Le travail à distance est devenu de plus en plus la norme - en fait, il est à un niveau record. Entre 2019 et 2021, le nombre de personnes travaillant principalement à domicile a triplé, passant de 9 millions à 27,6 millions. Pour beaucoup, il était inattendu de voir à quel point la pandémie aurait un impact sur le paysage du navettage aux États-Unis.
Quelles que soient les circonstances liées au travail, il fait partie intégrante de la conformité au droit du travail qu’un employé soit régi par les lois de l’État correct. Un afflux d’employés passant à la distance et une confluence d’autres facteurs complexes embrouillent les eaux. Ce changement à lui seul pose des défis sans précédent pour les professionnels de la gestion des absences.
Prenons l’exemple d’une employée nommée Sofia qui travaille à distance depuis son domicile dans le Wisconsin pour une entreprise de technologie. La superviseure de Sarah, Barbara, travaille depuis son domicile en Californie. L’entreprise fonctionne comme une organisation à distance uniquement et n’a pas de siège social physique. Quel est donc l’état de travail de Sarah ? Le Wisconsin ? La Californie, d’où le superviseur de Sarah dirige ses services ? Ou aucun de ce qui précède ? La réponse est compliquée.
Pourquoi l’état de travail est important
Chaque État a des lois et des exigences différentes concernant le chômage, les charges sociales, le chômage des travailleurs et d’autres questions de droit du travail. Chaque travailleur doit se conformer aux lois de son État applicables.
En 2004, le système consultatif sur l’administration de l’emploi et de la formation du département du Travail des États-Unis a mis à jour les dispositions relatives à la localisation du travail, ou les principes permettant de déterminer où les salaires devraient être déclarés lorsque le travail est effectué entièrement dans un État ou dans un certain nombre d’États différents. Les dispositions relatives à la « localisation du travail » sont des dispositions supplémentaires des lois sur l’assurance-chômage (IU) des États.
Il s’agissait de la première mise à jour depuis que des directives pour l’interprétation des dispositions de l’État sur la « localisation du travail » ont été publiées en 1952 - stimulées par des changements d’emploi sismiques, y compris l’avènement d’Internet, et l’attaque terroriste du 11 septembre 2001 qui a nécessité une réinstallation de masse temporaire au New Jersey.
Détermination de l’état de travail d’un employé
En général, en vertu des lois sur le chômage des États, les salaires des travailleurs sont déclarés à l’État où le travail est effectué, et les lois de cet État régissent. Pour Sarah, cela signifierait le Wisconsin. Mais la plupart du temps, ce n’est pas si simple.
Bien que les États utilisent diverses approches pour faire cette détermination, beaucoup utilisent le test du chômage de localisation du travail (ULOW), dans lequel un employeur répond aux questions sur la question de savoir si le service d’un employé est « localisé » dans un état spécifique.
Un service est « localisé » dans un État s’il est soit effectué entièrement dans un État, soit effectué à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’État, mais les services en dehors de l’État sont temporaires, de nature transitoire ou consistent en des transactions isolées. Si c’est vrai, le service de l’employé est localisé dans cet état, et c’est leur état de travail de gouvernance. Toutefois, si ce qui précède ne s’applique pas, une détermination de l’état de travail doit tout de même être faite. Les questions suivantes doivent alors être appliquées dans cet ordre :
– Une partie du service est-elle effectuée dans l’état dans lequel la base d’opérations de l’entreprise est situé ?
Si ce n’est pas le cas,
– Une partie du service est-elle effectuée dans l’état à partir duquel le service est dirigé ou contrôlé ?
Si ce n’est pas le cas,
– Est-ce qu’une partie du service est effectuée dans l’état dans lequel vit l’employé ?
Utilisons ce test compte tenu du scénario d’ouverture : Sarah, une employée de la société de technologie, une résidente du Wisconsin, et reçoit toutes ses tâches et produits via une communication Internet de son patron, Barbara, en Californie.
Non
– l’entreprise est entièrement distante et n’a pas de base d’opérations.
Non
– aucune partie des services de Sarah n’est effectuée en Californie, l’État à partir duquel le service est dirigé ou contrôlé.
Oui,
– Sarah exerce toutes les fonctions professionnelles dans le Wisconsin, l’État dans lequel elle vit. Bien que son superviseur soit basé en Californie, l’État de travail de Sarah est le Wisconsin, et son emploi est soumis à la loi du Wisconsin. Tous les salaires à partir de la date à laquelle elle a commencé à télétravailler à partir du Wisconsin devraient être déclarés au Wisconsin.
Considérations importantes
La détermination de l’état de travail d’un employé peut ne pas fonctionner de la même manière si une demande de congé en vertu de la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) est impliquée. La loi prévoit des directives spécifiques pour évaluer si la résidence d’un employé constitue officiellement un lieu de travail.
En vertu de la FMLA, dans le cas d’un employé qui se présente à un autre endroit ou qui reçoit des affectations d’un autre endroit, sa résidence personnelle n’est pas un lieu de travail. Au lieu de cela, ce serait l’état dans lequel ses affectations proviennent. Dans le cas de Sarah, employée en technologie, son état de travail serait celui dans lequel se trouve son patron - la Californie.
Il est de la responsabilité de l’employeur d’examiner en profondeur ses processus de détermination de l’état de travail d’un employé et de s’assurer de son exactitude afin d’éviter les effets résiduels pour les deux parties plus tard. Les employeurs devraient effectuer un examen exhaustif, en particulier s’il n’y en a pas eu depuis que la pandémie a modifié le paysage du milieu de travail.
Ce contenu a été publié à l’origine par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la rubrique Absence Matters.
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