El trabajo a distancia se ha convertido cada vez más en la norma; de hecho, se encuentra en un máximo histórico. Entre 2019 y 2021, el número de personas que trabajan principalmente desde casa se triplicó, pasando de 9 millones a 27,6 millones. Para muchos, era inesperado el fuerte impacto que tendría la pandemia en el panorama de los desplazamientos al trabajo en Estados Unidos.
Independientemente de las circunstancias relacionadas con el trabajo, es fundamental para el cumplimiento de la legislación laboral que un empleado se rija por las leyes del estado correcto. La afluencia de empleados que pasan a trabajar a distancia y la confluencia de otros factores complejos enturbian las aguas. Este cambio por sí solo plantea retos sin precedentes a los profesionales de la gestión de ausencias.
Pensemos en una empleada llamada Sofía que trabaja a distancia desde su casa de Wisconsin para una empresa tecnológica. La supervisora de Sofía, Bárbara, trabaja desde su casa en California. La empresa funciona como una organización sólo a distancia y no tiene sede física. ¿Cuál es entonces el estado de trabajo de Sarah? ¿Wisconsin? ¿California, desde donde la supervisora de Sarah dirige sus servicios? ¿O ninguno de los anteriores? La respuesta es complicada.
Por qué importa el estado del trabajo
Cada estado tiene leyes y requisitos diferentes en materia de desempleo, impuestos sobre nóminas, desempleo de los trabajadores y otras cuestiones de derecho laboral. Cada trabajador debe cumplir las leyes estatales que le sean aplicables.
En 2004, el sistema de asesoramiento de la Administración de Empleo y Formación del Departamento de Trabajo de EE.UU. actualizó las disposiciones sobre localización del trabajo, o principios para determinar dónde deben declararse los salarios cuando el trabajo se realiza íntegramente en un estado o en varios estados diferentes. Las disposiciones de "localización del trabajo" son disposiciones adicionales de las leyes de seguro de desempleo (UI) de los estados.
Se trata de la primera actualización desde que en 1952 se publicó una guía para la interpretación de las disposiciones estatales sobre "localización del trabajo", espoleada por cambios sísmicos en el empleo, como la llegada de Internet y el atentado terrorista del 11 de septiembre de 2001, que obligó a la deslocalización temporal masiva en Nueva Jersey.
Determinar el estado laboral de un empleado
En general, en virtud de las leyes estatales de desempleo, los salarios de los trabajadores se comunican al estado donde se realiza el trabajo, y rigen las leyes de ese estado. En el caso de Sarah, se trata de Wisconsin. Pero muchas veces no es tan sencillo.
Aunque los Estados utilizan diversos enfoques para realizar esta determinación, muchos emplean la prueba de localización del trabajo por desempleo (ULOW), en la que un empresario responde a preguntas sobre si el servicio de un empleado está "localizado" en un Estado específico.
Un servicio está "localizado" en un estado si se presta íntegramente en un estado, o si se presta tanto dentro como fuera del estado, pero los servicios fuera del estado son temporales, transitorios por naturaleza o consisten en transacciones aisladas. Si es así, el servicio del trabajador está localizado en ese estado, y ese es su estado laboral de referencia. Sin embargo, si lo anterior no es aplicable, debe determinarse el estado de trabajo. A continuación, deben aplicarse las siguientes preguntas por este orden:
- ¿Se realiza alguna parte del servicio en el estado en el que se encuentra la base de operaciones de la empresa?
Si no es así,
- ¿Se realiza alguna parte del servicio en el Estado desde el que se dirige o controla el servicio?
Si no es así,
- ¿Se presta alguna parte del servicio en el Estado en el que reside el trabajador?
Utilicemos esta prueba considerando el escenario inicial: Sarah, empleada de una empresa tecnológica y residente en Wisconsin, recibe todos sus encargos y productos a través de la comunicación por Internet de su jefa, Barbara, en California.
No,
- la empresa es totalmente remota y no tiene base de operaciones.
No,
- ninguna parte de los servicios de Sarah se realiza en California, estado desde el que se dirige o controla el servicio.
Sí,
- Sarah desempeña todas sus funciones laborales en Wisconsin, estado en el que reside. A pesar de que su supervisor reside en California, el estado de trabajo de Sarah es W isconsin, y su empleo está sujeto a la legislación de Wisconsin. Todos los salarios desde la fecha en que empezó a trabajar a distancia desde Wisconsin deben declararse a Wisconsin.
Consideraciones importantes
Determinar el estado laboral de un empleado puede no funcionar de la misma manera si se trata de una solicitud de baja en virtud de la Ley de Baja Familiar y Médica (FMLA). La ley tiene orientaciones específicas para evaluar si la residencia de un empleado constituye oficialmente un lugar de trabajo.
En virtud de la FMLA, en el caso de un empleado que se presenta o recibe asignaciones desde un lugar diferente, su residencia personal no es un lugar de trabajo. En su lugar, sería el estado del que proceden sus asignaciones. En el caso de la empleada técnica Sarah, su estado de trabajo sería aquel en el que se encuentra su jefe: California.
Es responsabilidad del empresario revisar a fondo sus procesos para determinar el estado laboral de un empleado y garantizar su exactitud para evitar efectos residuales para ambas partes en el futuro. Los empleadores deben llevar a cabo una revisión exhaustiva, sobre todo si no se ha producido ninguna desde que la pandemia modificó el panorama laboral.
Este contenido fue publicado originalmente por la Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte de la columna El absentismo es importante.
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