Det er ikke let at administrere orlovsydelser på tværs af statsgrænser

Af Adam Morell, AVP, produktkompatibilitet, og Brice Caswell, direktør, produktkompatibilitet og lovmæssig administration

Der er ingen føderale krav om, at amerikanske arbejdsgivere skal tilbyde deres ansatte betalt orlov. Selvom Family and Medical Leave Act (FMLA) giver berettigede ansatte ret til orlov med jobbeskyttelse i forbindelse med bestemte begivenheder, er arbejdsgivere ikke forpligtet til at betale deres ansatte, når de tager denne orlov. Som reaktion på manglen på en føderal lov om betalt orlov har flere stater i hele USA (og også nogle kommuner) vedtaget deres egne programmer for at give beboerne betalt familieorlov. Disse mandater adskiller sig imidlertid meget fra hinanden, hvilket resulterer i et forvirrendekludetæppe af ydelses- og orlovspolitikker, der skaber store udfordringer for arbejdsgivere i flere jurisdiktioner med hensyn til overholdelse af reglerne.

Forskellige stater, forskellige regler

Alana og Betty arbejder for XYZ Inc., og begge kvinder er gravide. Deres terminer er i samme uge. Inden de går i fødsel, forsøger de hver især at få styr på logistikken omkring deres barselsorlov – hvor længe de kan holde fri fra arbejde for at komme sig efter fødslen og knytte bånd til deres baby, om det er betalt eller ubetalt orlov osv. Selvom de arbejder for det samme firma, er omfattet af de samme pensionsordninger og skal føde omkring samme tid, har Alana og Betty ret til meget forskelligeydelser, fordi de bor i forskellige stater. Som bosiddende i Texas er Alana kun berettiget til XYZ's kortvarige invalideydelser, men den orlov dækker hendes restitution efter fødslen og ikke den tid, der følger efter, hvor hun skal knytte bånd til sit barn. Betty, der bor i New York, er imidlertid berettiget til betaltorlov, som staten yder under den tid, hvor hun skal knytte bånd til sit barn.

Dette er et af de mange scenarier, der kan opstå i en arbejdsstyrke, der spænder over flere stater. Ud overgraviditet er der andre orlovssituationer, der fører til mellemstatslige uoverensstemmelser, når det kommer til medarbejderes fravær fra arbejdet (f.eks. pleje af bedsteforældre eller samlever, organdonation, nævningstjeneste osv. ). Uoverensstemmelserne på tværs af jurisdiktioner fører til udbredt forvirring. Medarbejderne forstår ikke, hvorfor deres ret til orlov ikke er den samme som deres kollegers, og arbejdsgiverne har svært ved at overholde de forskellige gældende regler, som for at gøre sagen endnu mere kompliceret ændres regelmæssigt.

Overensstemmende kommunikation

Et særligt udfordrende område inden for overholdelse af lovgivningen om orlov er opfyldelsen af de tilhørende kommunikationskrav. Der er forskel på, hvilke oplysninger om orlov der skal deles med medarbejderne med bestemte intervaller i de forskellige stater. En arbejdsgiver, der opererer i alle 50 stater og Washington, D.C., kan for eksempel være forpligtet til at sende forskellige meddelelser til medarbejderne, når de tiltræder organisationen, årligt og/eller når de tager en berettiget orlov. Hvis organisationen har en medarbejderhåndbog, skal den også indeholde visse oplysninger om statslige orlovsydelser.

Det er svært for arbejdsgivere at afgøre, hvilke meddelelser der skal sendes, og hvornår de skal sendes, for at overholde alle jurisdiktionelle krav, og hvis det ikke gøres korrekt, kan det have alvorlige konsekvenser. Nogle regeringer er mere omhyggelige end andre med at overvåge og bekræfte leveringen af de krævede meddelelser. Arbejdsgivere, der ikke overholder kravene, kan blive idømt bøder eller blive underlagt regeringsrevisioner. Vi anbefaler, at de ansvarlige for denne kommunikation gennemgår deres organisatoriske meddelelses- og distributionsplaner med en arbejdsretsadvokat for at sikre overholdelse af alle gældende krav.

Forenkling af komplicerede processer

Den forvirring, som arbejdsgiverne står over for, smitter af på de ansatte, der forsøger at gøre brug af deres orlovsydelser — især dem, der aldrig før har anmodet om orlov. Arbejdsgivere har den lidet misundelsesværdige opgave at formidle komplekse detaljer om samspillet mellem deres ydelser og gældende statslige ydelser, såsom berettigelse til jobbeskyttet orlov i modsætning til betalt orlov, forskellige orlovstyper, der kan løbe samtidigt eller efter hinanden, brug af betalt frihed (PTO) under orloven og så videre. Dette er vanskelige begreber og sondringer for den gennemsnitlige person at forstå – især når de gennemgår en udfordrende situation, der i første omgang giver anledning til behovet for orlov.

Arbejdsgivere, der ønsker at tilbyde en omsorgsfuld og problemfri orlovsoplevelse, gør klogt i at tænke ud over lovkravene og også fokusere på klar og effektiv kommunikation til medarbejderne. Vilkår for ydelser og orlov bør defineres i så enkelt et sprog som muligt, selvom det betyder, at man skal supplere lovligt godkendte, fuldt lovmæssige dokumenter med et klart formuleret forklarende brev. Det er en fordel at have flere personer – herunder nogle, der ikke er eksperter på dette område – til regelmæssigt at gennemgå dine manuskripter, vejledninger og pakker for alle stater med henblik på at forbedre medarbejderoplevelsen. Nogle organisationer eksperimenterer med at opdele store pakker med ydelser og orlov til fordel for at levere segmenter, der er tilpasset det aktuelle behov. Denne form for forenkling kan fastsætte medarbejdernes forventninger til tidsfrister, regler og godkendelsesprocesser og hjælpe dem med at føle sig mindre overvældede.

Det indviklede netværk af orlovsregler er årsagen til, at så mange amerikanske arbejdsgivere (især dem med medarbejdere i flere stater) vælger at outsource administrationen af deres programmer til en ekspertudbyder af løsninger.Klik herfor at få mere at vide om, hvordan Sedgwick kan hjælpe dig og dit team med at navigere i den komplekse verden af administration og overholdelse af orlovsydelser.

> Læs mere — se vores lovpligtige handicapforsikringsmatrix for de seneste oplysninger om ydelser og forskelle i orlov efter delstat.