Keine leichte Aufgabe: die Verwaltung von Urlaubs benefits en über Staatsgrenzen hinweg

Von Adam Morell, AVP für Produktkonformität, und Brice Caswell, Leiter für Produktkonformität und gesetzliche Vorschriften

Es gibt keine bundesweite Verpflichtung für US-Arbeitgeber, ihren Beschäftigten bezahlten Urlaub benefits zu gewähren. Zwar sieht das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub (Family and Medical Leave Act, FMLA) für berechtigte Beschäftigte bei bestimmten Anlässen einen Urlaubsanspruch mit Arbeitsplatzgarantie vor, doch sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, den Beschäftigten während dieses Urlaubs ein Gehalt zu zahlen. Als Reaktion auf das Fehlen eines bundesweiten Gesetzes zum bezahlten Urlaub haben mehrere Bundesstaaten in den USA (sowie einige Kommunen) eigene Programme verabschiedet, um ihren Einwohnern bezahlten Familienurlaub zu gewähren. Diese Vorschriften unterscheiden sich jedoch stark voneinander, was zu einem unübersichtlichenFlickenteppich aus Leistungs- und Urlaubsregelungenführt, der Arbeitgebern in mehreren Gerichtsbarkeiten erhebliche Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften bereitet.

Verschiedene Bundesländer, verschiedene Vorschriften

Alana und Betty arbeiten bei XYZ Inc., und beide Frauen sind schwanger. Ihre Entbindungstermine liegen in derselben Woche. Bevor die Wehen einsetzen, versuchen beide, die praktischen Aspekte ihres Mutterschaftsurlaubs zu klären – wie lange sie sich von der Arbeit freistellen lassen können, um sich von der Geburt zu erholen und eine Bindung zu ihrem Baby aufzubauen, ob die Zeit bezahlt oder unbezahlt ist usw. Obwohl sie für dasselbe Unternehmen arbeiten, denselben Sozialleistungsplan haben und ihre Babys etwa zur gleichen Zeit zur Welt bringen werden, haben Alana und Betty Anspruch auf ganz unterschiedliche Leistungen benefits , da sie in unterschiedlichen Bundesstaaten leben. Als Einwohnerin von Texas hat Alana nur Anspruch auf die Kurzzeit-Arbeitsunfähigkeits benefits von XYZ, doch dieser Urlaub deckt lediglich ihre Erholung nach der Geburt ab und nicht die anschließende Zeit zum Aufbau einer Bindung zum Kind. Betty hingegen, die in New York lebt, hat Anspruch auf bezahltenUrlaubbenefits , der vom Staat während ihrer Zeit zum Aufbau einer Bindung zum Kind gewährt wird.

Dies ist eines der vielen Szenarien, die in einer Belegschaft auftreten können, die sich über mehrere Bundesländer erstreckt. Nebender Schwangerschaft gibt es weitere Urlaubsfälle, die zu bundesstaatenübergreifenden Diskrepanzen führen, wenn es um Arbeitsausfälle von Mitarbeitern geht (z. B. Pflege eines Großelternteils oder Lebenspartners, Organspende, Geschworenenpflicht usw.). Die Uneinheitlichkeiten zwischen den einzelnen Rechtsordnungen führen zu weit verbreiteter Verwirrung. Die Beschäftigten verstehen nicht, warum ihre Anspruchsberechtigung auf Freistellung nicht der ihrer Kollegen entspricht, und die Arbeitgeber haben Mühe, die verschiedenen geltenden Vorschriften einzuhalten – die sich zudem regelmäßig ändern, was die Angelegenheit noch komplizierter macht.

Vorschriftsmäßige Kommunikation

Ein besonders schwieriger Aspekt bei der Einhaltung der Urlaubsgesetze ist die Erfüllung der damit verbundenen Informationspflichten. Die einzelnen Bundesstaaten haben unterschiedliche Vorschriften darüber, welche Informationen zum Thema Urlaub den Beschäftigten in bestimmten Abständen mitgeteilt werden müssen. Ein Arbeitgeber, der beispielsweise in allen 50 Bundesstaaten und in Washington, D.C. tätig ist, kann verpflichtet sein, den Mitarbeitern bei Eintritt in das Unternehmen, jährlich und/oder bei Inanspruchnahme eines anspruchsberechtigten Urlaubs verschiedene Mitteilungen zuzusenden; verfügt das Unternehmen über ein Mitarbeiterhandbuch, müssen darin ebenfalls bestimmte Informationen zu den staatlichen Urlaubs benefits en enthalten sein.

Für Arbeitgeber ist es schwierig zu bestimmen, welche Mitteilungen wann versendet werden müssen, um alle behördlichen Anforderungen zu erfüllen, und Fehler können schwerwiegende Folgen haben. Einige Behörden sind bei der Überwachung und Bestätigung des Zugangs der vorgeschriebenen Mitteilungen gewissenhafter als andere. Arbeitgeber, bei denen Verstöße festgestellt werden, können mit Geldstrafen belegt oder behördlichen Prüfungen unterzogen werden. Wir empfehlen den für diese Kommunikation Verantwortlichen, ihre unternehmensinternen Mitteilungs- und Verteilungspläne gemeinsam mit einem Arbeitsrechtsanwalt zu überprüfen, um die Einhaltung aller geltenden Anforderungen sicherzustellen.

Komplizierte Prozesse vereinfachen

Die Verwirrung, mit der Arbeitgeber konfrontiert sind, überträgt sich auf die Beschäftigten, die versuchen, ihre Urlaubs benefits n in Anspruch zu nehmen – insbesondere auf diejenigen, die noch nie zuvor eine Freistellung beantragt haben. Arbeitgeber stehen vor der wenig beneidenswerten Aufgabe, komplexe Details über das Zusammenspiel zwischen ihren eigenen „ benefits “ und den geltenden staatlichen „ benefits “ zu vermitteln, wie beispielsweise die Anspruchsvoraussetzungen für einen arbeitsplatzgeschützten Urlaub im Gegensatz zu bezahltem Urlaub, verschiedene Urlaubsarten, die gleichzeitig oder nacheinander in Anspruch genommen werden können, die Nutzung von bezahlter Freistellung (PTO) während des Urlaubs und so weiter. Für den Durchschnittsbürger sind dies schwierige Konzepte und Unterscheidungen – insbesondere, wenn er sich gerade in einer schwierigen Situation befindet, die den Urlaub überhaupt erst erforderlich macht.

Arbeitgeber, die eine fürsorgliche und reibungslose Abwicklung von Urlaubsangelegenheiten gewährleisten möchten, tun gut daran, über die reinen Compliance-Anforderungen hinauszudenken und sich auch auf eine klare und effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern zu konzentrieren. Die Bedingungen für Sozialleistungen und Urlaub sollten in möglichst einfacher Sprache formuliert werden, auch wenn dies bedeutet, dass gesetzlich genehmigte, vollständig konforme Unterlagen durch ein klar formuliertes Erläuterungsschreiben ergänzt werden müssen. Es ist sinnvoll, wenn mehrere Personen – darunter auch einige, die keine Experten auf diesem Gebiet sind – regelmäßig Ihre Vorlagen, Anleitungen und Informationspakete für alle Bundesländer überprüfen, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Einige Unternehmen experimentieren damit, umfangreiche Informationspakete zu Sozialleistungen und Urlaub in kleinere Einheiten aufzuteilen, um Informationen bedarfsgerecht bereitzustellen. Diese Art der Vereinfachung kann den Mitarbeitern klare Erwartungen hinsichtlich Zeitplänen, Regeln und Genehmigungsverfahren vermitteln und dazu beitragen, dass sie sich weniger überfordert fühlen.

Das undurchsichtige Geflecht aus Urlaubsregelungen ist der Grund, warum sich so viele US-Arbeitgeber (insbesondere solche mit Mitarbeitern in mehreren Bundesstaaten) dafür entscheiden, die Verwaltung ihrer Programme an einen spezialisierten Lösungsanbieter auszulagern.Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sedgwick Ihnen und Ihrem Team dabei helfen kann, sich in der komplexen Welt der Urlaubs benefits -Verwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zurechtzufinden.

> Erfahren Sie mehr — siehe unsere Übersicht zur gesetzlichen Erwerbsunfähigkeitsversicherung für die neuesten Details zu „ benefits “ und Abweichungen nach Bundesstaaten.