Zurück zu den Grundlagen: Der Wandel in der Personalverwaltung und Urlaubsabwicklung

Die Zahl der Amerikaner mit Behinderungen ist beträchtlich und nimmt mit der Alterung unserer Bevölkerung und der Erwerbsbevölkerung weiter zu. Nach Angaben der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) lebt bis zu jeder Vierte – das sind 61 Millionen erwachsene Amerikaner – mit einer Behinderung. Im Hinblick auf die US-Erwerbsbevölkerung wurde im Jahr 2022 die höchste Beschäftigungsquote von Menschen mit Behinderungen verzeichnet, seit 2008 erstmals vergleichbare Daten veröffentlicht wurden.

Mittlerweile ist die Situation rund um den bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML) in den USA zunehmend komplexer geworden, weshalb Arbeitgeber nach Wegen suchen, ihre Richtlinien sowohl zu verbessern als auch zu straffen. Angesichts einer alternden Belegschaft und sich wandelnder Bedürfnisse haben Arbeitgeber die Verantwortung – und es wird von ihnen erwartet –, die ganzheitliche Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu fördern und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Durch Schulungen und einen interaktiven Dialog können Arbeitgeber die Genesung, das Engagement und die Inklusion ihrer Mitarbeiter verbessern und das grundlegende Ziel der gesetzlichen Urlaubsregelungen stärken: Mitarbeiter im Arbeitsleben zu halten oder ihnen zu helfen, so schnell wie möglich an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren.

Die aktuelle Urlaubslandschaft: Was Sie wissen sollten

Einige US-amerikanische Arbeitgeber straffen ihre Urlaubsregelungen, indem sie einen externen Dienstleister (TPA) mit der Verwaltung der Urlaubsanträge beauftragen, sodass die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge an einer einzigen zentralen Stelle einreichen können.

Da es auf Bundesebene nicht gelungen ist, ein einheitliches PFML-Gesetz zu verabschieden, übernehmen immer mehr Bundesstaaten diese Verantwortung. Es gibt Bestrebungen, Bundesstaaten in Cluster zusammenzufassen und ihre Richtlinien so zu gestalten, dass sie aufeinander abgestimmt sind, um Abweichungen zu verringern. Zuletzt haben New York, New Jersey und Connecticut ihre Regelungen gemeinsam eingeführt und weisen bewusst Gemeinsamkeiten auf. In diesem Jahr trat das Gesetz des Bundesstaates Colorado in Kraft. Maryland, Delaware, Minnesota und Maine sollen 2026 folgen. Darüber hinaus haben sechs Bundesstaaten Gesetze verabschiedet, die es Versicherungsgesellschaften erlauben, Produkte für bezahlten Familienurlaub als Teil ihrer Gruppen-Berufsunfähigkeitsversicherungen anzubieten.

Die gesetzliche Umsetzung in den einzelnen Bundesstaaten ist von großer Bedeutung für das große Flickwerk der bundesstaatsspezifischen Urlaubsregelungen in ganz Amerika und dient in vielen Fällen anderen Bundesstaaten als Rahmen für die Ausgestaltung ihrer eigenen gesetzlichen Regelungen.

Unterkunftsmöglichkeiten: Zeit vs. Geld

Gemäß dem wegweisenden „Americans with Disabilities Act“ (ADA) – dem ersten Bundesgesetz seiner Art, das 1990 verabschiedet wurde und die Rechte von Arbeitnehmern mit Behinderung schützt – müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mit Behinderung angemessene Vorkehrungen treffen, es sei denn, diese Vorkehrungen würden für den Arbeitgeber eine „unzumutbare Härte“ darstellen. Ein Argument für eine unzumutbare Härte stützt sich auf die Kosten.

Kosten werden jedoch selten als berechtigte Einrede einer unverhältnismäßigen Belastung angesehen. Wenn ein Arbeitgeber diese Einrede geltend macht, um die Ablehnung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen zu rechtfertigen, würden die US-Behörde für Chancengleichheit am Arbeitsplatz (EEOC) und die zuständigen staatlichen Behörden wahrscheinlich die wirtschaftliche Lage des Unternehmens umfassend prüfen, und der Arbeitgeber wäre verpflichtet, nachzuweisen, dass die Belastung ausreichend erfüllt ist.

In den meisten Fällen dürften die geringen Kosten, die beispielsweise für eine Hilfsvorrichtung oder eine bestimmte ergonomische Schreibtischausstattung anfallen, im Gesamtkontext des Betriebsablaufs der Organisation wohl kaum als unzumutbare Härte gelten. Selbst in Fällen, in denen die Kosten für eine behindertengerechte Anpassung hoch sind, sollten Arbeitgeber die Kosten nicht als Vorwand nutzen, um Anträge abzulehnen.

Arbeitgeber verfügen über eine Reihe von kostengünstigen oder sogar kostenlosen Anpassungsmöglichkeiten, mit denen sie einen Mitarbeiter effektiv im Arbeitsprozess halten können, wie beispielsweise eine größere Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung, einschließlich zusätzlicher oder verlängerter Pausen. Arbeitgeber tun sich oft schwer mit dieser Option, da man argumentieren könnte, dass eine angemessene, verlässliche und vorhersehbare Anwesenheit eine wesentliche Voraussetzung für die meisten Tätigkeiten ist. Es gibt jedoch Umstände, unter denen Flexibilität am Arbeitsplatz durchaus sinnvoll ist, insbesondere bei Angestellten, die bestimmte Aufgaben aus der Ferne oder außerhalb der Bürozeiten erledigen können.

Im Bereich der kognitiven Hilfen oder Arbeitshilfen kann es beispielsweise hilfreich sein, die Schriftgröße für einen Mitarbeiter mit Sehbehinderung zu vergrößern. Oder zusätzliche Schulungen in einem Format anzubieten, das es dem behinderten Mitarbeiter erleichtert, Informationen besser aufzunehmen. Weitere Beispiele für kostengünstige oder kostenlose Anpassungen sind die Anpassung der Beleuchtung, der Austausch von Computermonitoren oder sogar die Erlaubnis für einen Mitarbeiter, einen Gegenstand zur Arbeit mitzubringen, der seinen Gesundheitszustand verbessert, wie beispielsweise einen Tischventilator.

Der Vorteil für die Mitarbeiter

Ein interaktiver Prozess – der Dialog zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in dem die Bedürfnisse des verletzten oder behinderten Arbeitnehmers besprochen werden – bildet das Rückgrat der angemessenen Vorkehrungen. Wenn ein Arbeitgeber die richtigen Fragen stellt und aufmerksam zuhört, um wirklich zu verstehen, gewinnt er die notwendigen Erkenntnisse, um die Bedürfnisse eines Arbeitnehmers zu erkennen und zu verstehen, wie man ihn am besten an das Unternehmen bindet oder wieder in den Arbeitsprozess integriert.

Wenn ein Mitarbeiter arbeiten und produktiv sein kann, wirkt sich dies positiv auf die Arbeitsmoral aus – nicht nur für ihn selbst, sondern auch für seine Kollegen. Außerdem fördert dies deutlich die Genesung verletzter Mitarbeiter. Studien haben wiederholt gezeigt, dass verletzte Mitarbeiter am Arbeitsplatz schneller genesen als zu Hause.

Unterstützung einer alternden Belegschaft

Laut einem Bericht des Bureau of Labor and Statistics (BLS) aus dem Jahr 2022 war die Hälfte der Menschen mit einer Behinderung 65 Jahre oder älter – fast dreimal so viel wie der Anteil der Senioren ohne Behinderung. Die höhere Wahrscheinlichkeit einer Behinderung in der älteren Bevölkerung spiegelt die mit zunehmendem Alter steigende Häufigkeit von Behinderungen wider. Was bedeutet das für unsere Erwerbsbevölkerung? Branchenführer sagen voraus, dass erstaunliche 50 % der Erwerbstätigen im Laufe ihres Berufslebens für mindestens 15 Monate eine Behinderung haben werden.

Angesichts der Tragweite dieses Anteils müssen Arbeitgeber proaktiv mögliche Maßnahmen in Betracht ziehen, um den spezifischen Bedürfnissen einer alternden Belegschaft gerecht zu werden. Arbeitgeber können ihre „ benefits “-Pakete überprüfen und herausfinden, wo Möglichkeiten bestehen, die körperlichen und psychischen Beschwerden zu unterstützen, die häufig mit dem Älterwerden einhergehen.

Aus rechtlicher Sicht ist es von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiter darüber aufgeklärt werden, dass das Älterwerden an sich keine Beeinträchtigung oder Behinderung darstellt, auch wenn die Gefahr besteht, eine Behinderung mit natürlichen Begleiterscheinungen des Alterns zu verwechseln. Annahmen, wonach ältere Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung benötigen oder weniger in der Lage sind, wesentliche Aufgaben ihres Arbeitsplatzes zu erfüllen, können zu einer weit verbreiteten Kultur unbewusster Vorurteile führen, die sich in diskriminierenden – und sogar rechtswidrigen – Handlungen niederschlagen kann.

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