Par Adam Morell, AVP, conformité des produits, et Brice Caswell, directeur, conformité des produits et administration statutaire
Les employeurs américains ne sont pas tenus, au niveau fédéral, d'accorder des congés payés à leurs employés. Bien que la loi sur le congé familial et médical (FMLA) offre un congé avec protection de l'emploi aux employés éligibles pour des événements admissibles, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés lorsqu'ils prennent ce congé. En réponse à l'absence de loi fédérale sur les congés payés, plusieurs États américains (ainsi que certaines municipalités) ont mis en place leurs propres programmes visant à offrir aux résidents des congés familiaux rémunérés. Toutefois, ces dispositions diffèrent considérablement les unes des autres, ce qui donne lieu à un patchwork confus de politiques en matière d'avantages et de congés, qui pose des problèmes de conformité majeurs aux employeurs relevant de plusieurs juridictions.
Différents États, différentes règles
Alana et Betty travaillent pour XYZ Inc. et sont toutes deux enceintes. Leurs dates d'accouchement tombent la même semaine. Avant d'accoucher, chacune essaie de régler la logistique de son congé de maternité - combien de temps elle peut s'absenter de son travail pour se remettre de l'accouchement et s'attacher à son bébé, si ce congé sera rémunéré ou non, etc. Bien qu'elles travaillent pour la même entreprise, qu'elles bénéficient des mêmes régimes de prévoyance et qu'elles accouchent à peu près en même temps, Alana et Betty ont droit à des prestations très différentes parce qu'elles vivent dans des États différents. En tant que résidente du Texas, Alana n'a droit qu'aux prestations d'invalidité de courte durée de XYZ, mais ce congé couvre sa convalescence après l'accouchement et non la période de rapprochement qui suivra. En revanche, Betty, qui vit à New York, peut bénéficier des congés payés accordés par l'État pendant sa période de rapprochement.
C'est l'un des nombreux scénarios qui peuvent se présenter dans une entreprise dont les effectifs s'étendent sur plusieurs États. Outre la grossesse, il existe d'autres situations de congé qui entraînent des divergences entre les États lorsqu'il s'agit pour les employés de s'absenter de leur travail (par exemple, s'occuper d'un grand-parent ou d'un partenaire domestique, faire un don d'organe, être membre d'un jury, etc.) Les incohérences entre les juridictions entraînent une confusion généralisée. Les salariés ne comprennent pas pourquoi leurs droits à congé ne sont pas les mêmes que ceux de leurs collègues, et les employeurs ont du mal à se conformer aux diverses réglementations en vigueur - qui, pour compliquer encore les choses, évoluent régulièrement.
Communication conforme
Le respect de la législation sur les congés pose un problème particulier, celui des exigences en matière de communication. Les États diffèrent quant au type d'informations sur les congés qui doivent être communiquées aux salariés à des intervalles spécifiques. Un employeur opérant dans les 50 États et à Washington, D.C., par exemple, peut être tenu d'envoyer diverses notifications aux employés au moment de leur entrée dans l'organisation, une fois par an et/ou lorsqu'ils prennent un congé admissible ; si l'organisation dispose d'un manuel de l'employé, elle doit également y inclure certaines informations relatives aux avantages liés aux congés accordés par l'État.
Il est difficile pour les employeurs de déterminer quels avis doivent être envoyés et à quel moment afin de se conformer à toutes les exigences juridictionnelles, et un manquement à cet égard peut avoir de graves conséquences. Certains gouvernements sont plus diligents que d'autres pour contrôler et confirmer l'envoi des notifications requises. Les employeurs pris en défaut peuvent se voir infliger une amende ou faire l'objet d'un audit gouvernemental. Nous recommandons aux responsables de ces communications de revoir leurs plans de diffusion de messages et de distribution avec un conseiller en matière d'emploi afin de s'assurer qu'ils sont conformes à toutes les exigences applicables.
Simplifier les processus complexes
La confusion à laquelle sont confrontés les employeurs se répercute sur les employés qui tentent d'utiliser leurs congés, en particulier ceux qui n'ont jamais demandé de congé auparavant. Les employeurs ont la tâche peu enviable de transmettre des détails complexes sur l'interaction entre leurs prestations et les prestations applicables fournies par l'État, telles que l'éligibilité à un congé protégé par l'emploi par opposition à un congé payé, les différents types de congés qui peuvent être pris simultanément ou successivement, l'utilisation du temps libre payé (PTO) pendant le congé, etc. Il s'agit là de concepts et de distinctions difficiles à saisir pour le commun des mortels, en particulier lorsqu'ils traversent une situation difficile qui les incite à prendre un congé.
Les employeurs qui souhaitent offrir une expérience de congé bienveillante et transparente ont tout intérêt à aller au-delà des exigences de conformité et à se concentrer sur une communication claire et efficace avec les salariés. Les termes relatifs aux avantages et aux congés doivent être définis dans le langage le plus simple possible, même si cela signifie qu'il faut compléter les documents légalement approuvés et parfaitement conformes par une lettre d'explication clairement formulée. Il est utile que plusieurs personnes - dont certaines ne sont pas expertes dans ce domaine - révisent régulièrement vos scripts, messages-guides et dossiers pour tous les États, dans le but d'améliorer l'expérience de l'employé. Certaines organisations expérimentent l'éclatement des gros paquets de prestations et de congés en faveur de la diffusion de segments juste à temps. Ce type de simplification peut permettre aux employés de mieux comprendre les délais, les règles et les processus d'approbation et de se sentir moins dépassés.
L'enchevêtrement des congés est la raison pour laquelle de nombreux employeurs américains (en particulier ceux qui emploient des salariés dans plusieurs États) choisissent d'externaliser l'administration de leurs programmes auprès d'un fournisseur de solutions expert. Cliquez ici pour en savoir plus sur la manière dont Sedgwick peut vous aider, vous et votre équipe, à naviguer dans le monde complexe de l'administration et de la conformité des avantages liés aux congés.
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