Terug naar de basis: het veranderende landschap van accommodaties en verlofadministratie

22 februari 2024

Terug naar de basis: het veranderende landschap van accommodaties en verlofadministratie
Deel op LinkedIn Deel op Facebook Delen op X

De populatie van Amerikanen met een handicap is aanzienlijk en blijft groeien naarmate onze bevolking en beroepsbevolking vergrijst. Volgens de Centers for Disease Control and Prevention (CDC) leeft één op de vier, oftewel 61 miljoen Amerikaanse volwassenen, met een handicap. In de context van de Amerikaanse beroepsbevolking werd in 2022 de hoogste werkgelegenheid ooit geregistreerd voor personen met een handicap sinds vergelijkbare gegevens voor het eerst werden gepubliceerd in 2008.

Ondertussen is het landelijke landschap van betaald verlof steeds complexer geworden en als gevolg daarvan zijn werkgevers op zoek naar manieren om hun beleid te verrijken en te stroomlijnen. Naarmate onze beroepsbevolking ouder wordt en de behoeften veranderen, hebben werkgevers de verantwoordelijkheid - en wordt dit ook van hen verwacht - om de holistische gezondheid en het welzijn van hun werknemers te ondersteunen en een productieve werkomgeving te creëren. Door middel van training en een interactieve dialoog kunnen werkgevers het herstel, de betrokkenheid en de inclusie van hun werknemers verbeteren en de basisdoelstelling van de wettelijke verlofwetten versterken: werknemers aan het werk houden of hen helpen zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan.

Het huidige verloflandschap: wat je moet weten

Sommige Amerikaanse werkgevers stroomlijnen hun verlofbeleid door een derde partij (TPA) in te schakelen om te helpen bij de verlofadministratie, zodat werknemers hun verlof op één centrale plaats kunnen melden.

Als reactie op het falen op federaal niveau om een uniforme PFML-wet aan te nemen, nemen meer staten die verantwoordelijkheid op zich. Er wordt geprobeerd om staten te groeperen in clusters en hun beleid zo op elkaar af te stemmen dat de variabiliteit afneemt. Onlangs zijn New York, New Jersey en Connecticut als groep begonnen en hebben ze opzettelijk gemeenschappelijke kenmerken. Dit jaar is de wet van Colorado van kracht geworden. Maryland, Delaware, Minnesota en Maine zullen volgen in 2026. Daarnaast hebben 6 staten wetgeving aangenomen die verzekeraars toestaat om betaalde verlofproducten aan te bieden als onderdeel van hun collectieve arbeidsongeschiktheidsaanbiedingen.

De wettelijke uitrol van elke staat is van invloed op de grotere lappendeken van verlofwetten per staat in heel Amerika en wordt in veel gevallen door andere staten gebruikt als kader om de ins en outs van hun eigen wettelijke programma's te ontwikkelen.

Opties voor accommodatie: tijd versus geld

Volgens de baanbrekende American with Disabilities Act (ADA), de eerste federale wet die in 1990 werd aangenomen en die de rechten van werknemers met een handicap beschermt, moeten werkgevers hun werknemers met een handicap aanpassingen aanbieden, tenzij deze aanpassingen een "onbillijke situatie" voor de werkgever zouden opleveren. Eén argument voor onbillijkheid berust op de kosten.

Kosten worden echter zelden beschouwd als een legitieme verdediging tegen onbillijke gevolgen. Als een werkgever dit verweer gebruikt om het afwijzen van een verzoek tot aanpassing te rechtvaardigen, zullen de U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) en relevante overheidsinstanties waarschijnlijk de economische situatie van het bedrijf in zijn geheel analyseren en zal de werkgever moeten bewijzen dat voldoende aan de last is voldaan.

In de meeste gevallen zullen de onbeduidende kosten van bijvoorbeeld een hulpmiddel of een bepaalde ergonomische bureauconfiguratie waarschijnlijk bij lange na niet als een onbillijke situatie worden beschouwd in het grotere geheel van de activiteiten van de organisatie. Zelfs in gevallen waarin een accommodatie-gerelateerde kostenpost duur is, moeten werkgevers het kostenelement niet gebruiken als een hulpmiddel om verzoeken af te wijzen.

Werkgevers hebben een aantal goedkope alternatieven tot hun beschikking die een werknemer effectief aan het werk kunnen houden, zoals een grotere flexibiliteit van het rooster, waaronder extra of langere pauzes. Werkgevers vinden deze optie vaak moeilijk te verteren, omdat kan worden aangevoerd dat een redelijke, betrouwbare en voorspelbare aanwezigheid een essentiële functie is van de meeste banen. Maar er zijn omstandigheden waarin flexibele werktijden zinvol zijn, vooral bij werknemers die bepaalde taken op afstand of buiten kantooruren kunnen uitvoeren.

Op het gebied van cognitieve of functiehulp kan het bijvoorbeeld helpen om het lettertype te vergroten voor een werknemer met een visuele beperking. Of extra training aanbieden in een formaat dat ervoor zorgt dat de gehandicapte werknemer de informatie beter begrijpt. Andere goedkope voorbeelden van aanpassingen zijn het aanpassen van de verlichting, het veranderen van computerschermen of zelfs het geven van toestemming aan een werknemer om iets mee te nemen naar het werk dat zijn gezondheidstoestand verbetert, zoals een bureauventilator.

Het voordeel voor werknemers

Een interactief proces, de dialoog tussen werkgever en werknemer om de behoeften van de geblesseerde of gehandicapte werknemer te bespreken, vormt de ruggengraat van aanpassingen. Als een werkgever de juiste vragen stelt en luistert om het echt te begrijpen, krijgt hij het inzicht dat nodig is om de behoeften van een werknemer te begrijpen en hoe hij deze het beste kan behouden of weer aan het werk kan krijgen.

Als een werknemer kan werken en productief kan zijn, leidt dat tot een beter moreel - niet alleen voor hemzelf, maar ook voor zijn collega's. Het bevordert ook het herstel van de gewonde werknemer. Het bevordert ook het herstel van gewonde werknemers. Studies hebben herhaaldelijk aangetoond dat geblesseerde werknemers sneller genezen op het werk dan wanneer ze thuis zitten.

Een vergrijzend personeelsbestand ondersteunen

Volgens een rapport van het Bureau of Labor and Statistics (BLS) uit 2022 was de helft van de personen met een handicap 65+, bijna drie keer zo groot als het aandeel senioren dat geen handicap had. Een grotere waarschijnlijkheid van handicaps onder oudere bevolkingsgroepen weerspiegelt de grotere incidentie van handicaps met de leeftijd. Wat betekent dit voor onze beroepsbevolking? Leiders in de sector voorspellen dat maar liefst 50% van de beroepsbevolking tijdens hun loopbaan minstens 15 maanden gehandicapt zal raken.

Gezien de ernst van die verhouding moeten werkgevers proactief nadenken over mogelijke acties om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften van een ouder wordend personeelsbestand. Werkgevers kunnen hun arbeidsvoorwaardenpakket onder de loep nemen en kijken waar mogelijkheden liggen om het soort lichamelijke en geestelijke aandoeningen te ondersteunen die vaak samengaan met ouder worden.

Vanuit juridisch oogpunt is het van cruciaal belang dat werknemers leren dat ouder worden op zich geen beperking of handicap is, ondanks de kans op verwarring tussen een handicap en natuurlijke verschijnselen van het ouder worden. Aannames dat oudere werknemers extra ondersteuning nodig hebben of minder goed in staat zijn om essentiële taken uit te voeren, kunnen leiden tot een cultuur van onbewust vooroordeel, wat zich kan vertalen in discriminerende - en zelfs juridische - maatregelen.

Meer informatie > Download onze flyer en blijf op de hoogte voor meer blogs over de veranderende wereld van arbeidsongeschiktheid en verzuim.