Por Adam Morell, AVP, conformidade de produtos, e Brice Caswell, diretor, conformidade de produtos e administração estatutária
Não existe qualquer requisito federal que obrigue as entidades patronais norte-americanas a conceder benefícios de férias pagas aos seus trabalhadores. Embora a Lei de Licença Médica e Familiar (Family and Medical Leave Act, FMLA) ofereça licença com proteção do emprego aos trabalhadores elegíveis para eventos qualificados, as entidades patronais não são obrigadas a pagar aos trabalhadores quando estes tiram esta licença. Em resposta à falta de uma lei federal sobre licenças pagas, vários estados dos EUA (e também alguns municípios) adoptaram os seus próprios programas para proporcionar aos residentes licenças familiares pagas. No entanto, esses mandatos diferem muito uns dos outros, resultando em uma confusa colcha de retalhos de políticas de benefícios e licenças que cria grandes desafios de conformidade para os empregadores em várias jurisdições.
Estados diferentes, regras diferentes
A Joana e a Betty trabalham na XYZ Inc. e ambas estão grávidas. As suas datas de parto são na mesma semana. Antes de entrarem em trabalho de parto, cada uma delas está a tentar resolver a logística da sua licença de maternidade - quanto tempo pode tirar para recuperar do parto e criar laços com o seu bebé, se esse tempo será pago ou não, etc. Apesar de trabalharem para a mesma empresa, estarem abrangidas pelos mesmos planos de benefícios e darem à luz na mesma altura, Alana e Betty têm direito a benefícios muito diferentes porque vivem em estados diferentes. Como residente no Texas, a Alana só é elegível para as prestações de incapacidade de curto prazo da XYZ, mas essa licença cobre a recuperação do parto e não o tempo de ligação que se seguirá. No entanto, a Betty, que vive em Nova Iorque, pode beneficiar de uma licença paga pelo estado durante o período de criação de laços.
Este é um dos muitos cenários que podem surgir numa força de trabalho que abrange vários estados. Para além da gravidez, existem outras situações de licença que conduzem a discrepâncias interestatais quando se trata de funcionários que faltam ao trabalho (por exemplo, cuidar de um avô ou parceiro doméstico, doação de órgãos, serviço de júri, etc.). As incoerências entre jurisdições levam a uma confusão generalizada. Os trabalhadores não compreendem porque é que a sua elegibilidade para férias não é a mesma que a dos seus colegas e as entidades patronais têm dificuldade em cumprir os vários regulamentos em vigor - que, para complicar ainda mais as coisas, evoluem regularmente.
Comunicação em conformidade
Uma área particularmente difícil da conformidade com a lei das férias é o cumprimento dos respectivos requisitos de comunicação. Os estados diferem quanto ao tipo de informação sobre férias que deve ser partilhada com os colaboradores em intervalos específicos. Uma entidade patronal que opere em todos os 50 estados e em Washington, D.C., por exemplo, pode ser obrigada a enviar vários avisos aos colaboradores no momento em que estes entram na organização, anualmente e/ou quando tiram uma licença qualificada; se a organização tiver um manual do colaborador, deve também incluir aí determinadas informações relacionadas com os benefícios de licença estatais.
É difícil para os empregadores determinarem quais os avisos que devem ser enviados e quando, de modo a cumprirem todos os requisitos jurisdicionais, e o facto de não o fazerem corretamente pode ter consequências graves. Alguns governos são mais diligentes do que outros no controlo e confirmação da entrega dos avisos exigidos. Os empregadores apanhados em situação de incumprimento podem ser multados ou sujeitos a auditorias governamentais. Recomendamos que os responsáveis por estas comunicações revejam as suas mensagens organizacionais e os seus planos de distribuição com o conselho de emprego para garantir a conformidade com todos os requisitos aplicáveis.
Simplificar processos complicados
A confusão com que os empregadores se deparam chega até aos trabalhadores que tentam utilizar as suas prestações de licença - especialmente aqueles que nunca pediram uma licença. Os empregadores têm a tarefa pouco invejável de transmitir pormenores complexos sobre a interação entre as suas prestações e as prestações estatais aplicáveis, tais como a elegibilidade para uma licença protegida pelo emprego em oposição a uma licença remunerada, os diferentes tipos de licença que podem decorrer em simultâneo ou sucessivamente, a utilização do tempo livre remunerado (PTO) durante a licença, etc. Estes são conceitos e distinções difíceis de compreender para uma pessoa comum, especialmente quando está a passar por uma situação difícil que está a provocar a necessidade de uma licença.
As entidades patronais que pretendam proporcionar uma experiência de férias atenciosa e sem descontinuidades estarão bem servidas se pensarem para além dos requisitos de conformidade e se concentrarem também numa comunicação clara e eficaz aos empregados. Os termos das prestações e das licenças devem ser definidos numa linguagem tão simples quanto possível, mesmo que isso signifique complementar a documentação legalmente aprovada e totalmente conforme com uma carta de explicação claramente redigida. É vantajoso ter várias pessoas - incluindo algumas que não são especialistas nesta área - a rever regularmente os seus guiões, instruções e pacotes para todos os estados, com o objetivo de melhorar a experiência do empregado. Algumas organizações estão a experimentar dividir grandes pacotes de benefícios e de férias em favor da entrega de segmentos just-in-time. Este tipo de simplificação pode definir as expectativas dos colaboradores relativamente a prazos, regras e processos de aprovação e ajudá-los a sentirem-se menos sobrecarregados.
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