Le travail à distance devient de plus en plus la norme - en fait, il atteint un niveau record. Entre 2019 et 2021, le nombre de personnes travaillant principalement à domicile a triplé, passant de 9 millions à 27,6 millions. Pour beaucoup, l'impact de la pandémie sur les déplacements domicile-travail aux États-Unis était inattendu.
Quelles que soient les circonstances liées au travail, il est essentiel pour le respect du droit du travail qu'un employé soit régi par les lois du bon État. Un afflux d'employés passant au travail à distance et une confluence d'autres facteurs complexes brouillent les pistes. À lui seul, ce changement pose des défis sans précédent aux professionnels de la gestion des absences.
Prenons le cas d'une employée, Sofia, qui travaille à distance depuis son domicile dans le Wisconsin pour une entreprise de technologie. Barbara, la responsable de Sarah, travaille depuis son domicile en Californie. L'entreprise fonctionne uniquement à distance et n'a pas de siège social. Quel est donc l'État de travail de Sarah ? Le Wisconsin ? La Californie, où le superviseur de Sarah dirige ses services ? Ou rien de tout cela ? La réponse est compliquée.
L'importance de l'état du travail
Chaque État dispose de lois et d'exigences différentes en matière de chômage, de charges sociales, de chômage des travailleurs et d'autres questions liées au droit du travail. Chaque travailleur doit se conformer à la législation de son État.
En 2004, le système consultatif de l'administration de l'emploi et de la formation du ministère américain du travail a mis à jour les dispositions relatives à la localisation du travail, c'est-à-dire les principes permettant de déterminer où les salaires doivent être déclarés lorsque le travail est effectué entièrement dans un État ou dans plusieurs États différents. Les dispositions relatives à la "localisation du travail" sont des dispositions supplémentaires des lois sur l'assurance chômage (UI) des États.
Il s'agit de la première mise à jour depuis la publication, en 1952, d'un guide d' interprétation des dispositions des États relatives à la "localisation du travail". Cette mise à jour a été stimulée par des changements radicaux dans le domaine de l'emploi, notamment l'avènement d'Internet et l'attaque terroriste du 11 septembre 2001, qui a nécessité une relocalisation temporaire de masse dans le New Jersey.
Déterminer l'état de travail d'un salarié
En général, en vertu des lois sur le chômage de l'État, les salaires des travailleurs sont déclarés à l'État où le travail est effectué, et ce sont les lois de cet État qui s'appliquent. Pour Sarah, il s'agit du Wisconsin. Mais la plupart du temps, les choses ne sont pas aussi simples.
Bien que les États aient recours à diverses approches pour procéder à cette détermination, nombre d'entre eux utilisent le test de localisation du travail (ULOW), dans lequel l'employeur répond à des questions visant à déterminer si le service d'un employé est "localisé" dans un État spécifique.
Un service est "localisé" dans un État s'il est exécuté entièrement dans cet État ou à la fois dans cet État et en dehors, mais que les services fournis en dehors de l'État sont temporaires, de nature transitoire ou consistent en des transactions isolées. Si c'est le cas, le service du salarié est localisé dans cet État et c'est l'État de travail qui le régit. Toutefois, si ce qui précède n'est pas applicable, il faut quand même déterminer l'État de travail. Les questions suivantes doivent alors être appliquées dans cet ordre :
- Une partie du service est-elle effectuée dans l'État où se trouve la base d'opérations de l'entreprise ?
Si ce n'est pas le cas,
- Une partie du service est-elle effectuée dans l'État à partir duquel le service est dirigé ou contrôlé ?
Si ce n'est pas le cas,
- Une partie du service est-elle effectuée dans l'État dans lequel l'employé réside ?
Utilisons ce test en considérant le scénario suivant : Sarah, employée d'une entreprise technologique et résidente du Wisconsin, reçoit toutes ses missions et tous ses produits par communication internet de la part de sa patronne, Barbara, qui se trouve en Californie.
Non,
- l'entreprise est entièrement distante et n'a pas de base d'opérations.
Non,
- aucune partie des services de Sarah n'est effectuée en Californie, l'État à partir duquel le service est dirigé ou contrôlé.
Oui,
- Sarah exerce toutes ses fonctions dans le Wisconsin, l'État dans lequel elle vit. Bien que son supérieur hiérarchique soit basé en Californie, l'État de travail de Sarah est le Wisconsin, et son emploi est soumis à la législation du Wisconsin. Tous les salaires à partir de la date à laquelle elle a commencé à télétravailler depuis le Wisconsin doivent être déclarés au Wisconsin.
Considérations importantes
La détermination de l'état de travail d'un employé peut ne pas fonctionner de la même manière s'il s'agit d'une demande de congé au titre de la loi sur le congé familial et médical (FMLA). La loi contient des orientations spécifiques pour déterminer si la résidence d'un employé constitue officiellement un lieu de travail.
En vertu de la loi FMLA, dans le cas d'un salarié qui se présente ou reçoit des missions dans un autre lieu, sa résidence personnelle n'est pas un lieu de travail. Il s'agit plutôt de l'État d'où proviennent ses missions. Dans le cas de Sarah, employée dans le secteur de la technologie, l'État dans lequel elle travaille est celui où se trouve son patron, à savoir la Californie.
Il incombe à l'employeur de revoir en profondeur ses processus de détermination de l'état de travail d'un employé et de s'assurer de leur exactitude afin d'éviter les effets résiduels pour les deux parties. Les employeurs doivent procéder à un examen complet, en particulier si aucun examen n'a eu lieu depuis que la pandémie a modifié le paysage du travail.
Ce contenu a été initialement publié par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la rubrique La rubrique Absence Matters.
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