Bukan hal yang mudah: mengelola tunjangan cuti lintas negara bagian

Oleh Adam Morell, AVP, Kepatuhan Produk, dan Brice Caswell, Direktur, Kepatuhan Produk dan Administrasi Peraturan.

Tidak ada persyaratan federal bagi pemberi kerja di AS untuk memberikan manfaat cuti berbayar kepada karyawan mereka. Meskipun Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) memberikan cuti dengan jaminan pekerjaan bagi karyawan yang memenuhi syarat untuk peristiwa yang memenuhi syarat, pemberi kerja tidak diwajibkan untuk membayar karyawan saat mereka mengambil cuti ini. Sebagai tanggapan atas ketidakhadiran undang-undang cuti berbayar federal, beberapa negara bagian di AS (dan beberapa kota juga) telah mengesahkan program mereka sendiri untuk memberikan cuti keluarga berbayar kepada warga. Namun, ketentuan-ketentuan ini sangat bervariasi satu sama lain, menghasilkankeragaman kebijakan manfaat dan cuti yangmembingungkan, yang menimbulkan tantangan kepatuhan besar bagi pemberi kerja yang beroperasi di beberapa yurisdiksi.

Negara yang berbeda, aturan yang berbeda

Alana dan Betty bekerja di XYZ Inc., dan keduanya sedang hamil. Tanggal kelahiran mereka jatuh pada minggu yang sama. Sebelum melahirkan, masing-masing berusaha mengatur logistik cuti melahirkan mereka — berapa lama mereka bisa mengambil cuti kerja untuk pulih dari persalinan dan menjalin ikatan dengan bayi mereka, apakah cuti tersebut dibayar atau tidak, dan sebagainya. Meskipun mereka bekerja di perusahaan yang sama, tercakup dalam program manfaat yang sama, dan akan melahirkan bayi pada waktu yang hampir bersamaan, Alana dan Betty berhak atasmanfaat yangsangat berbeda karena mereka tinggal di negara bagian yang berbeda. Sebagai warga Texas, Alana hanya berhak atas manfaat cuti sakit jangka pendek XYZ, tetapi cuti tersebut hanya mencakup pemulihannya dari persalinan dan bukan waktu bonding yang akan mengikuti. Namun, Betty, yang tinggal di New York, berhak atas manfaatcutiberbayar yang disediakan oleh negara selama waktu bondingnya.

Ini adalah salah satu dari banyak skenario yang dapat terjadi dalam tenaga kerja yang mencakup beberapa negara bagian. Selainkehamilan, ada situasi cuti lain yang menyebabkan ketidakselarasan antar negara bagian terkait waktu kerja yang terlewatkan oleh karyawan (misalnya, merawat orang tua atau pasangan domestik, donor organ, tugas juri, dll.). Ketidakselarasan antar yurisdiksi ini menyebabkan kebingungan yang meluas. Karyawan tidak memahami mengapa kelayakan cuti mereka tidak sama dengan rekan kerja mereka, dan pemberi kerja kesulitan mematuhi berbagai peraturan yang berlaku — yang, untuk memperumit masalah, terus berkembang secara berkala.

Komunikasi yang sesuai dengan peraturan

Salah satu aspek yang paling menantang dalam kepatuhan terhadap peraturan cuti adalah memenuhi persyaratan komunikasi yang terkait. Setiap negara bagian memiliki ketentuan yang berbeda mengenai jenis informasi cuti yang harus dibagikan kepada karyawan pada interval tertentu. Misalnya, seorang pemberi kerja yang beroperasi di semua 50 negara bagian dan Washington, D.C., mungkin diwajibkan untuk mengirimkan berbagai pemberitahuan kepada karyawan pada saat mereka bergabung dengan organisasi, secara tahunan, dan/atau saat mereka mengambil cuti yang memenuhi syarat; jika organisasi memiliki buku pedoman karyawan, mereka juga harus menyertakan informasi tertentu terkait manfaat cuti negara bagian di sana.

Sulit bagi pemberi kerja untuk menentukan pemberitahuan apa yang harus dikirimkan dan kapan untuk mematuhi semua persyaratan yurisdiksi, dan kegagalan dalam melakukannya dapat berakibat serius. Beberapa pemerintah lebih teliti daripada yang lain dalam memantau dan memastikan pengiriman pemberitahuan yang diwajibkan. Pemberi kerja yang tertangkap tidak mematuhi persyaratan dapat dikenai denda atau diaudit oleh pemerintah. Kami merekomendasikan agar pihak yang bertanggung jawab atas komunikasi ini meninjau rencana pesan dan distribusi organisasi mereka bersama dengan penasihat hukum ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan yang berlaku.

Mempermudah proses yang rumit

Kebingungan yang dihadapi oleh pemberi kerja berdampak pada karyawan yang berusaha memanfaatkan manfaat cuti mereka — terutama mereka yang belum pernah mengajukan cuti sebelumnya. Pemberi kerja dihadapkan pada tugas yang tidak mudah untuk menjelaskan detail kompleks tentang interaksi antara manfaat yang mereka tawarkan dan manfaat yang disediakan oleh pemerintah, seperti kelayakan untuk cuti yang dilindungi pekerjaan dibandingkan dengan cuti berbayar, jenis cuti yang berbeda yang dapat berjalan bersamaan atau berturut-turut, penggunaan cuti berbayar (PTO) selama cuti, dan sebagainya. Konsep dan perbedaan ini sulit dipahami oleh orang biasa — terutama ketika mereka sedang menghadapi situasi sulit yang memicu kebutuhan untuk mengambil cuti.

Pemberi kerja yang ingin menyediakan pengalaman cuti yang peduli dan lancar akan diuntungkan jika tidak hanya fokus pada persyaratan kepatuhan, tetapi juga pada komunikasi yang jelas dan efektif kepada karyawan. Ketentuan manfaat dan cuti harus didefinisikan dengan bahasa sesederhana mungkin, bahkan jika itu berarti melengkapi dokumen resmi yang disetujui secara hukum dan sepenuhnya patuh dengan surat penjelasan yang jelas. Adalah bermanfaat untuk melibatkan beberapa orang — termasuk yang bukan ahli di bidang ini — untuk secara rutin meninjau skrip, petunjuk, dan paket dokumen untuk semua negara bagian, dengan tujuan meningkatkan pengalaman karyawan. Beberapa organisasi sedang mencoba memecah paket manfaat dan cuti yang besar menjadi segmen-segmen yang disesuaikan dengan kebutuhan saat itu. Sederhanisasi semacam ini dapat menetapkan ekspektasi karyawan terkait jadwal, aturan, dan proses persetujuan, serta membantu mereka merasa kurang terbebani.

Jaring cuti yang rumit adalah alasan mengapa begitu banyak pemberi kerja di AS (terutama yang memiliki karyawan di beberapa negara bagian) memilih untuk mengalihdayakan administrasi program mereka kepada penyedia solusi ahli.Klik di siniuntuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Sedgwick dapat membantu Anda dan tim Anda menavigasi dunia yang kompleks dalam administrasi manfaat cuti dan kepatuhan.

> Pelajari lebih lanjut — lihat matriks matriks asuransi cacat hukum untuk detail terbaru mengenai manfaat dan perbedaan cuti berdasarkan negara bagian.