Não é tarefa fácil: administrar benefícios de licença entre diferentes estados

Por Adam Morell, vice-presidente adjunto de conformidade de produtos, e Brice Caswell, diretor de conformidade de produtos e administração estatutária

Não existe nenhuma exigência federal para que os empregadores dos EUA concedam licenças remuneradas aos seus funcionários. Embora a Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA) ofereça licença com proteção do emprego a funcionários elegíveis para eventos qualificados, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários quando eles tiram essa licença. Em resposta à falta de uma lei federal sobre licença remunerada, vários estados dos EUA (e também alguns municípios) promulgaram seus próprios programas para oferecer aos residentes licença familiar remunerada. No entanto, essas determinações diferem amplamente entre si, resultando em umemaranhadoconfusode políticas de benefícios e licençasque cria grandes desafios de conformidade para os empregadores em várias jurisdições.

Estados diferentes, regras diferentes

Alana e Betty trabalham para a XYZ Inc. e ambas estão grávidas. As datas previstas para o parto são na mesma semana. Antes de entrar em trabalho de parto, cada uma está tentando resolver a logística de sua licença maternidade — por quanto tempo ela pode se afastar do trabalho para se recuperar do parto e criar laços com seu bebê, se o tempo será remunerado ou não, etc. Embora trabalhem para a mesma empresa, tenham os mesmos planos de benefícios e vão dar à luz na mesma época, Alana e Betty têm direito abenefíciosmuito diferentes porque moram em estados diferentes. Como residente do Texas, Alana só tem direito aos benefícios por incapacidade de curto prazo da XYZ, mas essa licença cobre sua recuperação do parto e não o tempo de convivência que se seguirá. No entanto, Betty, que mora em Nova York, tem direito aos benefíciosde licençaremunerada fornecidos pelo estado durante seu tempo de convivência.

Este é um dos muitos cenários que podem surgir em uma força de trabalho que abrange vários estados. Além dagravidez, existem outras situações de licença que levam a discrepâncias interestaduais quando se trata de funcionários que faltam ao trabalho (por exemplo, cuidar de um avô ou parceiro doméstico, doação de órgãos, serviço de júri, etc.). As inconsistências entre as jurisdições levam a uma confusão generalizada. Os funcionários não entendem por que sua elegibilidade para licença não é a mesma que a de seus colegas, e os empregadores têm dificuldade em cumprir as várias regulamentações vigentes — que, para complicar ainda mais as coisas, evoluem regularmente.

Comunicação em conformidade

Uma área particularmente desafiadora do cumprimento da legislação sobre licenças é o cumprimento dos requisitos de comunicação relacionados. Os estados diferem quanto ao tipo de informação sobre licenças que deve ser compartilhada com os funcionários em intervalos específicos. Um empregador que opera em todos os 50 estados e em Washington, D.C., por exemplo, pode ser obrigado a enviar vários avisos aos funcionários no momento em que eles ingressam na organização, anualmente e/ou quando tiram uma licença qualificada; se a organização tiver um manual do funcionário, ela também deve incluir certas informações relacionadas aos benefícios de licença estaduais.

É difícil para os empregadores determinar quais avisos devem ser enviados e quando, a fim de cumprir todos os requisitos jurisdicionais, e o não cumprimento dessas exigências pode ter consequências graves. Alguns governos são mais diligentes do que outros no monitoramento e na confirmação da entrega dos avisos exigidos. Os empregadores flagrados em situação de não conformidade podem ser multados ou sujeitos a auditorias governamentais. Recomendamos que os responsáveis por essas comunicações revisem suas mensagens organizacionais e planos de distribuição com um advogado trabalhista para garantir a conformidade com todos os requisitos aplicáveis.

Simplificando processos complicados

A confusão enfrentada pelos empregadores se reflete nos funcionários que tentam fazer uso de seus benefícios de licença — especialmente aqueles que nunca solicitaram uma licença antes. Os empregadores têm a tarefa nada invejável de transmitir detalhes complexos sobre a interação entre seus benefícios e os benefícios estaduais aplicáveis, como elegibilidade para licença com proteção do emprego em oposição à licença remunerada, vários tipos de licença que podem ocorrer simultaneamente ou sucessivamente, uso de licença remunerada (PTO) durante a licença e assim por diante. Esses são conceitos e distinções difíceis de entender para a maioria das pessoas — especialmente quando elas estão passando por uma situação desafiadora que está levando à necessidade de uma licença.

Os empregadores que desejam proporcionar uma experiência de licença atenciosa e tranquila devem pensar além dos requisitos de conformidade e se concentrar também em uma comunicação clara e eficaz com os funcionários. Os termos dos benefícios e das licenças devem ser definidos na linguagem mais simples possível, mesmo que isso signifique complementar a documentação legalmente aprovada e totalmente compatível com uma carta de explicação redigida de forma clara. É benéfico ter várias pessoas — incluindo algumas que não sejam especialistas nessa área — revisando regularmente seus roteiros, instruções e pacotes para todos os estados, com o objetivo de melhorar a experiência dos funcionários. Algumas organizações estão experimentando dividir grandes pacotes de benefícios e licenças em favor da entrega de segmentos just-in-time. Esse tipo de simplificação pode definir as expectativas dos funcionários em relação a prazos, regras e processos de aprovação e ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados.

A complexidade da gestão de licenças é a razão pela qual tantos empregadores dos EUA (especialmente aqueles com funcionários em vários estados) optam por terceirizar a administração de seus programas para um provedor de soluções especializado.Clique aquipara saber mais sobre como a Sedgwick pode ajudar você e sua equipe a navegar pelo complexo mundo da administração e conformidade de benefícios de licença.

> Saiba mais — consulte nossa matriz do seguro de invalidez obrigatório para obter os detalhes mais recentes sobre benefícios e discrepâncias de licenças por estado.