O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais a norma - na verdade, ele está em um nível mais alto de todos os tempos. Entre 2019 e 2021, o número de pessoas que trabalham principalmente em casa triplicou de 9 milhões para 27,6 milhões. Para muitos, foi inesperado o impacto que a pandemia teria sobre o cenário de deslocamento nos Estados Unidos.
Independentemente das circunstâncias relacionadas ao trabalho, é essencial para a conformidade com a legislação trabalhista que um funcionário seja regido pelas leis do estado correto. Um influxo de funcionários que estão mudando para o trabalho remoto e uma confluência de outros fatores complexos tornam as coisas mais confusas. Essa mudança, por si só, representa desafios sem precedentes para os profissionais de gerenciamento de ausências.
Considere uma funcionária chamada Sofia que trabalha remotamente de sua casa em Wisconsin para uma empresa de tecnologia. A supervisora de Sofia, Barbara, trabalha em sua casa na Califórnia. A empresa opera como uma organização somente remota e não tem sede física. Qual é, então, o estado de trabalho de Sarah? Wisconsin? Califórnia, de onde a supervisora de Sarah dirige seus serviços? Ou nenhuma das opções acima? A resposta é complicada.
Por que o estado do trabalho é importante
Cada estado tem leis e exigências diferentes em relação a desemprego, impostos sobre a folha de pagamento, desemprego dos trabalhadores e outras questões de direito trabalhista. Cada trabalhador deve cumprir as leis estaduais aplicáveis.
Em 2004, o sistema consultivo de administração de emprego e treinamento do Departamento do Trabalho dos EUA atualizou as disposições de localização de trabalho, ou princípios para determinar onde os salários devem ser informados quando o trabalho é realizado inteiramente em um estado ou em vários estados diferentes. As disposições de "localização do trabalho" são disposições adicionais das leis de seguro-desemprego (UI) dos estados.
Essa foi a primeira atualização desde que a orientação para a interpretação das disposições estaduais sobre "localização do trabalho" foi emitida em 1952, estimulada por mudanças sísmicas no emprego, incluindo o advento da Internet e o ataque terrorista de 11 de setembro de 2001, que exigiu a realocação temporária em massa para Nova Jersey.
Determinação do estado de trabalho de um funcionário
Em geral, de acordo com as leis estaduais de desemprego, os salários dos trabalhadores são informados ao estado em que o trabalho é realizado, e as leis desse estado prevalecem. No caso de Sarah, isso significaria Wisconsin. Mas, na maioria das vezes, não é tão simples assim.
Embora os estados utilizem várias abordagens para fazer essa determinação, muitos usam o teste de desemprego da localização do trabalho (ULOW), no qual um empregador responde a perguntas sobre se o serviço de um funcionário está "localizado" em um estado específico.
Um serviço é "localizado" em um estado se for prestado inteiramente em um estado ou se for prestado tanto dentro quanto fora do estado, mas os serviços fora do estado forem temporários, transitórios por natureza ou consistirem em transações isoladas. Se isso for verdade, o serviço do funcionário está localizado nesse estado, e esse é o estado em que ele trabalha. No entanto, se o acima exposto não for aplicável, ainda assim deverá ser feita uma determinação do estado de trabalho. As perguntas a seguir devem ser aplicadas nessa ordem:
- Alguma parte do serviço é realizada no estado em que a base de operações da empresa está localizada?
Caso contrário,
- Alguma parte do serviço é realizada no estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado?
Caso contrário,
- Alguma parte do serviço é realizada no estado em que o funcionário reside?
Vamos utilizar esse teste considerando o cenário inicial: Sarah, funcionária de uma empresa de tecnologia e residente em Wisconsin, recebe todas as suas atribuições de trabalho e produtos por meio de comunicação via Internet de sua chefe, Barbara, na Califórnia.
Não,
- a empresa é totalmente remota e não tem base de operações.
Não,
- nenhuma parte dos serviços da Sarah é realizada na Califórnia, o estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado.
Sim,
- Sarah está cumprindo todas as obrigações trabalhistas em Wisconsin, o estado em que vive. Apesar de seu supervisor estar sediado na Califórnia, o estado de trabalho de Sarah é Wisconsin, e seu emprego está sujeito à legislação de Wisconsin. Todos os salários a partir da data em que ela começou a trabalhar à distância em Wisconsin devem ser informados a Wisconsin.
Considerações importantes
A determinação do estado de trabalho de um funcionário pode não funcionar da mesma forma se estiver envolvida uma solicitação de licença nos termos da Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA). A lei tem orientações específicas para avaliar se a residência de um funcionário constitui oficialmente um local de trabalho.
De acordo com a FMLA, no caso de um funcionário que se reporta ou recebe tarefas em um local diferente, sua residência pessoal não é um local de trabalho. Em vez disso, seria o estado de onde vêm suas atribuições. No caso da funcionária Sarah, seu estado de trabalho seria aquele em que seu chefe está localizado - Califórnia.
É responsabilidade do empregador revisar minuciosamente seus processos para determinar o estado de trabalho de um funcionário e garantir sua precisão para evitar efeitos residuais para ambas as partes no futuro. Os empregadores devem realizar uma revisão abrangente, principalmente se não tiver ocorrido nenhuma desde que a pandemia mudou o cenário do local de trabalho.
Este conteúdo foi publicado originalmente pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna coluna Absence Matters (Assuntos de ausência).
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