Por Adam Morell, AVP, conformidade de produtos, e Brice Caswell, diretor de conformidade de produtos e administração estatutária
Não há exigência federal para que os empregadores dos EUA ofereçam benefícios de licença remunerada a seus funcionários. Embora a Lei de Licença Médica e Familiar (Family and Medical Leave Act, FMLA) ofereça licença com proteção ao emprego para funcionários qualificados para eventos qualificados, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários quando eles tiram essa licença. Em resposta à falta de uma lei federal de licença remunerada, vários estados dos EUA (e alguns municípios também) promulgaram seus próprios programas para oferecer aos residentes licença familiar remunerada. No entanto, esses mandatos diferem muito uns dos outros, resultando em uma confusa colcha de retalhos de políticas de benefícios e licenças que criam grandes desafios de conformidade para os empregadores em várias jurisdições.
Estados diferentes, regras diferentes
Alana e Betty trabalham na XYZ Inc., e ambas estão grávidas. Suas datas de parto são na mesma semana. Antes de entrar em trabalho de parto, cada uma delas está tentando resolver a logística de sua licença-maternidade - quanto tempo ela pode tirar do trabalho para se recuperar do parto e criar laços com o bebê, se o tempo será remunerado ou não, etc. Embora trabalhem para a mesma empresa, estejam cobertas pelos mesmos planos de benefícios e tenham bebês na mesma época, Alana e Betty se qualificam para benefícios muito diferentes porque moram em estados diferentes. Como moradora do Texas, Alana só se qualifica para os benefícios de invalidez de curto prazo da XYZ, mas essa licença cobre a recuperação do parto e não o período de união que se seguirá. No entanto, Betty, que mora em Nova York, está qualificada para os benefícios de licença remunerada fornecidos pelo estado durante o período de criação do bebê.
Esse é um dos muitos cenários que podem surgir em uma força de trabalho que abrange vários estados. Além da gravidez, há outras situações de licença que levam a discrepâncias interestaduais quando se trata de funcionários que faltam ao trabalho (por exemplo, cuidar de um avô ou parceiro doméstico, doação de órgãos, serviço de júri etc.). As inconsistências entre as jurisdições levam a uma confusão generalizada. Os funcionários não entendem por que sua elegibilidade para licença não é a mesma que a de seus colegas, e os empregadores lutam para cumprir as várias regulamentações vigentes, que, para complicar ainda mais as coisas, evoluem regularmente.
Comunicação compatível
Uma área particularmente desafiadora da conformidade com a lei de férias é o cumprimento dos requisitos de comunicação relacionados. Os estados diferem quanto ao tipo de informação sobre férias que deve ser compartilhada com os funcionários em intervalos específicos. Um empregador que opera em todos os 50 estados e em Washington, D.C., por exemplo, pode ser obrigado a enviar vários avisos aos funcionários no momento em que eles ingressam na organização, anualmente e/ou quando tiram uma licença qualificada; se a organização tiver um manual do funcionário, também deverá incluir determinadas informações relacionadas aos benefícios de licença do estado.
É difícil para os empregadores determinar quais avisos devem ser enviados e quando, a fim de atender a todos os requisitos jurisdicionais, e o fato de não fazer isso corretamente pode ter consequências graves. Alguns governos são mais diligentes do que outros no monitoramento e na confirmação da entrega dos avisos exigidos. Os empregadores flagrados em não conformidade podem ser multados ou sujeitos a auditorias governamentais. Recomendamos que os responsáveis por essas comunicações revisem suas mensagens organizacionais e planos de distribuição com um advogado trabalhista para garantir a conformidade com todos os requisitos aplicáveis.
Simplificação de processos complicados
A confusão enfrentada pelos empregadores se estende aos funcionários que tentam fazer uso de seus benefícios de licença, especialmente aqueles que nunca solicitaram uma licença antes. Os empregadores têm a tarefa nada invejável de transmitir detalhes complexos sobre a interação entre seus benefícios e os benefícios aplicáveis fornecidos pelo estado, como a elegibilidade para licença protegida pelo trabalho em oposição à licença remunerada, tipos variados de licença que podem ser executados concomitantemente ou sucessivamente, uso de tempo livre remunerado (PTO) durante a licença e assim por diante. Esses são conceitos e distinções difíceis de serem compreendidos por uma pessoa comum, principalmente quando ela está passando por uma situação desafiadora que, em primeiro lugar, está provocando a necessidade de uma licença.
Os empregadores que desejam proporcionar uma experiência de licença atenciosa e perfeita estarão bem servidos se pensarem além dos requisitos de conformidade e se concentrarem também na comunicação clara e eficaz com os funcionários. Os termos de benefícios e licenças devem ser definidos na linguagem mais simples possível, mesmo que isso signifique complementar a documentação legalmente aprovada e em total conformidade com uma carta de explicação claramente redigida. É vantajoso ter várias pessoas - inclusive algumas que não sejam especialistas nessa área - revisando regularmente seus roteiros, avisos e pacotes para todos os estados, com o objetivo de melhorar a experiência do funcionário. Algumas organizações estão experimentando a divisão de grandes pacotes de benefícios e férias em favor da entrega de segmentos just-in-time. Esse tipo de simplificação pode definir as expectativas dos funcionários em relação a cronogramas, regras e processos de aprovação e ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados.
O emaranhado da rede de licenças é o motivo pelo qual muitos empregadores dos EUA (especialmente aqueles com funcionários em vários estados) optam por terceirizar a administração de seus programas para um provedor de soluções especializado. Clique aqui para saber mais sobre como a Sedgwick pode ajudar você e sua equipe a navegar no complexo mundo da administração e conformidade de benefícios de licença.
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