Volvamos a lo básico: el panorama cambiante de la gestión de las ausencias y las bajas

La población estadounidense con discapacidad es considerable y sigue creciendo a medida que nuestra población y nuestra población activa envejecen. Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), hasta una de cada cuatro personas, es decir, 61 millones de adultos estadounidenses, vive con una discapacidad. En el contexto de la población activa de EE. UU., en 2022 se registró la tasa de empleo más alta de personas con discapacidad desde que se publicaron por primera vez datos comparables en 2008.

Mientras tanto, el panorama nacional en materia de permisos familiares y médicos remunerados (PFML) se ha vuelto cada vez más complejo y, como consecuencia, las empresas buscan formas de mejorar y simplificar sus políticas. A medida que nuestra población activa envejece y sus necesidades cambian, los empleadores tienen la responsabilidad —y se espera de ellos— de apoyar la salud y el bienestar integral de sus empleados y de fomentar un entorno de trabajo productivo. A través de la formación y el diálogo interactivo, los empleadores pueden mejorar la recuperación, el compromiso y la inclusión de sus empleados, y reforzar el objetivo fundamental de las leyes sobre permisos legales: mantener a los empleados en el trabajo o ayudarles a reincorporarse lo antes posible.

La situación actual en materia de permisos: lo que debes saber

Algunas empresas estadounidenses están simplificando sus políticas de permisos mediante la contratación de un administrador externo (TPA) para que les ayude a gestionar los permisos, de modo que los empleados puedan comunicar sus ausencias en un único punto centralizado.

Ante la incapacidad del Gobierno federal para aprobar una ley uniforme sobre el permiso familiar y médico (PFML), cada vez son más los estados que asumen esa responsabilidad. Se están realizando esfuerzos para agrupar a los estados en clústeres y diseñar sus políticas de manera que se alineen y se ajusten entre sí, con el fin de reducir la variabilidad. Recientemente, Nueva York, Nueva Jersey y Connecticut han puesto en marcha sus programas de forma conjunta y comparten intencionadamente elementos comunes. Este año ha entrado en vigor la ley estatal de Colorado. Maryland, Delaware, Minnesota y Maine tienen previsto seguir sus pasos en 2026. Además, seis estados han aprobado legislación que permite a las compañías de seguros ofrecer productos de permiso familiar remunerado como parte de sus ofertas de seguros colectivos por incapacidad.

La puesta en marcha de la legislación de cada estado forma parte del amplio mosaico de leyes sobre permisos laborales que rigen en cada estado de Estados Unidos y, en muchos casos, sirve de marco de referencia a otros estados para desarrollar los pormenores de sus propios programas legales.

Opciones de alojamiento: tiempo frente a dinero

Según la histórica Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la primera ley federal de este tipo promulgada en 1990 que protege los derechos de los trabajadores con discapacidad, los empleadores deben proporcionar adaptaciones a sus empleados con discapacidad, a menos que dichas adaptaciones supongan una «carga excesiva» para el empleador. Uno de los argumentos esgrimidos para justificar la existencia de una carga excesiva se basa en los costes.

Sin embargo, los costes rara vez se consideran una defensa legítima por «dificultad excesiva». Si un empleador recurre a esa defensa para justificar el rechazo de una solicitud de adaptación, es probable que la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. (EEOC) y los organismos estatales pertinentes analicen la situación económica de la empresa en su conjunto, y el empleador estaría obligado a demostrar que cumple suficientemente con los requisitos.

En la mayoría de los casos, el módico coste de, por ejemplo, un dispositivo de apoyo o una configuración ergonómica concreta del escritorio probablemente distaría mucho de constituir una carga excesiva en el contexto general de las operaciones de la organización. Incluso en los casos en que un gasto relacionado con una adaptación resulte elevado, los empleadores no deberían utilizar el factor del coste como excusa habitual para rechazar las solicitudes.

Los empleadores disponen de una serie de alternativas de adaptación con un coste reducido o nulo que pueden contribuir de manera eficaz a que un empleado siga en su puesto de trabajo, como una mayor flexibilidad horaria, lo que incluye descansos adicionales o más prolongados. A menudo, a los empleadores les cuesta aceptar esta opción, ya que se puede argumentar que una asistencia razonable, fiable y predecible es una función esencial de la mayoría de los puestos de trabajo. Sin embargo, hay circunstancias en las que la flexibilidad laboral sí tiene sentido, especialmente entre los asalariados, que pueden desempeñar ciertas funciones a distancia o fuera del horario de oficina.

En lo que respecta a las ayudas cognitivas o de trabajo, podría ser útil, por ejemplo, aumentar el tamaño de la fuente para un empleado con discapacidad visual. O bien, impartir formación adicional en un formato que facilite al empleado con discapacidad la comprensión de la información de forma más eficaz. Otros ejemplos de adaptaciones de bajo coste o sin coste alguno incluyen modificar la iluminación, cambiar las pantallas de los ordenadores o incluso permitir que un empleado traiga al trabajo un objeto que mejore su estado de salud, como un ventilador de mesa.

Las ventajas para los empleados

El diálogo entre el empleador y el empleado para analizar las necesidades del trabajador lesionado o con discapacidad, al ser un proceso interactivo, constituye la base de las adaptaciones. Si el empleador formula las preguntas adecuadas y escucha con la intención de comprender de verdad, obtendrá la información necesaria para entender las necesidades del empleado y determinar cuál es la mejor manera de retenerlo o de facilitar su reincorporación al trabajo.

Cuando un empleado puede trabajar y ser productivo, la moral mejora, no solo para él mismo, sino también para sus compañeros de trabajo. Además, esto favorece notablemente la recuperación de los trabajadores lesionados. Diversos estudios han demostrado en repetidas ocasiones que los empleados lesionados se recuperan más rápido cuando están trabajando que cuando se quedan en casa.

Apoyo a una plantilla que envejece

Según un informe de 2022 de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), la mitad de las personas con discapacidad tenían 65 años o más, una proporción casi tres veces mayor que la de las personas mayores sin discapacidad. La mayor probabilidad de discapacidad entre la población de edad avanzada refleja el aumento de la incidencia de la discapacidad con la edad. ¿Qué significa esto para nuestra población activa? Los líderes del sector prevén que un asombroso 50 % de la población activa sufrirá una discapacidad durante al menos 15 meses a lo largo de su vida laboral.

Dada la gravedad de esta proporción, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo a la hora de estudiar posibles medidas para atender las necesidades específicas de una plantilla que envejece. Las empresas pueden revisar sus paquetes de prestaciones y detectar oportunidades para dar respuesta a los problemas físicos y mentales que suelen estar relacionados con el envejecimiento.

Desde un punto de vista jurídico, es fundamental formar a los empleados para que comprendan que el envejecimiento, por sí mismo, no constituye una discapacidad ni una limitación, a pesar de que pueda darse el caso de que se confunda una discapacidad con las manifestaciones naturales del envejecimiento. Las suposiciones de que los empleados de más edad necesitan un apoyo adicional o que son menos capaces de desempeñar las funciones esenciales del puesto pueden dar lugar a una cultura generalizada de prejuicios inconscientes, lo que puede traducirse en actuaciones discriminatorias —e incluso ilegales—.

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