Die Komplexität der Arbeitssituation von Remote-Mitarbeitern untersuchen

Das Arbeiten im Homeoffice ist zunehmend zur Norm geworden – tatsächlich hat es einen neuen Höchststand erreicht. Zwischen 2019 und 2021hat sichdie Zahl der Menschen, die überwiegend von zu Hause aus arbeiten, von 9 Millionen auf 27,6 Millionenverdreifacht. Für viele kam es unerwartet, wie stark sich die Pandemie auf das Pendlerverhalten in den Vereinigten Staaten auswirken würde. 

Unabhängig von den arbeitsbezogenen Umständen ist es für die Einhaltung des Arbeitsrechts von entscheidender Bedeutung, dass für einen Arbeitnehmer die Gesetze des richtigen Bundeslandes gelten. Der Zustrom von Arbeitnehmern, die auf Remote-Arbeit umsteigen, sowie das Zusammenspiel weiterer komplexer Faktoren sorgen für Verwirrung. Allein dieser Wandel stellt Fachleute im Bereich des Abwesenheitsmanagements vor beispiellose Herausforderungen. 

Nehmen wir einmal eine Mitarbeiterin namens Sofia, die von ihrem Wohnort in Wisconsin aus im Homeoffice für ein Technologieunternehmen arbeitet. Sarahs Vorgesetzte, Barbara, arbeitet von ihrem Wohnort in Kalifornien aus. Das Unternehmen arbeitet ausschließlich im Homeoffice und hat keinen physischen Firmensitz. In welchem Bundesstaat arbeitet Sarah dann? In Wisconsin? In Kalifornien, von wo aus Sarahs Vorgesetzte ihre Arbeit leitet? Oder in keinem der beiden? Die Antwort ist nicht ganz einfach.

Warum die Arbeitsbedingungen wichtig sind

Jeder Bundesstaat hat unterschiedliche Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Arbeitslosigkeit, Lohnsteuern, Arbeitslosenversicherung und andere arbeitsrechtliche Fragen. Jeder Arbeitnehmer muss die für ihn geltenden bundesstaatlichen Gesetze einhalten. 

Im Jahr 2004 hat das Beratungsgremium der Behörde für Beschäftigung und Ausbildung des US-Arbeitsministeriumsdie Bestimmungen zur „Lokalisierung der Arbeit“ aktualisiert, d. h. die Grundsätze zur Festlegung, wo Löhne zu melden sind, wenn die Arbeit vollständig in einem Bundesstaat oder in mehreren verschiedenen Bundesstaaten verrichtet wird. Die Bestimmungen zur „Lokalisierung der Arbeit“ sind Zusatzbestimmungen der Arbeitslosenversicherungsgesetze (UI) der einzelnen Bundesstaaten. 

Dies war die erste Aktualisierung seit der Veröffentlichungder Leitlinienzur Auslegung der staatlichen Bestimmungen zur „Lokalisierung der Arbeit“ im Jahr 1952 – ausgelöst durch tiefgreifende Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, darunter das Aufkommen des Internets und die Terroranschläge vom 11. September 2001, die eine vorübergehende Massenverlegung nach New Jersey erforderlich machten.

Ermittlung des Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters

Im Allgemeinen werden die Löhne der Arbeitnehmer gemäß den Arbeitslosenversicherungsgesetzen des jeweiligen Bundesstaates an den Bundesstaat gemeldet, in dem die Arbeit verrichtet wird, und es gelten die Gesetze dieses Bundesstaates. Für Sarah wäre das Wisconsin. Meistens ist es jedoch nicht so einfach.

Zwar wenden die Bundesstaaten bei dieser Feststellung unterschiedliche Ansätze an, doch viele nutzen den „Unemployment of Localization of Work“-Test (ULOW), bei dem ein Arbeitgeber Fragen dazu beantwortet, ob die Tätigkeit eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Bundesstaat „lokalisiert“ ist.

Eine Dienstleistung gilt innerhalb eines Bundesstaates als „lokalisiert“, wenn sie entweder vollständig innerhalb dieses Bundesstaates erbracht wird oder sowohl innerhalb als auch außerhalb des Bundesstaates erbracht wird, die Dienstleistungen außerhalb des Bundesstaates jedoch vorübergehender oder vorübergehender Natur sind oder aus vereinzelten Transaktionen bestehen. Trifft dies zu,istdie Dienstleistung des Arbeitnehmers in diesem Bundesstaatlokalisiert, und dieser gilt als sein maßgeblicher Arbeitsstaat. Trifft das oben Genannte jedoch nicht zu, muss dennoch eine Feststellung des Arbeitsstaats getroffen werden. Die folgenden Fragen müssen dann in dieser Reihenfolge geprüft werden:

– Wird ein Teil der Dienstleistung in dem Bundesland erbracht, in dem sich der Hauptgeschäftssitz des Unternehmens befindet?

Wenn nicht, 

– Wird ein Teil der Dienstleistung in dem Staat erbracht, von dem aus die Dienstleistung geleitet oder gesteuert wird?

Wenn nicht,

– Wird ein Teil der Dienstleistung in dem Bundesland erbracht, in dem der Arbeitnehmer wohnt?

Betrachten wir diesen Test anhand des folgenden Ausgangsszenarios: Sarah, eine Mitarbeiterin eines Technologieunternehmens mit Wohnsitz in Wisconsin, erhält alle ihre Arbeitsaufträge und Arbeitsergebnisse über das Internet von ihrer Vorgesetzten Barbara in Kalifornien. 

Nein,

– Das Unternehmen arbeitet ausschließlich im Homeoffice und verfügt über keinen Firmensitz. 

Nein,

– Kein Teil von Sarahs Dienstleistungen wird in Kalifornien erbracht, dem Bundesstaat, von dem aus die Dienstleistung gesteuert oder kontrolliert wird. 

Ja,

– Sarah übt alle ihre beruflichen Tätigkeiten in Wisconsin aus, dem Bundesstaat, in dem sie lebt. Obwohl ihr Vorgesetzter in Kalifornien ansässig ist,ist Wisconsin der Bundesstaat, in dem Sarah arbeitet,und ihr Arbeitsverhältnis unterliegt dem Recht von Wisconsin. Alle Löhne ab dem Zeitpunkt, zu dem sie von Wisconsin aus im Homeoffice zu arbeiten begann, sollten an Wisconsin gemeldet werden.

Wichtige Hinweise

Die Feststellung des Arbeitsortes eines Mitarbeiters kann anders ausfallen, wenn es um einen Urlaubsantrag gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) geht. Das Gesetz enthält konkrete Vorgaben dafür, wie zu beurteilen ist, ob der Wohnort eines Mitarbeiters offiziell als Arbeitsort gilt. 

Gemäß dem FMLA gilt für einen Arbeitnehmer, der an einem anderen Ort zur Arbeit erscheint oder von dort aus Aufträge erhält, sein persönlicher Wohnsitznicht als Arbeitsort. Stattdessen gilt alsArbeitsortder Bundesstaat, aus dem seine Aufträge stammen. Im Fall der IT-Mitarbeiterin Sarah wäre ihr Arbeitsort somit der Bundesstaat, in dem sich ihr Vorgesetzter befindet – Kalifornien. 

Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, seine Prozesse zur Feststellung des Arbeitsstatus eines Arbeitnehmers gründlich zu überprüfen und deren Richtigkeit sicherzustellen, um spätere Nachwirkungen für beide Seiten zu vermeiden. Arbeitgeber sollten eine umfassende Überprüfung durchführen, insbesondere wenn seit den durch die Pandemie verursachten Veränderungen in der Arbeitswelt noch keine solche stattgefunden hat.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich von der Disability Management Employer Coalition (DMEC) im Rahmen der Rubrik „Absence Matters“.

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