La gestion des congés dans les différents États n'est pas une mince affaire

Par Adam Morell, vice-président adjoint, conformité des produits, et Brice Caswell, directeur, conformité des produits et administration réglementaire

Il n'existe aucune obligation fédérale imposant aux employeurs américains d'accorder des congés payés à leurs employés. Si la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) prévoit des congés avec protection de l'emploi pour les employés éligibles dans certaines circonstances, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer leurs employés lorsqu'ils prennent ces congés. En réponse à l'absence de loi fédérale sur les congés payés, plusieurs États américains (ainsi que certaines municipalités) ont mis en place leurs propres programmes afin d'offrir à leurs résidents des congés familiaux payés. Cependant, ces obligations varient considérablement d'un État à l'autre, ce qui se traduit par unensembledisparatede politiques en matière d'avantages sociaux et de congésqui pose des défis majeurs aux employeurs en matière de conformité dans plusieurs juridictions.

Différents États, différentes règles

Alana et Betty travaillent pour XYZ Inc. et sont toutes deux enceintes. Elles doivent accoucher la même semaine. Avant d'accoucher, chacune essaie de régler les détails logistiques de son congé de maternité : combien de temps elle peut s'absenter du travail pour se remettre de l'accouchement et créer des liens avec son bébé, si ce congé sera rémunéré ou non, etc. Même si elles travaillent pour la même entreprise, bénéficient des mêmes régimes d'avantages sociaux et accoucheront à peu près au même moment, Alana et Betty ont droit àdes avantagestrès différents parce qu'elles vivent dans des États différents. En tant que résidente du Texas, Alana n'a droit qu'aux prestations d'invalidité de courte durée de XYZ, mais ce congé couvre sa convalescence après l'accouchement et non le temps qu'elle passera à créer des liens avec son bébé. Betty, qui vit à New York, a quant à elle droit à des prestationsde congépayé fournies par l'État pendant la période où elle créera des liens avec son bébé.

C'est l'un des nombreux scénarios qui peuvent se présenter dans une main-d'œuvre répartie dans plusieurs États. Outrela grossesse, d'autres situations de congé entraînent des divergences entre les États en matière d'absences au travail (par exemple, pour s'occuper d'un grand-parent ou d'un partenaire domestique, pour un don d'organe, pour participer à un jury, etc. Les incohérences entre les juridictions sont source de confusion généralisée. Les employés ne comprennent pas pourquoi leur droit au congé n'est pas le même que celui de leurs collègues, et les employeurs ont du mal à se conformer aux différentes réglementations en vigueur, qui, pour compliquer encore les choses, évoluent régulièrement.

Communication conforme

Le respect des exigences en matière de communication constitue un aspect particulièrement difficile de la législation sur les congés. Les États ont des règles différentes quant au type d'informations qui doivent être communiquées aux employés à des intervalles spécifiques. Un employeur opérant dans les 50 États et à Washington, D.C., par exemple, peut être tenu d'envoyer divers avis aux employés au moment où ils rejoignent l'organisation, chaque année et/ou lorsqu'ils prennent un congé admissible ; si l'organisation dispose d'un manuel à l'intention des employés, elle doit également y inclure certaines informations relatives aux prestations de congé accordées par l'État.

Il est difficile pour les employeurs de déterminer quels avis doivent être envoyés et à quel moment afin de se conformer à toutes les exigences juridictionnelles, et tout manquement à cet égard peut avoir de graves conséquences. Certains gouvernements sont plus diligents que d'autres dans la surveillance et la confirmation de la remise des avis requis. Les employeurs pris en flagrant délit de non-conformité peuvent être condamnés à une amende ou faire l'objet d'audits gouvernementaux. Nous recommandons aux personnes responsables de ces communications de revoir leurs plans de messagerie et de distribution organisationnels avec un conseiller en droit du travail afin de garantir la conformité à toutes les exigences applicables.

Simplifier les processus complexes

La confusion à laquelle sont confrontés les employeurs se répercute sur les employés qui tentent de faire usage de leurs droits à congé, en particulier ceux qui n'ont jamais demandé de congé auparavant. Les employeurs ont la tâche peu enviable de communiquer des informations complexes sur l'interaction entre leurs avantages sociaux et les prestations versées par l'État, telles que l'éligibilité à un congé avec protection de l'emploi par opposition à un congé payé, les différents types de congés qui peuvent être pris simultanément ou successivement, l'utilisation des congés payés (PTO) pendant le congé, etc. Il s'agit là de concepts et de distinctions difficiles à comprendre pour le commun des mortels, en particulier lorsqu'il traverse une situation difficile qui l'oblige à prendre un congé.

Les employeurs qui souhaitent offrir une expérience de congé attentionnée et fluide auraient tout intérêt à aller au-delà des exigences de conformité et à se concentrer également sur une communication claire et efficace avec leurs employés. Les conditions relatives aux avantages sociaux et aux congés doivent être définies dans un langage aussi simple que possible, même si cela implique de compléter les documents légalement approuvés et entièrement conformes par une lettre d'explication clairement rédigée. Il est utile de faire régulièrement réviser vos scripts, messages et dossiers pour tous les États par plusieurs personnes, y compris certaines qui ne sont pas expertes dans ce domaine, dans le but d'améliorer l'expérience des employés. Certaines organisations expérimentent la division des dossiers volumineux relatifs aux avantages sociaux et aux congés en segments just-in-time. Ce type de simplification permet de définir les attentes des employés en matière de délais, de règles et de processus d'approbation et les aide à se sentir moins dépassés.

La complexité des congés est la raison pour laquelle tant d'employeurs américains (en particulier ceux qui ont des employés dans plusieurs États) choisissent d'externaliser la gestion de leurs programmes à un fournisseur de solutions spécialisé.Cliquez icipour en savoir plus sur la manière dont Sedgwick peut vous aider, vous et votre équipe, à naviguer dans le monde complexe de la gestion et de la conformité des prestations de congé.

> Pour en savoir plus — consultez notre tableau des assurances invalidité légales pour obtenir les dernières informations sur les prestations et les différences en matière de congés selon les États.