Geen sinecure: verlofuitkeringen beheren over de staatsgrenzen heen

Door Adam Morell, AVP, productconformiteit, en Brice Caswell, directeur, productconformiteit en wettelijke administratie

Er is geen federale verplichting voor Amerikaanse werkgevers om hun werknemers betaald verlof te verstrekken. Hoewel de Family and Medical Leave Act (FMLA) in aanmerking komende werknemers verlof met werkzekerheid biedt voor bepaalde gebeurtenissen, zijn werkgevers niet verplicht om werknemers te betalen wanneer zij dit verlof opnemen. Als reactie op het ontbreken van een federale wet inzake betaald verlof hebben verschillende staten in de VS (en ook sommige gemeenten) hun eigen programma's ingevoerd om inwoners betaald gezinsverlof te bieden. Deze voorschriften verschillen echter sterk van elkaar, wat resulteert in een verwarrendelappendeken van uitkerings- en verlofbeleidsmaatregelendie voor werkgevers in meerdere rechtsgebieden grote uitdagingen op het gebied van naleving met zich meebrengen.

Verschillende staten, verschillende regels

Alana en Betty werken voor XYZ Inc. en beide vrouwen zijn zwanger. Hun uitgerekende datum valt in dezelfde week. Voordat ze gaan bevallen, proberen ze allebei de logistiek van hun zwangerschapsverlof te regelen: hoe lang ze vrij kunnen nemen om te herstellen van de bevalling en een band met hun baby op te bouwen, of ze tijdens die periode doorbetaald krijgen, enz. Hoewel ze voor hetzelfde bedrijf werken, onder dezelfde arbeidsvoorwaarden vallen en rond dezelfde tijd zullen bevallen, komen Alana en Betty in aanmerking voor heel verschillendeuitkeringenomdat ze in verschillende staten wonen. Als inwoner van Texas komt Alana alleen in aanmerking voor de kortdurende arbeidsongeschiktheidsuitkering van XYZ, maar dat verlof dekt alleen haar herstel na de bevalling en niet de tijd die daarna volgt om een band op te bouwen met haar baby. Betty, die in New York woont, komt echter in aanmerking voor betaaldverlofdat door de staat wordt verstrekt tijdens de periode waarin ze een band met haar baby opbouwt.

Dit is een van de vele scenario's die zich kunnen voordoen in een personeelsbestand dat zich over meerdere staten uitstrekt. Naastzwangerschap zijn er nog andere verlofomstandigheden die leiden tot verschillen tussen staten als het gaat om werknemers die niet op hun werk verschijnen (bijvoorbeeld om voor een grootouder of partner te zorgen, orgaandonatie, jurydienst, enz. ). De inconsistenties tussen rechtsgebieden leiden tot grote verwarring. Werknemers begrijpen niet waarom hun recht op verlof niet hetzelfde is als dat van hun collega's, en werkgevers hebben moeite om te voldoen aan de verschillende geldende regelgevingen, die bovendien regelmatig worden aangepast, wat de zaken nog ingewikkelder maakt.

Conforme communicatie

Een bijzonder uitdagend aspect van de naleving van de verlofwetgeving is het voldoen aan de bijbehorende communicatievereisten. De staten verschillen van mening over wat voor soort verlofinformatie op specifieke tijdstippen met werknemers moet worden gedeeld. Een werkgever die in alle 50 staten en Washington D.C. actief is, kan bijvoorbeeld verplicht zijn om verschillende kennisgevingen naar werknemers te sturen op het moment dat zij bij de organisatie in dienst treden, jaarlijks en/of wanneer zij in aanmerking komen voor verlof. Als de organisatie een werknemershandboek heeft, moet daarin ook bepaalde informatie over de verlofregelingen van de staat worden opgenomen.

Het is voor werkgevers moeilijk om te bepalen welke kennisgevingen wanneer moeten worden verzonden om aan alle wettelijke vereisten te voldoen, en als dit niet correct gebeurt, kan dat ernstige gevolgen hebben. Sommige overheden zijn strenger dan andere in het controleren en bevestigen van de bezorging van vereiste kennisgevingen. Werkgevers die niet aan de vereisten voldoen, kunnen een boete krijgen of worden onderworpen aan overheidscontroles. We raden degenen die verantwoordelijk zijn voor deze communicatie aan om hun bedrijfsberichten en distributieplannen te laten controleren door een arbeidsrechtadvocaat om ervoor te zorgen dat aan alle toepasselijke vereisten wordt voldaan.

Complexe processen vereenvoudigen

De verwarring waarmee werkgevers worden geconfronteerd, werkt door op de werknemers die gebruik willen maken van hun verlofregelingen, met name degenen die nog nooit eerder verlof hebben aangevraagd. Werkgevers hebben de weinig benijdenswaardige taak om complexe details over te brengen over de wisselwerking tussen hun uitkeringen en de toepasselijke uitkeringen van de staat, zoals het recht op verlof met behoud van baan in tegenstelling tot betaald verlof, verschillende soorten verlof die gelijktijdig of achtereenvolgens kunnen worden opgenomen, het gebruik van betaald verlof (PTO) tijdens verlof, enzovoort. Dit zijn moeilijke concepten en verschillen voor de gemiddelde persoon om te begrijpen, vooral wanneer zij in een uitdagende situatie verkeren die in de eerste plaats aanleiding geeft tot de noodzaak van verlof.

Werkgevers die een zorgzame en naadloze verlofervaring willen bieden, doen er goed aan verder te kijken dan de nalevingsvereisten en zich ook te richten op duidelijke en effectieve communicatie met werknemers. De voorwaarden voor uitkeringen en verlof moeten in zo eenvoudig mogelijke taal worden gedefinieerd, zelfs als dat betekent dat juridisch goedgekeurde, volledig conforme documenten moeten worden aangevuld met een duidelijk geformuleerde toelichting. Het is nuttig om meerdere mensen – waaronder ook mensen die geen experts zijn op dit gebied – regelmatig uw scripts, prompts en pakketten voor alle staten te laten controleren, met het oog op het verbeteren van de werknemerservaring. Sommige organisaties experimenteren met het opsplitsen van grote pakketten met arbeidsvoorwaarden en verlofregelingen ten gunste van het leveren van just-in-time segmenten. Dit soort vereenvoudigingen kunnen de verwachtingen van werknemers ten aanzien van tijdschema's, regels en goedkeuringsprocessen bepalen en hen helpen zich minder overweldigd te voelen.

De ingewikkelde regelgeving rondom verlof is de reden waarom zoveel Amerikaanse werkgevers (met name werkgevers met werknemers in meerdere staten) ervoor kiezen om het beheer van hun programma's uit te besteden aan een deskundige dienstverlener.Klik hiervoor meer informatie over hoe Sedgwick u en uw team kan helpen bij het navigeren door de complexe wereld van verlofregelingen en naleving van de regelgeving.

> Meer informatie — raadpleeg onze wettelijke arbeidsongeschiktheidsverzekeringstabel voor de meest recente informatie over uitkeringen en verschillen in verlof per staat.