Door Adam Morell, AVP, product compliance, en Brice Caswell, directeur, product compliance en wettelijke administratie
Er is geen federale verplichting voor Amerikaanse werkgevers om hun werknemers betaald verlof te bieden. De Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt werknemers die hiervoor in aanmerking komen verlof met ontslagbescherming voor gebeurtenissen die hiervoor in aanmerking komen, maar werkgevers zijn niet verplicht om werknemers te betalen wanneer ze dit verlof opnemen. Als reactie op het ontbreken van een federale wet op betaald verlof hebben verschillende staten in de VS (en ook enkele gemeenten) hun eigen programma's ingevoerd om inwoners betaald verlof te bieden. Deze mandaten verschillen echter sterk van elkaar, wat resulteert in een verwarrende lappendeken van uitkerings- en verlofbeleid dat grote nalevingsproblemen oplevert voor werkgevers in meerdere rechtsgebieden.
Verschillende staten, verschillende regels
Alana en Betty werken voor XYZ Inc. en beide vrouwen zijn zwanger. Ze zijn allebei in dezelfde week uitgerekend. Voordat ze gaan bevallen, probeert elk van hen de logistiek van haar zwangerschapsverlof te regelen - hoe lang ze vrij kan nemen om te herstellen van de bevalling en een band op te bouwen met haar baby, of de tijd betaald of onbetaald zal zijn, enz. Hoewel ze voor hetzelfde bedrijf werken, onder dezelfde uitkeringsregelingen vallen en rond dezelfde tijd zullen bevallen, komen Alana en Betty in aanmerking voor heel verschillende uitkeringen omdat ze in verschillende staten wonen. Als inwoner van Texas komt Alana alleen in aanmerking voor de kortetermijnuitkering voor arbeidsongeschiktheid van XYZ, maar dat verlof dekt haar herstel van de bevalling en niet de tijd die ze nodig heeft om te bevallen. Betty, die in New York woont, komt echter wel in aanmerking voor betaalde verlofuitkeringen van de staat tijdens haar bevalling.
Dit is een van de vele scenario's die zich kunnen voordoen bij een personeelsbestand dat zich over meerdere staten uitstrekt. Naast zwangerschap zijn er andere verlofsituaties die leiden tot verschillen tussen landen als het gaat om het verzuim van werknemers (bijvoorbeeld de zorg voor een grootouder of partner, orgaandonatie, jurydienst, enz.) De inconsistenties tussen rechtsgebieden leiden tot wijdverspreide verwarring. Werknemers begrijpen niet waarom ze niet op dezelfde manier in aanmerking komen voor verlof als hun collega's en werkgevers hebben moeite om te voldoen aan de verschillende regelgevingen - die, om de zaken nog ingewikkelder te maken, regelmatig veranderen.
Conforme communicatie
Een bijzonder uitdagend aspect van de naleving van de verlofwetgeving is het voldoen aan de bijbehorende communicatievereisten. Er zijn verschillende staten waar het gaat om het soort verlofinformatie dat op gezette tijden met werknemers moet worden gedeeld. Een werkgever die actief is in alle 50 staten en Washington D.C. kan bijvoorbeeld verplicht zijn om verschillende mededelingen naar werknemers te sturen op het moment dat ze bij de organisatie in dienst treden, jaarlijks en/of wanneer ze een in aanmerking komend verlof opnemen.
Het is moeilijk voor werkgevers om te bepalen welke kennisgevingen wanneer moeten worden verstuurd om te voldoen aan alle wettelijke vereisten, en als ze dit niet goed doen, kan dit ernstige gevolgen hebben. Sommige overheden zijn ijveriger dan andere in het controleren en bevestigen van de levering van vereiste kennisgevingen. Werkgevers die betrapt worden op niet-naleving kunnen een boete krijgen of onderworpen worden aan overheidscontroles. We raden degenen die verantwoordelijk zijn voor deze communicatie aan om hun organisatorische berichtgeving en distributieplannen te bekijken met een arbeidsjurist om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan alle van toepassing zijnde vereisten.
Ingewikkelde processen vereenvoudigen
De verwarring waarmee werkgevers te maken krijgen, sijpelt door naar de werknemers die gebruik proberen te maken van hun verlofvoordelen - vooral werknemers die nog nooit eerder verlof hebben aangevraagd. Werkgevers hebben de weinig benijdenswaardige taak om complexe details over te brengen over de wisselwerking tussen hun voordelen en de van toepassing zijnde door de staat verstrekte voordelen, zoals het in aanmerking komen voor verlof met bescherming van de baan in tegenstelling tot betaald verlof, verschillende soorten verlof die gelijktijdig of opeenvolgend kunnen lopen, het gebruik van betaald verlof (PTO) tijdens verlof, enzovoort. Dit zijn moeilijke concepten en onderscheidingen voor de gemiddelde persoon om te begrijpen - vooral wanneer ze door een uitdagende situatie gaan die de behoefte aan verlof veroorzaakt.
Werkgevers die een zorgzame en naadloze verlofervaring willen bieden, doen er goed aan om verder te denken dan de naleving van de voorschriften en zich ook te richten op duidelijke en effectieve communicatie naar hun werknemers. Voordeel- en verlofvoorwaarden moeten in zo eenvoudig mogelijke taal worden gedefinieerd, zelfs als dat betekent dat wettelijk goedgekeurd, volledig conform papierwerk moet worden aangevuld met een duidelijk geformuleerde uitlegbrief. Het is goed om meerdere mensen - ook mensen die geen expert zijn op dit gebied - regelmatig je scripts, aanwijzingen en pakketten voor alle landen te laten beoordelen, met het oog op het verbeteren van de ervaring van de werknemer. Sommige organisaties experimenteren met het opsplitsen van grote voordeel- en verlofpakketten ten gunste van het leveren van just-in-time segmenten. Dit soort vereenvoudiging kan werknemers verwachtingen geven van tijdlijnen, regels en goedkeuringsprocessen en hen helpen zich minder overweldigd te voelen.
De wirwar van het verlovenweb is de reden waarom zo veel Amerikaanse werkgevers (met name werkgevers met werknemers in meerdere staten) ervoor kiezen om het beheer van hun programma's uit te besteden aan een deskundige aanbieder van oplossingen. Klik hier voor meer informatie over hoe Sedgwick u en uw team kan helpen bij het navigeren door de complexe wereld van de administratie en naleving van verlofregelingen.
> Meer informatie - raadpleeg onze matrix wettelijke arbeidsongeschiktheidsverzekering voor de laatste details over uitkeringen en verlofverschillen per staat.