Ingen enkel oppgave: å administrere permisjonsytelser på tvers av statsgrenser

Av Adam Morell, AVP, produktsamsvar, og Brice Caswell, direktør, produktsamsvar og lovpålagt administrasjon

Det finnes ikke noe føderalt krav om at amerikanske arbeidsgivere skal tilby betalt permisjon til sine ansatte. Selv om Family and Medical Leave Act (FMLA) tilbyr permisjon med jobbbeskyttelse til kvalifiserte ansatte for kvalifiserende hendelser, er ikke arbeidsgivere pålagt å betale ansatte når de tar denne permisjonen. Som svar på mangelen på en føderal lov om betalt permisjon har flere stater i USA (og noen kommuner også) vedtatt sine egne programmer for å gi innbyggere betalt familiepermisjon. Disse mandatene er imidlertid svært forskjellige fra hverandre, noe som resulterer i et forvirrende lappeteppe av ytelser og permisjonsregler som skaper store utfordringer med å overholde regelverket for arbeidsgivere i flere jurisdiksjoner.

Ulike stater, forskjellige regler

Alana og Betty jobber for XYZ Inc., og begge kvinnene er gravide. Termindatoene deres er i samme uke. Før fødselen prøver hver av dem å ordne opp i logistikken rundt fødselspermisjonen – hvor lenge hun kan ta fri fra jobb for å komme seg etter fødselen og knytte bånd med babyen sin, om permisjonen vil være betalt eller ubetalt, osv. Selv om de jobber for samme selskap, faller inn under de samme ytelsesplanene og skal føde babyer omtrent samtidig, kvalifiserer Alana og Betty for svært forskjellige ytelser fordi de bor i forskjellige stater. Som bosatt i Texas er Alana bare kvalifisert for XYZs kortsiktige uføretrygd, men permisjonen dekker hennes restitusjon etter fødselen og ikke tilknytningstiden som vil følge. Betty, som bor i New York, er imidlertid kvalifisert for betalte permisjonsytelser gitt av staten i løpet av tilknytningstiden.

Dette er et av de mange scenariene som kan oppstå i en arbeidsstyrke som strekker seg over flere stater. I tillegg til graviditet finnes det andre permisjonssituasjoner som fører til avvik mellom stater når det gjelder ansatte som mister arbeidstid (f.eks. omsorg for en besteforelder eller samboer, organdonasjon, jurytjeneste osv.). Uoverensstemmelsene på tvers av jurisdiksjoner fører til utbredt forvirring. Ansatte forstår ikke hvorfor deres permisjonsberettigelse ikke er den samme som kollegenes, og arbeidsgivere sliter med å overholde de ulike styringsreglene – som, for å komplisere saken ytterligere, utvikler seg regelmessig.

Kompatibel kommunikasjon

Et spesielt utfordrende område for overholdelse av permisjonslovgivningen er å oppfylle de relaterte kommunikasjonskravene. Stater er forskjellige når det gjelder hva slags permisjonsinformasjon som må deles med ansatte med bestemte intervaller. En arbeidsgiver som opererer i alle 50 stater og for eksempel Washington, DC, kan være pålagt å sende ulike varsler til ansatte når de blir med i organisasjonen, årlig og/eller når de tar en kvalifiserende permisjon. Hvis organisasjonen har en ansatthåndbok, må de også inkludere viss informasjon knyttet til statlige permisjonsytelser der.

Det er vanskelig for arbeidsgivere å avgjøre hvilke varsler som må sendes når for å overholde alle jurisdiksjonskrav, og unnlatelse av å gjøre det riktig kan få alvorlige konsekvenser. Noen myndigheter er mer nøye enn andre med å overvåke og bekrefte levering av nødvendige varsler. Arbeidsgivere som blir tatt for å ikke overholde regler, kan bli bøtelagt eller bli underlagt myndighetsrevisjoner. Vi anbefaler at de som er ansvarlige for denne kommunikasjonen gjennomgår sine organisatoriske meldings- og distribusjonsplaner med arbeidsrettsrådgiver for å sikre samsvar med alle gjeldende krav.

Forenkling av kompliserte prosesser

Forvirringen arbeidsgivere står overfor, siver ned til de ansatte som prøver å benytte seg av permisjonsgodene sine – spesielt de som aldri har søkt om permisjon før. Arbeidsgivere har den lite misunnelsesverdige oppgaven med å formidle komplekse detaljer om samspillet mellom deres goder og gjeldende statlige goder, for eksempel rett til jobbbeskyttet permisjon i motsetning til betalt permisjon, varierende permisjonstyper som kan løpe samtidig eller etter hverandre, bruk av betalt fritid under permisjon og så videre. Dette er vanskelige konsepter og forskjeller for gjennomsnittspersonen å forstå – spesielt når de går gjennom en utfordrende situasjon som i utgangspunktet fører til behov for permisjon.

Arbeidsgivere som ønsker å tilby en omsorgsfull og sømløs permisjonsopplevelse, vil være tjent med å tenke utover samsvarskrav og også fokusere på tydelig og effektiv kommunikasjon til ansatte. Vilkår for fordeler og permisjon bør defineres på enklest mulig språk, selv om det betyr å supplere juridisk godkjent, fullt kompatibelt papirarbeid med et tydelig formulert forklarende brev. Det er fordelaktig å ha flere personer – inkludert noen som ikke er eksperter på dette området – som regelmessig gjennomgår manus, ledetekster og pakker for alle stater, med sikte på å forbedre ansattopplevelsen. Noen organisasjoner eksperimenterer med å dele opp store fordels- og permisjonspakker til fordel for å levere just-in-time-segmenter. Denne typen forenkling kan sette ansattes forventninger til tidslinjer, regler og godkjenningsprosesser og hjelpe dem å føle seg mindre overveldet.

Det kompliserte nettet av permisjoner er grunnen til at så mange amerikanske arbeidsgivere (spesielt de med ansatte i flere stater) velger å sette ut administrasjonen av programmene sine til en ekspertløsningsleverandør. Klikk her for å lære mer om hvordan Sedgwick kan hjelpe deg og teamet ditt med å navigere i den komplekse verdenen av administrasjon og samsvar med permisjonsfordeler.

> Finn ut mer – se vår matrise for lovpålagt uføretrygd for de siste detaljene om avvik i ytelser og permisjoner etter stat .