Explorando a complexidade do estado de trabalho de um funcionário remoto

O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais a norma — na verdade, está em seu nível mais alto. Entre 2019 e 2021, o número de pessoas que trabalham principalmente em casatriplicou, passando de 9 milhões para 27,6 milhões. Para muitos, foi inesperado o forte impacto que a pandemia teria no cenário do transporte diário nos Estados Unidos. 

Independentemente das circunstâncias relacionadas ao trabalho, é fundamental para o cumprimento da legislação trabalhista que o funcionário seja regido pelas leis estaduais corretas. O influxo de funcionários que estão mudando para o trabalho remoto e uma confluência de outros fatores complexos tornam a situação ainda mais confusa. Essa mudança, por si só, representa desafios sem precedentes para os profissionais de gestão de ausências. 

Considere uma funcionária chamada Sofia, que trabalha remotamente de sua casa em Wisconsin para uma empresa de tecnologia. A supervisora de Sofia, Barbara, trabalha de sua casa na Califórnia. A empresa opera como uma organização exclusivamente remota e não possui sede física. Qual é, então, o estado de trabalho de Sofia? Wisconsin? Califórnia, de onde a supervisora de Sofia dirige seus serviços? Ou nenhuma das opções acima? A resposta é complicada.

Por que o estado do trabalho é importante

Cada estado tem leis e requisitos diferentes em relação ao desemprego, impostos sobre a folha de pagamento, desemprego dos trabalhadores e outras questões relacionadas à legislação trabalhista. Cada trabalhador deve cumprir as leis estaduais aplicáveis. 

Em 2004, o sistema consultivo de administração de emprego e treinamento do Departamento do Trabalho dos EUA atualizouas disposições de localização do trabalho, ou princípios para determinar onde os salários devem ser declarados quando o trabalho é realizado inteiramente em um estado ou em vários estados diferentes. As disposições de “localização do trabalho” são disposições adicionais das leis estaduais de seguro-desemprego (UI). 

Esta foi a primeira atualização desde queas orientaçõespara a interpretação das disposições estaduais sobre “localização do trabalho” foram emitidas em 1952 — impulsionadas por mudanças sísmicas no emprego, incluindo o advento da internet e o ataque terrorista de 11 de setembro de 2001, que exigiu uma realocação temporária em massa para Nova Jersey.

Determinação do estado de trabalho de um funcionário

Em geral, de acordo com as leis estaduais de desemprego, os salários dos trabalhadores são declarados ao estado onde o trabalho é realizado, e as leis desse estado prevalecem. Para Sarah, isso significaria Wisconsin. Mas, na maioria das vezes, não é tão simples assim.

Embora os estados utilizem várias abordagens para tomar essa decisão, muitos utilizam o teste de desemprego de localização do trabalho (ULOW), no qual um empregador responde a perguntas sobre se o serviço de um funcionário é “localizado” em um estado específico.

Um serviço é “localizado” dentro de um estado se for prestado inteiramente dentro desse estado ou se for prestado tanto dentro como fora do estado, mas os serviços fora do estado forem temporários, de natureza transitória ou consistirem em transações isoladas. Se for esse o caso, o serviço do funcionárioé localizadonesse estado, e esse é o seu estado de trabalho aplicável. No entanto, se o acima exposto não for aplicável, ainda assim deve ser feita uma determinação do estado de trabalho. As seguintes perguntas devem então ser aplicadas nesta ordem:

– Alguma parte do serviço é prestada no estado em que a empresa tem sua sede?

Caso contrário, 

– Alguma parte do serviço é prestada no estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado?

Caso contrário,

– Alguma parte do serviço é prestada no estado em que o funcionário reside?

Vamos utilizar este teste considerando o cenário inicial: Sarah, funcionária de uma empresa de tecnologia, residente em Wisconsin, recebe todas as suas tarefas e produtos de trabalho através de comunicação pela Internet da sua chefe, Barbara, na Califórnia. 

Não,

– a empresa opera totalmente à distância e não possui base de operações. 

Não,

– nenhuma parte dos serviços da Sarah é prestada na Califórnia, o estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado. 

Sim,

– Sarah está desempenhando todas as suas funções profissionais em Wisconsin, o estado onde reside. Apesar de seu supervisor estar sediado na Califórnia,o estado de trabalho de Sarah é Wisconsin,e seu emprego está sujeito à legislação de Wisconsin. Todos os salários desde a data em que ela começou a trabalhar remotamente a partir de Wisconsin devem ser declarados em Wisconsin.

Considerações importantes

Determinar o estado de trabalho de um funcionário pode não funcionar da mesma forma se houver um pedido de licença nos termos da Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA). A lei tem orientações específicas para avaliar se a residência de um funcionário constitui oficialmente um local de trabalho. 

De acordo com a FMLA, no caso de um funcionário que se reporta ou recebe atribuições de um local diferente, sua residência pessoalnãoéumlocal de trabalho. Em vez disso, seria o estado de onde vêm suas atribuições. No caso da funcionária de tecnologia Sarah, seu estado de trabalho seria aquele em que seu chefe está localizado — Califórnia. 

É responsabilidade do empregador revisar minuciosamente seus processos relacionados à determinação do estado de trabalho de um funcionário e garantir sua precisão para evitar efeitos residuais para ambas as partes no futuro. Os empregadores devem realizar uma revisão abrangente, especialmente se nenhuma tiver ocorrido desde que a pandemia mudou o panorama do local de trabalho.

Este conteúdo foi originalmente publicado pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna coluna Absence Matters.

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