Von Adam Morell, AVP, Product Compliance, und Brice Caswell, Director, Product Compliance and Statutory Administration
In den USA sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bezahlten Urlaub zu gewähren benefits . Zwar bietet der Family and Medical Leave Act (FMLA) berechtigten Arbeitnehmern bei qualifizierenden Ereignissen Urlaub mit Arbeitsplatzschutz, doch sind die Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Arbeitnehmer zu bezahlen, wenn sie diesen Urlaub nehmen. Als Reaktion auf das Fehlen eines Bundesgesetzes über bezahlten Urlaub haben mehrere US-Bundesstaaten (und auch einige Gemeinden) eigene Programme für bezahlten Urlaub aus familiären Gründen aufgelegt. Diese Vorschriften unterscheiden sich jedoch stark voneinander, was zu einem verwirrenden Flickenteppich von Leistungs- und Urlaubsregelungen führt, der Arbeitgebern in verschiedenen Gerichtsbarkeiten große Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften bereitet.
Unterschiedliche Staaten, unterschiedliche Regeln
Alana und Betty arbeiten bei XYZ Inc. und beide Frauen sind schwanger. Ihre Geburtstermine liegen in der gleichen Woche. Bevor die Wehen einsetzen, versuchen beide, die Logistik ihres Mutterschaftsurlaubs zu klären - wie lange sie sich von der Arbeit freinehmen können, um sich von der Geburt zu erholen und mit ihrem Baby zusammen zu sein, ob die Zeit bezahlt oder unbezahlt sein wird usw. Obwohl sie für dasselbe Unternehmen arbeiten, unter dieselben Sozialleistungspläne fallen und etwa zur selben Zeit entbinden werden, gelten für Alana und Betty sehr unterschiedliche Bedingungen. benefits weil sie in verschiedenen Staaten leben. Da Alana in Texas wohnt, hat sie nur Anspruch auf die kurzfristige Arbeitsunfähigkeit von XYZ benefits, aber dieser Urlaub deckt ihre Genesung nach der Geburt ab und nicht die anschließende Zeit der Bindung. Betty, die in New York lebt, hat jedoch Anspruch auf bezahlten Urlaub benefits , den der Staat während ihrer Bonding-Zeit gewährt.
Dies ist eines der vielen Szenarien, die in einer Belegschaft auftreten können, die sich über mehrere Staaten erstreckt. Neben der Schwangerschaft gibt es noch andere Urlaubssituationen, die zu zwischenstaatlichen Diskrepanzen führen, wenn es um die Fehlzeiten von Arbeitnehmern geht (z. B. Pflege von Großeltern oder Lebenspartnern, Organspenden, Geschworenenpflichten usw.). Die Unstimmigkeiten zwischen den Rechtsordnungen führen zu weit verbreiteter Verwirrung. Die Arbeitnehmer verstehen nicht, warum ihr Urlaubsanspruch nicht mit dem ihrer Kollegen übereinstimmt, und die Arbeitgeber haben Mühe, die verschiedenen geltenden Vorschriften einzuhalten, die sich zudem noch regelmäßig ändern.
Konforme Kommunikation
Ein besonders schwieriger Bereich bei der Einhaltung des Urlaubsrechts ist die Erfüllung der damit verbundenen Kommunikationsanforderungen. Die Staaten unterscheiden sich darin, welche Art von Informationen über den Urlaub in bestimmten Abständen an die Mitarbeiter weitergegeben werden müssen. Ein Arbeitgeber, der in allen 50 US-Bundesstaaten und Washington D.C. tätig ist, muss beispielsweise verschiedene Mitteilungen an seine Mitarbeiter versenden, wenn sie in das Unternehmen eintreten, jährlich und/oder wenn sie einen qualifizierten Urlaub nehmen; wenn das Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch hat, muss es dort auch bestimmte Informationen über den staatlichen Urlaub enthalten benefits .
Für Arbeitgeber ist es schwierig zu bestimmen, welche Mitteilungen wann verschickt werden müssen, um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, und wenn man es nicht richtig macht, kann das schwerwiegende Folgen haben. Einige Regierungen sind bei der Überwachung und Bestätigung der Zustellung der vorgeschriebenen Mitteilungen gewissenhafter als andere. Arbeitgeber, die dabei erwischt werden, können mit Geldstrafen belegt oder einer staatlichen Prüfung unterzogen werden. Wir empfehlen denjenigen, die für diese Mitteilungen verantwortlich sind, ihre organisatorischen Nachrichten- und Verteilungspläne mit einem Anwalt für Arbeitsrecht zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle geltenden Vorschriften eingehalten werden.
Vereinfachung komplizierter Prozesse
Die Verwirrung, mit der die Arbeitgeber konfrontiert sind, überträgt sich auch auf die Arbeitnehmer, die versuchen, ihren Urlaub benefits in Anspruch zu nehmen, insbesondere auf diejenigen, die noch nie eine Beurlaubung beantragt haben. Die Arbeitgeber haben die wenig beneidenswerte Aufgabe, komplexe Details über das Zusammenspiel zwischen ihrem benefits und den geltenden staatlichen Vorschriften benefits zu vermitteln, z. B. den Anspruch auf arbeitsplatzgeschützten Urlaub im Gegensatz zu bezahltem Urlaub, verschiedene Urlaubsarten, die gleichzeitig oder nacheinander in Anspruch genommen werden können, die Inanspruchnahme von bezahlter Freistellung während des Urlaubs und so weiter. Diese Konzepte und Unterscheidungen sind für den Durchschnittsbürger schwer zu verstehen - vor allem, wenn er sich in einer schwierigen Situation befindet, die eine Beurlaubung erforderlich macht.
Arbeitgeber, die eine fürsorgliche und nahtlose Urlaubserfahrung bieten wollen, tun gut daran, über die Einhaltung von Vorschriften hinaus zu denken und sich auch auf eine klare und effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern zu konzentrieren. Die Begriffe "Leistungen" und "Urlaub" sollten in einer möglichst einfachen Sprache definiert werden, selbst wenn dies bedeutet, dass die gesetzlich genehmigten, vollständig konformen Unterlagen durch ein klar formuliertes Erklärungsschreiben ergänzt werden müssen. Es ist von Vorteil, wenn mehrere Personen - auch solche, die keine Experten auf diesem Gebiet sind - Ihre Skripte, Aufforderungen und Pakete für alle Staaten regelmäßig überprüfen, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern. Einige Unternehmen experimentieren mit der Aufteilung umfangreicher Leistungs- und Urlaubspakete zugunsten der Bereitstellung von Just-in-Time-Segmenten. Diese Art der Vereinfachung kann die Erwartungen der Mitarbeiter in Bezug auf Fristen, Regeln und Genehmigungsverfahren erfüllen und dazu beitragen, dass sie sich weniger überfordert fühlen.
Das verworrene Geflecht der Abwesenheitsprogramme ist der Grund, warum sich so viele Arbeitgeber in den USA (insbesondere solche mit Mitarbeitern in mehreren Bundesstaaten) dafür entscheiden, die Verwaltung ihrer Programme an einen erfahrenen Lösungsanbieter auszulagern. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sedgwick Ihnen und Ihrem Team dabei helfen kann, sich in der komplexen Welt der Urlaubsverwaltung benefits und der Einhaltung von Vorschriften zurechtzufinden.
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