Por Adam Morell, Vicepresidente Adjunto de Cumplimiento de la Normativa sobre Productos, y Brice Caswell, Director de Cumplimiento de la Normativa sobre Productos y Administración Legal.
No existe ningún requisito federal que obligue a las empresas estadounidenses a conceder permisos retribuidos a sus empleados. Aunque la Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA) ofrece permisos con protección del empleo a los empleados que reúnan los requisitos necesarios para disfrutarlos, las empresas no están obligadas a pagar a los empleados que se tomen estos permisos. En respuesta a la falta de una ley federal de permisos retribuidos, varios estados de EE.UU. (y también algunos municipios) han promulgado sus propios programas para ofrecer a los residentes permisos familiares retribuidos. Sin embargo, estos mandatos difieren mucho entre sí, lo que da lugar a un confuso mosaico de políticas de prestaciones y permisos que crea importantes retos de cumplimiento para los empresarios de múltiples jurisdicciones.
Estados diferentes, normas diferentes
Alana y Betty trabajan para XYZ Inc. y ambas están embarazadas. Salen de cuentas la misma semana. Antes de ponerse de parto, cada una intenta resolver la logística de su baja por maternidad: cuánto tiempo puede ausentarse del trabajo para recuperarse del parto y establecer un vínculo con su bebé, si el tiempo será remunerado o no, etc. Aunque trabajan para la misma empresa, tienen los mismos planes de prestaciones y darán a luz más o menos al mismo tiempo, Alana y Betty tienen derecho a prestaciones muy distintas porque viven en estados diferentes. Como residente en Texas, Alana sólo tiene derecho a las prestaciones por incapacidad temporal de XYZ, pero esa baja cubre su recuperación del parto y no el tiempo de vinculación que le seguirá. Sin embargo, Betty, que vive en Nueva York, tiene derecho a las prestaciones de permiso retribuido que concede el estado durante el periodo de preparación al parto.
Esta es una de las muchas situaciones que pueden surgir en una plantilla que abarca varios Estados. Además del embarazo, hay otras situaciones de permiso que dan lugar a discrepancias interestatales cuando se trata de empleados que faltan al trabajo (por ejemplo, cuidado de un abuelo o pareja de hecho, donación de órganos, servicio como jurado, etc.). Las incoherencias entre jurisdicciones provocan una confusión generalizada. Los empleados no entienden por qué su derecho a ausentarse no es el mismo que el de sus colegas, y las empresas se esfuerzan por cumplir las distintas normativas vigentes, que, para complicar aún más las cosas, evolucionan con regularidad.
Comunicación conforme
Un aspecto especialmente complicado del cumplimiento de la ley de permisos es el cumplimiento de los requisitos de comunicación correspondientes. Los Estados difieren en cuanto al tipo de información sobre las vacaciones que debe compartirse con los empleados a intervalos específicos. Una empresa que opere en los 50 estados y en Washington, D.C., por ejemplo, puede estar obligada a enviar varios avisos a los empleados en el momento en que se incorporan a la organización, anualmente y/o cuando toman un permiso que reúne los requisitos; si la organización tiene un manual del empleado, también debe incluir en él cierta información relacionada con las prestaciones de los permisos estatales.
Es difícil para los empresarios determinar qué notificaciones deben enviarse y cuándo para cumplir todos los requisitos jurisdiccionales, y no hacerlo bien puede tener graves consecuencias. Algunos gobiernos son más diligentes que otros a la hora de supervisar y confirmar la entrega de las notificaciones requeridas. Los empresarios a los que se sorprenda incumpliendo la normativa pueden ser multados o sometidos a auditorías gubernamentales. Recomendamos que los responsables de estas comunicaciones revisen sus planes organizativos de mensajería y distribución con un asesor laboral para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.
Simplificar procesos complicados
La confusión a la que se enfrentan los empresarios se extiende a los empleados que intentan hacer uso de sus prestaciones de excedencia, especialmente aquellos que nunca antes han solicitado una excedencia. Los empresarios tienen la difícil tarea de transmitir detalles complejos sobre la interacción entre sus prestaciones y las prestaciones estatales aplicables, como la posibilidad de acogerse a permisos protegidos por el puesto de trabajo en lugar de a permisos retribuidos, los distintos tipos de permisos que pueden ser simultáneos o sucesivos, el uso del tiempo libre retribuido (PTO) durante el permiso, etcétera. Se trata de conceptos y distinciones difíciles de comprender para una persona normal, sobre todo cuando está atravesando una situación difícil que le obliga a pedir una excedencia.
Los empleadores que deseen ofrecer una experiencia de baja cuidada y sin fisuras harán bien en pensar más allá de los requisitos de cumplimiento y centrarse también en una comunicación clara y eficaz con los empleados. Los términos relativos a las prestaciones y los permisos deben definirse en el lenguaje más sencillo posible, incluso si eso significa complementar la documentación legal aprobada y que cumple todos los requisitos con una carta explicativa redactada con claridad. Es conveniente que varias personas -incluidas algunas que no sean expertas en la materia- revisen periódicamente los guiones, las instrucciones y los paquetes para todos los estados, con vistas a mejorar la experiencia del empleado. Algunas empresas están experimentando con la división de los paquetes de prestaciones y permisos en segmentos que se entregan justo a tiempo. Este tipo de simplificación puede fijar las expectativas de los empleados en cuanto a plazos, normas y procesos de aprobación, y ayudarles a sentirse menos abrumados.
La enmarañada red de permisos de ausencia es la razón por la que tantas empresas estadounidenses (sobre todo las que tienen empleados en varios estados) optan por externalizar la administración de sus programas a un proveedor de soluciones experto. Haga clic aquí para Leer más sobre cómo Sedgwick puede ayudarle a usted y a su equipo a navegar por el complejo mundo de la administración y el cumplimiento de las prestaciones por excedencia.
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