Ce n’est pas une mince affaire : administrer des prestations de congé au-delà des frontières provinciales

Par Adam Morell, AVP, conformité des produits, et Brice Caswell, directeur, conformité des produits et administration statutaire

Il n’y a aucune obligation fédérale pour les employeurs américains de fournir des avantages de congé payé à leurs employés. Bien que la Loi sur le congé familial et médical (FMLA) offre un congé avec protection d’emploi aux employés admissibles pour les événements admissibles, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés lorsqu’ils prennent ce congé. En réponse à l’absence de loi fédérale sur le congé payé, plusieurs États à travers les États-Unis (et certaines municipalités aussi) ont adopté leurs propres programmes pour offrir aux résidents un congé familial payé. Cependant, ces obligations diffèrent grandement les unes des autres, ce qui entraîne un patchwork confus de politiques sur les avantages sociaux et les congés qui crée d’importants défis de conformité pour les employeurs de plusieurs juridictions.

Différents États, règles différentes

Alana et Betty travaillent pour XYZ Inc., et les deux femmes sont enceintes. Leurs dates d’accouchement sont la même semaine. Avant d’entrer en travail, chacune essaie de régler la logistique de son congé de maternité — combien de temps elle peut prendre congé pour récupérer de l’accouchement et créer un lien avec son bébé, si ce temps sera payé ou non, etc. Même si elles travaillent pour la même entreprise, font partie des mêmes régimes d’avantages sociaux et vont accoucher à peu près en même temps, Alana et Betty ont droit à des prestations très différentes parce qu’elles vivent dans des provinces différentes. En tant que résidente du Texas, Alana n’est admissible qu’aux prestations d’invalidité de courte durée de XYZ, mais ce congé couvre sa récupération de l’accouchement et non la période de lien qui suivra. Cependant, Betty, qui vit à New York, est admissible aux prestations de congé payé fournies par l’État pendant sa période de caution.

C’est l’un des nombreux scénarios qui peuvent survenir dans une main-d’œuvre couvrant plusieurs États. En plus de la grossesse, il y a d’autres situations de congé qui entraînent des divergences entre États lorsqu’il s’agit d’employés qui manquent du temps de travail (par exemple, s’occuper d’un grand-parent ou d’un partenaire domestique, don d’organes, service de jury, etc.). Les incohérences entre les juridictions entraînent une confusion généralisée. Les employés ne comprennent pas pourquoi leur admissibilité au congé n’est pas la même que celle de leurs collègues, et les employeurs ont du mal à se conformer aux différentes réglementations — qui, pour compliquer encore les choses, évoluent régulièrement.

Communication conforme

Un domaine particulièrement difficile de la conformité aux lois sur les congés est de remplir les exigences de communication connexes. Les provinces diffèrent sur le type d’information sur les congés à partager avec les employés à des intervalles précis. Un employeur opérant dans les 50 États et à Washington, D.C., par exemple, peut être tenu d’envoyer divers avis aux employés au moment de leur adhésion à l’organisation, annuellement et/ou lorsqu’ils prennent un congé admissible; Si l’organisation dispose d’un manuel de l’employé, elle doit aussi y inclure certaines informations relatives aux prestations de congé de l’État.

Il est difficile pour les employeurs de déterminer quels avis doivent être envoyés pour se conformer à toutes les exigences juridictionnelles, et ne pas les faire correctement peut avoir de graves conséquences. Certains gouvernements sont plus rigoureux que d’autres dans la surveillance et la confirmation de la livraison des avis requis. Les employeurs pris en flagrant délit peuvent recevoir des amendes ou faire l’objet d’audits gouvernementaux. Nous recommandons que les responsables de ces communications examinent leurs plans de communication organisationnelle et de distribution avec un conseiller juridique en emploi afin d’assurer la conformité à toutes les exigences applicables.

Simplifier les processus complexes

La confusion auxquelles font face les employeurs se répercute sur les employés qui essaient de profiter de leurs congés — surtout ceux qui n’ont jamais demandé de congé auparavant. Les employeurs ont la tâche peu enviable de communiquer des détails complexes sur l’interaction entre leurs prestations et celles accordées par l’État, telles que l’admissibilité au congé protégé par l’emploi plutôt qu’au congé payé, les différents types de congés qui peuvent se dérouler simultanément ou successivement, l’utilisation du congé payé (PTO) pendant les congés, etc. Ce sont des concepts et des distinctions difficiles à saisir pour la personne moyenne — surtout lorsqu’elle traverse une situation difficile qui nécessite un congé d’absence.

Les employeurs qui souhaitent offrir une expérience de congé bienveillante et fluide auront tout intérêt à penser au-delà des exigences de conformité et à miser aussi sur une communication claire et efficace avec les employés. Les modalités des prestations et congés doivent être définies dans le langage le plus simple possible, même si cela signifie compléter les documents légalement approuvés et entièrement conformes par une lettre d’explication clairement formulée. Il est bénéfique que plusieurs personnes — y compris certaines qui ne sont pas expertes dans ce domaine — révisent régulièrement vos scripts, prompts et dossiers pour tous les états, dans le but d’améliorer l’expérience des employés. Certaines organisations expérimentent la décomposition des grands paquets de bénéfices et de laissez au profit de la livraison de segments juste-à-temps. Ce genre de simplification peut définir les attentes des employés concernant les échéanciers, les règles et les processus d’approbation, et les aider à se sentir moins dépassés.

Le web complexe des congés d’absence explique pourquoi tant d’employeurs américains (particulièrement ceux ayant des employés dans plusieurs États) choisissent de confier l’administration de leurs programmes à un fournisseur de solutions expert. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont Sedgwick peut vous aider, vous et votre équipe, à naviguer dans le monde complexe de l’administration et de la conformité des prestations de congé.

> En savoir plus — consultez notre matrice d’assurance invalidité statutaire pour les derniers détails sur les prestations et les écarts de congé par province.