No es tarea fácil: gestionar las prestaciones por permisos fuera del estado

Por Adam Morell, vicepresidente adjunto de Cumplimiento Normativo de Productos, y Brice Caswell, director de Cumplimiento Normativo de Productos y Administración Legal

No existe ninguna obligación federal que exija a los empleadores estadounidenses ofrecer prestaciones de permiso remunerado a sus empleados. Aunque la Ley de Permiso Familiar y Médico (FMLA) ofrece a los empleados que cumplan los requisitos un permiso con protección del puesto de trabajo para determinados supuestos, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados cuando disfrutan de dicho permiso. En respuesta a la ausencia de una ley federal sobre permisos remunerados, varios estados de EE. UU. (y también algunos municipios) han promulgado sus propios programas para ofrecer a los residentes permisos familiares remunerados. Sin embargo, estas disposiciones difieren ampliamente entre sí, lo que da lugar a un confusomosaico de políticas de prestaciones y permisosque plantea importantes retos de cumplimiento para los empleadores en múltiples jurisdicciones.

Cada estado tiene sus propias normas

Alana y Betty trabajan en XYZ Inc., y ambas están embarazadas. Sus fechas previstas de parto son en la misma semana. Antes de dar a luz, cada una está tratando de resolver los detalles logísticos de su baja por maternidad: cuánto tiempo puede ausentarse del trabajo para recuperarse del parto y crear un vínculo con su bebé, si el tiempo será remunerado o no, etc. Aunque trabajan para la misma empresa, están cubiertas por los mismos planes de prestaciones y darán a luz más o menos al mismo tiempo, Alana y Betty tienen derecho aprestacionesmuy diferentes porque viven en estados distintos. Como residente de Texas, Alana solo tiene derecho a las prestaciones por incapacidad temporal de XYZ, pero esa baja cubre su recuperación tras el parto y no el tiempo de vinculación que vendrá después. Sin embargo, Betty, que vive en Nueva York, tiene derecho a las prestacionesde bajaremunerada que ofrece el estado durante su periodo de vinculación.

Este es uno de los muchos casos que pueden darse en una plantilla que abarca varios estados. Además delembarazo, existen otras situaciones de baja que dan lugar a discrepancias entre estados en lo que respecta a las ausencias laborales de los empleados (por ejemplo, el cuidado de un abuelo o una pareja de hecho, la donación de órganos, las obligaciones como miembro de un jurado, etc.). Las inconsistencias entre jurisdicciones generan una gran confusión. Los empleados no entienden por qué su derecho a las bajas no es el mismo que el de sus compañeros, y los empleadores tienen dificultades para cumplir con las diversas normativas vigentes, que, para complicar aún más las cosas, cambian con frecuencia.

Comunicación conforme a la normativa

Un aspecto especialmente complejo del cumplimiento de la normativa sobre permisos es el cumplimiento de los requisitos de comunicación correspondientes. Las normas varían de un estado a otro en cuanto al tipo de información sobre permisos que debe facilitarse a los empleados y a los intervalos específicos en los que debe hacerse. Por ejemplo, un empleador que opere en los 50 estados y en Washington D. C. puede estar obligado a enviar diversos avisos a los empleados en el momento de su incorporación a la organización, anualmente y/o cuando disfruten de una baja que cumpla los requisitos; si la organización cuenta con un manual del empleado, también debe incluir en él cierta información relacionada con las prestaciones estatales por baja.

A los empleadores les resulta difícil determinar qué notificaciones deben enviarse y cuándo hacerlo para cumplir con todos los requisitos legales, y un error en este sentido puede acarrear graves consecuencias. Algunas administraciones son más rigurosas que otras a la hora de supervisar y verificar la entrega de las notificaciones obligatorias. Los empleadores a los que se les detecte un incumplimiento pueden ser sancionados con multas o sometidos a auditorías gubernamentales. Recomendamos a los responsables de estas comunicaciones que revisen sus planes de comunicación y distribución con un asesor laboral para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.

Simplificar procesos complicados

La confusión a la que se enfrentan los empleadores se transmite a los empleados que intentan hacer uso de sus derechos de baja, especialmente a aquellos que nunca antes han solicitado una baja laboral. Los empleadores tienen la poco envidiable tarea de transmitir detalles complejos sobre la interacción entre sus prestaciones y las prestaciones estatales aplicables, como la elegibilidad para una baja con protección del puesto de trabajo frente a una baja remunerada, los distintos tipos de baja que pueden acumularse de forma simultánea o sucesiva, el uso de las vacaciones pagadas (PTO) durante la baja, etc. Se trata de conceptos y distinciones difíciles de comprender para la persona media, sobre todo cuando se encuentra en una situación complicada que, en primer lugar, le lleva a necesitar una baja laboral.

Las empresas que deseen ofrecer una experiencia de gestión de bajas fluida y atenta harían bien en ir más allá de los requisitos normativos y centrarse también en una comunicación clara y eficaz con los empleados. Las condiciones de las prestaciones y las bajas deben definirse en un lenguaje lo más sencillo posible, aunque ello implique complementar la documentación legalmente aprobada y totalmente conforme con una carta explicativa redactada con claridad. Es beneficioso que varias personas —incluidas algunas que no sean expertas en este ámbito— revisen periódicamente los guiones, las indicaciones y los paquetes informativos para todos los estados, con el objetivo de mejorar la experiencia de los empleados. Algunas organizaciones están probando a dividir los grandes paquetes de prestaciones y permisos para ofrecer segmentos «justo a tiempo». Este tipo de simplificación puede establecer las expectativas de los empleados en cuanto a plazos, normas y procesos de aprobación, y ayudarles a sentirse menos abrumados.

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