No es tarea fácil: administrar las prestaciones por baja laboral entre distintos estados.

Por Adam Morell, vicepresidente adjunto de cumplimiento normativo de productos, y Brice Caswell, director de cumplimiento normativo de productos y administración reglamentaria.

No existe ningún requisito federal que obligue a los empleadores estadounidenses a proporcionar prestaciones por baja remunerada a sus empleados. Si bien la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) ofrece una baja con protección del empleo a los empleados que reúnen los requisitos para eventos que dan derecho a ella, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados cuando se acogen a esta baja. En respuesta a la falta de una ley federal sobre permisos remunerados, varios estados de los Estados Unidos (y también algunos municipios) han promulgado sus propios programas para ofrecer a los residentes permisos familiares remunerados. Sin embargo, estas obligaciones difieren mucho entre sí, lo que da lugar a unmosaicoconfusode políticas de prestaciones y permisosque plantea importantes retos de cumplimiento para los empleadores en múltiples jurisdicciones.

Diferentes estados, diferentes reglas

Alana y Betty trabajan para XYZ Inc. y ambas están embarazadas. Sus fechas previstas de parto son en la misma semana. Antes de dar a luz, cada una está tratando de resolver los aspectos logísticos de su baja por maternidad: cuánto tiempo puede ausentarse del trabajo para recuperarse del parto y crear un vínculo con su bebé, si el tiempo será remunerado o no, etc. Aunque trabajan para la misma empresa, están acogidas a los mismos planes de prestaciones y darán a luz aproximadamente al mismo tiempo, Alana y Betty tienen derecho aprestacionesmuy diferentes porque viven en estados distintos. Como residente de Texas, Alana solo tiene derecho a las prestaciones por incapacidad temporal de XYZ, pero esa baja cubre su recuperación tras el parto y no el tiempo de vinculación que vendrá después. Sin embargo, Betty, que vive en Nueva York, tiene derecho a las prestacionespor bajaremunerada que ofrece el estado durante su tiempo de vinculación.

Este es uno de los muchos escenarios que pueden darse en una plantilla que abarca varios estados. Además delembarazo, hay otras situaciones de baja que dan lugar a discrepancias entre estados en lo que respecta al tiempo de ausencia de los empleados del trabajo (por ejemplo, el cuidado de un abuelo o pareja de hecho, la donación de órganos, el servicio como jurado, etc.). Las inconsistencias entre jurisdicciones provocan una gran confusión. Los empleados no entienden por qué su derecho a la baja no es el mismo que el de sus compañeros, y los empleadores tienen dificultades para cumplir con las diversas normativas vigentes, que, para complicar aún más las cosas, cambian con regularidad.

Comunicación conforme

Un aspecto especialmente complicado del cumplimiento de la legislación en materia de permisos es el cumplimiento de los requisitos de comunicación relacionados. Los estados difieren en cuanto al tipo de información sobre los permisos que debe compartirse con los empleados en intervalos específicos. Por ejemplo, un empleador que opera en los 50 estados y en Washington D. C. puede estar obligado a enviar diversas notificaciones a los empleados en el momento en que se incorporan a la organización, anualmente y/o cuando disfrutan de un permiso que cumple los requisitos; si la organización tiene un manual para empleados, también debe incluir en él cierta información relacionada con las prestaciones por permisos estatales.

A los empleadores les resulta difícil determinar qué avisos deben enviar y cuándo deben hacerlo para cumplir con todos los requisitos jurisdiccionales, y no hacerlo correctamente puede acarrear graves consecuencias. Algunos gobiernos son más diligentes que otros a la hora de supervisar y confirmar la entrega de los avisos requeridos. Los empleadores que incumplan la normativa pueden ser multados o sometidos a auditorías gubernamentales. Recomendamos que los responsables de estas comunicaciones revisen los planes de mensajería y distribución de su organización con un asesor laboral para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.

Simplificar procesos complicados

La confusión a la que se enfrentan los empleadores se transmite a los empleados que intentan hacer uso de sus prestaciones por baja, especialmente a aquellos que nunca antes han solicitado una baja. Los empleadores tienen la poco envidiable tarea de transmitir detalles complejos sobre la interacción entre sus prestaciones y las prestaciones estatales aplicables, como la elegibilidad para una baja con protección del empleo frente a una baja remunerada, los distintos tipos de bajas que pueden ser simultáneas o sucesivas, el uso de las vacaciones pagadas (PTO) durante la baja, etc. Se trata de conceptos y distinciones difíciles de comprender para la persona media, especialmente cuando se encuentra en una situación difícil que le lleva a solicitar una baja laboral.

Los empleadores que deseen ofrecer una experiencia de baja por maternidad o paternidad atenta y fluida harán bien en ir más allá de los requisitos legales y centrarse también en una comunicación clara y eficaz con los empleados. Las condiciones de las prestaciones y las bajas deben definirse en un lenguaje lo más sencillo posible, incluso si eso significa complementar la documentación legalmente aprobada y totalmente conforme con una carta explicativa redactada con claridad. Es beneficioso que varias personas, incluidas algunas que no sean expertas en la materia, revisen periódicamente los guiones, las indicaciones y los paquetes de todos los estados, con el fin de mejorar la experiencia de los empleados. Algunas organizaciones están experimentando con la división de los grandes paquetes de prestaciones y permisos en favor de la entrega de segmentos justo a tiempo. Este tipo de simplificación puede establecer las expectativas de los empleados en cuanto a plazos, normas y procesos de aprobación, y ayudarles a sentirse menos abrumados.

La compleja red de permisos de ausencia es la razón por la que tantos empleadores estadounidenses (especialmente aquellos con empleados en varios estados) optan por externalizar la administración de sus programas a un proveedor de soluciones especializado.Haga clic aquípara obtener más información sobre cómo Sedgwick puede ayudarle a usted y a su equipo a navegar por el complejo mundo de la administración y el cumplimiento de las prestaciones por permisos.

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