Par Adam Morell, vice-président principal, conformité des produits, et Brice Caswell, directeur, conformité des produits et administration statutaire
Il n’y a aucune exigence fédérale pour les employeurs américains de fournir des avantages de congé payé à leurs employés. Bien que la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) offre un congé avec protection d’emploi aux employés admissibles pour des événements admissibles, les employeurs ne sont pas tenus de payer les employés lorsqu’ils prennent ce congé. En réponse à l’absence d’une loi fédérale sur les congés payés, plusieurs États des États-Unis (et certaines municipalités, aussi) ont adopté leurs propres programmes pour fournir aux résidents des congés familiaux payés. Cependant, ces mandats diffèrent grandement les uns des autres, ce qui donne lieu à une mosaïque confuse de politiques sur les avantages sociaux et les congés qui créent des défis majeurs en matière de conformité pour les employeurs de plusieurs administrations.
Différents États, différentes règles
Alana et Betty travaillent pour XYZ Inc., et les deux femmes sont enceintes. Leurs dates d’échéance sont dans la même semaine. Avant d’entrer en travail, chacune essaie de régler la logistique de son congé de maternité - combien de temps elle peut s’absenter du travail pour récupérer de l’accouchement et des liens avec son bébé, si le temps sera payé ou non, etc. Même si elles travaillent pour la même entreprise, relèvent des mêmes régimes d’avantages sociaux et accouchent à peu près au même moment, Alana et Betty sont admissibles à des prestations très différentes parce qu’elles vivent dans des États différents. En tant que résidente du Texas, Alana n’est admissible qu’aux prestations d’invalidité de courte durée de XYZ, mais ce congé couvre son rétablissement après l’accouchement et non le temps de liaison qui suivra. Cependant, Betty, qui vit à New York, est admissible aux prestations de congés payés fournies par l’État pendant son temps de liaison.
C’est l’un des nombreux scénarios qui peuvent survenir dans une main-d’œuvre qui s’étend sur plusieurs états. En plus de la grossesse, il existe d’autres situations de congé qui entraînent des écarts entre les États lorsqu’il s’agit d’employés qui manquent du temps de travail (p. ex., prendre soin d’un grand-parent ou d’un partenaire domestique, don d’organes, fonction de juré, etc.). Les incohérences entre les administrations entraînent une confusion généralisée. Les employés ne comprennent pas pourquoi leur admissibilité aux congés n’est pas la même que celle de leurs collègues, et les employeurs ont du mal à se conformer aux divers règlements en vigueur qui, pour compliquer davantage les choses, évoluent régulièrement.
Communication conforme
Un domaine particulièrement difficile de la conformité à la loi sur les congés est le respect des exigences de communication connexes. Les États diffèrent sur le type de renseignements sur les congés qui doivent être communiqués aux employés à des intervalles précis. Un employeur opérant dans les 50 États et à Washington, D.C., par exemple, peut être tenu d’envoyer divers avis aux employés au moment où ils rejoignent l’organisation, chaque année et / ou lorsqu’ils prennent un congé admissible ; si l’organisation a un manuel de l’employé, ils doivent inclure certains renseignements liés aux prestations de congé de l’État là aussi.
Il est difficile pour les employeurs de déterminer quels avis doivent être envoyés afin de se conformer à toutes les exigences de la juridiction, et le fait de ne pas bien faire les choses peut avoir de graves conséquences. Certains gouvernements font preuve de plus de diligence que d’autres dans la surveillance et la confirmation de la délivrance des avis requis. Les employeurs pris en flagrant délit de non-conformité peuvent être condamnés à une amende ou faire l’objet de vérifications gouvernementales. Nous recommandons que les responsables de ces communications examinent leurs messages organisationnels et leurs plans de distribution avec des conseillers en droit de l’emploi pour s’assurer qu’ils sont conformes à toutes les exigences applicables.
Simplifier les processus compliqués
La confusion à laquelle sont confrontés les employeurs se répercute sur les employés qui tentent d’utiliser leurs prestations de congé, en particulier ceux qui n’ont jamais demandé de congé. Les employeurs ont la tâche peu enviable de transmettre des détails complexes sur l’interaction entre leurs avantages et les avantages applicables fournis par l’État, tels que l’admissibilité à un congé avec protection de l’emploi par opposition aux congés payés, divers types de congés qui peuvent se dérouler simultanément ou successivement, l’utilisation de congés payés (PTO) pendant leur congé, etc. Ce sont des concepts et des distinctions difficiles à saisir pour la personne moyenne - en particulier lorsqu’elle traverse une situation difficile qui entraîne la nécessité d’un congé en premier lieu.
Les employeurs qui souhaitent offrir une expérience de congé bienveillante et transparente seront bien servis pour penser au-delà des exigences de conformité et se concentrer également sur une communication claire et efficace avec les employés. Les termes des avantages et des congés devraient être définis dans le langage le plus simple possible, même si cela signifie compléter les documents légalement approuvés et entièrement conformes par une lettre d’explication clairement formulée. Il est avantageux d’avoir plusieurs personnes - y compris certaines qui ne sont pas des experts dans ce domaine - examiner régulièrement vos scripts, invites et paquets pour tous les états, dans le but d’améliorer l’expérience des employés. Certaines organisations expérimentent de décomposer les avantages importants et laissent des paquets en faveur de la fourniture de segments juste à temps. Ce type de simplification peut définir les attentes des employés en matière de délais, de règles et de processus d’approbation et les aider à se sentir moins dépassés.
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