accès complet... mais peu sûr ?
L’une des principales forces de la RPA est sa faible barrière à l’entrée. Il peut être facile à comprendre, ce qui permet aux utilisateurs finaux de créer une automatisation initiale avec une relative facilité. Mais l’expression « le diable est dans les détails » sonne vrai. Si votre organisation souhaite des automatisations efficaces, évolutives et maintenables, ne manquez pas la nécessité de créer des structures de support et des équipes autour de la RPA. C’est souvent plus de travail que prévu au départ, mais si cela est fait correctement, cela peut entraîner des économies d’automatisation à grande échelle. Pour plus d’informations sur l’automatisation robotisée des processus, cliquez ici.